高校財務信息化建設面臨風險及應對

趙恒斌 袁霞 劉方 金春萍 張笑笑 張雙 上海民航職業(yè)技術學院

引言

隨著高等教育的普及和近年來對高校教育的深化改革，增加了各地區(qū)高校財務管理工作的內(nèi)容，財務人員的管理壓力也在增加，管理難度也在上升。高校傳統(tǒng)的財務管理模式顯然已經(jīng)無法適應當前的市場需要，所以必須要將信息化建設作為建設基礎，通過完善信息化平臺、信息系統(tǒng)的共享功能來解決財務管理信息的不對稱問題，進而保證高校財務管理工作的質(zhì)量和效率。因此，高校領導班子應該積極從自身管理意識優(yōu)化開始，完善制度措施，統(tǒng)籌規(guī)劃信息化建設方案。

一、財務信息化建設的意義及風險

適合企業(yè)自身發(fā)展的財務信息化建設往往都是一個系統(tǒng)化工程，而不只是簡單的將管理的方法、工具轉(zhuǎn)換成為計算機和財務軟件。從整體工程建設來看，大致可以分為規(guī)劃、決策、實施、使用、優(yōu)化等階段。在全工程的建設中，需要投入較多的人力、技術、財力等，而且可能無法在短期內(nèi)產(chǎn)生良好的效益。加之我國高校的財務信息化建設，總體還處于起步探索階段，缺乏政策制度的保障和實施的細則。因此，在高校全面信息化建設工程中，高校還承擔著較大的風險，信息化建設實施的各個環(huán)節(jié)當中，都會面臨諸多不確定因素。比如技術支持、人員管理、資金不足，信息系統(tǒng)上線使用后還可能面臨運行不暢、操作不符合實際需求、流程不完善等諸多問題，此類風險都為高校的信息化建設埋下了隱患[1]。所以，在推廣高校信息化建設中，只有充分地了解信息化建設的作用，評估預測可能出現(xiàn)的管理風險等因素，并且針對必要的應對措施，才能將信息化建設的優(yōu)勢發(fā)揮出來。

不過，在互聯(lián)網(wǎng)時代，財務信息化建設是每一個企事業(yè)單位都必須經(jīng)歷的路程。當前的市場中所需要的精細化、高效化、全過程化管理都需要依托于大數(shù)據(jù)、計算機、信息平臺等，傳統(tǒng)的會計做賬和管理辦法顯然已經(jīng)無法跟上時代的腳步，最終還是會被信息化管理所替代。高校的財務信息化管理在考慮到外界環(huán)境變化和內(nèi)容管理需求的基礎上，信息化建設是必然的趨勢。

二、財務信息化建設中的風險因素分析

（一）在規(guī)劃和決策階段所面臨的風險

（1）統(tǒng)籌規(guī)劃不力，資源整合不足。在推廣信息化建設的過程中，管理人員可能會忽視財務信息化是全面建設校園信息工程的重要組成內(nèi)容，其不僅僅只是一個單獨的信息管理系統(tǒng)，因此在建設規(guī)劃中需要全盤考慮到校園整體的信息化建設狀況。如果只是單純從財務部門的需求角度出發(fā)，缺乏與其他部門和系統(tǒng)之間的聯(lián)系，勢必會形成信息孤島，導致財務信息系統(tǒng)無法發(fā)揮出有效的管理作用。而從財務部門內(nèi)部建設來看，傳統(tǒng)的財務管理模塊由于業(yè)務需求的不同，常常也會出現(xiàn)各自為政的情況，各個業(yè)務子系統(tǒng)之間過于獨立，忽視了信息交流和系統(tǒng)之間的銜接。缺乏整體規(guī)劃的情況下，可能會導致子系統(tǒng)中的功能重疊、硬件浪費、信息交互轉(zhuǎn)換不暢等問題，形成了資源的浪費。

