企業(yè)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型對策研究

摘要：當(dāng)前我們已經(jīng)逐漸進(jìn)入到數(shù)字化時代，傳統(tǒng)的檔案管理模式表現(xiàn)出不適應(yīng)性，在這樣的背景下著手企業(yè)檔案工作的數(shù)字化轉(zhuǎn)型是必然，也是企業(yè)檔案管理提質(zhì)增效的關(guān)鍵所在。本文主要就企業(yè)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型對策問題進(jìn)行探討，在明確檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型意義的基礎(chǔ)上，分析當(dāng)前企業(yè)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型中的制約問題，進(jìn)一步探明數(shù)字化轉(zhuǎn)型的優(yōu)化對策，以帶來企業(yè)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型的新成果，帶來數(shù)字化檔案管理新局面的建構(gòu)。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案;數(shù)字化轉(zhuǎn)型;問題;對策

對于企業(yè)來說，檔案是寶貴的資源，數(shù)字經(jīng)濟(jì)時代，檔案的信息價值更為凸顯，企業(yè)必須高度重視檔案管理工作，從信息采集到信息篩選再到信息加工整理及利用一體化。而數(shù)字時代也對企業(yè)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型提出了新要求。積極探索數(shù)字化轉(zhuǎn)型的路徑，明確轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵對策是企業(yè)檔案管理中必須重點(diǎn)解決的問題。

一、企業(yè)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型中的制約問題

（一）缺乏統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)

目前企業(yè)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型還處于初步發(fā)展階段，缺乏相應(yīng)完善的管理制度，企業(yè)檔案數(shù)字化管理缺乏明確的制度標(biāo)準(zhǔn)，檔案管理帶有主觀隨意性。目前大部分企業(yè)對檔案管理數(shù)字化建設(shè)支持不多，且錯誤地將其作為合同文件管理、基礎(chǔ)資料管理，使企業(yè)的檔案管理長期處于管理的邊緣地位，一些特別的資料沒有得到有效的保管、存儲，且因?yàn)槠髽I(yè)檔案管理規(guī)章制度不健全，一些關(guān)鍵的信息與業(yè)務(wù)材料會交給不相關(guān)職位的工作人員去進(jìn)行管理，如果出現(xiàn)較大的人員流動，便很容易導(dǎo)致主要的資料丟失，影響企業(yè)相關(guān)業(yè)務(wù)工作的開展。缺乏明確的規(guī)章制度、統(tǒng)一的數(shù)字化管理標(biāo)準(zhǔn)，檔案材料格式內(nèi)容不統(tǒng)一、分類標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一導(dǎo)致檔案管理中各自為政，增加了檔案統(tǒng)管理的難度。

（二）管理人員專業(yè)素質(zhì)不高

企業(yè)雖然已經(jīng)開始關(guān)注檔案的數(shù)字化管理，但依然缺乏專業(yè)的管理隊(duì)伍，這使得數(shù)字化檔案管理價值沒有真正發(fā)揮。數(shù)字化管理人員專業(yè)素質(zhì)與工作能力偏低，導(dǎo)致其檔案分類不合理，更不能有效地應(yīng)用檔案信息，使得資料數(shù)據(jù)獲得時間受制約，檔案管理在企業(yè)中的作用難以實(shí)現(xiàn)。檔案數(shù)字化管理人員素質(zhì)能力偏低，也使得其缺乏專業(yè)的檔案管理理論知識，沒有充分認(rèn)識到數(shù)字化改革的必要性和緊迫性，工作敷衍塞責(zé)。

（三）缺乏有效的安全保障

現(xiàn)階段企業(yè)檔案數(shù)字化管理中對安全建設(shè)管理缺乏應(yīng)有的重視，使得檔案安全受到威脅。檔案管理人員沒有充分認(rèn)識到視檔案管理數(shù)字化建設(shè)的重要性，管理時比較隨意，一些關(guān)鍵的信息丟失或損壞。企業(yè)還沒有對檔案管理數(shù)字化建設(shè)給予明確的操作說明，對檔案管理人員沒有明確的行為約束，也在一定程度上忽視了檔案的保密保護(hù)工作。管理人員職業(yè)素質(zhì)不高，檔案信息丟失的情況時有發(fā)生，導(dǎo)致企業(yè)損失慘重。

（四）數(shù)字化設(shè)備技術(shù)應(yīng)用不理想

當(dāng)前企業(yè)檔案數(shù)字化管理也需要數(shù)字化處理設(shè)備的支持，需要先進(jìn)信息系統(tǒng)的支持，但多數(shù)檔案企業(yè)檔案管理中存在著基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備不齊全的情況，多局限于一臺電腦、掃描儀。數(shù)字化建設(shè)和管理存儲設(shè)備落后，缺乏專業(yè)的數(shù)據(jù)庫服務(wù)器，缺乏專業(yè)的存儲設(shè)備，檔案共享利用程度低。企業(yè)檔案數(shù)字化管理中信息技術(shù)應(yīng)用水平偏低、信息化技術(shù)更新不及時，單點(diǎn)故障發(fā)生率偏高，帶來的檔案管理損失較大。

