RPA在企業(yè)財(cái)務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型中的應(yīng)用研究

段建平 杭州中恒電氣股份有限公司

引言

在企業(yè)財(cái)務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型中使用RPA技術(shù)，可以發(fā)揮RPA技術(shù)的價(jià)值、優(yōu)勢(shì)，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的工作模式，不斷優(yōu)化各項(xiàng)工作方式，增強(qiáng)會(huì)計(jì)核算、財(cái)務(wù)管理的數(shù)字化水平。

一、RPA分析

RPA屬于自動(dòng)化的軟件系統(tǒng)程序，在正常運(yùn)作的狀況下能夠全天候、不間歇性的工作，有助于減少人力資源的工作成本。并且該技術(shù)屬于先進(jìn)的代碼程序，只需按照規(guī)則進(jìn)行編碼處理之后就能夠精確、高效運(yùn)行，大幅度提升運(yùn)行效率，不會(huì)出現(xiàn)差錯(cuò)、誤差，和人工操作相比效率提升明顯。與此同時(shí)，RPA技術(shù)還具有開發(fā)周期時(shí)間短的特點(diǎn)，設(shè)計(jì)簡(jiǎn)單，可以獨(dú)立運(yùn)行應(yīng)用，不需要改變?cè)械募軜?gòu)模式，也不需要重新開發(fā)系統(tǒng)接口，可任意部署在任何正常運(yùn)行的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)、服務(wù)器系統(tǒng)與虛擬機(jī)設(shè)備中。另外RPA系統(tǒng)在運(yùn)行操作的整個(gè)過程可以動(dòng)態(tài)記錄所有步驟，實(shí)時(shí)進(jìn)行系統(tǒng)監(jiān)控，保證所有流程的安全、合法、合規(guī)，并且和分析工具之間、ERP系統(tǒng)之間相互互動(dòng)，共同進(jìn)行數(shù)據(jù)信息的讀取、計(jì)算、輸出處理等。

二、RPA在企業(yè)財(cái)務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型中的價(jià)值

（一）提升財(cái)務(wù)工作效率和安全性

從RPA技術(shù)的原理層面而言，可以應(yīng)用在具有可標(biāo)準(zhǔn)化、重復(fù)性的工作中，簡(jiǎn)而言之就是可以應(yīng)用在具有既定規(guī)則的操作內(nèi)。而企業(yè)的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作就屬于強(qiáng)規(guī)則操作，業(yè)務(wù)流程中有大量重復(fù)性的工作內(nèi)容，此類特點(diǎn)和RPA技術(shù)的適用條件之間具有較高的匹配度，這也證明在企業(yè)財(cái)務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型中可以應(yīng)用RPA技術(shù)提升工作效率。引入財(cái)務(wù)機(jī)器人，按照企業(yè)財(cái)務(wù)工作的內(nèi)容、特點(diǎn)、流程情況等，模擬人工操作對(duì)具有明確規(guī)則、重復(fù)耗時(shí)的財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)進(jìn)行處理，降低人工操作的誤差和錯(cuò)誤問題發(fā)生概率。從目前許多財(cái)務(wù)機(jī)器人應(yīng)用案例、場(chǎng)景而言，財(cái)務(wù)機(jī)器人能夠可以從企業(yè)的采購(gòu)支付審核付款、訂單發(fā)貨、收款核對(duì)核銷、總賬到報(bào)表、資金管理等各個(gè)流程環(huán)節(jié)，都可以根據(jù)各個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的要求自動(dòng)完成操作，這樣不僅能夠提升財(cái)務(wù)機(jī)器人應(yīng)用的場(chǎng)景，還可以節(jié)省人力資源、技術(shù)資源和時(shí)間資源，為財(cái)務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型升級(jí)、為業(yè)財(cái)融合、財(cái)務(wù)職能轉(zhuǎn)型提供了基礎(chǔ)性的保障。

（二）有助于減輕人員工作壓力，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)人員職能轉(zhuǎn)型

