高校機構(gòu)知識庫在學(xué)術(shù)檔案管理中的應(yīng)用

李 琴 左瑞玲 張海蕓 王 鸝

一、引言

學(xué)術(shù)檔案的概念并無權(quán)威定義，一般認(rèn)為是學(xué)術(shù)活動中產(chǎn)生的各種成果記錄[1-3]。由于科研檔案很多具有學(xué)術(shù)性，易造成學(xué)術(shù)檔案與科研檔案混淆。學(xué)術(shù)檔案比科研檔案的范圍更廣泛，包括已經(jīng)公開發(fā)表（或發(fā)布）和未公開發(fā)布（或發(fā)布）兩大類：已公開的包括期刊論文、會議論文、專著、專利說明書、學(xué)位論文（部分未公布）等；未公開的包括技術(shù)報告、實驗記錄、教案課件、學(xué)術(shù)講座ppt、講演稿件、調(diào)查分析報告、各類研究手稿等。國際上對學(xué)術(shù)檔案的收集非常重視，哈佛大學(xué)的檔案館就收藏了三百余年的學(xué)術(shù)檔案，保藏有哈佛大學(xué)歷年出版的全部書籍及其手稿，哈佛大學(xué)的教授在退休或逝世后，可將他—生的文稿交到檔案館永久保存[4]。我國對學(xué)術(shù)檔案的收藏目前還很不充分，一方面是因為機構(gòu)對學(xué)術(shù)檔案的重視不夠，另一方面是學(xué)術(shù)檔案數(shù)量龐大，檔案管理部門缺少充足的人力和空間來收集、加工、整理、保存學(xué)術(shù)檔案。近些年，很多機構(gòu)完成了數(shù)字檔案建設(shè)，學(xué)術(shù)檔案的收藏量已經(jīng)不再受空間限制，但是受制于檔案管理制度和習(xí)慣的影響，學(xué)術(shù)檔案的收藏范圍仍舊偏小，很多有價值的學(xué)術(shù)檔案沒有進入數(shù)字檔案系統(tǒng)。近幾年，機構(gòu)知識庫的建設(shè)已經(jīng)比較普及，恰好為學(xué)術(shù)檔案的收集提供了條件。機構(gòu)知識庫是收集并保存機構(gòu)成員創(chuàng)造的知識資產(chǎn)的倉儲系統(tǒng)[5-7]。無論是已經(jīng)發(fā)表的學(xué)術(shù)成果，還是研究過程中的點滴思想記錄，都可以存放到機構(gòu)知識庫中，進行規(guī)范化的展示，并可與同行分享。因此，機構(gòu)知識庫為學(xué)術(shù)檔案的存儲、展示、查找、應(yīng)用提供了條件，這恰好彌補了檔案館收藏學(xué)術(shù)檔案不完整的缺陷。

二、高校學(xué)術(shù)檔案類別和收藏現(xiàn)狀

高校的學(xué)術(shù)檔案目前沒有集中收集和管理的單位，而是分散收藏在檔案館、教學(xué)管理部門、科研管理部門等不同機構(gòu)中，很大一部分學(xué)術(shù)檔案僅留存在學(xué)者個人手中。隨著存儲設(shè)備老化、電腦更新、辦公室的遷移等，學(xué)者手中的學(xué)術(shù)資料往往散失，無論是紙質(zhì)資料還是數(shù)字型資料，均可能永久丟失。按照學(xué)術(shù)活動的類型，學(xué)術(shù)檔案可以分為科研檔案和教學(xué)檔案兩大類?？蒲袡n案一般保存在科研管理部門，如高校的科技處。教學(xué)檔案一般保存在教學(xué)管理部門，如教務(wù)處、研究生院。檔案館對重要的科研檔案和教學(xué)檔案都有收藏，但是對于著作、論文等很多學(xué)術(shù)檔案不進行收藏。無論檔案館、科技處、教務(wù)處、研究生院，都側(cè)重于管理檔案的收藏，側(cè)重管理過程的記錄，而非學(xué)術(shù)內(nèi)容，對學(xué)術(shù)性較強的很多資料并沒有進行完整的收藏。

