中日檔案法比較視域下的“智慧檔案”建設(shè)路徑探析

孫可佳

摘 ?要：盡管日本成文的檔案法形成時間較晚，但鑒于其檔案的管理、開放和利用上的先進，加之同為亞洲地區(qū)國家，同樣具有諸多古典文檔、歷史文檔等相似的背景條件，通過對日本檔案法（即《公文書管理法》）與中國檔案法的比較考察，尤其是對大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)背景下的檔案的管理與利用的上限的探索，可以使我們明確在中國現(xiàn)行的法律框架體系下對于“智慧檔案”的可行性的方向性的考量，更好地把握在新技術(shù)不斷狂飆突進的時代技術(shù)與制度之間的矛盾與統(tǒng)一，探索智慧檔案建設(shè)的路徑。

關(guān)鍵詞：中日檔案法;智慧檔案;監(jiān)督;開放; 檔案管理

Abstract： Despite Japan's written archives law of the formation time of late， but given its Archives management， open and the use of advanced， combined with the fellow Asian countries， and also there are many classical documents， historical documents and other similar background conditions， through to the Archives law of Japan （that is， the "book of documents referred to） compared with the Archives law of China， Especially for large data， under the background of Internet of Archives management and utilization of the upper limit of exploration， we can make clear in China under the current legal framework for the feasibility of the "wisdom file"， the direction of the better grasp the new technology are obtained the contradiction and unity between the era of technology and institution， and explore the wisdom path for the construction of Archives.

Keywords： Sino-japenese Archives Law; Wisdom archives; Supervision; Open; Archives management

1 日本《公文書管理法》中對于檔案利用的啟示

在2009年日本《公文書管理法》法案出臺之前，日本國內(nèi)對于自身的檔案管理制度并不滿意，《日本經(jīng)濟新聞》就曾經(jīng)批判過日本當時的檔案管理制度比起中國或者韓國還相對落后。

日本現(xiàn)行的公文書管理體制中有諸多值得借鑒和思考的地方。日本國內(nèi)公文書管理體制和中國檔案法律體系具有的一個相似處就是都具有歷史的延展性?！吨腥A人民共和國檔案法》第二條規(guī)定，“本法所稱的檔案，是指過去和現(xiàn)在的國家機構(gòu)、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄”。[1]這里面指出了檔案的歷史意義和作為檔案的主體有國家機構(gòu)、社會組織和個人三種形態(tài)。這三種形態(tài)分別具有過去和現(xiàn)在的歷史形態(tài)。而日本的《公文書管理法》第二條第8項則規(guī)定“本法所指‘公文書等如下：一、行政文書;二、法人文書;三、特定歷史公文書等”。這里面尤其強調(diào)了特定歷史公文書作為重要檔案形式之一的法律地位。之所以尤其強調(diào)檔案的歷史意義，是由于之前提到的中、日都具有十分豐富的古典檔案、歷史檔案，具有極強的歷史研究價值的同時，對于檔案的開放與研究也具有重大意義。[2]

實際上，當我們具體對中日檔案法進行比較的時候就會發(fā)現(xiàn)，日本的《公文書管理法》規(guī)定的內(nèi)容相較于中國檔案法更為細致，如《公文書管理法》第 23 條規(guī)定，國立公文書館等首長，有關(guān)特定歷史公文書，應(yīng)借展示等方法，努力積極提供民眾利用。依據(jù)現(xiàn)任內(nèi)閣府公文書管理委員會委員長宇賀克也的詮釋，亦即不待民眾提出請求利用，以事前審查制，將審查后可以提供之數(shù)位檔，透過線上閱覽的方式提供使用，來促進特定歷史公文書等利用之義務(wù)，而情報公開法中也有同樣規(guī)定。這與其設(shè)立亞洲歷史資料中心所努力提供數(shù)位檔線上閱覽服務(wù)的目的相符。又如《公文書管理法》第 25 條規(guī)定，國立公文書館等首長，認為作為特定歷史公文書等而保存之文書，其歷史資料重要性已喪失，需與內(nèi)閣總理大臣協(xié)議，得其同意后，銷毀該文書。雖然國立公文書館體系的各機關(guān)，在征集檔案時都有鑒定審選過程，但該法仍保留入館后的特定歷史公文書再鑒定的機制，讓失去歷史重要性的公文書，得以銷毀，以達去蕪存菁、有效管理的目的。[3]有關(guān)日本現(xiàn)任內(nèi)閣府公文書管理委員會委員長宇賀克也認為，不待民眾提出請求利用，以事前審查，通過線上閱覽的方式提供使用，來促進特定歷史公文書等利用，是公文書館之義務(wù)，而成立亞洲歷史資料中心推動的成果，就是日本努力提供數(shù)位檔線上閱覽服務(wù)的成果。中國政府近年來致力于推動建設(shè)法制政府、政策公開，運用大數(shù)據(jù)等高技術(shù)對檔案進行數(shù)據(jù)化，加快建設(shè)“智慧檔案”等行為，都是為了促進館藏檔案的利用，可見世界趨勢潮流方向相同。

