科技計(jì)劃項(xiàng)目管理檔案規(guī)范化管理的措施研究
——以淮安市為例

李芳玲 尹 達(dá)

科技計(jì)劃項(xiàng)目管理檔案（以下簡(jiǎn)稱(chēng)項(xiàng)目管理檔案）指科技行政管理部門(mén)在行使科技計(jì)劃項(xiàng)目管理職能的過(guò)程中形成的，反映項(xiàng)目的立項(xiàng)、檢查、驗(yàn)收等活動(dòng)，具有保存價(jià)值的文件材料[1]13。例如，項(xiàng)目申報(bào)階段的申報(bào)通知及指南、計(jì)劃任務(wù)書(shū)、項(xiàng)目匯總表；評(píng)審階段的評(píng)審方案、評(píng)審方案形成過(guò)程中的資料、評(píng)審專(zhuān)家組名單、專(zhuān)家評(píng)審意見(jiàn)表；立項(xiàng)階段的立項(xiàng)文件、考察材料、項(xiàng)目合同；中期檢查階段的檢查報(bào)告、撥款下達(dá)文件；驗(yàn)收階段的結(jié)題申請(qǐng)表、專(zhuān)家評(píng)價(jià)表；等等。項(xiàng)目管理檔案隨科技計(jì)劃項(xiàng)目的運(yùn)行而產(chǎn)生，見(jiàn)證了項(xiàng)目管理的整個(gè)過(guò)程，其與科技計(jì)劃項(xiàng)目研發(fā)檔案一樣，都是科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案的重要組成內(nèi)容，具有十分重要的作用。目前，檔案學(xué)術(shù)界在檔案管理研究方面，多是針對(duì)項(xiàng)目研發(fā)檔案的管理，或是并未將項(xiàng)目管理檔案與研發(fā)檔案區(qū)分開(kāi)，將檔案管理的對(duì)象設(shè)定為科技項(xiàng)目檔案，科技計(jì)劃項(xiàng)目管理檔案的管理工作鮮有人提及，很多單位關(guān)于項(xiàng)目管理檔案的規(guī)章制度尚不完善，管理設(shè)備落后，管理模式和管理方式需要轉(zhuǎn)變，信息化建設(shè)和開(kāi)發(fā)利用落后。

一、科技計(jì)劃項(xiàng)目管理檔案規(guī)范化管理的重要性

項(xiàng)目管理檔案的規(guī)范化管理是科技計(jì)劃項(xiàng)目管理工作的重要部分，其重要性體現(xiàn)在：第一，落實(shí)好項(xiàng)目管理檔案規(guī)范化管理工作是提升項(xiàng)目管理水平的必要手段，影響著項(xiàng)目實(shí)施質(zhì)量。第二，項(xiàng)目管理檔案真實(shí)地記錄著項(xiàng)目管理的全過(guò)程，在法律上具有憑證和參考作用，其法律效力也使得項(xiàng)目各方的責(zé)任更加明確，保護(hù)各方利益不受損害。第三，做好項(xiàng)目管理檔案的規(guī)范化管理工作，不僅僅是對(duì)項(xiàng)目開(kāi)展進(jìn)程中所有管理檔案的收集、整理、歸檔，更是通過(guò)文件管理的規(guī)范化和系統(tǒng)化透視項(xiàng)目管理質(zhì)量、追溯社會(huì)責(zé)任、提供社會(huì)利用。

二、淮安市科技計(jì)劃項(xiàng)目管理檔案管理現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題

