紀(jì)檢監(jiān)察案件檔案數(shù)字化建設(shè)實踐研究
——以沈陽市紀(jì)委監(jiān)委為例

趙 妍 李月惠

紀(jì)檢監(jiān)察案件檔案是指紀(jì)檢監(jiān)察機(jī)關(guān)在履行紀(jì)檢監(jiān)察職責(zé)，查處各種違紀(jì)案件工作中形成并處理完畢的、具有保存價值的、經(jīng)過整理立卷系統(tǒng)保管的紀(jì)檢監(jiān)察案件材料[1]。它為紀(jì)檢監(jiān)察機(jī)關(guān)的工作提供參考，為案件的復(fù)議、復(fù)查、復(fù)審、復(fù)核提供依據(jù)，為黨風(fēng)廉政教育提供素材，為研究黨史、國史積累資料[2]。深化黨的紀(jì)律檢查體制和國家監(jiān)察體制改革，對紀(jì)檢監(jiān)察檔案工作提出了新任務(wù)、新要求。為適應(yīng)新形勢，推動紀(jì)檢監(jiān)察檔案工作實現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展，更好地為全面從嚴(yán)治黨，深入推進(jìn)黨風(fēng)廉政建設(shè)和反腐敗斗爭服務(wù)，沈陽市紀(jì)委監(jiān)委針對監(jiān)委組建后案件檔案數(shù)量持續(xù)增加，信息源頭不斷擴(kuò)大，信息量逐漸增多的實際情況，結(jié)合案件檔案政治性強(qiáng)、保密性強(qiáng)、專業(yè)性強(qiáng)的特點，同時也是為沈陽正風(fēng)肅紀(jì)大數(shù)據(jù)監(jiān)督工作積累原始數(shù)據(jù)，在全省紀(jì)檢監(jiān)察系統(tǒng)率先開展案件檔案數(shù)字化建設(shè)，為紀(jì)檢監(jiān)察案件檔案的信息化、數(shù)字化建設(shè)提供了有益的參考和借鑒。

一、開展案件檔案數(shù)字化建設(shè)的重要意義

一是新形勢、新任務(wù)的要求。案件檔案作為紀(jì)檢監(jiān)察檔案工作的重要組成部分，承擔(dān)著重要的政治責(zé)任，大量的案件檔案是查辦違紀(jì)違法案件的原始記錄和處理依據(jù)，具有較強(qiáng)的政治性、敏感性、保密性，是重要的基礎(chǔ)性工作。管理好、保存好、利用好案件檔案是對各級紀(jì)檢監(jiān)察機(jī)關(guān)“四個意識”的考驗。中央紀(jì)委要求各級紀(jì)檢監(jiān)察機(jī)關(guān)各立檔部門要深刻認(rèn)識面臨的新形勢新任務(wù)，以更高的政治站位、更廣的視野格局、更強(qiáng)的創(chuàng)新能力謀劃工作，以對歷史負(fù)責(zé)的責(zé)任心、使命感，為紀(jì)檢監(jiān)察中心工作更好地提供檔案服務(wù)。案件檔案的數(shù)字化建設(shè)對促進(jìn)紀(jì)檢監(jiān)察機(jī)關(guān)案件檔案的科學(xué)管理，維護(hù)案件檔案的完整與安全[3]，整合檔案資源，促進(jìn)檔案工作提質(zhì)、增效，以及更好地為紀(jì)檢監(jiān)察各項工作和領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)有著十分重要的意義[3]。

二是促進(jìn)檔案工作轉(zhuǎn)型升級的需要。案件檔案數(shù)字化一改過去紙質(zhì)案件檔案管理的“粗放”模式，實現(xiàn)案件材料各要素可查詢、可比對、可追溯，案件檔案信息資源快速傳輸、交接和資源共享，不僅提高了紀(jì)檢監(jiān)察工作效率，為案件查辦、復(fù)查復(fù)議、復(fù)審復(fù)核等工作提供參考依據(jù)，也避免了多部門同時利用的尷尬和急促。同時，開展案件檔案數(shù)字化建設(shè)大大提升了案件檔案立卷人的檔案意識，有力地提高了案件檔案立卷質(zhì)量。開展案件檔案數(shù)字化建設(shè)也是適應(yīng)新常態(tài)的紀(jì)檢監(jiān)察案件檔案管理工作的需要，更好地發(fā)揮了案件檔案的憑證和參考作用，更是堅持刀刃向內(nèi)，創(chuàng)新紀(jì)檢監(jiān)察自我監(jiān)督的新方式。