二、企業(yè)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型應(yīng)對策略

（一）健全規(guī)章制度并明確標(biāo)準(zhǔn)

數(shù)字檔案管理必須有明確的管理標(biāo)準(zhǔn)、管理流程，特別是檔案資源整合歸納，必須有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，讓檔案資源的收集、存儲、管理與利用更高效，帶來數(shù)字檔案資源的協(xié)調(diào)與共享。企業(yè)應(yīng)基于檔案行政主管部門頒布的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，以自身檔案管理實(shí)際為出發(fā)點(diǎn)，建立更適合自己的數(shù)字檔案資源標(biāo)準(zhǔn)體系，以此為指導(dǎo)開展數(shù)字檔案管理工作。在日常檔案核對中，要基于標(biāo)準(zhǔn)體系及時補(bǔ)充缺失的字段信息，及時修正不規(guī)范的著稱，讓格式和名稱統(tǒng)一化。

（二）打造高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍

企業(yè)檔案數(shù)字化管理工作要想落到實(shí)處、取得實(shí)效，必須打造高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍，并加強(qiáng)檔案管理人員的日常培訓(xùn)，使其掌握檔案管理的新理念、新模式、新技術(shù)，自覺樹立檔案數(shù)字化管理理念，落實(shí)好數(shù)字化改革。企業(yè)其他工作人員也應(yīng)主動配合，于企業(yè)內(nèi)部形成信息資源共建共享的格局，達(dá)成檔案數(shù)字化、信息化建設(shè)的共識。企業(yè)要面向檔案管理人員、相關(guān)工作人員進(jìn)行專門的教育培訓(xùn)，關(guān)注職業(yè)道德教育，增強(qiáng)檔案管理人員的工作責(zé)任感與使命感，使其在數(shù)字化管理中具有奉獻(xiàn)意識、服務(wù)精神。

（三）認(rèn)真做好檔案安全管理工作

要想增強(qiáng)檔案管理的安全性，應(yīng)多措并舉，要建立健全相關(guān)的保密制度，明確相關(guān)的檔案管理操作規(guī)定，使得檔案管理人員行為得以約束，一旦發(fā)現(xiàn)有泄密行為，給予嚴(yán)厲處分，讓檔案管理得到有效的監(jiān)管，以此增強(qiáng)檔案信息的安全性。企業(yè)應(yīng)定期宣傳推廣計算機(jī)知識，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)宣講，使企業(yè)內(nèi)部人員具有較強(qiáng)的網(wǎng)絡(luò)安全意識，能夠?qū)Π踩[患所帶來的嚴(yán)重后果有所認(rèn)知，強(qiáng)化其行為自律。

（四）積極引進(jìn)應(yīng)用信息化技術(shù)

要基于檔案管理的實(shí)際需求，結(jié)合檔案數(shù)字化建設(shè)的大趨勢，構(gòu)建完善的檔案管理信息系統(tǒng)，保證檔案管理信息系統(tǒng)擴(kuò)展性強(qiáng)，可在線擴(kuò)容。要確保檔案管理信息系統(tǒng)運(yùn)行穩(wěn)定，如以磁盤陣列產(chǎn)品在結(jié)構(gòu)上的完全冗余設(shè)計減少單點(diǎn)故障發(fā)生率，再如采用光纖磁盤陣列產(chǎn)品帶來檔案軟件系統(tǒng)的定期升級與優(yōu)化，再如使用專門的圖形管理界面帶給管理人員良好的人機(jī)互動體驗(yàn)。在企業(yè)檔案數(shù)字化管理中只有積極引入與自身發(fā)展相契合的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，才能滿足企業(yè)展覽展演、文化培訓(xùn)等資料的檔案化加工與處理需求，引入專業(yè)的數(shù)據(jù)存儲服務(wù)器，才能做好企業(yè)的檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)簡單故障的處理。

結(jié)束語：

企業(yè)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)型是必然，這也是檔案行業(yè)創(chuàng)新發(fā)展提出的要求。鑒于當(dāng)前企業(yè)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型的積極嘗試中暴露出的問題，必須加以重視和解決，理想檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型的思路，找到最佳的轉(zhuǎn)型路徑，以數(shù)字化轉(zhuǎn)型應(yīng)對帶來企業(yè)檔案管理的理想預(yù)期。

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作者簡介：陳威（1975年2月），女，漢族，江西省南昌市，學(xué)歷：本科。