ERP系統(tǒng)管理在采購工作中的運用研究

張旭哲

國能常州發(fā)電有限公司 江蘇 常州 213033

物資采購與庫存管理是企業(yè)生產(chǎn)管理中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，對于一些大中型企業(yè)而言，不管是對原料的采購或者是對物資的管理，在以前傳統(tǒng)工作中都是使用手工記賬或單一系統(tǒng)記賬的方式。但是在社會發(fā)展之下，這些低效率的記賬方式已經(jīng)無法滿足企業(yè)發(fā)展需求。在信息科學技術(shù)發(fā)展之下，將ERP使用在企業(yè)的采購與庫存管理中，可以提升管理工作效率，保障企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展。

1 ERP在企業(yè)采購與庫存管理中的優(yōu)勢

1.1 管理精細化

經(jīng)過對ERP系統(tǒng)的運用，能夠?qū)Σ少徫镔Y計劃進行申報，對申報內(nèi)容、采購供應商、金額以及庫存管理等細節(jié)都進行精細化管理，管理人員在系統(tǒng)中對賬務進行清楚的了解，同時也為財務工作提供了便利。ERP系統(tǒng)能夠進行日、月以及年的賬務結(jié)算，確保了賬務和實際物品的統(tǒng)一。

1.2 降低人力成本，提升工作效率

在傳統(tǒng)模式下，采購與庫存管理要有很多管理人員，每天都需要對庫房的物資進行管理，對其進行盤點與出庫等相關(guān)的操作。若是倉庫物資的堆放比較亂，在管理時難度就比較大。而通過對ERP系統(tǒng)的運用，可以很快地定位到貨物具體位置，對物資進行精準管理。這樣不僅降低了管理工作強度，同時也降低了人力管理成本。除此之外，經(jīng)過對ERP“儲備定額”功能的運用還能夠進行低庫存預警，對庫存較為緊張的物資進行補貨，保障生產(chǎn)系統(tǒng)供求物資的穩(wěn)定性。而對于一些緊急物資的需求，也可以從其他已經(jīng)有物資庫存的兄弟單位的庫房中進行調(diào)撥，保障物資的充足性，進而提升企業(yè)的生產(chǎn)工作效率及緊急情況下的物資保障能力。

1.3 完善的工作制度體系

通過ERP系統(tǒng)能夠使企業(yè)自身的采購和庫存管理工作得到有效的強化,對企業(yè)管理質(zhì)量的提升具有積極的作用,利用ERP系統(tǒng)能夠在采購過程當中落實精細化管理,使采購過程管理及相關(guān)庫存管理都能夠得到實時的跟蹤和準確的記錄,不僅能夠降低物料成本,還能減少庫存資金的占用。有助于管理水平的提高，關(guān)系到企業(yè)可持續(xù)發(fā)展。

2 ERP在企業(yè)采購管理中的運用

2.1 建設(shè)供應鏈

把ERP使用在企業(yè)的采購管理工作中，企業(yè)能夠依據(jù)實際情況建設(shè)供應商的信息檔案。并且還可以依據(jù)供應商供資源進行分類。企業(yè)還能夠依據(jù)供應商的履約能力構(gòu)建目錄，以此對供應商進行嚴格的管理，進而對供應商所供產(chǎn)品的合格與否進行記錄。ERP系統(tǒng)的運用能夠?qū)⑵髽I(yè)對供應商評價進行完整的保存，因此在做采購計劃之前，企業(yè)可以先查看供應商的歷史記錄，對基本資料進行分析，對所需采購產(chǎn)品信息加以分析，這樣才能夠策劃出合格科學的采購方案。