（2）需求不清晰、目標不明確。高校管理人員在制定信息化建設時，沒有統(tǒng)籌考慮到學校的戰(zhàn)略發(fā)展規(guī)劃和業(yè)務部門擴展需求，導致在信息平臺搭建中，要求不清晰，目標不明確。盲目地投入資金開始建設，結果花費大量資金技術建設的信息平臺卻未能發(fā)揮出應有的效果。主要問題體現(xiàn)在：沒有分析當前的業(yè)務流程，沒有考慮學校發(fā)展的需求，在沒有對信息化建設深入了解的情況下，只是劃撥預算購買先進的軟硬件設施。沒有完全考慮到購買的設施是否符合學校的財務管理需求，結果只是將現(xiàn)有的一些業(yè)務進行系統(tǒng)化，最常見的是以計算機和財務軟件來代替會計核算工作，忽視了財務信息化所蘊含的更大價值。當前管理會計和財務信息系統(tǒng)、大數(shù)據(jù)技術結合后，所開展的實時化、多元化的數(shù)據(jù)分析，通過建立信息模型來分析掌握更多有價值信息，從而來對經(jīng)濟業(yè)務活動進行事前的預測、事中管控、事后的評價利用[2]，并且將這些分析報告作為后續(xù)完善財務管理工作的重要依據(jù)。但是目前來看，多數(shù)高校的財務信息化工程功能還過于單薄。

（二）在實施階段所面臨的風險

這里所提到的建設實施階段，主要是針對信息系統(tǒng)的開發(fā)建設，包括硬件設備的采購、搭建、安裝，軟件設施的引入、開發(fā)、調(diào)試、試運行、優(yōu)化維護等。由于自主研發(fā)需要耗費的時間、技術、人力、資金等成本過于龐大，所以多數(shù)高校往往都是直接購買市場上較為成熟的財務軟件，或者直接將開發(fā)建設的工作外包出去。

在硬件設施的采購過程中可能產(chǎn)生的風險：沒有按照政府采購規(guī)定，來嚴格落實項目審批、集中采購和驗收的辦法；沒有根據(jù)業(yè)務和系統(tǒng)的開發(fā)需求，來選擇適當?shù)墓δ茉O備，導致功能過?；蛘吖δ懿环蠘I(yè)務需求，使用率不高造成了資金浪費。

而軟件設施在開發(fā)建設中，由于專業(yè)技術限制，或者在認知不清晰的情況下，軟件開發(fā)方案無法對具體的技術標準、流程設計等作以嚴格說明。在開發(fā)過程中與承包商發(fā)生理念和技術分歧，進而影響了整體的工程建設。還有在軟件開發(fā)過程中，承包商團隊由于自身技術能力和開發(fā)經(jīng)驗有限，或者是開發(fā)過程中經(jīng)常受到高校方面的干涉，出現(xiàn)邊提要求邊開發(fā)、改了又改的情況，導致項目工程開發(fā)周期過長，功能模塊也達不到預期效果，系統(tǒng)模塊之間也缺乏兼容性，后期延展性不強，無法在進一步優(yōu)化開發(fā)，進而導致二次優(yōu)化或者開發(fā)的成本增高[3]。在軟件系統(tǒng)的驗收環(huán)節(jié)，高校方面由于缺乏專業(yè)技術人員驗收，沒有嚴格的把關，導致系統(tǒng)中的很多問題沒有被審核出來，在上線投入使用后，問題頻發(fā)，增加了時間成本、經(jīng)濟維護成本等。

（三）高校管理人員缺乏對財務信息建設內(nèi)涵的認知

雖然很多高校認為開展財務信息化建設，是順應市場發(fā)展要求，有其必要性，并且也同意高校開展信息化建設。但是在對于信息化平臺的內(nèi)涵理解方面，還缺乏充足的認識。全面的認識財務信息化建設，會直接影響到高校信息工程的開發(fā)深度，建設發(fā)展方向是否正確，實施的方案是否具有可行性等。管理人員的認知不到位，最終可能會導致投入大量財務、物力，結構卻得不償失，達不到應有的效果。具體體現(xiàn)在以下方面：