企業(yè)在財(cái)務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型過程中使用RPA技術(shù)，可通過財(cái)務(wù)機(jī)器人系統(tǒng)督促傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)管理業(yè)務(wù)流程向自動(dòng)化、智能化的方向演進(jìn)。通過引入財(cái)務(wù)機(jī)器人節(jié)省成本和資源的同時(shí)，還能預(yù)防人為出錯(cuò)，減小財(cái)務(wù)工作人員的日常工作壓力和工作量。RPA技術(shù)應(yīng)用的目的在于簡(jiǎn)化財(cái)務(wù)工作流程，替代傳統(tǒng)的手工操作，以成本效益為基礎(chǔ)最大程度發(fā)揮企業(yè)財(cái)務(wù)職能的作用，使得財(cái)務(wù)工作人員得到轉(zhuǎn)型發(fā)展。例如：企業(yè)應(yīng)用RPA技術(shù)之后可以轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)費(fèi)用報(bào)銷工作、采購(gòu)付款審核支付工作、訂單收款核銷工作、資金管理工作，使得財(cái)務(wù)人員從之前簡(jiǎn)單重復(fù)性操作、低附加值的工作中解脫出來。尤其是擁有綜合技能的財(cái)務(wù)人才還能在RPA技術(shù)的幫助下有更多時(shí)間參與到企業(yè)的業(yè)務(wù)分析活動(dòng)、決策支持活動(dòng)、未來發(fā)展趨勢(shì)預(yù)測(cè)活動(dòng)中，體現(xiàn)財(cái)務(wù)人才的職能效用和價(jià)值，使得傳統(tǒng)財(cái)務(wù)管理人員從核算類型向管理類型、價(jià)值類型的工作模式轉(zhuǎn)變[1]。

（三）能夠增強(qiáng)財(cái)務(wù)職能作用

企業(yè)在財(cái)務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型升級(jí)期間使用現(xiàn)代化的RPA技術(shù)不僅可以降低工作人員日常工作壓力，還能提高財(cái)務(wù)工作的安全水平，保證數(shù)據(jù)信息的真實(shí)性、及時(shí)性、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，提高財(cái)務(wù)工作質(zhì)量和效果，使得企業(yè)的財(cái)務(wù)管理工作有效性快速提高。通過數(shù)字化技術(shù)，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)業(yè)務(wù)的端到端的信息收集、比對(duì)，自動(dòng)生成各類管理報(bào)表，通過報(bào)表自動(dòng)分析異常數(shù)據(jù)和指標(biāo)背后的業(yè)務(wù)動(dòng)因，尋找風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)和問題點(diǎn)，從而為財(cái)務(wù)分析、業(yè)務(wù)提升提供數(shù)據(jù)支持。尤其是應(yīng)用RPA技術(shù)屬于財(cái)務(wù)數(shù)字化的軟件平臺(tái)，可以實(shí)現(xiàn)跨多系統(tǒng)抓取數(shù)據(jù)，根據(jù)需求生成報(bào)表，進(jìn)行財(cái)務(wù)報(bào)表智能分析，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)通過數(shù)字分析促進(jìn)企業(yè)發(fā)展的效果，提升了財(cái)務(wù)的工作效果。企業(yè)的財(cái)務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型升級(jí)過程中采用RPA技術(shù)可以通過虛擬化勞動(dòng)力提升各類財(cái)務(wù)管理工作的質(zhì)量、業(yè)務(wù)處理的效果，從而保證整體業(yè)務(wù)的信息化發(fā)展水平。在一定程度上還能增強(qiáng)財(cái)務(wù)管理工作的規(guī)范化，使得各類財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)信息的處理更加可靠、更加安全，改進(jìn)傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)流程，完善其中的業(yè)務(wù)模式體系。在實(shí)際工作中應(yīng)用RPA技術(shù)還能增強(qiáng)各類業(yè)務(wù)系統(tǒng)的集成化程度，使得企業(yè)可以優(yōu)化性配置各類資源，準(zhǔn)確掌控財(cái)務(wù)管理風(fēng)險(xiǎn)問題、隱患問題，提高各項(xiàng)工作的信息調(diào)控性能，創(chuàng)造更多的財(cái)務(wù)管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型升級(jí)價(jià)值。另外，企業(yè)在使用RPA技術(shù)期間還能轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的工作模式，無(wú)須人員重復(fù)、反復(fù)進(jìn)行某些工作的作業(yè)，準(zhǔn)確的進(jìn)行決策分析，為企業(yè)的日常管理工作、決策工作等提供助力。

三、RPA在企業(yè)財(cái)務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型中的應(yīng)用措施

