基于ERP系統(tǒng)的企業(yè)人事檔案信息化管理

□梁錦云 王 超

企業(yè)人事檔案管理是人力資源管理的重要組成部分，人事檔案信息化也是檔案管理的必然趨勢。ERP（Enterprise Resource Planning，企業(yè)資源計劃）是指建立在信息技術(shù)基礎(chǔ)上，以系統(tǒng)化的管理思想，為企業(yè)決策層及員工提供決策運行手段的管理平臺。本文主要結(jié)合當(dāng)前電力企業(yè)人事檔案管理的現(xiàn)狀,把紙質(zhì)檔案與電子檔案優(yōu)劣勢作比較，利用現(xiàn)行的ERP系統(tǒng)實現(xiàn)人事檔案的信息化管理，實現(xiàn)人力資源的集約化管理，為企業(yè)培訓(xùn)、選拔、任用人才提供客觀依據(jù)，提升企業(yè)的管理能力。

一、電力企業(yè)人事檔案現(xiàn)狀

國務(wù)院于2002年2月10日發(fā)布國發(fā)[2002]5號文，提出電力體制改革方案，實行廠網(wǎng)分家，重組發(fā)電和電網(wǎng)企業(yè)。要求重組后“各類電力企業(yè)要注重轉(zhuǎn)變經(jīng)營機制，優(yōu)化組織結(jié)構(gòu)，精簡管理層次，深化企業(yè)內(nèi)部勞動、人事和分配三項制度改革，建立健全企業(yè)內(nèi)部的激勵和約束機制”。在這個大背景下，各家電力集團在用人制度上也是打破了“終身制”和“大鍋飯”的局面，確立了人才能進(jìn)能出、能上能下的績效機制，各電力企業(yè)的迅猛發(fā)展也使得電力人才流動非常大，在精干高效的口號中，各企業(yè)對員工人事檔案管理也趨于邊緣化，在人才流動的過程中不斷出現(xiàn)“棄檔”“斷檔”“廢檔”“死檔”現(xiàn)象，為新時期規(guī)范人事檔案工作提出了新的挑戰(zhàn)。

在人事檔案管理過程中，一般存在以下幾個問題：一是員工本人沒有充分重視，導(dǎo)致檔案仍在原單位未轉(zhuǎn)移。二是檔案短缺材料較多，主要是檔案形成原單位未將報到證、黨團材料、專業(yè)技術(shù)職稱、后續(xù)學(xué)歷等材料歸入本人檔案。三是員工檔案的重要信息有多處不一致，如需鑒定，需提供比當(dāng)前人事檔案形成更早的有效原始信息。四是雖很多企業(yè)已建立員工電子化檔案，但系統(tǒng)集成度不高，且信息準(zhǔn)確度偏差較大。

二、紙質(zhì)檔案與電子檔案優(yōu)劣勢比較

1.紙質(zhì)檔案的優(yōu)缺點。優(yōu)點：一是紙質(zhì)人事檔案是目前檔案的基本形式，具有客觀真實性，紙質(zhì)檔案通過紙張、字跡、單位蓋章等方式保留了最原始的歷史真跡，檔案形成以后再進(jìn)行任何輕微修改都會留下痕跡，因此可靠性高，它也成為電子檔案形成的主要依據(jù)，在各單位轉(zhuǎn)移檔案過程中，也是通過機要件的形式轉(zhuǎn)移員工紙質(zhì)人事檔案。二是紙質(zhì)檔案可以保存較長時間，按檔案標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)格保存的話可以保持幾個世紀(jì)。三是紙質(zhì)檔案對于一些不會使用電子設(shè)備的人群，同樣可以查閱，且具有直觀性。但與電子檔案相比，有其局限性：一是紙質(zhì)檔案在歸檔、立卷、保存方面需要投入很多人力物力，工作量大，效率低。二是在查詢信息方面，紙質(zhì)檔案不如電子檔案方便，需人工查找。三是紙質(zhì)人事檔案如經(jīng)常翻閱容易破損，修復(fù)需要大量的精力。四是紙質(zhì)檔案信息更新不及時，如家庭信息，生育子女的一些材料不能完全根據(jù)實際情況及時更新進(jìn)入檔案材料。五是紙質(zhì)人事檔案通常只建立一份，在同一時間地點只允許一人查閱，造成資源無法共享。

2.電子人事檔案的優(yōu)缺點。優(yōu)點：一是電子檔案依托紙質(zhì)檔案而存在，它是衍生物，是干部人事檔案的另一種形式，是通過人工對員工信息收集、填報、錄入，形成員工電子檔案信息。電子檔案的顯著優(yōu)勢在于可省去大量人工查閱資料的時間，實現(xiàn)個人檔案信息查詢快捷、方便。二是電子檔案具有共享性，只要下載下個人的檔案材料，可以被復(fù)制轉(zhuǎn)發(fā)，被多人共享使用。再者，在系統(tǒng)上查找個人信息，不會對紙質(zhì)檔案造成破壞，從而能使紙質(zhì)檔案可以更長時間保存。三是有新產(chǎn)生的人事數(shù)據(jù)可以及時更新,耗時少。四是電子檔案的集成度比較高，可以通過一系列的文檔功能做出人才數(shù)據(jù)報表。缺點：一是電子檔案安全系數(shù)不高，干部人事檔案屬于機密文件，不可隨便翻閱，涉及員工個人隱私，但被制作成電子檔案后，如果把關(guān)不嚴(yán)，可造成數(shù)據(jù)流失，造成員工個人信息泄露。二是電子檔案數(shù)據(jù)可靠性差，容易被篡改，電子檔案修改更新后不容易被發(fā)現(xiàn)。三是電子檔案如果是保存在某個磁盤里面，如果電腦發(fā)生病毒或者人為刪除，會導(dǎo)致系統(tǒng)數(shù)據(jù)丟失。