從形成主體來(lái)看，淮安市科技計(jì)劃項(xiàng)目管理檔案分為由科技局項(xiàng)目主管部門(mén)形成的、由各類(lèi)授權(quán)或委托單位形成的和由項(xiàng)目承擔(dān)單位形成的。由于項(xiàng)目管理檔案形成主體的多元化，做好項(xiàng)目管理檔案的規(guī)范化管理，需要科技局項(xiàng)目主管部門(mén)、各類(lèi)授權(quán)或委托單位、項(xiàng)目承擔(dān)單位，甚至于項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目組成員的共同參與。為規(guī)范淮安市科技計(jì)劃項(xiàng)目（課題）管理檔案工作，淮安市科技局參照《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》（國(guó)家檔案局第13號(hào)令），根據(jù)《淮安市市級(jí)科技計(jì)劃專(zhuān)項(xiàng)資金管理辦法》，出臺(tái)了《淮安市市級(jí)科技計(jì)劃項(xiàng)目管理檔案工作實(shí)施細(xì)則（暫行）》，對(duì)歸檔范圍、職責(zé)分工、存檔管理、檔案移交、保管期限等都作了明確的說(shuō)明和規(guī)定。但要做好項(xiàng)目管理檔案的規(guī)范化管理，還需要在規(guī)章制度、管理模式和方式、開(kāi)發(fā)利用等方面予以完善。

通過(guò)對(duì)淮安市科技計(jì)劃項(xiàng)目管理檔案管理情況、科技檔案相關(guān)文獻(xiàn)進(jìn)行調(diào)研，發(fā)現(xiàn)淮安市項(xiàng)目管理檔案管理目前存在的主要問(wèn)題有：管理人員檔案意識(shí)薄弱、專(zhuān)業(yè)知識(shí)缺乏；尚未形成系統(tǒng)和完善的項(xiàng)目管理檔案管理工作規(guī)范；檔案工作與項(xiàng)目管理工作脫節(jié)；檔案管理信息化程度不高；檔案的開(kāi)發(fā)利用程度不高。

三、科技計(jì)劃項(xiàng)目管理檔案規(guī)范化管理的措施

1.強(qiáng)化檔案意識(shí)。檔案意識(shí)指人們主觀上對(duì)檔案和檔案工作的了解程度及認(rèn)識(shí)水平。我們應(yīng)通過(guò)加強(qiáng)宣傳來(lái)強(qiáng)化各檔案形成責(zé)任人、檔案管理責(zé)任人的檔案意識(shí)，提高其對(duì)項(xiàng)目管理檔案重要性的認(rèn)識(shí)。在宣傳工作上，每年可定期組織與項(xiàng)目管理有關(guān)的各檔案形成責(zé)任人、檔案管理責(zé)任人學(xué)習(xí)檔案相關(guān)法律法規(guī)及檔案組卷基本知識(shí)，提高其作為項(xiàng)目管理檔案形成者的參與感和責(zé)任意識(shí)。針對(duì)重點(diǎn)項(xiàng)目，在立項(xiàng)之初即告知各檔案形成責(zé)任人、檔案管理責(zé)任人做好相關(guān)文件的收集、整理、歸檔[2]117。為了在宣傳工作中強(qiáng)化各檔案形成責(zé)任人、檔案管理責(zé)任人的檔案意識(shí)，市科技局可以引入機(jī)構(gòu)知識(shí)庫(kù)管理理念，強(qiáng)化科研人員在科研過(guò)程中的數(shù)據(jù)管理意識(shí)，對(duì)科學(xué)研究的原始過(guò)程數(shù)據(jù)做好記錄。在實(shí)際工作中，檔案管理人員需要加強(qiáng)與科研人員、項(xiàng)目管理者的工作接觸，在對(duì)方工作中融入有效的項(xiàng)目管理檔案知識(shí)，讓其了解項(xiàng)目管理檔案的重要性，幫助其逐漸在日?？蒲小⒐ぷ髦行纬闪己玫奈募瓢l(fā)、收集、歸檔習(xí)慣。