人員對建設目標的整體認識不到位，僅僅認為要提高財務管理水平，就需要使用到信息系統(tǒng)，片面地將財務信息管理認為是會計電算化，缺乏對信息管理的深刻認知。高校所推行的信息化建設，應該是一個集中軟硬件設備、網(wǎng)絡技術、管理方法流程、數(shù)據(jù)庫等多種元素的有機整體，這樣才能全方位的對工作進行升級改造，拓寬財務管理的范圍，提高管理效率和質(zhì)量，獲取更多有價值的財務數(shù)據(jù)，從而來完善財務管理工作。如果高效管理人員不能清晰地認識到信息化管理的優(yōu)勢所在，可能會導致建設工程中盲目追求成本效益，或者單一化的功能，最終造成信息資源的浪費；此外，對于信息系統(tǒng)的開發(fā)建設過程認識不到位，還會存在購買一批計算機設備、使用一套財務軟件就行。但是全面有效的財務信息化建設，是需要涵蓋方案設計、軟件開發(fā)、硬件設施采購、平臺搭建、人員培訓、系統(tǒng)維護優(yōu)化等多個環(huán)節(jié)，是一個長期的系統(tǒng)化工程，也是一個循序漸進的動態(tài)上升過程。

三、高校財務信息化建設的優(yōu)化對策

（一）轉(zhuǎn)變觀念，優(yōu)化建設

高校要實現(xiàn)信息化的轉(zhuǎn)變，決不能僅僅是傳統(tǒng)的財務管理模式和計算機系統(tǒng)的配合，而是需要對傳統(tǒng)財務管理理念的轉(zhuǎn)變，深入認識到信息化建設的內(nèi)涵作用，革新財務管理的理念和方法。要進一步推進高校的財務信息化建設，需要先考慮到學校的戰(zhàn)略發(fā)展規(guī)劃，以全面提升高校的財務管理水平為目標，投入足夠的人力、技術、財力來作為支撐，同時在開發(fā)的過程中還需要領導的大力支持，并研究相應的管理對策、建立專項管理工作組來為后續(xù)的信息化管理打下基礎；而且為了避免后續(xù)財務信息化管理出現(xiàn)信息孤島問題，還需要進一步完善內(nèi)部控制機制，落實好崗位責任的劃分，避免在后續(xù)工作中出現(xiàn)管理職責和任務混亂的問題。通過適當?shù)呐嘤柡蜆I(yè)務學習來提升財務人員的專業(yè)能力。

（二）信息化建設需要立足于需求

充分發(fā)揮財務信息化平臺的作用，首先需要在前期的統(tǒng)籌規(guī)劃階段，明確建設工作的重點，分清其中的主次需要，作出適當?shù)娜∩幔荒芤晃兜刈非蟆按蠖倍鲆暳藢嵱眯?。建設工作要循序漸進，規(guī)劃好整體布局的基礎上，再開始分階段地進行，由淺入深一步步實現(xiàn)財務信息化發(fā)展的目標，同時還要滿足學校的長期發(fā)展目標，將信息化工程服務于學校發(fā)展的計劃當中。高校發(fā)展建設中，要明確信息技術只是一種手段而不是目的。在全面鋪設信息工程的同時，還要根據(jù)學校生存發(fā)展的基礎需要，滿足適用、適度的標準。信息系統(tǒng)不能盲目地追求高端、新奇，更加重要的是關注到信息技術和學校發(fā)展的融合銜接[4]，從實際的財務管理需要出發(fā)，考慮到現(xiàn)有的實際狀況以及學校資金實力的承受能力，考慮到學校現(xiàn)有的組織領導觀念、人才數(shù)量、基礎管理等方面是否可以滿足全面實現(xiàn)信息化的要求。促進高校的信息化建設，最主要的目的是提高學校的管理效率、優(yōu)化管理水平，降低管理成本，而對信息化建設的技術追求必須要建立在滿足學校發(fā)展管理的效益需求之上。