三、現(xiàn)行ERP系統(tǒng)主要相關(guān)數(shù)據(jù)內(nèi)容

現(xiàn)運行的是SAP公司提供的企業(yè)管理軟件系統(tǒng)，在系統(tǒng)上線前，公司歷時3個月對所有員工的人事數(shù)據(jù)進(jìn)行收集，為減少人事檔案管理人員的工作量以及保證數(shù)據(jù)的完整準(zhǔn)確，公司采取個人填報數(shù)據(jù)與檔案審核相結(jié)合方式，在人事檔案專責(zé)對其檔案進(jìn)行專項審核確認(rèn)無誤后，以檔案數(shù)據(jù)為準(zhǔn)，同時輸入ERP系統(tǒng)。在系統(tǒng)中員工信息主要分為：人事基礎(chǔ)信息、人才資格信息、薪資相關(guān)信息、考勤相關(guān)信息、其他人事數(shù)據(jù)、績效培訓(xùn)信息。系統(tǒng)中數(shù)據(jù)分項已涵蓋了員工人事檔案的全部內(nèi)容且還包含與薪酬相關(guān)的考勤信息、績效信息及其他人事信息的語言、出國等其他個人信息。

四、依托ERP系統(tǒng)的人事檔案信息化管理

為確保員工檔案基本信息真實、準(zhǔn)確，在系統(tǒng)上線前后人事檔案管理人員對員工人事檔案進(jìn)行全面審核，核對了人事檔案中員工所有需要錄入系統(tǒng)的信息，如出生時間、參加工作時間、入黨時間、學(xué)歷學(xué)位、工作經(jīng)歷、干部身份、獎懲情況、家庭主要成員及重要社會關(guān)系等信息，檢查ERP個人填寫的人事數(shù)據(jù)與檔案信息是否保持一致，所有數(shù)據(jù)以個人紙質(zhì)檔案中的數(shù)據(jù)為準(zhǔn)，如數(shù)據(jù)有填寫不一致的地方，則以檔案信息為準(zhǔn)，保證電子檔案與紙質(zhì)檔案保持一致，此項工作由員工個人、檔案專員、人事系統(tǒng)管理專員三重填報審核，確保電子人事檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。

鑒于一般的電子檔案安全系數(shù)不高，ERP系統(tǒng)對系統(tǒng)數(shù)據(jù)查看、更改權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格區(qū)分，不同用戶角色的操作權(quán)限都是按照公司有關(guān)要求進(jìn)行設(shè)定，目前只有人事部門負(fù)責(zé)人及人事專責(zé)有權(quán)限查看及更改系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)，且如果在系統(tǒng)中進(jìn)行數(shù)據(jù)更新或者修改都會留下修改痕跡，在系統(tǒng)中可以隨時查出由何人、何時對人事數(shù)據(jù)進(jìn)行何種更改操作，從而有效防止人事數(shù)據(jù)被私自篡改的可能。

ERP人事檔案系統(tǒng)最大的優(yōu)勢在于能夠準(zhǔn)確、快速實現(xiàn)報表統(tǒng)計分析及輸出個人信息。報表統(tǒng)計是人力資源管理的日常工作，需要報送單位領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)業(yè)務(wù)部門、集團人事管理部門以及國資委，因此它也是最為重要、最費時間、最靈活多變的一項工作，此系統(tǒng)可根據(jù)用戶實際需要，設(shè)計開發(fā)出各種人事報表。其次，該系統(tǒng)還建立員工簡歷平臺，公司可根據(jù)自身需求量身定做簡歷模板，如人事部門常用的員工簡歷表或者干部履歷表，模板建立好后，人事專員可迅速導(dǎo)出員工簡歷表及干部履歷表之類的員工信息。以上功能切實解決了人力資源日常管理需要，實現(xiàn)人力資源管理流程的“自動化”“流水化”“集約化”。

總之，此ERP系統(tǒng)的運行可有效幫助檔案管理人員擺脫繁瑣的日常事務(wù)處理，切實提升HR部門的核心價值，滿足公司人力資源管理業(yè)務(wù)多層次多樣化的管理需求，實現(xiàn)人力資源精細(xì)化管理，為領(lǐng)導(dǎo)決策以及公司培訓(xùn)、選拔、任用人才提供客觀依據(jù)，為公司干部隊伍建設(shè)打下堅實的基礎(chǔ)。