2.完善規(guī)章制度。

（1）制定《淮安市科技計(jì)劃項(xiàng)目管理檔案管理辦法》?！短旖蚴锌萍加?jì)劃項(xiàng)目檔案管理實(shí)施方案》中對(duì)歸檔范圍和程序、歸檔要求、組織與領(lǐng)導(dǎo)作了具體說(shuō)明[3]20。《北京市科技計(jì)劃項(xiàng)目（課題）檔案管理辦法》中對(duì)項(xiàng)目（課題）管理單位、項(xiàng)目（課題）負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目組成人員、專(zhuān)兼職檔案管理人員的職責(zé)，項(xiàng)目（課題）檔案的管理要求、驗(yàn)收作了詳細(xì)規(guī)定，并制定了《項(xiàng)目檔案歸檔范圍及保管期限表》。《四川省科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理辦法（試行）》對(duì)組織管理及職責(zé)、歸檔范圍、檔案利用等作了明確規(guī)定，并給出了《四川省科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案移交清單》[4]91。以上三省（市）雖然制定的是科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理辦法，并未將項(xiàng)目管理檔案單獨(dú)提出以作規(guī)定，但仍具有很好的參考借鑒作用。參考以上三?。ㄊ校┘捌渌貐^(qū)的項(xiàng)目檔案管理辦法，建議結(jié)合淮安市科技計(jì)劃項(xiàng)目實(shí)施和科技計(jì)劃項(xiàng)目管理檔案管理工作實(shí)際需要，制定與《淮安市科技計(jì)劃項(xiàng)目管理工作規(guī)程》（淮科〔2019〕90號(hào)）相匹配的《淮安市科技計(jì)劃項(xiàng)目管理檔案管理辦法》，規(guī)定市項(xiàng)目管理檔案建檔工作的基本要求和計(jì)劃管理部門(mén)、項(xiàng)目承擔(dān)單位、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、專(zhuān)兼職檔案管理人員的職責(zé)，規(guī)定市科技計(jì)劃項(xiàng)目形成文件的歸檔范圍、歸檔程序、歸檔要求，規(guī)定項(xiàng)目管理檔案的保管、查閱、驗(yàn)收、鑒定、銷(xiāo)毀要求，規(guī)定檔案工作考核、獎(jiǎng)勵(lì)、處罰要求，并對(duì)不同的科技計(jì)劃項(xiàng)目（重點(diǎn)項(xiàng)目、一般項(xiàng)目）規(guī)定不同的歸檔范圍和保管期限。

（2）制定科技計(jì)劃項(xiàng)目管理檔案的“三納入、四同步”制度。1980年，國(guó)家檔案局和國(guó)家經(jīng)濟(jì)委員會(huì)、國(guó)家基本建設(shè)委員會(huì)、國(guó)家科學(xué)技術(shù)委員會(huì)聯(lián)合召開(kāi)的科技檔案工作會(huì)議，將科技檔案管理納入生產(chǎn)計(jì)劃、列入領(lǐng)導(dǎo)的議事日程，納入各種管理制度，納入技術(shù)人員的崗位責(zé)任制中去的“三納入”思想首次被提出[5]108。接著，1980年12月27日國(guó)家檔案局、國(guó)家建委、國(guó)家經(jīng)委、國(guó)家科委聯(lián)合發(fā)布的《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》第三條、第六條，對(duì)“三納入”思想作了明確的闡述和規(guī)定。《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》第七條也明確提出，鑒定、驗(yàn)收科研成果、產(chǎn)品試制、基建工程及其他技術(shù)項(xiàng)目時(shí)，須有科技檔案部門(mén)參與驗(yàn)收應(yīng)歸檔的文件材料，對(duì)于沒(méi)有完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的科技文件材料的項(xiàng)目，不能驗(yàn)收（其引申成后來(lái)學(xué)者提出的科技檔案“四參加”思想）。1986年,國(guó)家檔案局在《科學(xué)技術(shù)研究課題檔案管理辦法暫行規(guī)定》中要求建檔工作和科研工作必須實(shí)行“四同步”管理[6]61。楊紅本在《檔案管理理論與實(shí)務(wù)》一書(shū)中，也將“三納入、四參加、四同時(shí)”作為科技檔案管理的基本方法[7]172。參照科技檔案的“三納入、四參加、四同步”管理思想，建議制定淮安市科技計(jì)劃項(xiàng)目管理檔案的“三納入、四同步”管理制度。

科技計(jì)劃項(xiàng)目管理檔案的“三納入”指將科技計(jì)劃項(xiàng)目管理檔案納入：科技計(jì)劃項(xiàng)目發(fā)展規(guī)劃和年度計(jì)劃；科技計(jì)劃項(xiàng)目管理規(guī)章制度和工作流程；項(xiàng)目管理部門(mén)及人員、檔案管理部門(mén)及人員、項(xiàng)目承擔(dān)單位及項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的崗位職責(zé)。

