肖天紅

摘要：檔案管控是單位管控體系內(nèi)無法取代的工作，攸關(guān)單位的經(jīng)營與進(jìn)步，對單位的合理決策也有較大的影響，因此獲得所在單位的高度關(guān)注。為了有效適應(yīng)信息化年代的需求，推動(dòng)信息科技全方位運(yùn)用在檔案管控中，單位要參考具體情況，把信息科技與檔案管理相融合，力圖形成辦公自動(dòng)化的局面，提高檔案管控的成效與質(zhì)量，讓檔案管理人員從繁重的體力勞動(dòng)中解放出來，并且糾正工作中的偏差。所以，筆者在本文中重點(diǎn)解析了信息科技在檔案管控中的使用意義。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化時(shí)代;檔案管理技術(shù);創(chuàng)新發(fā)展措施研究

引言

大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，社會(huì)各行各業(yè)的發(fā)展都產(chǎn)生了新的變革，當(dāng)然，檔案管理工作也不例外。尤其是對于企事業(yè)單位，檔案管理工作的重要性不言而喻。這項(xiàng)工作不但保留單位以往的檔案信息，而且這些信息為單位未來的發(fā)展提供的是數(shù)據(jù)參考。對于一些原始數(shù)據(jù)的整合、收集與管理，原始的檔案管理方式不但耗費(fèi)大量的人工及存儲(chǔ)空間，而且對于數(shù)據(jù)的提取、分析以及查找都非常困難。大數(shù)據(jù)時(shí)代，不但節(jié)省了大量的檔案存儲(chǔ)空間，而且使數(shù)據(jù)的管理更加便捷。單位需要引起對檔案管理工作的足夠的重視，及時(shí)應(yīng)用信息技術(shù)對檔案管理工作進(jìn)行效率的提升，推進(jìn)信息技術(shù)的應(yīng)用，提升檔案管理工作的質(zhì)量，做到與時(shí)俱進(jìn)。

一、數(shù)字化時(shí)代檔案管理技術(shù)創(chuàng)新的重要價(jià)值

1.1檔案數(shù)字化管理技術(shù)的專業(yè)化價(jià)值

數(shù)字化時(shí)代的檔案管理技術(shù)，是解決目前檔案信息累積擴(kuò)展性以及檔案管理有效性的關(guān)鍵路徑，目前檔案信息資料來源渠道不斷增多，龐大的檔案資料占據(jù)極大的空間范圍，以往的檔案管理模式已無法適應(yīng)目前的實(shí)際發(fā)展，所以必須要研究出全新的管理技術(shù)來順應(yīng)時(shí)代發(fā)展需求[2]。數(shù)字化檔案管理模式能夠運(yùn)用轉(zhuǎn)變儲(chǔ)存形式而做到范圍、空間的拓展，當(dāng)前云計(jì)算、網(wǎng)絡(luò)儲(chǔ)存等相應(yīng)技術(shù)的誕生讓數(shù)字化檔案管理具有嶄新的平臺(tái)空間。

1.2檔案數(shù)字化管理技術(shù)的安全性價(jià)值

通過數(shù)字化技術(shù)的支持，檔案儲(chǔ)存的安全性具有明顯的提升。自然災(zāi)害等環(huán)境因素，對于以往的紙質(zhì)檔案具有極大的影響。而經(jīng)過信息化技術(shù)對紙質(zhì)檔案展開數(shù)字化的整理，不但能夠儲(chǔ)存在設(shè)備硬盤當(dāng)中，還能夠在云端備份，在雙重儲(chǔ)存保護(hù)下，大大提升數(shù)字化檔案對于自然因素的抵抗能力。此外，經(jīng)過終端管理系統(tǒng)的有效運(yùn)行，可以有效防止數(shù)據(jù)信息丟失的情況，檔案儲(chǔ)存有著極高的可靠性以及安全性。

二、數(shù)字化時(shí)代檔案管理技術(shù)具有的相應(yīng)問題

2.1檔案管理信息化工作存在較大的人才缺口

數(shù)字技術(shù)的創(chuàng)新形式及其在檔案管理業(yè)務(wù)發(fā)展中的應(yīng)用需要具有專業(yè)素養(yǎng)的檔案管理信息化的人才。然而現(xiàn)在我國對檔案管理領(lǐng)域的人才培養(yǎng)還沒有給予足夠的重視，這門學(xué)科并不受很多人喜歡，而且由于大學(xué)開設(shè)相關(guān)專業(yè)的課程很少，因此在人力資源市場上這種人才少之又少，人才缺口很大，很難滿足當(dāng)前信息化檔案管理工作的需求。