2.2 生成采購計劃，合理選用供應商

對ERP物料的實際需求進行考慮，可以為企業(yè)制訂有效的采購計劃。尤其是在采購工作開展之前，企業(yè)要對采購商品量、存儲方式以及運輸方式等問題進行考慮，并且使用ERP對物料進行科學的分類與合并。若是企業(yè)購買的物料實際購買時間較長，則其中的牛鞭效應就會加強，進而導致供應商在生產(chǎn)、供應以及庫存管理方面的穩(wěn)定性下降，進而導致供應商棄單量增加。而經(jīng)過對ERP系統(tǒng)的使用，可以對相關(guān)的數(shù)據(jù)進行分析，對物量變化進行及時的反饋，幫助企業(yè)制訂出合理的采購計劃。在選擇供應商時經(jīng)過對ERP的運用，能夠?qū)痰幕拘畔⑦M行分類與比較，直接對供應商的不良率、價格以及滯期等指標進行了解，在此基礎(chǔ)上選出合適的供應商。

2.3 制定采購用款，生成采購訂單

在企業(yè)制訂合理的采購計劃之后，可以使用ERP系統(tǒng)對采購需要的所有費用自動生成，并且制定有效的用款計劃。在這其中，企業(yè)采購部門可以經(jīng)過ERP把采購用款直接上報財務部門，財務部門在確定之后直接反饋想的信息，在經(jīng)過兩個部門的確定之后就可以進行采購付款。ERP可以自動生成采購訂單，在這其中會依據(jù)采購產(chǎn)品存量、時間、運輸方式、用款等相關(guān)的信息，每一天訂單的發(fā)送也能夠依據(jù)ERP系統(tǒng)中最新物量功能進行及時調(diào)整，可以對庫存不足情況提前管理。

2.4 采購定金跟催，驗收商品與結(jié)算

將ERP使用在企業(yè)的采購管理中，還可以設(shè)置訂單跟蹤周期和時間，以此構(gòu)成跟隨計劃。采購部門在工作中可以根據(jù)ERP系統(tǒng)生成的計劃進行供應商的跟催工作，在對訂單進行跟催時，ERP還可以給予采購部門供應商產(chǎn)品質(zhì)量、生成以及運輸進度等相關(guān)的信息。在對商品進行驗收時，采購部門可對供應商提供發(fā)票與訂單進行詳細檢驗，并且把發(fā)票和收貨單信息輸入ERP系統(tǒng)中。ERP還可以依據(jù)企業(yè)實際流程與特點，在資材管理員手中把貨物依據(jù)訂單進行驗收。

3 ERP在企業(yè)庫存管理中的運用

3.1 及時發(fā)現(xiàn)呆滯物品

將ERP使用在企業(yè)的庫存管理工作中，可以及時發(fā)現(xiàn)倉庫中存在的呆滯物品，進而及時提醒管理人員處理這些物品。比如在系統(tǒng)庫存數(shù)據(jù)表中，可以根據(jù)用戶需求對一個季度、半年以及一年都未曾動過的材料進行查詢。若是在其中使用了批號管理方式，則還能夠查詢出超出一年或是半年都沒有使用的材料。因為呆滯品的不同，企業(yè)對其的定義也不一樣，在系統(tǒng)中能夠依據(jù)用戶需要查詢?nèi)魏螘r間段之內(nèi)的呆滯品信息。在這種情況下，用戶就不必每次都要使用庫存表查找資料。因為ERP系統(tǒng)記錄信息、內(nèi)容非常豐富，所以只需要管理人員的細心分析，就可以挖掘出自己所需要的信息。

3.2 做物資需求分析

在ERP整個系統(tǒng)中，有著多種與物品存儲和使用相關(guān)的信息。依據(jù)這些信息可以對企業(yè)物資需求規(guī)律加以分析。ERP可以被當作一個數(shù)據(jù)性平臺，為供應庫存決策提供需要的數(shù)據(jù)，然后經(jīng)過系統(tǒng)對供應物資分類的需要做好分析計算工作，在此基礎(chǔ)上獲得較為合理與精準的物資訂購量。把這些數(shù)據(jù)輸入ERP系統(tǒng)中，可以讓倉儲管理工作更加高效，進而解決企業(yè)物資供應管理中存在的問題，并且還能夠提升ERP系統(tǒng)的補充作用，提升ERP系統(tǒng)的利用率。