科技計(jì)劃項(xiàng)目管理檔案的“四同步”指實(shí)行科技計(jì)劃項(xiàng)目工作與科技計(jì)劃項(xiàng)目管理檔案建檔工作四同步[8]66：下達(dá)項(xiàng)目計(jì)劃與提出項(xiàng)目文件材料的歸檔要求同步；檢查項(xiàng)目進(jìn)度與檢查項(xiàng)目文件材料形成情況同步；驗(yàn)收、鑒定項(xiàng)目成果與驗(yàn)收、鑒定項(xiàng)目文件材料歸檔情況同步；科技成果的評(píng)審獎(jiǎng)勵(lì)及科技人員技術(shù)職務(wù)的評(píng)審考核與檔案部門(mén)出具科技計(jì)劃項(xiàng)目文件材料歸檔情況證明同步。

此外，還需在制度中明確規(guī)定，科技計(jì)劃項(xiàng)目成果的鑒定、驗(yàn)收須有檔案管理部門(mén)或人員的參與。對(duì)于應(yīng)當(dāng)歸檔保存的科技文件材料，檔案管理工作人員要仔細(xì)檢查、驗(yàn)收，不符合此要求的項(xiàng)目不能驗(yàn)收[9]13。

（3）制定其他規(guī)章制度。楊紅本在《檔案管理理論與實(shí)務(wù)》一書(shū)中詳細(xì)列出了檔案工作相關(guān)規(guī)章制度，對(duì)建檔單位一般應(yīng)當(dāng)制定的規(guī)章制度作了明確說(shuō)明[10]92。以此為參考，還可專(zhuān)門(mén)制定科技計(jì)劃項(xiàng)目管理檔案的工作規(guī)章、管理制度和業(yè)務(wù)規(guī)范。工作規(guī)章（明確開(kāi)展檔案工作的職責(zé)、管理體制、基本要求等）包括科技計(jì)劃項(xiàng)目管理檔案工作崗位職責(zé)，科技計(jì)劃項(xiàng)目管理檔案工作責(zé)任追究制度；管理制度（明確檔案工作業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)基本要求）包括歸檔制度，庫(kù)房管理制度，利用、公布工作制度，鑒定、銷(xiāo)毀工作制度，保密制度，監(jiān)督巡視制度，人員獎(jiǎng)懲激勵(lì)制度；業(yè)務(wù)規(guī)范（明確不同門(mén)類(lèi)和載體形式檔案管理的基本要求）包括科技計(jì)劃項(xiàng)目管理文件材料及檔案整理規(guī)范、管理規(guī)范。

在現(xiàn)有調(diào)研基礎(chǔ)上，課題組結(jié)合淮安市科技計(jì)劃項(xiàng)目管理檔案管理現(xiàn)狀，依據(jù)《檔案分類(lèi)標(biāo)引規(guī)則》《中國(guó)圖書(shū)館分類(lèi)法》，草擬了《淮安市科技計(jì)劃項(xiàng)目管理檔案實(shí)體分類(lèi)方案》（以下簡(jiǎn)稱(chēng)《分類(lèi)方案》）。在《分類(lèi)方案》中，分年度對(duì)檔案所屬項(xiàng)目進(jìn)行主題分析，依據(jù)項(xiàng)目?jī)?nèi)容的學(xué)科屬性和特征，根據(jù)《中國(guó)圖書(shū)館分類(lèi)法》（以下簡(jiǎn)稱(chēng)中圖法）22個(gè)基本大類(lèi)分門(mén)別類(lèi)地組織檔案資料，大類(lèi)下再按中圖法簡(jiǎn)表進(jìn)行一次細(xì)分。同一年度、同一項(xiàng)目的檔案資料按形成的先后順序進(jìn)行排列。檔號(hào)結(jié)構(gòu)包括年度、項(xiàng)目分類(lèi)號(hào)、案卷號(hào)（案卷號(hào)由5位阿拉伯?dāng)?shù)字組成，前3位為該項(xiàng)目的立項(xiàng)順序號(hào)，后2位為該案卷下的檔案件號(hào)）、保管期限四部分，四者之間用“-”連接，如2017-S9-00138-C指2017年第1個(gè)立項(xiàng)的水產(chǎn)、漁業(yè)類(lèi)項(xiàng)目下，形成的需要長(zhǎng)期保存的第38號(hào)項(xiàng)目管理檔案。