2 “智慧檔案”建設(shè)的幾種可行性的討論

實際上“智慧檔案”的提出，是基于技術(shù)破壁時代背景下的一種大勢所趨，關(guān)于智慧檔案的含義近年來已經(jīng)有很多學(xué)術(shù)界的研究者提出了自己的理解。如有的學(xué)者提出“智慧檔案是基于物聯(lián)網(wǎng)、云計算等新技術(shù)構(gòu)建的智能管理多元化檔案資源、具有感知與處置檔案信息能力并提供檔案信息泛在服務(wù)”。種種討論不一而足。這的確是潮流趨勢理所當然。然而我們需要注意到的一個問題是，擁有了足夠的人工智能的智慧檔案是否足夠“智慧”可以將“人性”及“倫理”涵蓋在內(nèi)？所謂“智慧”是否就是“通過知識與手段制作出能夠獨立感知、計算、分析、決策與發(fā)明創(chuàng)造的系統(tǒng)”？“智慧檔案”建設(shè)的可能性與可行性究竟是技術(shù)的支持還是制度的指引抑或是其他？打一個不恰當?shù)谋确?，目前已知的所有人工智能都不如人本身智能，假設(shè)我們要創(chuàng)立一種真正的“智慧檔案”莫過于多用些資金聘請專業(yè)人士進行檔案工作，這才是真正的“智慧”。然而這里我們需要注意的是，“智慧檔案”模式嘗試的初衷之一，正是專業(yè)化。面對國內(nèi)眾多的檔案館及管理機構(gòu)，顯然沒有足夠多的專業(yè)人士進行這方面工作。第二，一個方向性的問題，也是我們可以從日本檔案管理工作中借鑒思考的一個問題，那就是他們的檔案工作的一個核心要點就是“利用檔案”最終實現(xiàn)“為人服務(wù)”。同樣的，檔案法草案修正案所體現(xiàn)出來的也正是這一種目的性轉(zhuǎn)型，將檔案從“管理型”模式向“服務(wù)型”模式轉(zhuǎn)變。也正是基于此，才有了討論“智慧”檔案的可能性。所謂智慧，應(yīng)當是對受眾需求的自助式、響應(yīng)式回應(yīng)，對檔案管理的開放性、功能性升級，以及對檔案的監(jiān)督模式進行創(chuàng)新，進一步地成就大數(shù)據(jù)時代的技術(shù)進步與歷史反思的可能性。[4]