三是服務(wù)大數(shù)據(jù)監(jiān)督工作的需要。近年來，沈陽市紀(jì)委監(jiān)委立足履行好監(jiān)督這一基本職責(zé)，充分運用大數(shù)據(jù)和信息化技術(shù)，全力開發(fā)建設(shè)沈陽正風(fēng)肅紀(jì)大數(shù)據(jù)監(jiān)督平臺。該平臺整合全市39 個領(lǐng)域4000 多個單位的38 億條數(shù)據(jù)信息，通過數(shù)據(jù)化處理和智能化分析，實現(xiàn)了對公權(quán)力和黨員、六類監(jiān)察對象的主動監(jiān)督、精準(zhǔn)監(jiān)督，形成監(jiān)督合力，推動科學(xué)技術(shù)為紀(jì)檢監(jiān)察監(jiān)督工作服務(wù)。案件檔案數(shù)字化建設(shè)為大數(shù)據(jù)監(jiān)督平臺提供了原始、可靠、翔實的案件查辦的信息數(shù)據(jù)，使紀(jì)檢監(jiān)察機(jī)關(guān)監(jiān)督執(zhí)紀(jì)問責(zé)和監(jiān)督調(diào)查處置工作更加科學(xué)、嚴(yán)密、高效。

二、開展案件檔案數(shù)字化建設(shè)的主要做法

1. 制定歸檔辦法，為案件檔案數(shù)字化提供規(guī)范依據(jù)。第一，加強(qiáng)制度建設(shè)。依據(jù)《紀(jì)檢監(jiān)察機(jī)關(guān)案件檔案管理辦法》、《中央紀(jì)委國家監(jiān)委機(jī)關(guān)檢查調(diào)查類材料歸檔辦法（試行）》、《遼寧省紀(jì)委監(jiān)委機(jī)關(guān)案件材料立卷歸檔辦法（試行）》、中華人民共和國檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《檔案著錄規(guī)則》（DA/T18）、《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》（DA/T31），以及《沈陽市〈歸檔文件整理規(guī)則〉實施細(xì)則》《沈陽市電子檔案管理暫行辦法》，沈陽市紀(jì)委監(jiān)委制發(fā)了符合其工作實際需要和利于案件檔案數(shù)字化的《案件材料立卷歸檔辦法》。從案件分類、立卷原則、立卷主體、歸檔范圍、保管期限劃分和歸檔時限等方面作了詳細(xì)規(guī)定，細(xì)化了歸檔流程、案件材料排列順序，規(guī)范了案卷題名擬寫，制定了案件檔案整理和數(shù)字化的具體要求，為案件檔案規(guī)范化管理和數(shù)字化建設(shè)奠定了制度基礎(chǔ)。第二，細(xì)化著錄內(nèi)容?！栋讣牧狭⒕須w檔辦法》對案件檔案著錄內(nèi)容提出具體要求，形成了一套標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、便于操作的案件檔案著錄規(guī)定。一是規(guī)范案卷標(biāo)題著錄。為便于數(shù)字信息查找利用，在案卷整理和錄入檔案信息系統(tǒng)時，對案卷標(biāo)題著錄項增加了被調(diào)查人姓名和案件辦理方式等關(guān)鍵字詞的著錄要求。二是規(guī)范卷內(nèi)文件題名著錄。為實現(xiàn)數(shù)字信息精準(zhǔn)查詢，在案卷整理和錄入檔案信息系統(tǒng)時，規(guī)定每條卷內(nèi)文件題名項必須增加著錄被調(diào)查人姓名，以便于區(qū)別。三是規(guī)范檔案管理信息系統(tǒng)著錄項目。為了利于未來案件分析，在錄入檔案信息系統(tǒng)時，增加了線索編號、辦案人姓名等信息著錄要求。

