高校干部人事檔案研究現(xiàn)狀述評

余 璐

一、檢索策略及檢索結(jié)果

選取《中國知識資源總庫》作為數(shù)據(jù)庫集群，以題名（TI）為檢索入口跨庫檢索2020年以前有關(guān)高校干部人事檔案文獻(xiàn)?？紤]“高校”一詞存在“高?！薄案叩葘W(xué)?！薄案叩仍盒！薄案呗氃盒！薄按髮W(xué)”，“干部人事檔案”一詞存在“干部人事檔案”“干部檔案”“人事檔案”多種表述的情況，分別對上述用詞進(jìn)行組合檢索，如“高校+干部人事檔案”“高校+干部檔案”等，檢索出1534篇文獻(xiàn)，經(jīng)過人工篩選，獲得597篇文獻(xiàn)。

二、核心概念

根據(jù)文獻(xiàn)檢索結(jié)果可以看出：存在“干部檔案”“干部人事檔案”“人事檔案”三個(gè)名詞混用情況，核心概念使用不夠規(guī)范，界定模糊。一篇文獻(xiàn)中會同時(shí)出現(xiàn)以上三個(gè)名詞指代同一事物，或不同文獻(xiàn)使用以上三個(gè)名詞指代同一事物。這對確定檢索詞造成困擾，影響檢索效果，更重要的是容易造成概念理解和區(qū)分上的混亂，缺乏嚴(yán)謹(jǐn)性，難以保證研究質(zhì)量。究其原因主要為以下幾方面。

1.文件使用核心概念的變化。1991年，中組部和國家檔案局聯(lián)合出臺《干部檔案工作條例》，從法律法規(guī)層面上確定“干部檔案”一詞。同年中組部出臺的《干部檔案整理工作細(xì)則》，也使用“干部檔案”一詞。2009年，中組部出臺《干部人事檔案收集歸檔規(guī)定》，開始使用“干部人事檔案”一詞，之后陸續(xù)出臺的相關(guān)文件也以使用“干部人事檔案”一詞為主，一直到2018年出臺《干部人事檔案工作條例》。這些文件使用核心概念的變化，一定程度上影響研究者對核心概念使用上的變化，出現(xiàn)有的文獻(xiàn)以“干部檔案”命名、有的文獻(xiàn)以“干部人事檔案”命名的現(xiàn)象。

2.核心概念理解上的差異。

第一種理解：干部檔案的“干部”為擁有干部身份的人，包括教師。因?yàn)樵谟?jì)劃經(jīng)濟(jì)年代，通常中專以上畢業(yè)者，都認(rèn)定為干部身份，與工人身份有所區(qū)別。根據(jù)高校用人特點(diǎn)，除少數(shù)工勤人員外，高校教職工主要為干部身份。按此理解，高校學(xué)生檔案亦可歸為干部檔案，但文獻(xiàn)中幾乎沒有相關(guān)表述。

第二種理解：干部檔案的“干部”為“領(lǐng)導(dǎo)干部”，至少科級及以上，而科級以下管理人員和教師群體甚至工勤人員為“人事范疇”，不屬于“干部”。因?yàn)橐酝嚓P(guān)文件對“干部人事檔案”“干部檔案”的界定并沒有對上述情況進(jìn)行明確，“人事檔案”一詞也未有官方界定。在實(shí)際工作中，科級及以上干部檔案多由組織部門管理，其余由人事部門管理，也容易讓人理解為組織部門管領(lǐng)導(dǎo)，他們管的檔案叫干部檔案，是領(lǐng)導(dǎo)的檔案，而人事部門管普通教職工，他們管的檔案叫人事檔案。所以許多文獻(xiàn)中的“人事檔案”通常是指教師、工勤人員檔案。

第三種理解：干部人事檔案是相對模糊的概念，是廣義理解上的干部檔案、人事檔案，與干部檔案、人事檔案通?；煊?。也就是干部人事檔案、干部檔案、人事檔案叫法不同，但基本包括擁有干部身份者的檔案（含高校領(lǐng)導(dǎo)、普通管理人員、教師及學(xué)生檔案）以及工勤人員的檔案，在文獻(xiàn)中從不刻意強(qiáng)調(diào)與區(qū)分，只含糊提及。

結(jié)論：研究時(shí)首先要明確核心概念的界定，文獻(xiàn)中的干部檔案、人事檔案、干部人事檔案到底是廣義上的還是具體有所指，以免研究缺乏嚴(yán)謹(jǐn)性和針對性，難以指導(dǎo)實(shí)踐。如果是具體有所指，按照《干部人事檔案工作條例》規(guī)定，建議凡屬公辦高校領(lǐng)導(dǎo)、管理人員和專業(yè)技術(shù)人員檔案統(tǒng)一使用“干部人事檔案”一詞，以免造成歧義。