1.科研檔案收藏情況?？蒲袡n案，即科學(xué)技術(shù)研究檔案，是在基礎(chǔ)研究、應(yīng)用研究和開發(fā)研究等自然科學(xué)技術(shù)研究活動中形成的科技檔案。人文社會科學(xué)領(lǐng)域中所產(chǎn)生的一些學(xué)術(shù)研究檔案，也按照科研檔案來管理，所以本文中所說的科研項目包括人文社科領(lǐng)域的研究課題。按照國家科學(xué)技術(shù)委員會、國家檔案局的規(guī)定，科研檔案一般包括五類，分別產(chǎn)生于科研項目準(zhǔn)備階段、項目研究階段、項目驗收階段、科技成果獎勵申報階段、科技成果推廣應(yīng)用階段。每個階段的學(xué)術(shù)檔案收藏情況不同，都會有些有價值的學(xué)術(shù)檔案沒有列入收藏范圍。

（1）科研項目準(zhǔn)備階段。檔案管理部門一般只收藏正式立項的科研項目檔案，包括申請書、任務(wù)書、委托書、開題報告、合同等文件，如國家自然科學(xué)基金項目，科研管理部門會完整留存從立項到課題結(jié)束的全部項目管理檔案。對于提交立項申請卻未批復(fù)的項目，則不存檔，很多自主開展的課題研究，雖然具有較高學(xué)術(shù)價值，對后續(xù)開展同類研究具有很強借鑒意義，但是科研管理部門并不留存。這類自主研發(fā)的項目產(chǎn)生的學(xué)術(shù)檔案，并無存繳的地方，機構(gòu)庫的建設(shè)為這類學(xué)術(shù)檔案提供了統(tǒng)一的存繳和管理平臺。

（2）項目研究階段?？蒲许椖垦芯侩A段會產(chǎn)生大量學(xué)術(shù)資料，都是具有重要學(xué)術(shù)價值的原始記錄，是值得收集的重要學(xué)術(shù)檔案資料，包括實驗設(shè)計、實驗過程分析、實驗報告、各種設(shè)計文件和設(shè)計圖紙、調(diào)查資料、各類圖形、數(shù)據(jù)資料等。這些學(xué)術(shù)資料大部分都沒有被檔案管理部門收藏。在各個階段產(chǎn)生的學(xué)術(shù)檔案中，項目研究階段散失的資料最多，而其價值往往也是最大的。因為這階段的學(xué)術(shù)檔案反映了學(xué)者們的科學(xué)研究的實踐，既有失敗的教訓(xùn)也有成功的經(jīng)驗，參考這些學(xué)術(shù)檔案，可以使后續(xù)相關(guān)研究少走彎路，節(jié)約研究成本與時間。

（3）項目驗收階段。驗收階段的學(xué)術(shù)檔案往往是系統(tǒng)的成果描述，包括項目結(jié)題報告、項目驗收報告、課題成果鑒定材料、論文、專著、專利申請材料等。項目驗收往往需要專門的機構(gòu)來組織，大部分資料都會歸檔留存。有些高校是科研管理部門存檔，有些高校則是檔案館存檔。但是也有一些高校沒有留存驗收報告，只存檔了驗收表、鑒定書等程序性文件，最有學(xué)術(shù)價值的研究報告卻沒有得到系統(tǒng)收藏與管理。

（4）科技成果獎勵申報階段。科研成果完成后，優(yōu)秀的成果往往會參加成果獎勵評審，產(chǎn)生成果獎勵申報材料，包括獎勵申報書、獎勵證書、專利證書等證實成果水平的學(xué)術(shù)檔案，這類檔案可以證明成果的學(xué)術(shù)層次，卻不一定能提供詳細的研究內(nèi)容。這類學(xué)術(shù)檔案的收集覆蓋面往往比較完整，但是內(nèi)容未必完整，證書類一般都有存檔，但是報告卻大多缺失。專利說明書在專利局可查全文，但是機構(gòu)內(nèi)部未必有存檔。

