大數(shù)據(jù)環(huán)境下事業(yè)單位人事檔案管理創(chuàng)新路徑研究

湯斌華

摘要：在大數(shù)據(jù)環(huán)境下對(duì)事業(yè)單位人事檔案管理工作提出了更高的要求，因此事業(yè)單位應(yīng)根據(jù)社會(huì)發(fā)展形勢(shì)對(duì)事業(yè)單位中的檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新與改革，為事業(yè)單位中工作的有序開展奠定基礎(chǔ)。本文專門針對(duì)大數(shù)據(jù)環(huán)境下事業(yè)單位人事檔案管理創(chuàng)新路徑進(jìn)行研究，以供各界同仁參考。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);事業(yè)單位;人事檔案管理;創(chuàng)新路徑

在社會(huì)科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展中我國(guó)事業(yè)單位迎來了重大的轉(zhuǎn)型挑戰(zhàn)，在此環(huán)境中要想提升事業(yè)單位的競(jìng)爭(zhēng)力，應(yīng)切合時(shí)代發(fā)展步伐，對(duì)內(nèi)部管理方式進(jìn)行整頓與改革，其中人事檔案管理工作是改革的根源也是基礎(chǔ)，對(duì)事業(yè)單位中的未來發(fā)展有積極作用，因此事業(yè)單位應(yīng)提升對(duì)檔案管理工作的重視，充分運(yùn)用大數(shù)據(jù)對(duì)檔案管理工作內(nèi)容進(jìn)行有效分析、整理、分類提升檔案管理信息化工作效率，促進(jìn)事業(yè)單位持續(xù)發(fā)展。

一、信息技術(shù)在人事檔案管理中存在的問題

（一）真實(shí)性問題

在人事檔案管理中應(yīng)用信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理由于計(jì)算機(jī)技術(shù)并不會(huì)留下儲(chǔ)存修改記錄，所以無法對(duì)文件的保管與傳輸保留痕跡，有些員工為了謀取利益會(huì)對(duì)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行隨意篡改，因此運(yùn)用信息技術(shù)檔案管理過程中數(shù)據(jù)信息的真實(shí)性無法保證，會(huì)對(duì)事業(yè)單位產(chǎn)生一定影響。

（二）保密性問題

在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代下，信息共享是網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢(shì)也是陋習(xí)，在運(yùn)用信息技術(shù)進(jìn)行文件保存，實(shí)現(xiàn)信息獲取，同時(shí)運(yùn)用不同的終端可以對(duì)信息進(jìn)行接收，在此環(huán)境中人事檔案的保密性無法保證。

（三）保存問題

在科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展中人事檔案管理逐步趨于無紙化發(fā)展，并在技術(shù)不斷更新中被廣泛應(yīng)用，改變了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案保管方式。在傳統(tǒng)檔案管理工作中，檔案管理工作大部分在企業(yè)的特定辦公區(qū)域進(jìn)行辦公，檔案文件通過紙質(zhì)的方式保存在辦公環(huán)境內(nèi)這樣的保管方式會(huì)受到環(huán)境的變化造成影響如室內(nèi)環(huán)境潮濕，令文件出現(xiàn)發(fā)霉的情況或是運(yùn)保管不利造成丟失的情況發(fā)生，令檔案存在丟失及損壞方面的風(fēng)險(xiǎn)，但是在當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)人事檔案管理中同樣存在著一定的風(fēng)險(xiǎn)，如果網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)工作不到位，會(huì)導(dǎo)致信息泄露或損壞的情況發(fā)生。這是當(dāng)前信息化人事檔案管理中的重點(diǎn)問題，應(yīng)予以重視。

（四）安全性問題

在社會(huì)不斷發(fā)展中，信息技術(shù)逐步被應(yīng)用與各個(gè)行業(yè)與領(lǐng)域，因此提升了對(duì)計(jì)算機(jī)的要求，如果計(jì)算機(jī)系統(tǒng)一旦出現(xiàn)硬件及軟件損壞就會(huì)造成數(shù)據(jù)丟失或泄露，即使殺毒軟件及防火墻技術(shù)有了明顯提升，但是網(wǎng)絡(luò)中黑客等技術(shù)也在隨之發(fā)展，令人事檔案在管理中安全性無法保證。

二、大數(shù)據(jù)環(huán)境下事業(yè)單位人事檔案管理創(chuàng)新路徑

（一）開發(fā)管理系統(tǒng)

在大數(shù)據(jù)環(huán)境中要想實(shí)現(xiàn)信息化檔案工作管理，首先應(yīng)構(gòu)建完善的數(shù)據(jù)資源管理庫，并設(shè)置檢索、輸入輸出及統(tǒng)計(jì)等功能，在構(gòu)建信息數(shù)據(jù)庫過程中應(yīng)結(jié)合當(dāng)前事業(yè)單位對(duì)人事檔案管理工作的需求，加強(qiáng)軟件研發(fā)力度，構(gòu)建信息化人事檔案管理工作環(huán)境，Acces常會(huì)作為主要數(shù)據(jù)開發(fā)工具，以此實(shí)現(xiàn)檔案信息獲取，其中設(shè)置目錄與格式時(shí)應(yīng)突出其簡(jiǎn)潔性與直觀性，令檔案管理工作明確、清晰。同時(shí)在信息化檔案管理過程中還要能夠通過關(guān)鍵詞或參數(shù)實(shí)現(xiàn)文件快速查詢，發(fā)揮文件管理的作用。

