高校檔案工作高質(zhì)量發(fā)展的思考：背景、現(xiàn)狀與對策

李秀霞

2020年是全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃收官之年，這一年，檔案領(lǐng)域?qū)^去五年檔案事業(yè)進(jìn)行總結(jié)凝練，也對下一個(gè)五年檔案事業(yè)開展預(yù)先謀劃。無論檔案事業(yè)即將步入怎樣的新階段，“高質(zhì)量發(fā)展”這一總基調(diào)將始終貫穿于全過程。文章選取“高質(zhì)量發(fā)展”作為研究主題，既符合國家檔案事業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展方向，也可對過去的經(jīng)驗(yàn)做法進(jìn)行回顧與反思，為下一階段檔案工作補(bǔ)齊短板有針對性地提供理性思路。文章以江蘇省2019年新升格為本科的省屬高校南京工業(yè)職業(yè)技術(shù)大學(xué)為例展示論述。該校作為江蘇省乃至全國唯一的公辦本科層次職業(yè)教育院校，在我國職業(yè)教育史上具有里程碑意義。在學(xué)校升本和更名測評過程中，“百余卷支撐材料的檢索”“5分鐘查找遞送原件”使檔案工作充分發(fā)揮了保駕護(hù)航的作用。因此，無論是新的五年規(guī)劃促動(dòng)，還是高等教育發(fā)展格局發(fā)生變化，在新的邏輯起點(diǎn)上，檔案工作所面臨的高質(zhì)量發(fā)展這一新的時(shí)代要求已是無可逆轉(zhuǎn)的趨勢。

一、基于新發(fā)展理念的高質(zhì)量發(fā)展內(nèi)涵

新發(fā)展理念概念最早在2015年提出，其內(nèi)涵實(shí)質(zhì)是創(chuàng)新、協(xié)調(diào)、綠色、開放、共享，成為引領(lǐng)我國當(dāng)前及未來經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展行動(dòng)的先導(dǎo)。新發(fā)展理念揭示高質(zhì)量發(fā)展之路[1]。黨的十八大以來，習(xí)近平總書記“不簡單以GDP論英雄”的重要論述，為地方和各領(lǐng)域競爭發(fā)展“高質(zhì)量”提供了根本遵循和長期激勵(lì)，并于黨的十九大首次提出“高質(zhì)量發(fā)展”的新表述，作出了“中國經(jīng)濟(jì)已由高速增長階段轉(zhuǎn)向高質(zhì)量發(fā)展階段”的科學(xué)論斷。簡言之，高質(zhì)量發(fā)展是能夠很好滿足人民日益增長的美好生活需要的發(fā)展，是體現(xiàn)新發(fā)展理念的發(fā)展[2]。

具體到檔案領(lǐng)域，檔案主管部門對高質(zhì)量發(fā)展給出了更為具體的解釋。國家檔案局原局長李明華在2017年度《在全國檔案局長館長會(huì)議上的工作報(bào)告》中提到“堅(jiān)持質(zhì)量第一、效益優(yōu)先”[3]；在2019年度《在全國檔案局長館長會(huì)議上的工作報(bào)告》中又提到，堅(jiān)持創(chuàng)新引領(lǐng)，推動(dòng)檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展。從注重“做了什么”“做了多少”轉(zhuǎn)變?yōu)樽⒅亍叭〉昧耸裁闯煽儭薄斑_(dá)到了什么效果”[4]。這些都是對十九大報(bào)告中“高質(zhì)量發(fā)展”內(nèi)涵的深刻解讀以及將“高質(zhì)量發(fā)展”融入檔案工作的明確要求。

二、高校檔案工作高質(zhì)量發(fā)展的時(shí)代背景

1.新《檔案法》正式施行。2020年6月20日，第十三屆全國人大常委會(huì)第十九次會(huì)議通過了新修訂的《檔案法》。新《檔案法》主要從理順體制機(jī)制、健全制度設(shè)計(jì)、加大開放力度、構(gòu)建安全管理體系、推動(dòng)信息化建設(shè)、強(qiáng)化監(jiān)督檢查、增強(qiáng)科技人才保障、完善法律責(zé)任等方面做出了修改[5]，內(nèi)容更為充實(shí)，指導(dǎo)更為全面。這是經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展對檔案領(lǐng)域提出的新要求，也是檔案工作主動(dòng)適應(yīng)新形勢、新局面作出的一次優(yōu)化升級，既對新時(shí)代我國檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展提出方向性要求，又為檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展提供了堅(jiān)強(qiáng)的法制保障。