2.2標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范亟需清晰

檔案信息化建設(shè)的各個(gè)環(huán)節(jié)中都存在著一定的關(guān)聯(lián)，各項(xiàng)工作的開展都會(huì)對眾多的主體造成影響。所以，在進(jìn)行企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)活動(dòng)過程中，除了需要對技術(shù)語言進(jìn)行統(tǒng)一之外，還應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步確定標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。然而，當(dāng)前我國檔案管理信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范比較落后，很難與企業(yè)的具體情況緊密聯(lián)系起來。

三、數(shù)字化時(shí)代檔案管理技術(shù)創(chuàng)新的具體措施

3.1檔案管理制度的創(chuàng)新

檔案管理制度的創(chuàng)新是檔案信息化管控的關(guān)鍵渠道或重要模式。在信息爆炸的年代，必須對檔案訊息實(shí)施統(tǒng)一管控，構(gòu)建全方位的檔案信息管控制度，對信息資源實(shí)施高度的融合與解析，提煉有價(jià)值的訊息，把訊息科技與檔案管理工作相融合，高度發(fā)揮信息科技的優(yōu)點(diǎn)與功能，持續(xù)健全中國的檔案訊息制度，強(qiáng)化對檔案訊息管控的強(qiáng)度與監(jiān)管強(qiáng)度。以往，我國的檔案訊息體系不夠規(guī)范，體系較為散亂，軟硬件建設(shè)力度不夠，通常產(chǎn)生選擇方面的事物，就會(huì)降低檔案訊息體系運(yùn)轉(zhuǎn)的真實(shí)性與私密性。并且，也為檔案管控帶去很大的難度。因此，必須對檔案信息體制實(shí)施優(yōu)化與健全，把每一機(jī)構(gòu)都?xì)w入到檔案訊息管控體系內(nèi)，構(gòu)成統(tǒng)一的管控體系，持續(xù)強(qiáng)化管控的自動(dòng)化與智能化，統(tǒng)籌策劃，權(quán)衡到各機(jī)構(gòu)的內(nèi)部構(gòu)造與需要，需要集中管控。

3.2提升檔案管理人員綜合素養(yǎng)

檔案管理工作要想做到與時(shí)俱進(jìn)，就需要更加重視檔案管理人員素質(zhì)的提升，培養(yǎng)專業(yè)化的人才隊(duì)伍，真正意識到這項(xiàng)工作的重要性。這樣才能以專業(yè)的管理方式為單位提供有效的數(shù)據(jù)參考，從而保障后續(xù)決策的正確性。從長遠(yuǎn)發(fā)展的角度去認(rèn)識這項(xiàng)工作的本質(zhì)內(nèi)容。大數(shù)據(jù)技術(shù)與傳統(tǒng)的檔案管理工作有著極其重要的差別，運(yùn)用的是新的管理模式與新的管理方法，對于檔案管理人員的培訓(xùn)工作，需要制定完善的方法以及遵循一定的流程，出臺(tái)不同的獎(jiǎng)懲與激勵(lì)制度，使檔案管理人員能重視自身業(yè)務(wù)能力的提高，并且真正從培訓(xùn)中學(xué)到實(shí)用的技能，進(jìn)而在檔案管理工作中發(fā)揮更重要的作用。提升檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)的重要性還在于使之能夠在工作當(dāng)中創(chuàng)新，使檔案活起來，真正發(fā)揮檔案的作用，為后續(xù)的工作提供參考，對于不能應(yīng)用信息技術(shù)對檔案進(jìn)行有效管理的人員，要有懲罰的制度，真正使有能力的人在崗位上發(fā)揮重要的作用。每一名檔案管理從業(yè)人員也需要對自身的工作內(nèi)容給予足夠的重視，在實(shí)際操作中僅僅跟上時(shí)代的步伐，真正做到與時(shí)俱進(jìn)，在時(shí)代發(fā)展的過程中不斷轉(zhuǎn)變工作思想，主動(dòng)抓住更多的機(jī)會(huì)，做好本職工作的同時(shí)，綜合提升單位的檔案管理水平，發(fā)揮更大的作用。

結(jié)束語

現(xiàn)如今，信息化時(shí)代快速發(fā)展，信息技術(shù)的應(yīng)用范圍越來越廣，檔案管理工作中使用信息技術(shù)可以改變傳統(tǒng)的管理工作，使得復(fù)雜的工作內(nèi)容得到簡化，使用計(jì)算機(jī)代替人工進(jìn)行管理工作，不僅有利于降低工作人員的工作壓力，同時(shí)，還有利于提高工作效率。改變傳統(tǒng)管理工作方式，其中最重要的是改變工作理念，不斷對信息化工作理念進(jìn)行完善，提高管理工作質(zhì)量。

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