后保管時(shí)代視角下的專(zhuān)題檔案

楊棉月

早在1958年,謝倫伯格就指出，未來(lái)的檔案工作由其管理對(duì)象的整體特征、形式以及數(shù)量所決定[1]26。60多年過(guò)去，檔案工作的發(fā)展是隨著檔案對(duì)象的變化而不斷變化的，檔案管理理論也并不是一套永恒不變的固定原則[2]145。

專(zhuān)題檔案的管理理論及思想也是隨著專(zhuān)題檔案的內(nèi)容和載體不斷發(fā)展而變化，以便適應(yīng)文件的形成結(jié)構(gòu)、檔案的管理系統(tǒng)以及檔案開(kāi)發(fā)利用等方面的劇烈變化，適應(yīng)社會(huì)、文化、經(jīng)濟(jì)、技術(shù)等方面的發(fā)展趨勢(shì)。

一、專(zhuān)題檔案與后保管時(shí)代

國(guó)內(nèi)檔案界對(duì)專(zhuān)題檔案有一定的介紹和解析，但缺乏系統(tǒng)、全面的研究。其中，有學(xué)者將專(zhuān)題檔案界定為“圍繞一個(gè)專(zhuān)門(mén)研究或討論的具有重要?dú)v史價(jià)值的社會(huì)實(shí)踐過(guò)程而收集形成的具有密切有機(jī)聯(lián)系的檔案整體”[3]38。根據(jù)這一界定，可以將專(zhuān)題檔案看成是由其形成者在專(zhuān)題活動(dòng)或特定主題中自然產(chǎn)生的，是有機(jī)聯(lián)系而并非人為編造的，是立足于特定主題需求而建立的檔案[4]40。例如，疫情防控工作檔案、“不忘初心、牢記使命”主題教育檔案、高校評(píng)估專(zhuān)題檔案、市政園林專(zhuān)題檔案等等。專(zhuān)題檔案涵蓋文書(shū)檔案、聲像檔案、科研檔案、實(shí)物檔案等檔案類(lèi)別，檔案內(nèi)容豐富、載體形式多樣，且具有原始性、綜合性、專(zhuān)業(yè)性、交叉性、時(shí)效性等特點(diǎn)。

F·杰拉爾德·漢姆在《后保管時(shí)代的檔案戰(zhàn)略》一文中提出，信息技術(shù)的發(fā)展使得檔案數(shù)量快速增長(zhǎng)、檔案載體不斷革新,由此檔案工作進(jìn)入了一個(gè)新的歷史發(fā)展時(shí)代——后保管時(shí)代[5]20。隨后，在1996年第十三屆國(guó)際檔案大會(huì)上，庫(kù)克也提出“后保管時(shí)代”這一概念，他認(rèn)為后保管時(shí)代是區(qū)別于傳統(tǒng)文件的保管模式，區(qū)別于保管時(shí)代。后保管時(shí)代是信息技術(shù)快速發(fā)展、文件數(shù)量劇增、文件形態(tài)發(fā)生變化并以電子文件的發(fā)展為標(biāo)志的一個(gè)時(shí)代。它意味著專(zhuān)題檔案的工作對(duì)象和檔案學(xué)研究的內(nèi)容將得到極大豐富[6]19。在后保管時(shí)代，檔案工作者對(duì)于一些本源的、核心的專(zhuān)題檔案管理問(wèn)題要有足夠的認(rèn)識(shí)，并從中找到涉及專(zhuān)題檔案管理工作的新方法和新理念。