3.創(chuàng)新管理模式。參考陳新紅、孫雅欣在《科學(xué)基金項(xiàng)目檔案管理調(diào)查研究——以科技信息資源管理為視角》一書(shū)中提出的“1+N+1”科學(xué)基金項(xiàng)目檔案工作模式[11]218，我們可以實(shí)行“1+N+1”的科技計(jì)劃項(xiàng)目管理檔案管理模式。

第一個(gè)“1”：在項(xiàng)目計(jì)劃書(shū)或合同中，對(duì)與項(xiàng)目承擔(dān)單位、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目參與人有關(guān)的項(xiàng)目管理檔案管理工作的內(nèi)容和要求作明確規(guī)定，同步部署項(xiàng)目計(jì)劃和項(xiàng)目管理檔案工作內(nèi)容、要求，這也體現(xiàn)了檔案管理的前端控制思想。

“N”：指在科技計(jì)劃項(xiàng)目管理檔案形成和管理的各環(huán)節(jié)，強(qiáng)化檔案管理人員、項(xiàng)目承擔(dān)單位、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目參與人在日?？蒲羞^(guò)程、科研管理過(guò)程、檔案管理過(guò)程中的記錄、立卷、歸檔、整理、編研與開(kāi)發(fā)利用意識(shí)和行為，注重全過(guò)程的檔案管理理念。

第二個(gè)“1”：項(xiàng)目實(shí)施完成后，支持關(guān)于科技計(jì)劃項(xiàng)目管理檔案材料收集、整理、立卷、歸檔的監(jiān)督檢查，包括科技行政管理部門(mén)對(duì)科技計(jì)劃項(xiàng)目管理檔案管理部門(mén)的監(jiān)督檢查、科技中介機(jī)構(gòu)對(duì)項(xiàng)目承擔(dān)單位的監(jiān)督檢查、項(xiàng)目承擔(dān)單位科研管理部門(mén)對(duì)科研人員的監(jiān)督檢查。

4.升級(jí)管理方式。實(shí)現(xiàn)科技計(jì)劃項(xiàng)目管理檔案文檔一體化管理。第十二屆國(guó)際檔案大會(huì)提出，檔案工作要貫穿信息的整個(gè)生命周期，檔案管理人員要參與文件的產(chǎn)生和管理，文件工作者也要了解檔案的管理、開(kāi)發(fā)、利用，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一格式和統(tǒng)一管理[12]91。實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理，除了檔案全文數(shù)字化工作外，應(yīng)在淮安市科技項(xiàng)目綜合管理平臺(tái)上傳統(tǒng)一格式和標(biāo)準(zhǔn)的項(xiàng)目申報(bào)、結(jié)題等文件，同時(shí)在各相關(guān)主管部門(mén)公布和提供鏈接，便于公眾隨時(shí)獲取相關(guān)信息。應(yīng)文檔一體化管理的要求，檔案工作者要提前、主動(dòng)介入文件的產(chǎn)生和管理過(guò)程。對(duì)此，在項(xiàng)目開(kāi)始之初，從發(fā)布年度科技計(jì)劃項(xiàng)目申報(bào)通知及指南時(shí)，檔案工作者就主動(dòng)介入，進(jìn)行項(xiàng)目檔案的收集歸檔，而不是文件收發(fā)、傳閱、分辦等程序走完后，才去收集需歸檔材料。這要求檔案管理工作者熟悉檔案管理業(yè)務(wù)的同時(shí)，也熟悉科技計(jì)劃項(xiàng)目申報(bào)、評(píng)審、立項(xiàng)、合同簽訂、中期檢查、驗(yàn)收等各個(gè)環(huán)節(jié)和OA收發(fā)文流程[13]84。最后，開(kāi)發(fā)能彼此有效連接的科技計(jì)劃項(xiàng)目管理系統(tǒng)、科技計(jì)劃項(xiàng)目管理檔案管理系統(tǒng)。