三、研究內(nèi)容

1.關(guān)于檔案內(nèi)容的探討。學(xué)者們普遍認(rèn)為高校干部人事檔案內(nèi)容不能較好地體現(xiàn)高校環(huán)境下干部人才的特點(diǎn)。比如，孫欣榮認(rèn)為，目前的檔案內(nèi)容重政治輕業(yè)務(wù)，難以反映個(gè)人特點(diǎn)[1]。林曉云認(rèn)為應(yīng)將原來側(cè)重于記錄和反映教職工的個(gè)人社會經(jīng)歷、政治面貌、思想表現(xiàn)，轉(zhuǎn)變?yōu)閭?cè)重于反映教職工的教育教學(xué)和科研能力水平[2]。烏日娜認(rèn)為高校專業(yè)技術(shù)人員檔案內(nèi)容應(yīng)注重體現(xiàn)其業(yè)務(wù)表現(xiàn)，包括科研成果、社會服務(wù)、學(xué)生評價(jià)等，以便合理使用人才，發(fā)揮其專業(yè)特長[3]。

2.關(guān)于檔案管理體制與管理模式的探討。

（1）管理體制方面。由于干部人事檔案工作既涉及組織人事工作，又涉及檔案工作，許多高校面臨干部人事檔案是由綜合檔案館統(tǒng)一管理還是由組織人事部門專門管理的問題。比如，薛萬新、劉寧娟、彭堅(jiān)等認(rèn)為，高校干部人事檔案工作是高校檔案工作不可分割的一部分，將其納入高校綜合檔案館管理利于資源整合，是高校干部人事檔案管理的發(fā)展方向[4][5][6]。林素云認(rèn)為，干部人事檔案合并至高校綜合檔案部門集中統(tǒng)一管理存在多頭管理責(zé)權(quán)不清等問題，建議明確組織人事部門對干部人事檔案工作的權(quán)責(zé)[7]。程培英以浙江高校為例，認(rèn)為高校干部人事檔案管理權(quán)限分屬組織、人事、檔案館等部門有利有弊，可根據(jù)相關(guān)規(guī)定和本校實(shí)際選擇合適的辦法管理[8]。隨著《干部人事檔案工作條例》出臺，干部人事檔案管理歸屬問題已經(jīng)明朗，《條例》明確規(guī)定各級組織人事部門負(fù)責(zé)本地區(qū)、本部門、本單位干部人事檔案工作。

（2）管理模式方面。學(xué)者們根據(jù)高校組織人事工作和檔案工作的特點(diǎn)以及實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，對高校干部人事檔案管理模式進(jìn)行探討。比如，趙滟根據(jù)高校人事制度改革要求，認(rèn)為高校干部人事檔案可按照崗位分類和管理[9]。劉莉等提出ABC管理辦法，將在職干部教師、在職工人及離退休、離職和死亡檔案分為重點(diǎn)、次要、一般三種類別進(jìn)行管理[10]。鐘曉蕓提出“3+X”風(fēng)險(xiǎn)管理模式，將高校干部人事檔案管理風(fēng)險(xiǎn)劃分為紅、黃、藍(lán)三個(gè)等級，并對應(yīng)形成風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警、防范和補(bǔ)救措施[11]。趙紅艷認(rèn)為死亡人員檔案的社會價(jià)值更為凸顯，可轉(zhuǎn)為文書檔案進(jìn)行管理[12]。陳水生認(rèn)為檔案克隆、假檔、棄檔、死檔等現(xiàn)象是管理倫理缺失造成的，應(yīng)通過倫理約束完善檔案管理行為[13]。韓艷君認(rèn)為棄檔現(xiàn)象的產(chǎn)生是多方因素合力促成的，歸咎于現(xiàn)行人事、檔案管理制度或棄檔者是片面的[14]。黃偉新認(rèn)為高層次人才檔案重建有利有弊，應(yīng)探索適合高等教育發(fā)展需要的檔案管理模式[15]。鮑春艷認(rèn)為重建檔案破壞檔案本質(zhì)特性和憑證作用，應(yīng)予以規(guī)范和限制[16]。