（二）信息技術(shù)留檔

運(yùn)用信息技術(shù)進(jìn)行留檔，是保證檔案管理工作效率重要方法，傳統(tǒng)檔案管理工作過于陳舊落后，與當(dāng)前社會(huì)行業(yè)發(fā)展不匹配，因此應(yīng)在人事檔案管理工作中運(yùn)用信息技術(shù)進(jìn)行文件歸檔、分類、查詢等，簡(jiǎn)化傳統(tǒng)的檔案管理中繁瑣復(fù)雜的工作流程，發(fā)揮電子檔案管理效應(yīng)。運(yùn)用信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理過程中可以在文件中插入圖片、文字、聲音及視頻等，運(yùn)用信息技術(shù)能夠減少工作量，提升工作質(zhì)量與效率，有利于檔案管理工作的信息化發(fā)展。

（三）加強(qiáng)檔案維護(hù)

運(yùn)用信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，檔案管理工作人員應(yīng)及時(shí)對(duì)檔案系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)，保證信息化檔案管理中數(shù)據(jù)信息的安全性與保密性。首先應(yīng)對(duì)人事檔案管理中的硬件與軟件方面加強(qiáng)資金的支持，更新人事檔案管理軟件，并購(gòu)置先進(jìn)的硬件設(shè)備，保證信息化人事檔案管理工作無論是軟件或是硬件都處于先進(jìn)狀態(tài)。運(yùn)用信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，會(huì)面臨多種不安全因素，稍不注意就會(huì)遭受黑客攻擊，引發(fā)信息安全問題，因此檔案管理工作應(yīng)加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)工作，結(jié)合信息化檔案管理情況選擇適合的殺毒軟件，提升檔案管理防火墻技術(shù)，保證信息化檔案管理工作的安全性。其次應(yīng)在檔案管理工作中對(duì)不同程度的文件進(jìn)行不同級(jí)別的檔案保密管理，并對(duì)檔案管理文件區(qū)分不同的類型，在檔案管理工作中設(shè)置相關(guān)應(yīng)用權(quán)限，對(duì)檔案管理工作明確工作權(quán)限，推動(dòng)檔案管理工作科學(xué)性發(fā)展，在檔案管理中運(yùn)用電子密匙方式對(duì)使用者的身份進(jìn)行確認(rèn)。最后，在電子檔案查閱環(huán)節(jié)應(yīng)設(shè)置用戶權(quán)限范圍，加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理的監(jiān)督，防止在信息查閱過程中造成數(shù)據(jù)丟失的情況發(fā)生，運(yùn)用以上方式保證信息化人事檔案管理工作信息數(shù)據(jù)的安全性。

（四）完善政策體系

運(yùn)用信息化技術(shù)進(jìn)行檔案管理工作中應(yīng)構(gòu)建完善的政策法律規(guī)范，保證人事檔案管理工作能夠依據(jù)法律政策進(jìn)行有序開展。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中傳統(tǒng)的法律制度早已不再適用于當(dāng)前的信息化人事檔案管理工作，因此應(yīng)結(jié)合信息化人事檔案管理工作對(duì)相關(guān)制度及法律規(guī)定進(jìn)行完善，為信息化檔案管理明確發(fā)展方向。

（五）提升工作人員素質(zhì)

在信息化檔案管理工作中，檔案工作人員是開展檔案管理工作的主體，因此檔案工作人員的素質(zhì)與信息化檔案管理質(zhì)量有直接關(guān)聯(lián)，因此應(yīng)提升檔案工作人員的專業(yè)素養(yǎng)與信息化工作能力。首先應(yīng)在事業(yè)單位內(nèi)部對(duì)工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，將信息熟練應(yīng)用技術(shù)辦公作為重點(diǎn)培訓(xùn)目標(biāo)，通過培訓(xùn)提升工作人員的專業(yè)素養(yǎng)及信息化辦公能力，為檔案管理信息化發(fā)展提供人力方面的保證。其次應(yīng)提升工作人員的學(xué)習(xí)意識(shí)，引導(dǎo)工作人員能夠在崗位中堅(jiān)持學(xué)習(xí)，認(rèn)識(shí)到信息化工作的重要性，運(yùn)用業(yè)余時(shí)間在網(wǎng)絡(luò)中自覺學(xué)習(xí)檔案信息化辦公技術(shù)，提升事業(yè)單位的行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力，促進(jìn)信息化工作有序開展。

結(jié)束語：

在大數(shù)據(jù)環(huán)境下事業(yè)單位檔案管理工作，應(yīng)積極響應(yīng)社會(huì)的發(fā)展形勢(shì)，在事業(yè)人事檔案管理中構(gòu)建信息工作體系，同時(shí)制定信息化辦公制度，對(duì)工作人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，提升檔案工作人員信息化應(yīng)用技術(shù)，引導(dǎo)工作人員持有持續(xù)學(xué)習(xí)的觀念，提升事業(yè)單位的信息化辦公能力，促進(jìn)事業(yè)單位人事檔案管理創(chuàng)新發(fā)展。

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