（5）科技成果推廣應(yīng)用階段。推廣應(yīng)用階段會產(chǎn)生應(yīng)用方案、應(yīng)用測試總結(jié)分析、擴大生產(chǎn)的設(shè)計文件、推廣實踐的工藝文件、成果轉(zhuǎn)讓合同等。這類檔案的學(xué)術(shù)性低，但是有些檔案也具有很強的學(xué)術(shù)參考價值，部分檔案會在科研管理部門存檔，有些生產(chǎn)相關(guān)文件會在應(yīng)用單位存檔。這類檔案總體保存不系統(tǒng)、不完善。

2.教學(xué)檔案收藏情況。教學(xué)檔案是在教學(xué)管理、教學(xué)研究、教學(xué)實踐等教學(xué)活動中產(chǎn)生的各類學(xué)術(shù)記錄，包括教學(xué)大綱、教案、教學(xué)研究分析報告、課程相關(guān)調(diào)查報告、教學(xué)課件ppt、教學(xué)視頻、教學(xué)軟件等[8]。教學(xué)大綱、課程總結(jié)等文件一般保存在教務(wù)處，教案、教學(xué)課件、教學(xué)視頻、給學(xué)生準(zhǔn)備的補充學(xué)習(xí)材料、教師在教學(xué)中的研究與思考等，則大多保留在教師個人手中。隨著新的課程開設(shè)，授課老師接受新的教學(xué)任務(wù)，很多教學(xué)相關(guān)的資料丟失，未能保留下來。

（1）教學(xué)管理過程中的檔案。教學(xué)管理過程中會產(chǎn)生教學(xué)大綱、教學(xué)研究課題申報總結(jié)等檔案資料。這些都具有一定的學(xué)術(shù)價值，一般由教學(xué)管理部門歸檔，資料保存比較完整。

（2）教師教學(xué)過程中的檔案。這類檔案資料包括教學(xué)課件、教案、授課經(jīng)驗總結(jié)、學(xué)生學(xué)習(xí)情況調(diào)查和分析、備課過程中的資料收集整理和筆記等，這些都是教師的經(jīng)驗總結(jié)，是具有較高學(xué)術(shù)價值的信息，各檔案管理部門均不收藏這類檔案，教師只能自己保存，一般兩三年后就遺失了，不能長久保存，更缺少共享和交流的便捷渠道。

三、機構(gòu)知識庫收集學(xué)術(shù)檔案的方式

機構(gòu)知識庫是收藏本機構(gòu)內(nèi)全部智力勞動成果的知識倉儲，具有重要學(xué)術(shù)價值的學(xué)術(shù)檔案是其主要的收藏內(nèi)容。機構(gòu)知識庫中收藏的內(nèi)容大致有兩大類，一類是已經(jīng)公開發(fā)表的成果，主要包括期刊論文、會議論文、專著、專利文獻；另一類是未公開發(fā)表的成果，這一類成果類型多樣，格式不一，收集比較困難，管理比較復(fù)雜。

1.公開發(fā)表成果的收集。公開發(fā)表成果收集有兩種方式，一種是通過學(xué)者自主存繳的方式來收集，這種需要學(xué)者手動編輯上傳自己的成果；二是系統(tǒng)自動推送方式來收集，這種方式通過出版社提供的數(shù)據(jù)進行篩選，然后推送給學(xué)者，經(jīng)學(xué)者確認(rèn)后入庫收藏。通過自動推送方式獲取的成果元數(shù)據(jù)更完整、更規(guī)范，而且能夠節(jié)約學(xué)者的時間，是首選的收集方式。目前，圖書館基本都采購了大量學(xué)術(shù)數(shù)據(jù)庫，可以提取本機構(gòu)學(xué)者發(fā)表的大部分公開出版文獻，具備推送的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。自動推送方式收集學(xué)術(shù)檔案的難點在于數(shù)據(jù)清洗，來源于不同出版社的期刊庫、書目數(shù)據(jù)庫、文獻集成數(shù)據(jù)庫、二次文獻庫的文獻具有數(shù)據(jù)量大、數(shù)據(jù)格式不同、標(biāo)引程度不同、數(shù)據(jù)重復(fù)等問題，需要極高的數(shù)據(jù)清洗水平。數(shù)據(jù)清洗后格式基本統(tǒng)一、重復(fù)數(shù)據(jù)去除，但是仍然存在同一作者英文名翻譯多樣、不同作者姓名縮寫相同等問題。推送到數(shù)據(jù)庫的信息仍然需要學(xué)者們的認(rèn)領(lǐng)，才能最終完成歸檔工作。