3.關(guān)于檔案信息化建設(shè)的探討。信息化建設(shè)研究一直是干部人事檔案研究的重點(diǎn)。整體研究方面，余麗娜通過調(diào)查分析廣東省本科院校人事檔案信息化建設(shè)情況，發(fā)現(xiàn)各高校人事檔案管理系統(tǒng)建設(shè)滯后，僅限于檔案檢索和目錄數(shù)字化，部分學(xué)校還在用excel和word進(jìn)行管理，檔案網(wǎng)站沒有與檔案管理系統(tǒng)掛接等問題比較突出[17]。數(shù)字化外包、技術(shù)應(yīng)用、管理系統(tǒng)、安全研究方面，戴玲等認(rèn)為檔案數(shù)字化外包是把雙刃劍，需構(gòu)建嚴(yán)密、科學(xué)的外包工作機(jī)制[18]；張麗娜等認(rèn)為大數(shù)據(jù)技術(shù)在信息化建設(shè)中的應(yīng)用，可以實(shí)時(shí)收集檔案數(shù)據(jù)，預(yù)測高校人力資源發(fā)展趨勢[19]；勞力提出引入條形碼技術(shù)編制檔號條碼和檔案材料條碼[20]；曲紹燕等基于Struts與Hibernate框架[21]，李永鋒等面向服務(wù)架構(gòu)、采用SOA模型來設(shè)計(jì)和實(shí)現(xiàn)管理系統(tǒng)[22]，范燁引入清華同方TPI信息資源建設(shè)與管理系統(tǒng)[23]；戴潭棋從物理、網(wǎng)絡(luò)、信息、管理四方面對安全問題進(jìn)行探討[24]。

4.關(guān)于檔案專項(xiàng)審核的探討。2014年中組部在全國范圍內(nèi)開展干部人事檔案專項(xiàng)審核工作為檔案專審研究提供契機(jī)。探討專審的意義、梳理專審中存在的問題和解決對策一度成為研究熱點(diǎn)。比如，亢云潔等認(rèn)為，專審維護(hù)檔案真實(shí)性、嚴(yán)肅性和權(quán)威性，專審結(jié)果是科學(xué)選任干部、合理建設(shè)師資隊(duì)伍的有效依據(jù)[25]；計(jì)超認(rèn)為專審體現(xiàn)高校踐行全面從嚴(yán)治黨方針的決心力度，能夠防止檔案信息篡改，利于師德師風(fēng)建設(shè)，推動(dòng)干部人事檔案工作規(guī)范化。針對專審中發(fā)現(xiàn)檔案涂改造假、管理不規(guī)范、信息記載不一致、材料缺失等問題，計(jì)超認(rèn)為主要原因在于制度不健全、缺乏有效糾錯(cuò)和監(jiān)督機(jī)制，管理手段落后、信息化水平低，檔案管理人員流動(dòng)性大、業(yè)務(wù)水平不高，干部個(gè)人缺乏檔案意識等方面[26]；王琴認(rèn)為，高校要建立審核工作常態(tài)化、制度化機(jī)制，加強(qiáng)日常審核和任前審核，強(qiáng)化檔案部門自身監(jiān)督功能[27]；鄭亞輝將“三齡一歷”內(nèi)容失真的原因歸咎于自身利益需要而故意虛填、個(gè)人對政策把握不清、工作人員不熟悉業(yè)務(wù)或工作疏忽、單位沒有認(rèn)真調(diào)閱檔案或未經(jīng)實(shí)地調(diào)查就為干部出具證明材料等方面[28]。其他學(xué)者結(jié)合專審實(shí)際，對如何認(rèn)定“三齡兩歷”提供寶貴的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。

5.關(guān)于檔案業(yè)務(wù)工作的探討。高校干部人事檔案業(yè)務(wù)工作主要包括收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、利用等環(huán)節(jié)。目前研究主要集中在收集、整理、利用等環(huán)節(jié)。

（1）收集工作方面。許珍花認(rèn)為目前收集渠道單一，歸檔不主動(dòng)、不及時(shí)，材料缺乏利用價(jià)值等問題突出，應(yīng)建立定時(shí)收集、定向收集、跟蹤收集、補(bǔ)充收集的工作機(jī)制[29]。韓艷君等認(rèn)為做好收集工作，要掌握檔案材料形成時(shí)間規(guī)律、信息規(guī)律、變化規(guī)律，明確聯(lián)系人定期索要，通過檔案審核嚴(yán)把材料入口關(guān)[30]。