（一）完善財(cái)務(wù)數(shù)字化組織結(jié)構(gòu)

當(dāng)前我國(guó)已經(jīng)開始重點(diǎn)關(guān)注財(cái)務(wù)數(shù)字化人才隊(duì)伍建設(shè)。企業(yè)要想從真正意義上實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的目的，合理運(yùn)用RPA技術(shù)提升財(cái)務(wù)管理工作水平，應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注數(shù)字化人才團(tuán)隊(duì)的建設(shè)、完善，打造具有數(shù)字化技術(shù)能力、RPA技術(shù)能力的優(yōu)秀財(cái)務(wù)人才隊(duì)伍。首先，以財(cái)務(wù)機(jī)器人為基礎(chǔ)的財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心系統(tǒng)在企業(yè)中的運(yùn)用，可以借助RPA技術(shù)提升不同業(yè)務(wù)流程的數(shù)字化水平，使得財(cái)務(wù)工作人員不再局限于傳統(tǒng)的工作模式，而是將工作重心轉(zhuǎn)移到經(jīng)營(yíng)管理層面、服務(wù)業(yè)務(wù)層面、決策支持層面等，在此情況下，要做好各項(xiàng)培訓(xùn)工作，引導(dǎo)相關(guān)的財(cái)務(wù)工作人員積極學(xué)習(xí)RPA技術(shù)的應(yīng)用知識(shí)與技能?？梢詫⑷粘５呢?cái)務(wù)工作業(yè)務(wù)和決策支持方面、IT技術(shù)方面深度整合，參與企業(yè)的決策和戰(zhàn)略制定工作，使得業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)能夠相互融合。有了人才的支持，企業(yè)財(cái)務(wù)工作才能更好地向數(shù)字化方向轉(zhuǎn)型。其次，建設(shè)人才隊(duì)伍的過程中要求財(cái)務(wù)人員要具有財(cái)務(wù)專業(yè)技能、IT技能和管理技能，把財(cái)務(wù)團(tuán)隊(duì)建設(shè)成財(cái)務(wù)共享類型、業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)融合類型、管理會(huì)計(jì)類型等綜合人才隊(duì)伍[2]。

（二）強(qiáng)化崗位職能升級(jí)

企業(yè)采用RPA技術(shù)進(jìn)行財(cái)務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型升級(jí)的過程中應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注崗位職能的升級(jí)，保證崗位職能作用的發(fā)揮。其一，要求在使用RPA技術(shù)期間強(qiáng)調(diào)財(cái)務(wù)參與決策，凸顯財(cái)務(wù)工作在企業(yè)中的核心部門作用。要求財(cái)務(wù)工作人員在RPA系統(tǒng)中重點(diǎn)記錄企業(yè)交易數(shù)據(jù)信息、現(xiàn)金流數(shù)據(jù)信息與其他的數(shù)據(jù)信息，各種信息全面匯總之后形成數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)。與此同時(shí)，要求在使用RPA軟件系統(tǒng)的過程中從原本的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)向著業(yè)務(wù)大數(shù)據(jù)方向轉(zhuǎn)變，使用先進(jìn)的大數(shù)據(jù)技術(shù)，重點(diǎn)挖掘利用有價(jià)值的信息內(nèi)容，為企業(yè)提供相應(yīng)的決策支持。在此過程中可以使用財(cái)務(wù)機(jī)器人系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)信息的記錄處理、加工處理、分析處理等，實(shí)現(xiàn)大數(shù)據(jù)技術(shù)的輔助決策作用。其二，按照財(cái)務(wù)循環(huán)、業(yè)務(wù)循環(huán)和管理循環(huán)特點(diǎn)，使用RPA技術(shù)在財(cái)務(wù)工作過程中高質(zhì)量采集分析數(shù)據(jù)信息、做好加工和報(bào)告工作，提升效率的同時(shí)使得財(cái)務(wù)能夠和業(yè)務(wù)循環(huán)之間、管理循環(huán)之間有效融合，提供業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)與決策管理方面的支持[3]。其三，利用RPA技術(shù)進(jìn)行企業(yè)財(cái)務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型，還需重點(diǎn)增強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)的預(yù)防與控制能力。使用RPA技術(shù)可在財(cái)務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型期間分析各類數(shù)據(jù)信息與財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)結(jié)果之間的相互關(guān)系，判斷財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)與非財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，事前覺察企業(yè)在財(cái)務(wù)管理工作或是其他工作中存在的風(fēng)險(xiǎn)，提出相應(yīng)的應(yīng)對(duì)和解決措施。