3.3 提供快速精準的查詢功能

經(jīng)過對ERP系統(tǒng)的使用，庫存管理人員可以進行準確快捷的庫存查詢，并且還可以進行相關(guān)的分析工作。比如高儲與低儲分析、積壓與有效期、資金占用等相關(guān)方面的分析工作。將ERP使用在企業(yè)的庫存管理中，能夠讓企業(yè)庫存信息及時化、動態(tài)化和透明化，并且將庫存的數(shù)據(jù)在整個企業(yè)中進行共享。企業(yè)各個部門的管理人員若是在工作上有一定的需要，就可以隨時速遞查詢到自己想要知道的庫存動態(tài)數(shù)據(jù)。與傳統(tǒng)管理方式相比，ERP系統(tǒng)的運用能夠及時查詢倉庫中是否有需要的物料，避免重復購買的現(xiàn)象出現(xiàn)。經(jīng)過庫存分析功能的運用，依據(jù)庫存變化狀況自動進行監(jiān)督與報警。比如高低儲報警，倉庫存量超出最高限制或是低于安全庫存水平時，都能夠發(fā)出預警信號，提供管理人員及時處理，把庫存物資保持在一個相對合理的狀態(tài)中。

3.4 構(gòu)建層次化ERP運維體系

在ITIL理念的指導下，構(gòu)建起層次化的運維體系，推進ERP系統(tǒng)保持著健康穩(wěn)定的運行狀態(tài)。企業(yè)可以積極組建起現(xiàn)代化的信息運維技術(shù)團隊，合理劃分企業(yè)ERP系統(tǒng)運維數(shù)據(jù)，如資源、服務、數(shù)據(jù)、應用、管理以及安全方面。這些模塊的良好融合，強化各個業(yè)務層面的工作開展效果，促進業(yè)務管理環(huán)節(jié)穩(wěn)步開展。在管理層面主要是劃分為戰(zhàn)略管理、組織流程人員管理、運維管理以及業(yè)務連續(xù)性計劃管理工作，推進各項服務、數(shù)據(jù)以及資源得到良好的結(jié)合，推進ERP系統(tǒng)的業(yè)務穩(wěn)定有效實施。

3.5 明確ERP系統(tǒng)運行管理流程

強化ERP系統(tǒng)的運維管理活動開展效果，需要注重科學合理的設(shè)計各項工作流程，使其保持著良好的運行效果。將運維分級的概念應用在ERP系統(tǒng)運維管理環(huán)節(jié)之中，針對各項業(yè)務、工作環(huán)節(jié)范圍進行科學劃分，并根據(jù)企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、管理活動的實際開展情況，明確工作業(yè)務流程，確保其具有較強的科學性、合理性，良好支撐企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展目標的實現(xiàn)。

3.6 制定ERP系統(tǒng)運維管理制度的標準

以標準化的要求，制定出ITIL理念下ERP系統(tǒng)的運維管理制度，為科學有效開展管理工作提供規(guī)范依據(jù)。結(jié)合企業(yè)具體運維管理業(yè)務開展情況，不斷優(yōu)化和完善各項管理標準，推進ERP系統(tǒng)運維管理朝著標準化、規(guī)范化的方向發(fā)展。全面落實運維管理人員的具體職責，發(fā)揮ERP系統(tǒng)的工作優(yōu)勢。

3.7 構(gòu)建合理可行的監(jiān)督保障體系

發(fā)揮ITIL理念的優(yōu)勢和作用，提升ERP系統(tǒng)運維管理工作開展水平，需要注重結(jié)合現(xiàn)實工作開展效果。積極構(gòu)建起切實可行的監(jiān)督保障體系，制定巡檢機制，明確ERP系統(tǒng)運維管理過程中的工作內(nèi)容，通過年度檢查、季度檢查、周檢查等方式，及時發(fā)現(xiàn)ERP系統(tǒng)運維管理環(huán)節(jié)中存在著的問題和不足，并加以良好的處理，有效消除相應的隱患，使得各項工作都取得良好實施效果[1]。