2.配備軟硬件設(shè)備，為案件檔案數(shù)字化提供基礎(chǔ)設(shè)施保障。檔案數(shù)字化工作主要包括檔案整理、數(shù)字化掃描、圖像處理、信息錄入、原文掛接、數(shù)字化成果移交等環(huán)節(jié)[4]，完成好這些工作必須配備必要的數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施。檔案數(shù)字化的基礎(chǔ)設(shè)施主要包括檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和檔案數(shù)字化設(shè)備，這些是檔案信息傳輸、交換和資源共享的基礎(chǔ)條件[3]，只有建設(shè)安全的檔案信息網(wǎng)絡(luò)，配備先進(jìn)的數(shù)字化設(shè)備，才能實現(xiàn)檔案工作轉(zhuǎn)型升級和提質(zhì)增效的目的。為了達(dá)到《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》中關(guān)于“機(jī)關(guān)配備的網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施、系統(tǒng)硬件、基礎(chǔ)軟件、安全保障系統(tǒng)、終端及輔助設(shè)備應(yīng)當(dāng)滿足檔案信息化的管理需要并適當(dāng)冗余、方便擴(kuò)展。機(jī)關(guān)檔案部門應(yīng)當(dāng)配置獨立的專業(yè)服務(wù)器和專用存儲設(shè)備，服務(wù)器和存儲設(shè)備應(yīng)當(dāng)滿足高效、可用、可擴(kuò)展等要求”[5]，沈陽市紀(jì)委監(jiān)委先后投入30 余萬元購置了專門的網(wǎng)絡(luò)版多媒體電子文檔綜合管理系統(tǒng)和50 多套檔案數(shù)字化處理設(shè)備，管理系統(tǒng)在機(jī)關(guān)內(nèi)網(wǎng)安全狀態(tài)下運行，機(jī)關(guān)各部門均安裝客戶端，數(shù)字化處理設(shè)備配備給檔案室和各案件查辦部門，為有關(guān)辦案人員錄入、采集和上傳案件檔案數(shù)字信息創(chuàng)造條件。同時在機(jī)關(guān)內(nèi)網(wǎng)數(shù)據(jù)庫平臺劃出專區(qū)存儲檔案信息，并預(yù)留數(shù)據(jù)接口，為未來對接OA 辦公系統(tǒng)和正風(fēng)肅紀(jì)大數(shù)據(jù)監(jiān)督平臺，實現(xiàn)信息資源共享做好充分準(zhǔn)備。

3. 購買數(shù)字化外包服務(wù)，解決存量檔案數(shù)字化問題。一是建立安全機(jī)制。根據(jù)《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》關(guān)于檔案數(shù)字化外包安全管理應(yīng)按照“安全第一、預(yù)防為主”的原則[6]，沈陽市紀(jì)委監(jiān)委成立了由分管領(lǐng)導(dǎo)參加的“檔案數(shù)字化外包管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組”，建立了安全管理崗位責(zé)任制，并由機(jī)關(guān)信息化部門負(fù)責(zé)技術(shù)安全措施管理，形成了覆蓋檔案數(shù)字化全過程的嚴(yán)格監(jiān)督和管理機(jī)制。二是購買數(shù)字化外包服務(wù)。為提升信息資源整合速度，對存量案件檔案數(shù)字化采用服務(wù)外包形式，選擇采購具有國家秘密載體印制資質(zhì)的專業(yè)檔案數(shù)字化服務(wù)公司進(jìn)行數(shù)字化外包，簽訂安全保密協(xié)議，制訂《數(shù)字化安全保密制度》，細(xì)化現(xiàn)場管理措施與安全保密要求。三是強(qiáng)化檢查驗收。對數(shù)字化成果實行分段驗收和交接，由專人負(fù)責(zé)核對檢查，全部數(shù)字化成果要求合格率必須達(dá)到100%。

4.壓實責(zé)任主體，確保增量案件檔案數(shù)字化質(zhì)量。一是明確責(zé)任主體。按照《案件材料立卷歸檔辦法》“誰承辦，誰歸檔”的規(guī)定，明確立卷歸檔和增量檔案數(shù)字化的責(zé)任主體是各辦案部門的具體辦案人員，強(qiáng)化了辦案人員的主體意識。在錄入檔案信息管理系統(tǒng)時，需要錄入辦案人姓名，增強(qiáng)了辦案人員的責(zé)任意識。二是加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)。對各立卷部門的辦案人員及時開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使辦案人員不僅了解查辦案件的專業(yè)知識，而且及時掌握立卷歸檔的有關(guān)要求和相關(guān)規(guī)定，從而確保辦案人員齊全、完整地收集整理需要歸檔的材料，及時、準(zhǔn)確、清晰地將案卷材料的歸檔信息錄入系統(tǒng)和進(jìn)行規(guī)范掃描，使整個案件檔案的立卷、歸檔工作有條不紊地開展，使增量案件檔案的數(shù)字化流程閉環(huán)管理，保證案件檔案數(shù)字化質(zhì)量。