（三）RPA技術(shù)在不同財(cái)務(wù)工作中的應(yīng)用

1.資金管理業(yè)務(wù)

在資金管理的工作領(lǐng)域中使用RPA技術(shù)，主要涉及銀行對(duì)賬業(yè)務(wù)、現(xiàn)金管理業(yè)務(wù)、收付款業(yè)務(wù)、銀行回單業(yè)務(wù)等管理工作。RPA系統(tǒng)可以自動(dòng)獲取銀行流水的數(shù)據(jù)信息、會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)信息等，自動(dòng)核對(duì)銀行賬目?jī)?nèi)容與會(huì)計(jì)賬目?jī)?nèi)容，自動(dòng)出具銀行余額調(diào)節(jié)表等。并且系統(tǒng)還能自動(dòng)登錄到企業(yè)的網(wǎng)銀賬戶，按照預(yù)先所設(shè)定的資金劃轉(zhuǎn)規(guī)則自動(dòng)完成現(xiàn)金調(diào)撥、現(xiàn)金歸集工作。對(duì)資金收入情況與支出情況動(dòng)態(tài)監(jiān)控。同時(shí)還可以運(yùn)用RPA系統(tǒng)匯總銀行資金支付狀況，發(fā)出相應(yīng)的指令，快速登錄到網(wǎng)銀系統(tǒng)中獲得相關(guān)的銀行回單，與此同時(shí)還可以在影像系統(tǒng)中登錄，利用關(guān)鍵字查找相互匹配的信息，將所獲得的結(jié)果利用郵件的方式發(fā)送給財(cái)務(wù)工作人員[4]。

2.總賬到報(bào)表的業(yè)務(wù)

在總賬到報(bào)表的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)中，使用RPA技術(shù)，主要流程是關(guān)賬、賬務(wù)處理、對(duì)賬處理、報(bào)表出具等。在每個(gè)期末系統(tǒng)都可以自動(dòng)完成每項(xiàng)關(guān)賬任務(wù)、準(zhǔn)確盤點(diǎn)現(xiàn)金進(jìn)行銀行的對(duì)賬處理、完成銷售收入的確認(rèn)、執(zhí)行應(yīng)收賬款的對(duì)賬、核銷等，一旦發(fā)現(xiàn)存在差異就發(fā)送預(yù)警報(bào)告。如果沒有發(fā)現(xiàn)問題和誤差就可以自動(dòng)進(jìn)入到賬務(wù)處理環(huán)節(jié)。每天都能自動(dòng)打印對(duì)賬與調(diào)節(jié)表格，自主執(zhí)行數(shù)據(jù)匯總、合并操作、抵消操作與數(shù)據(jù)導(dǎo)出操作等，所出具的報(bào)表具備模塊化的特點(diǎn)[5]。

3.費(fèi)用報(bào)銷業(yè)務(wù)

企業(yè)在費(fèi)用報(bào)銷的過程中使用RPA技術(shù)，需要?jiǎng)?chuàng)建智能化的單據(jù)識(shí)別錄入、審核工作、付款工作、賬務(wù)處理與費(fèi)用分析的工作模式。使用OCR技術(shù)識(shí)別發(fā)票與單據(jù)信息，分類作出匯總與傳遞，同時(shí)還能結(jié)合預(yù)先設(shè)置的審核邏輯、控制規(guī)則、標(biāo)準(zhǔn)自動(dòng)核對(duì)報(bào)銷單據(jù)內(nèi)容、匹配費(fèi)控規(guī)則，做好報(bào)銷異常提醒的工作。完成報(bào)銷單的審核工作之后系統(tǒng)還可以自動(dòng)傳遞到銀企直聯(lián)或財(cái)資平臺(tái)進(jìn)行付款。付款之后按照記賬規(guī)則自動(dòng)生成相應(yīng)的憑證，智能化完成賬務(wù)處理。還可以利用系統(tǒng)對(duì)報(bào)銷費(fèi)用數(shù)據(jù)信息做出動(dòng)態(tài)分析，提出異常情況的預(yù)警[6]。