4 ERP的實際應用

4.1 集中采購中的應用

以中國某能源企業(yè)為例，該公司高度重視物資集中采購和招標管理工作，大力推行標準化采購，實現(xiàn)采購全過程信息化，各級物資合規(guī)運行，注重加強招標采購體系頂層設(shè)計，強化制度建設(shè)，理順管理機制，建立了管辦分離、分類分級審批、專業(yè)化操作的招標采購模式，構(gòu)建了“超前計劃、及時準入、集中招標、分段評標、分類建立專家?guī)?、緊急采購”的運行機制，公司整體招標意識逐步增強，管理水平穩(wěn)步提升，市場機制進一步完善，采購行為更加規(guī)范，有效降低了采購成本。

4.2 貨位管理中的應用

在對庫存物資進行定位時，只需要在系統(tǒng)當中輸入物資編碼，系統(tǒng)就能夠?qū)⑽镔Y的名稱、存放地點以及數(shù)量信息清晰地反映出來，而且能夠精確到庫房的區(qū)域、層排、格號，利用該系統(tǒng)，不僅能夠使物資的出入庫信息更為準確，同時還能減少相關(guān)管理人員的工作強度，使工作效率得到有效的提升。

4.3 庫存管理中的應用

管理人員利用ERP系統(tǒng)庫存物資信息對庫存實物進行盤點，然后與ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)、供應鏈數(shù)據(jù)以及相關(guān)財務數(shù)據(jù)進行對比，調(diào)整，確保這些數(shù)據(jù)的準確性和統(tǒng)一性，而企業(yè)可以根據(jù)盤點的實際情況，確保使用部門能夠獲得準確的庫存信息。

通過ERP系統(tǒng)進行出庫，可以在系統(tǒng)當中直接形成出庫單，使用部門的相關(guān)人員只需要進行物資編碼的填寫，通過系統(tǒng)的信息傳輸獲得相關(guān)領(lǐng)導審批之后，就可以進行出庫處理，在出庫以后，出庫單據(jù)會直接上傳至財務部門進行核算，這樣不僅節(jié)省了紙質(zhì)簽字的煩瑣過程，同時確保了及時進行賬務處理和報表生成等工作[2]。

4.4 在庫齡分析及定額預警方面的應用

通過對常規(guī)物資的庫存限額進行核定，在ERP系統(tǒng)當中設(shè)置安全庫存數(shù)據(jù)，在庫房當中的庫存低于安全庫存標準時，系統(tǒng)就會自動進行報警，提示相關(guān)人員進行采購，減少庫存資金占用，確保企業(yè)正常生產(chǎn)，而利用系統(tǒng)的庫齡分析功能，可以對物資存放時長進行及時的了解，并根據(jù)企業(yè)需求對這些積壓庫存加以處理，使物資采購以及積壓物資處理能夠獲得有效的支撐[3]。

4.5 在調(diào)撥管理中的應用

應用ERP系統(tǒng)，企業(yè)當中的工作人員可以對旗下庫房及兄弟單位庫房的存儲情況加以了解，如果產(chǎn)生物資需求，可以利用該系統(tǒng)進行查詢，并對所需物資進行調(diào)撥處理，在調(diào)撥過程中，只需要將調(diào)撥申請發(fā)送到系統(tǒng)當中，經(jīng)過審批流程完成審批，即可進行實際操作[4]，而這樣不僅能夠減少調(diào)撥過程中現(xiàn)場物資核對過程和各項紙質(zhì)版的簽字流程，還能使物資調(diào)撥效率得到提高，確保生產(chǎn)有效運行。

5 結(jié)束語

采購與庫存是企業(yè)管理工作中的重點。將ERP系統(tǒng)使用在采購與庫存管理中，能夠節(jié)省一定的成本，提升工作效率。在采購中使用ERP系統(tǒng)，可以制定采購計劃，選擇合適的供應商。