2.未公開出版學(xué)術(shù)檔案的收集。未公開出版的學(xué)術(shù)檔案大多數(shù)掌握在學(xué)者個人手中，只能通過自存繳方式進行收集歸檔。機構(gòu)知識庫最大的優(yōu)勢在于對這些灰色學(xué)術(shù)檔案的收集，尤其是對學(xué)術(shù)研究過程的中間成果的收集。學(xué)術(shù)研究過程中產(chǎn)生的各階段記錄、分析，甚至閱讀筆記、思考隨筆、學(xué)術(shù)猜想、研究計劃等，一切具有學(xué)術(shù)價值的文檔均可存入機構(gòu)知識庫。這種收集方式的重點是設(shè)計友好的系統(tǒng)界面，讓學(xué)者們方便快捷地填寫、上傳自己的學(xué)術(shù)檔案。有些歷史數(shù)據(jù)存在于教學(xué)成果管理系統(tǒng)和科研成果管理系統(tǒng)中，可以通過接口直接導(dǎo)入機構(gòu)知識庫，實現(xiàn)統(tǒng)一收藏與管理。

四、高校機構(gòu)知識庫對學(xué)術(shù)檔案的管理

1.建立機構(gòu)庫收繳學(xué)術(shù)檔案的監(jiān)督激勵機制。目前，機構(gòu)知識庫的成果收繳有強制和自愿兩種，為了學(xué)術(shù)檔案收繳更完整，需要建立完善的收繳機制。由于學(xué)術(shù)成果的性質(zhì)不同，可以采用強制收繳和鼓勵自愿收繳相結(jié)合的方式，對重要成果可以通過制度規(guī)定要求學(xué)者必須存繳，如專著、高級別的學(xué)術(shù)論文、國家級省部級課題相關(guān)的立項報告、結(jié)項報告、鑒定報告、獎勵申報表等。對于課題研究的中間成果、未立項的自主研究課題資料、教學(xué)課件、教學(xué)經(jīng)驗總結(jié)、自制教學(xué)音視頻等學(xué)術(shù)資料，可以設(shè)置激勵機制，鼓勵學(xué)者主動存繳到機構(gòu)知識庫保存。

2.堅持學(xué)術(shù)性優(yōu)先原則。機構(gòu)知識庫的重點是收藏學(xué)術(shù)成果，對于管理工作產(chǎn)生的一些程序性文檔，則主要由教學(xué)、科研、檔案等管理部門存檔。因此，判斷是否需要歸檔到機構(gòu)知識庫的一條最基本原則是學(xué)術(shù)性。堅持機構(gòu)知識庫的學(xué)術(shù)性原則，一是為了劃定機構(gòu)知識庫和數(shù)字化檔案庫分工，防止重復(fù)收錄造成存儲和管理的資源浪費；二是為了學(xué)術(shù)成果的分享與交流。大多數(shù)管理檔案的學(xué)術(shù)共享與交流比較受限制，而機構(gòu)知識庫建立的目的就是為了學(xué)術(shù)成果的收藏、分享與學(xué)術(shù)交流，因此非學(xué)術(shù)型文獻與機構(gòu)庫的建設(shè)原則是背離的，如合同、協(xié)議等不屬于機構(gòu)知識庫收藏的范圍。

3.實行成果分級控制和分級訪問管理。機構(gòu)知識庫是共享理念下的學(xué)術(shù)資源庫，是學(xué)者進行學(xué)術(shù)交流的資源分享空間，因此機構(gòu)知識庫應(yīng)該是開放的。對于學(xué)者而言，有些學(xué)術(shù)成果需要暫時保密，這樣就需要對成果進行訪問分級控制。機構(gòu)知識庫中學(xué)術(shù)成果開放級別可以為三級：全網(wǎng)開放、機構(gòu)內(nèi)部開放、學(xué)者本人可見。