5.加強(qiáng)信息化建設(shè)。我國(guó)《檔案法》明確規(guī)定，檔案管理要采用先進(jìn)技術(shù)、實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理。當(dāng)下，信息化影響著各項(xiàng)工作的開(kāi)展，科技計(jì)劃項(xiàng)目管理檔案工作也不例外?？萍加?jì)劃項(xiàng)目管理過(guò)程中各文件的起草、簽發(fā)、歸檔等過(guò)程都可以在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)中進(jìn)行，使得機(jī)讀文件成為科技計(jì)劃項(xiàng)目管理檔案前身的主要形態(tài)之一，信息化已經(jīng)越來(lái)越成為科技計(jì)劃項(xiàng)目管理檔案工作規(guī)范化管理的關(guān)鍵程序和環(huán)節(jié)[14]33。

從項(xiàng)目管理檔案管理實(shí)際出發(fā)，提升項(xiàng)目管理檔案的信息化建設(shè)水平，要樹(shù)立以規(guī)范化保障信息化、以信息化促進(jìn)規(guī)范化的正確理念。規(guī)范化措施具體體現(xiàn)在：規(guī)范組卷和分類(lèi)號(hào)；發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢(shì)，強(qiáng)調(diào)信息化應(yīng)用，構(gòu)建專(zhuān)門(mén)的科技計(jì)劃項(xiàng)目管理檔案門(mén)戶網(wǎng)站，網(wǎng)站后臺(tái)權(quán)限可根據(jù)個(gè)人職責(zé)下放，個(gè)人在職責(zé)范圍內(nèi)將工作內(nèi)容發(fā)布到門(mén)戶網(wǎng)站上；根據(jù)文件辦理的情況和相應(yīng)規(guī)章制度確定保管期限，開(kāi)展備份工作；根據(jù)國(guó)家檔案局出臺(tái)的電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)，制定《科技計(jì)劃項(xiàng)目電子檔案管理規(guī)范》；開(kāi)展“雙軌制”管理，同時(shí)整理、分類(lèi)、編號(hào)、編目電子檔案和實(shí)體檔案[15]206。信息化措施具體體現(xiàn)在：轉(zhuǎn)變觀念，建立完善的科技計(jì)劃項(xiàng)目管理檔案管理系統(tǒng)，從傳統(tǒng)管理模式過(guò)渡到計(jì)算機(jī)管理模式；引進(jìn)掌握現(xiàn)代信息技術(shù)的復(fù)合型檔案管理人才，構(gòu)建信息化檔案人才隊(duì)伍；加大信息化建設(shè)的資金投入，提升硬件配置，保障軟件系統(tǒng)的更新、維護(hù)和安全。

6.注重開(kāi)發(fā)利用?？萍紮n案的開(kāi)發(fā)利用存在“重管理輕利用”、“重保密輕開(kāi)放”、開(kāi)發(fā)利用渠道單一、開(kāi)發(fā)利用相關(guān)制度不完善等問(wèn)題。從現(xiàn)有關(guān)于科技檔案開(kāi)發(fā)利用的文獻(xiàn)來(lái)看，做好科技檔案開(kāi)發(fā)利用工作需要做到強(qiáng)化開(kāi)發(fā)利用意識(shí)、提升人員業(yè)務(wù)素質(zhì)、建立健全開(kāi)發(fā)利用制度、做好歸檔等基礎(chǔ)性工作以保證檔案信息儲(chǔ)備、建立信息庫(kù)和檢索系統(tǒng)、聯(lián)合開(kāi)發(fā)、分析利用者需求等[16]63。針對(duì)淮安市科技計(jì)劃項(xiàng)目管理檔案開(kāi)發(fā)利用程度不高的問(wèn)題，可以從建立與完善相關(guān)制度、強(qiáng)化管理人員檔案意識(shí)、提高檔案管理信息化水平、規(guī)范化開(kāi)展基礎(chǔ)工作等方面加以改善。故上文提到的科技計(jì)劃項(xiàng)目管理檔案管理規(guī)范化措施均是做好開(kāi)發(fā)利用工作的保障，包括資源保障、人才保障、制度保障、信息化建設(shè)保障等，不再贅述。在此僅從開(kāi)發(fā)利用的方式著手，提出提高科技計(jì)劃項(xiàng)目管理檔案開(kāi)發(fā)利用程度的對(duì)策建議。