二、專(zhuān)題檔案的來(lái)源詮釋

檔案學(xué)的后保管時(shí)代倡導(dǎo)的新來(lái)源觀，強(qiáng)調(diào)的是文件的形成過(guò)程和全部背景，重點(diǎn)關(guān)注專(zhuān)題檔案的來(lái)源、制作目的、檔案之間以及立檔部門(mén)之間的聯(lián)系等內(nèi)容[7]9。在傳統(tǒng)的專(zhuān)題檔案管理過(guò)程中，來(lái)源原則主要是用于指導(dǎo)專(zhuān)題檔案的收集、整理和分類(lèi)。其核心是檔案的來(lái)源或者全宗，要求檔案館將專(zhuān)題檔案按其來(lái)源或形成部門(mén)進(jìn)行整理和分類(lèi)，同時(shí)在整理和分類(lèi)時(shí)不能將同一來(lái)源的檔案與其他來(lái)源的檔案相混淆，要尊重專(zhuān)題檔案實(shí)體的原始次序[8]7。在后保管時(shí)代下的專(zhuān)題檔案管理工作中，由于現(xiàn)代科技手段的飛速發(fā)展，專(zhuān)題檔案的文件形成過(guò)程及背景變得復(fù)雜多樣，僅僅按照傳統(tǒng)的檔案來(lái)源或形成部門(mén)進(jìn)行整理歸檔，顯然已經(jīng)不能完全滿(mǎn)足專(zhuān)題檔案管理的工作需要，以及檔案利用者和相關(guān)研究人員對(duì)專(zhuān)題檔案的需求。

1.專(zhuān)題檔案收集范圍擴(kuò)大化。專(zhuān)題活動(dòng)的目的性非常明確，專(zhuān)題檔案的收集也就具備指向性。只要與專(zhuān)題活動(dòng)相關(guān)且具有保存價(jià)值的檔案均可納入專(zhuān)題檔案的收集范圍。雖然專(zhuān)題檔案的利用在一定程度上決定檔案的收集范圍，但是未來(lái)利用檔案需求的不確定性使檔案工作者難以精準(zhǔn)確定收集范圍。專(zhuān)題檔案的歸檔范圍在后保管時(shí)代顯然不再需要進(jìn)行精細(xì)化的量化。此外，專(zhuān)家學(xué)者對(duì)專(zhuān)題檔案的利用預(yù)期不盡相同，這就要求檔案工作者必須擴(kuò)大專(zhuān)題檔案的收集范圍。同時(shí)，社交媒體的廣泛應(yīng)用也豐富了專(zhuān)題檔案的來(lái)源，給專(zhuān)題檔案的收集整理帶來(lái)新的挑戰(zhàn)。馮惠玲教授曾將社交媒體分為“創(chuàng)作發(fā)表型、資源共享型、協(xié)同編輯型、社交服務(wù)型、C2C商務(wù)網(wǎng)站”五種類(lèi)型[9]4。目前，專(zhuān)題檔案經(jīng)常運(yùn)用的社交媒體主要是創(chuàng)作發(fā)表型，如各大新聞媒體的網(wǎng)站、博客對(duì)有關(guān)專(zhuān)題活動(dòng)的宣傳報(bào)道，個(gè)人的微博、微信對(duì)專(zhuān)題活動(dòng)的評(píng)價(jià)論述等。那么，檔案工作者就要從社交媒體的角度進(jìn)行物理歸檔，即脫機(jī)介質(zhì)歸檔和網(wǎng)絡(luò)信息歸檔。

2.檔案工作者收集檔案提前化。檔案工作者的職責(zé)雖然是管理檔案而非制造檔案，但是提前介入專(zhuān)題活動(dòng)，對(duì)專(zhuān)題活動(dòng)進(jìn)行前端控制和全程管理也是極有必要的。專(zhuān)題檔案的形成部門(mén)，極少可以完全獨(dú)立地處理涉及的業(yè)務(wù)，所有的部門(mén)都相互聯(lián)系。文件管理系統(tǒng)、業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)以及各種各樣的文件載體，也都分散在各立檔部門(mén)。這樣一來(lái)，檔案工作者的全程參與，對(duì)專(zhuān)題檔案的形成部門(mén)、專(zhuān)題檔案的檔案門(mén)類(lèi)等方面能夠掌握得更加全面，也就確保專(zhuān)題檔案被有效捕獲和控制。檔案工作者對(duì)專(zhuān)題檔案的指導(dǎo)作用也將超越檔案館這一重點(diǎn)領(lǐng)域，貫穿文件從部門(mén)生成直至進(jìn)館保存的整個(gè)運(yùn)動(dòng)過(guò)程，專(zhuān)題檔案的收集整理也會(huì)更加專(zhuān)業(yè)、更加高效。如“不忘初心、牢記使命”主題教育領(lǐng)導(dǎo)小組、新冠肺炎疫情防控工作領(lǐng)導(dǎo)小組等臨時(shí)機(jī)構(gòu)在籌備之初應(yīng)該將檔案工作者作為領(lǐng)導(dǎo)小組成員，提前謀劃專(zhuān)題活動(dòng)的檔案工作。