由此，我們考察日本檔案管理體制就可以發(fā)現(xiàn)一些細節(jié)，以便我們在嘗試構(gòu)建“智慧檔案”的時候有所思考。

關(guān)于檔案的開放性、功能性使用的思考，以日本國立公文書館為例，歷史公文書的利用促進業(yè)務(wù)有如下一些內(nèi)容：依據(jù)《公文書管理法》第23條（利用之促進）以及《國立公文書館法》第11條第1項第1款（利用）辦理。業(yè)務(wù)內(nèi)容如下：一、辦理重要歷史公文書等之常設(shè)展、特展、線上展示及館外展示。2017年度計辦理8次特展，館外展示（福井縣）1 次，展覽參觀人數(shù)計58873人;線上展示新增2個主題。二、積極辦理重要歷史公文書等出借（不含主辦及協(xié)辦），2017年度計出借14個機關(guān)72冊。三、推廣館藏特定歷史公文書等，充實數(shù)位檔線上閱覽服務(wù)。累計至 2017 年度止，計有1946萬個數(shù)位檔提供線上閱覽，特定歷史公文書等之數(shù)字化比例為 17.2%。四、辦理推廣活動以擴大使用者群，包括：（1）針對不同年齡層團體量身訂作公文書等體驗課程，如學(xué)齡兒童——古文書閱覽體驗;中高學(xué)生——公文書館工作體驗;大學(xué)生——所屬學(xué)校相關(guān)資料閱覽體驗;（2）受理預(yù)約導(dǎo)覽解說;（3）辦理中高學(xué)校教師研習(xí)活動;（4）閱覽室開放周六服務(wù);（5）配合特展，例假日開放展覽參觀;（6）發(fā)行國立公文書館新訊，1年4期，每期1萬本;（7）利用社交媒體推廣公文書館;（8）創(chuàng)設(shè)“國立公文書館之友”（年費 1000 日圓），2015年9月成立起至2018年3月止，會員數(shù) 846 人，享有免費寄贈特展圖錄及國立公文書館新訊、免費借用語音導(dǎo)覽機具、春秋二季特展專題演講優(yōu)先入場、會員專屬體驗活動等。

關(guān)于檔案的監(jiān)督管理機制，日本公文書管理辦法中關(guān)于行政文書管理體制有專門規(guī)定。行政文書管理規(guī)范規(guī)定文書管理體制，內(nèi)閣府官房長等為總括文書管理者，負責(zé)全國行政機關(guān)的文書管理;而文書管理者由總括文書管理者指定人選，系各行政機關(guān)的文書管理負責(zé)人。為確保遵循相關(guān)文書管理法令，設(shè)置監(jiān)查人，總括文書管理者編制行政文書管理規(guī)則細則，作為行政文書檔卷保存要領(lǐng)。對于特定歷史公文書的管理規(guī)范中特別強調(diào)“事前審查制”，即關(guān)于使用頻率高的特定歷史公文書，不應(yīng)待民眾申請才審查，而應(yīng)事前就預(yù)先做好審查。事前審查后，無任何應(yīng)用限制即可提供利用，不待民眾申請，可通過數(shù)位檔線上閱覽或展覽等方法加以主動公開，促進利用。

另外還有對于檔案原件的因“物”制宜的細節(jié)化管理，日本謹慎、重視細節(jié)的民族性，充分反映在檔案原件的管理過程中。國內(nèi)較常見檔案卷夾、卷盒等容具，多半是統(tǒng)一規(guī)格大量整批制作，有時對于不同時期產(chǎn)生的檔案，規(guī)格形制不一定相符，不容易分辨出檔案的特殊性。反觀日本，可以觀察到不同的公文書館，對于檔案原件保存一些細致的考量。例如國立公文書館對于早期紙質(zhì)較薄、軟的檔案，即使裝訂成冊，仍采用橫放的方式，以避免紙張彎曲變形，等等。[5]

3 結(jié)語

以上關(guān)于日本檔案管理體制的一些說明，實際上正是智慧檔案如何可以智慧的一種回顧性的研判。正值中國檔案法修訂的背景下，我們重新審視中國智慧檔案何以建構(gòu)就會發(fā)現(xiàn)，中國檔案體系的革新與完善，是以新技術(shù)為支持、法治思維為導(dǎo)向、智慧檔案建設(shè)為核心而形成的一種具有時代特色、中國特色的檔案體系。而這個體系的根本是發(fā)揮“人民當家作主”的“理念”。從管理型向服務(wù)型的轉(zhuǎn)變，是中國新時代檔案體系的一大突出特征。把握和發(fā)揮好這個突出特征，是具有中國特色的“智慧檔案”如何建設(shè)可能的唯一現(xiàn)實進路。

參考文獻：

[1]陳麗.近觀日本檔案管理與利用[J].四川檔案，1999（04）.

[2]羅曉瑩.談?wù)勅毡緳n案網(wǎng)站的服務(wù)意識——日本亞洲歷史資料中心的建設(shè)[J].檔案與建設(shè)，2009（09）.

[3]劉杰.日本信息公開法研究[M].北京：中國監(jiān)察出版社，2008.

[4]黃霄羽.外國檔案管理學(xué)[M].北京：中國人民大學(xué)出版社，2008.

[5]陳越.中日信息公開比較研究[J].黑龍江檔案，2012（02）.

（作者單位：西北大學(xué)檔案館 來稿日期：2021-08-17）