（1）及時(shí)開(kāi)放非保密檔案，做好接待查檔工作。提供項(xiàng)目檔案原件、復(fù)印件、檔案資料目錄及已公開(kāi)現(xiàn)行文件的閱覽、外借[17]211。

（2）提供制發(fā)檔案復(fù)印件、檔案證明材料、檔案咨詢服務(wù)[18]415。

（3）建立多源異構(gòu)的科技計(jì)劃項(xiàng)目管理檔案集成化知識(shí)發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)，強(qiáng)化檔案利用。多源異構(gòu)指科技計(jì)劃項(xiàng)目管理檔案的責(zé)任主體多樣、生成渠道多樣，且具有多種呈現(xiàn)形式。檔案知識(shí)發(fā)現(xiàn)指結(jié)合知識(shí)發(fā)現(xiàn)與檔案知識(shí)管理的相關(guān)理論，運(yùn)用知識(shí)發(fā)現(xiàn)的理念與方法，借助信息技術(shù)手段識(shí)別析取出海量檔案資源中隱含的有價(jià)值的知識(shí)元，構(gòu)建淮安市科技計(jì)劃項(xiàng)目領(lǐng)域知識(shí)元體系，在此基礎(chǔ)上構(gòu)建淮安市科技領(lǐng)域知識(shí)發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)，在知識(shí)發(fā)現(xiàn)的理論方法與技術(shù)體系下，檔案的知識(shí)價(jià)值將利用關(guān)聯(lián)分析、預(yù)測(cè)分析、聚類(lèi)分析等方法得到有效挖掘，實(shí)現(xiàn)檔案顯隱性知識(shí)的轉(zhuǎn)化，幫助用戶明晰檔案——數(shù)據(jù)——知識(shí)之間的相互關(guān)系，服務(wù)檔案知識(shí)管理[19]30。

（4）依托智能支撐技術(shù)，使現(xiàn)存散亂的淮安市項(xiàng)目管理檔案有序化、結(jié)構(gòu)化、關(guān)聯(lián)化，勾勒淮安市項(xiàng)目管理檔案中蘊(yùn)含的淮安市科技分布圖，推動(dòng)淮安市科技領(lǐng)域的深度融合與合作。

以上所述的各項(xiàng)措施均是以建立健全檔案工作“三大體系”為目的的。做好項(xiàng)目管理檔案的規(guī)范化管理，首先要增強(qiáng)關(guān)于項(xiàng)目管理檔案重要性的認(rèn)識(shí)，完善崗位職責(zé)、責(zé)任追究、人員獎(jiǎng)懲、歸檔、利用、保密、銷(xiāo)毀、監(jiān)督巡視、電子檔案管理等各方面的規(guī)章制度，從源頭開(kāi)始把控項(xiàng)目管理檔案的收集和管理，加強(qiáng)項(xiàng)目管理檔案資源體系建設(shè)；在做好資源建設(shè)的基礎(chǔ)上，創(chuàng)新管理模式，升級(jí)管理方式，以管理促發(fā)展，多領(lǐng)域、多渠道開(kāi)展檔案利用服務(wù)，保證服務(wù)質(zhì)量和水平，加強(qiáng)項(xiàng)目管理檔案利用體系建設(shè)；而引進(jìn)具備現(xiàn)代化信息技術(shù)的復(fù)合型檔案人才，完善檔案人才隊(duì)伍，有利于強(qiáng)化檔案安全保障能力建設(shè)，強(qiáng)化信息化建設(shè)，這是一切工作高效開(kāi)展的有利前提。