三、專(zhuān)題檔案的鑒定工作

英國(guó)檔案理論家希拉里·詹金遜認(rèn)為，檔案工作者在檔案鑒定中必然會(huì)運(yùn)用“個(gè)人判斷”，有礙歷史學(xué)家或其他研究者對(duì)檔案的實(shí)際或預(yù)期利用[10]148。鑒于此，專(zhuān)題檔案的宏觀鑒定對(duì)檔案工作者的個(gè)人素養(yǎng)、知識(shí)水平乃至專(zhuān)業(yè)背景都有一定的要求。檔案工作者應(yīng)盡可能規(guī)避自己的“前見(jiàn)”[11]14，運(yùn)用專(zhuān)業(yè)知識(shí)進(jìn)行專(zhuān)題檔案的價(jià)值鑒定。同時(shí)，檔案工作者對(duì)專(zhuān)題檔案宏觀鑒定的切入點(diǎn)不能僅停留在檔案管理層面，還應(yīng)該結(jié)合歷史、文學(xué)、哲學(xué)等學(xué)科知識(shí)。隨著電子文件的產(chǎn)生，傳統(tǒng)的檔案鑒定方法急需適時(shí)調(diào)整。后保管時(shí)代下提倡的是宏觀鑒定，鑒定的重點(diǎn)在于以職能分析為主的內(nèi)容鑒定和技術(shù)鑒定[12]9。

1.專(zhuān)題檔案的內(nèi)容鑒定。美國(guó)檔案鑒定理論之父謝倫伯格認(rèn)為，檔案材料具有原始價(jià)值和從屬價(jià)值。原始價(jià)值體現(xiàn)了專(zhuān)題檔案對(duì)其形成者的重要作用，從屬價(jià)值是專(zhuān)題檔案對(duì)后來(lái)研究者的價(jià)值[13]150。專(zhuān)題檔案在充當(dāng)其形成者職能、計(jì)劃、決策過(guò)程等方面的證據(jù)時(shí)，體現(xiàn)了專(zhuān)題檔案的原始價(jià)值。如，高校評(píng)估專(zhuān)題檔案為后來(lái)的評(píng)估工作提供了寶貴的經(jīng)驗(yàn)以及豐富的原始材料。檔案工作者、研究人員對(duì)專(zhuān)題檔案進(jìn)行二次加工，編研開(kāi)發(fā)的過(guò)程體現(xiàn)了專(zhuān)題檔案的從屬價(jià)值，如疫情防控檔案中科研檔案的匯編成果。專(zhuān)題檔案的技術(shù)鑒定也是隨著電子文件的出現(xiàn)而產(chǎn)生的。

2.專(zhuān)題檔案的技術(shù)鑒定。專(zhuān)題檔案的技術(shù)鑒定是全面檢查其電子文件各方面的技術(shù)狀態(tài)，包括認(rèn)定文件信息的真實(shí)性、可靠性、可讀性和檢測(cè)文件的載體性能，技術(shù)鑒定包括專(zhuān)題檔案電子文件的硬件和軟件兩個(gè)方面。硬件方面的鑒定主要是對(duì)載體、網(wǎng)絡(luò)連接等狀態(tài)進(jìn)行檢測(cè)。軟件方面的鑒定包括可讀性鑒定、可靠性鑒定、完整性鑒定和病毒鑒定等[14]10。檔案工作者在電子文件產(chǎn)生之前，就應(yīng)該要求其形成部門(mén)保證電子文件的真實(shí)性、完整性和有效性，并對(duì)電子文件進(jìn)行加密處理，確保電子文件不會(huì)被篡改，尤其是專(zhuān)題活動(dòng)中產(chǎn)生的文件材料、數(shù)據(jù)表格、科研成果等電子檔案。