（三）完善信息管理規(guī)范

管理部門應該加強信息化基礎工作的建設規(guī)范要求，統(tǒng)一規(guī)范信息化系統(tǒng)中的信息編碼和功能模塊，是保證高校財務信息化良好發(fā)展的基礎。統(tǒng)一信息系統(tǒng)的編碼、數(shù)據(jù)接口是為提升各個系統(tǒng)信息之間的互通和轉(zhuǎn)換，只有系統(tǒng)模塊可以相互兼容才能讓信息具有良好的交互性和可比性。比如以往各個業(yè)務部門所使用的財務軟件并不相同，錄入的信息無法轉(zhuǎn)化到財務部門所使用的財務軟件系統(tǒng)當中，而且系統(tǒng)之間的不暢通也無法讓各部門之間的信息數(shù)據(jù)進行互通傳輸，進而導致了信息壁壘的產(chǎn)生，單一的軟件系統(tǒng)只能作為一個數(shù)據(jù)錄入的工具，無法達到信息化工程的預期目標。而保證各個業(yè)務部門之間信息系統(tǒng)的交互性、可轉(zhuǎn)化功能，可以使得各個業(yè)務部門只需要錄入一次原始數(shù)據(jù)，就能做到各部門之間數(shù)據(jù)的相互傳輸和轉(zhuǎn)換，也更加方便了財務部門全方位地對各個業(yè)務部門的經(jīng)濟業(yè)務活動進行統(tǒng)一化管理，減少了工作量，還能高校保證信息數(shù)據(jù)的共享互通。

當然在制定統(tǒng)一的規(guī)劃方案時，要保證科學合理性，要堅持統(tǒng)一化的開發(fā)、規(guī)劃、編制和實施，盡量在信息建設時做到從實際需求出發(fā)，可以適當?shù)爻耙?guī)劃，一方面后續(xù)的功能擴展和優(yōu)化需要。另一方面，各個部門在建設過程當中，還需要樹立統(tǒng)一合作、資源數(shù)據(jù)共享的觀念[5]。部門之間要加強信息合作的服務意識，要確立信息系統(tǒng)是幫助部門與部門之間打破交流障礙和信息壁壘的思想觀念，而不是單純?yōu)榱送瓿刹块T內(nèi)部工作的工具。學校的管理系統(tǒng)要做到協(xié)調(diào)統(tǒng)籌，全面安排布局，部門的建設規(guī)劃也需要從全局角度來分析看待，支持校內(nèi)的相關管理系統(tǒng)和公共服務平臺的互通，從而來達到信息規(guī)則、數(shù)據(jù)口徑之間的統(tǒng)一。促進部門之間的信息共享，不斷提高學校內(nèi)部的管理水平和信息服務質(zhì)量。

（四）要創(chuàng)新完善學校財務內(nèi)部控制體系

完善財務內(nèi)部控制體系，主要是為了進一步消除高校內(nèi)部信息化管理中的隱患。因為在高校內(nèi)部全面鋪開信息化之后，財務管理工作涉及方方面面，而信息化管理范圍廣，隱患埋藏深，因此必須要完善和革新高校的財務內(nèi)部控制機制。

第一，管理人員要進一步規(guī)范好內(nèi)部控制環(huán)境，營造良好的校園管理氛圍，加強員工對業(yè)務工作的管理意識，不斷優(yōu)化管理流程。第二，根據(jù)高校的業(yè)務流程和各個環(huán)節(jié)工作的管理需要來不斷完善內(nèi)部控制的細節(jié)措施，全面規(guī)劃財務內(nèi)控體系。管理部門通過不斷的優(yōu)化管理流程、工作流程等，并將這些控制活動的措施嵌入到信息系統(tǒng)當中，通過管理工作和信息系統(tǒng)的相互銜接配合，來實現(xiàn)更加高效的自動化業(yè)務管控。第三，健全高校的財務信息系統(tǒng)的安全管理制度，主要涉及崗位職責、財務網(wǎng)絡的操作權限、管理制度、數(shù)據(jù)庫信息管理權限、內(nèi)部審計監(jiān)督制度等。在明確了制度措施之后，要保證其可以有效地執(zhí)行落實，發(fā)揮其對工作的監(jiān)督制約和促進作用。

結語

信息化建設是未來高校發(fā)展和管理的必經(jīng)之路，不斷推進新時期下高校的財務管理工作理念、技術、制度、組織等方面的革新，不斷優(yōu)化管理的流程措施，進一步提升財務管理工作的質(zhì)量。文章從信息系統(tǒng)的開發(fā)建設、人員管理的思想觀念轉(zhuǎn)變、制度規(guī)范等方面提出了優(yōu)化建議。高校方面還需要進一步根據(jù)自身的經(jīng)營管理需求，深入落實信息管理平臺的完善，進而促進高校的進步發(fā)展。