（2）整理工作方面。學(xué)者們主要對檔案分類、按件整理和檔案編排進(jìn)行探討。根據(jù)高校組織人事工作特點(diǎn)，可對原有檔案分類進(jìn)行調(diào)整，比如李艷認(rèn)為《干部檔案整理工作細(xì)則》規(guī)定專業(yè)技術(shù)崗位聘任材料與高校管理崗位聘任材料分別歸入第四—2類和第九—2類的分類方法與高校崗位聘任特點(diǎn)有出入，高校專業(yè)技術(shù)崗位聘任材料與管理崗位聘任材料同屬于崗位聘任材料，應(yīng)當(dāng)歸在第九—2類[31]；范燁提出將第九類的職稱材料及第一類的學(xué)歷材料調(diào)整到第四類，成為能全面反映個(gè)人學(xué)歷、學(xué)位、學(xué)績、培訓(xùn)和專業(yè)技術(shù)情況的材料[32]。針對傳統(tǒng)成套裝訂法，馮春蓮認(rèn)為整理要以保持檔案原貌為原則，不必過于強(qiáng)求形式的統(tǒng)一或被檔案裝具所限制，不要把相關(guān)規(guī)定中的一般性要求理解為強(qiáng)制性要求[33]；秦蓉認(rèn)為實(shí)際裝訂難以整齊劃一，為統(tǒng)一載體規(guī)格而進(jìn)行裁剪或裱糊，既增加工作量，又容易損壞檔案[34]；安瑩瑩認(rèn)為以件代卷，利于保護(hù)檔案原件和個(gè)人信息，方便材料及時(shí)歸檔；《歸檔文件整理規(guī)則》在文書檔案整理中的實(shí)踐應(yīng)用，也為干部人事檔案按件整理提供借鑒[35]；張瑞菊等也贊同以件代卷，但認(rèn)為需更新完善法律法規(guī)，對干部人事檔案中的“件”進(jìn)行界定，妥善處理既往形成檔案和后續(xù)材料補(bǔ)充的銜接，解決按件整理造成檔案材料的混亂與丟失的問題[36]。針對檔案如何編排更方便查找利用等問題，李莉等介紹字母（姓氏音聲母）+阿拉伯?dāng)?shù)字（固定編號）檔案編排方法[37]；江薇介紹更適合本校實(shí)際的四角號碼編排法[38]；秦蓉提出分類號+案卷號+人事檔案區(qū)分號組成的檔案編號結(jié)構(gòu)[39]；陳志宏對部門—姓氏筆畫（拼音）、籍貫—姓氏筆畫（拼音）、姓氏拼音、漢字結(jié)構(gòu)等排架法進(jìn)行對比，認(rèn)為各排架方法優(yōu)缺點(diǎn)與各個(gè)高校的具體人數(shù)和館藏及歷史沿革有很大的關(guān)系，不宜照搬照抄[40]。

（3）檔案利用方面。學(xué)者們多主張適度開放原則。比如，范燁認(rèn)為檔案重藏輕用局面已不能滿足社會的需求，可以將干部人事檔案劃分為完全公開、部分公開、保密三類，根據(jù)當(dāng)事人實(shí)際需求選擇開放程度[41]。韓穎等認(rèn)為要變被動(dòng)服務(wù)為積極主動(dòng)服務(wù)，正確處理檔案的保密與利用關(guān)系，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息部分向個(gè)人開放[42]。杜宇認(rèn)為應(yīng)在把握保密和開放雙重要求下，保障當(dāng)事人對本人檔案的知情權(quán)[43]。

由此可知，目前高校干部人事檔案研究包括對干部人事檔案研究和干部人事檔案工作研究。既有宏觀、綜合的研究，也有微觀、具體的研究。宏觀主要表現(xiàn)為通篇從制度、人員、管理、信息化、觀念等方面對高校干部人事檔案工作進(jìn)行研究。此類研究是對干部人事檔案工作整體情況較為全面、系統(tǒng)的闡述，但因面面俱到，只能點(diǎn)到為止，研究多比較淺顯，難有深度分析，缺乏具體可實(shí)現(xiàn)措施，既不能治標(biāo)，也不能治本。微觀主要表現(xiàn)為就高校干部人事檔案工作某一方面、某一現(xiàn)象或某一問題進(jìn)行研究，研究相對比較集中、深入，但提出解決對策運(yùn)用的范圍比較窄，通常都是基于本單位實(shí)踐形成的經(jīng)驗(yàn)，沒有大范圍的推廣，一定程度上反映該工作橫向和縱向交流存在障礙。此外，干部人事檔案研究主要以應(yīng)用研究為主，集中對干部人事檔案工作研究，這可能與干部人事檔案工作政策性強(qiáng)、實(shí)踐性強(qiáng)的特點(diǎn)有關(guān)，但對于深入挖掘干部人事檔案內(nèi)在價(jià)值，對于從檔案學(xué)理論的角度來研究干部人事檔案及干部人事檔案工作內(nèi)在邏輯方面的成果很少，研究深度有待增強(qiáng)。