四、專(zhuān)題檔案的知識(shí)服務(wù)

專(zhuān)題檔案的知識(shí)服務(wù)是以搜索、組織、分析、重組檔案信息資源的知識(shí)及能力為基礎(chǔ)，根據(jù)檔案利用者的主觀需求和客觀條件，能夠提供有效支持專(zhuān)題檔案知識(shí)應(yīng)用和知識(shí)創(chuàng)新的服務(wù)。知識(shí)服務(wù)是以檔案利用者為目標(biāo)驅(qū)動(dòng)的服務(wù),它關(guān)注的焦點(diǎn)和最后的評(píng)價(jià)不是“檔案工作者是否提供了檔案利用者需要的檔案信息”,而是“檔案利用者是否通過(guò)檔案工作者的服務(wù)解決了自己的實(shí)際問(wèn)題”[15]34。現(xiàn)代技術(shù)和管理手段實(shí)現(xiàn)了專(zhuān)題檔案從簡(jiǎn)單到復(fù)雜、從數(shù)字化到數(shù)據(jù)化的過(guò)程。這一過(guò)程為專(zhuān)題檔案的知識(shí)服務(wù)提供技術(shù)支持，使得在對(duì)專(zhuān)題檔案信息資源進(jìn)行搜集、分析、重組的過(guò)程中以及專(zhuān)題數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)管理、專(zhuān)題檔案智能編研等問(wèn)題都能夠借助科技手段，而不僅僅是依賴(lài)人工查閱與評(píng)估。

在某種意義上，所有檔案文獻(xiàn)的最終目標(biāo)都是長(zhǎng)時(shí)間地傳播和保存信息[16]85，專(zhuān)題檔案的最終目標(biāo)亦是如此，那么專(zhuān)題檔案的知識(shí)服務(wù)也就變得尤為重要。檔案工作者在提供知識(shí)服務(wù)時(shí)應(yīng)實(shí)現(xiàn)由消極的檔案保管員變?yōu)榉e極的知識(shí)提供者，對(duì)專(zhuān)題檔案形成者的職能以及利用者的需求進(jìn)行有效分析，以便能將利用需求與檔案材料自身聯(lián)系起來(lái)。在一定程度上，檔案工作者應(yīng)該更加關(guān)注專(zhuān)題檔案的背景，把握專(zhuān)題檔案之間的聯(lián)系，尤其是文書(shū)檔案、聲像檔案以及社交媒體產(chǎn)生的檔案材料之間的關(guān)系。掌握其中的聯(lián)系，便能把握專(zhuān)題檔案的整體內(nèi)容、基本框架，才能提供更為有效的知識(shí)服務(wù)，縮短利用者的等待時(shí)間。

檔案工作者要秉持“讓社會(huì)認(rèn)可檔案，讓檔案充分反映社會(huì)活動(dòng)”的理念，通過(guò)自己的服務(wù)來(lái)解決利用者的實(shí)際問(wèn)題。建立專(zhuān)題檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，超越保管空間，讓研究人員享有更廣泛的研究資源。檔案工作者與研究人員在專(zhuān)題檔案開(kāi)發(fā)編研的過(guò)程中，應(yīng)該讓專(zhuān)題檔案走向連續(xù)，而不是走向終點(diǎn)。編研成果亦可以轉(zhuǎn)換為檔案材料對(duì)公眾開(kāi)放，為社會(huì)人士提供知識(shí)服務(wù)。