4.采購(gòu)到付款的業(yè)務(wù)

該工作流程中使用RPA技術(shù)可以提升發(fā)票認(rèn)證查驗(yàn)工作、采購(gòu)付款工作、賬務(wù)處理工作、供應(yīng)商對(duì)賬工作。系統(tǒng)利用OCR技術(shù)方式進(jìn)行請(qǐng)款單的掃描處理或系統(tǒng)自動(dòng)接收來自O(shè)A等審核系統(tǒng)的付款審批信息，錄入到ERP系統(tǒng)內(nèi)部，按照所設(shè)定的規(guī)則運(yùn)作，自動(dòng)完成發(fā)票、訂單和驗(yàn)收入庫(kù)單的匹配。查驗(yàn)供應(yīng)商所開具的發(fā)票內(nèi)容，完成發(fā)票的認(rèn)證工作之后就可以自動(dòng)審核處理、錄入信息并且付款。付款以后信息導(dǎo)入總賬開展相應(yīng)的賬務(wù)處理。按照提前所規(guī)定的對(duì)賬時(shí)間操作系統(tǒng)查詢供應(yīng)商范圍，導(dǎo)出之后發(fā)出對(duì)賬提醒郵件[7]。

5.訂單到收款的業(yè)務(wù)

該業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)中使用RPA技術(shù)應(yīng)重點(diǎn)提升銷售單錄入、變更等環(huán)節(jié)的智能化，增強(qiáng)發(fā)票開具、返利管理、收款到賬管理、訂單發(fā)貨、收款核銷等工作。根據(jù)預(yù)先設(shè)定的規(guī)則自動(dòng)完成收款確認(rèn)、核銷工作。訂單到收款的相關(guān)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)使用RPA技術(shù)還可以通過數(shù)字化系統(tǒng)自動(dòng)收集各類訂單數(shù)據(jù)信息和訂單內(nèi)容，以便于財(cái)務(wù)管理人員結(jié)合訂單的實(shí)際情況編制收款方案、完善收款報(bào)表，提升財(cái)務(wù)管理的數(shù)字化水平。

除了上述幾點(diǎn)，RPA技術(shù)在企業(yè)財(cái)務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型中的應(yīng)用建議之外，還需要注意RPA機(jī)器人應(yīng)用期間可能出現(xiàn)的問題，例如：可能會(huì)發(fā)生難以處理和應(yīng)對(duì)的異常事件，主要是因?yàn)镽PA財(cái)務(wù)機(jī)器人在運(yùn)行操作期間都是以預(yù)先所設(shè)定的規(guī)則作為基礎(chǔ)，一旦業(yè)務(wù)場(chǎng)景和規(guī)則之間出現(xiàn)不符的現(xiàn)象，機(jī)器人就很難做出準(zhǔn)確的判斷與分析出現(xiàn)的異常事件，在此情況下，財(cái)務(wù)部門和相關(guān)監(jiān)管部門就應(yīng)重點(diǎn)結(jié)合異常事件做出人工干預(yù)，對(duì)機(jī)器人使用的局限性問題做出應(yīng)對(duì)。同時(shí)還需設(shè)置配套的跟蹤管控機(jī)制模式，不再依賴于固定的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)處理流程，而是設(shè)定非常明確、明晰的規(guī)則，結(jié)合業(yè)務(wù)流程變化重新進(jìn)行RPA機(jī)器人的部署和設(shè)定，提升系統(tǒng)運(yùn)行的穩(wěn)定性與可靠度。

結(jié)語(yǔ)

綜上所述，企業(yè)在財(cái)務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型過程中使用RPA技術(shù)不僅能夠提升工作效率、降低人工成本，還能提升企業(yè)的財(cái)務(wù)分析水平、輸出更有利價(jià)值的建議，提升業(yè)務(wù)管理水平、防范風(fēng)險(xiǎn)。因此，企業(yè)應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注RPA技術(shù)在財(cái)務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型中的運(yùn)用，打造專業(yè)的人才隊(duì)伍、改善財(cái)務(wù)工作組織架構(gòu)，標(biāo)準(zhǔn)化財(cái)務(wù)處理流程，利用先進(jìn)的RPA技術(shù)提升財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)工作的數(shù)字化水平、智能化程度。