如果不涉及國家機密，則所有成果的題錄信息應(yīng)該是全網(wǎng)開放。對于已經(jīng)公開出版的文獻，可以采用全網(wǎng)開放訪問全文。對于學(xué)者自存繳的學(xué)術(shù)資源，由作者設(shè)定是否保密和保密期限。對于無需保密的自存繳資源，應(yīng)該全網(wǎng)開放，以促進學(xué)術(shù)成果的交流分享，提高學(xué)者和機構(gòu)的影響力。對于需要保密的成果，可以視情況設(shè)定為機構(gòu)內(nèi)部開放或僅學(xué)者本人可見。

與成果的分級設(shè)置相對應(yīng)，機構(gòu)庫的用戶也應(yīng)該設(shè)置為不同級別，可設(shè)定系統(tǒng)管理員、二級機構(gòu)管理員、機構(gòu)內(nèi)部學(xué)者、機構(gòu)外注冊用戶、游客等不同身份，分別賦予不同的數(shù)據(jù)訪問權(quán)限。

4.做好學(xué)術(shù)檔案應(yīng)用系統(tǒng)開發(fā)設(shè)計工作。學(xué)術(shù)檔案收集管理的目的是為了使用，在使用中促進知識的流動與創(chuàng)新。機構(gòu)知識庫系統(tǒng)的檢索、統(tǒng)計、分析等模塊需要根據(jù)學(xué)者需求不斷完善，并開發(fā)新的應(yīng)用功能，以滿足學(xué)者對學(xué)術(shù)檔案的使用需求。

5.做好機構(gòu)知識庫的宣傳推廣工作。機構(gòu)知識庫建設(shè)的根本目的是為了機構(gòu)內(nèi)學(xué)術(shù)成果的收藏與使用，學(xué)術(shù)成果在分享中才能得以應(yīng)用，在使用中其價值才能得以發(fā)揮。機構(gòu)知識庫應(yīng)用的前提是學(xué)者們對機構(gòu)知識庫的認(rèn)可，需要學(xué)者們認(rèn)識到存儲自己的學(xué)術(shù)成果和分享交流的重大意義，因此宣傳推廣尤其重要。機構(gòu)知識庫的宣傳推廣需要與學(xué)者建立密切聯(lián)系，機構(gòu)知識庫的建設(shè)人員有限，因此需要借助新媒體力量和學(xué)者們的力量。一方面通過微信、微博、機構(gòu)官網(wǎng)、機構(gòu)報紙等媒體開展宣傳推廣；另一方面需要從每個二級機構(gòu)選擇幾位有影響力的學(xué)者，聘為機構(gòu)庫宣傳推廣員，借助這些學(xué)者們的學(xué)科知識背景和學(xué)術(shù)圈子，開展宣傳推廣工作。

五、結(jié)語

總之，學(xué)術(shù)檔案是具有學(xué)術(shù)價值的文獻信息資源，是學(xué)者們的智力勞動成果，具有很高的學(xué)術(shù)價值，理應(yīng)得到完善的收藏，并且需要便捷的檢索和利用途徑，以發(fā)揮其學(xué)術(shù)價值。機構(gòu)知識庫為學(xué)術(shù)檔案的收藏管理提供了便捷途徑，實現(xiàn)了與數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的互補。目前機構(gòu)知識庫系統(tǒng)一般具有強大的檢索功能和統(tǒng)計功能，這為學(xué)術(shù)檔案的應(yīng)用提供了更多途徑。數(shù)據(jù)清洗水平的提高、成果自動推送準(zhǔn)確度的提高、成果分級管理和訪問分級控制、新應(yīng)用模塊的開發(fā)、深入的宣傳推廣，這些發(fā)展將使得學(xué)者更加認(rèn)可機構(gòu)知識庫。為了更好地收藏和利用學(xué)術(shù)檔案，高校和學(xué)術(shù)機構(gòu)應(yīng)該促進機構(gòu)知識庫建設(shè)，開發(fā)和完善機構(gòu)知識庫的深層次功能，為科研創(chuàng)新提供更好的學(xué)術(shù)信息資源保障。