2.高等教育發(fā)展戰(zhàn)略不斷發(fā)生重要變化。為提升中國高等教育綜合實(shí)力和國際競爭力，2015年起，教育部先后提出“雙一流”建設(shè)工程和“雙高計(jì)劃”。所謂“雙一流”建設(shè)工程，即在重點(diǎn)高校推進(jìn)世界一流大學(xué)和一流學(xué)科建設(shè)，首批建設(shè)高校共計(jì)137所[6]。所謂“雙高計(jì)劃”，即在高職院校集中力量建設(shè)高水平高職學(xué)校和高水平專業(yè)群，首批入選高職院校共計(jì)197所[7]。2019年，我國首次出現(xiàn)職業(yè)教育本科，筆者所在的南京工業(yè)職業(yè)技術(shù)大學(xué)位列其中并成為全國唯一的公辦院校，對職業(yè)教育起到了“風(fēng)向標(biāo)”作用。隨著我國高等教育發(fā)展戰(zhàn)略的不斷鞏固與完善，各種類型、各種層次高校在競逐院校地位、學(xué)科地位的同時(shí)，檔案機(jī)構(gòu)作為重要的服務(wù)保障機(jī)構(gòu)，也要練好基本功，自身高質(zhì)量發(fā)展才有可能為推動(dòng)學(xué)校高質(zhì)量發(fā)展提供堅(jiān)實(shí)保證。

3.考核成為助推高質(zhì)量發(fā)展的重要手段并將常態(tài)化。筆者將考核分為間接考核和直接考核，兩者都是助推檔案工作高質(zhì)量發(fā)展的重要手段。間接考核，例如，自2019年起，江蘇省委教育工委將于每年年終對省屬高校開展綜合考核，綜合考核從高質(zhì)量發(fā)展成效、加強(qiáng)黨的建設(shè)成效、辦學(xué)治校滿意度三個(gè)方面對高校進(jìn)行全面考查。其中，高質(zhì)量發(fā)展成效考核成為衡量高校間實(shí)力的重要“天平”，也是高校今后各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作開展的“指揮棒”。高質(zhì)量發(fā)展成效考核指標(biāo)雖未直接提及檔案工作，但許多支撐材料出自檔案，這對歸檔完整度是一個(gè)嚴(yán)峻考驗(yàn)，很大程度上也會(huì)促使檔案管理不斷走向科學(xué)化規(guī)范化。直接考核，即現(xiàn)階段已經(jīng)有越來越多的城市或地區(qū)直接將檔案工作納入省級或市級機(jī)關(guān)績效考核內(nèi)容。例如2018年度，國家檔案局正式啟動(dòng)副省級以上綜合檔案館業(yè)務(wù)建設(shè)評價(jià)工作；2019年廣東省將檔案安全納入“平安廣東”考核指標(biāo)體系[8]；2019年重慶市首次將檔案工作納入市級機(jī)關(guān)績效考核內(nèi)容[9]。這些間接考核和直接考核都意味著檔案工作考核評價(jià)將日趨常態(tài)化，需要我們不斷提高認(rèn)識，強(qiáng)化執(zhí)行，為穩(wěn)步實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展積蓄力量。

三、高校檔案工作現(xiàn)狀與存在的問題

當(dāng)前，除少部分重點(diǎn)高校檔案工作走在時(shí)代前列外，我國相當(dāng)一部分高校都存在這樣或那樣的問題。筆者就常見的阻滯檔案工作高質(zhì)量發(fā)展的共性問題進(jìn)行簡要梳理。

1.在管理能力方面，自適應(yīng)管理能力不斷增強(qiáng)，但社會(huì)參與度普遍不高。為有效提升檔案管理能力和水平，踏實(shí)肯干的高校檔案人不斷尋求和探索檔案管理模式的創(chuàng)新突破，檔案工作自適應(yīng)能力不斷增強(qiáng)。近年來，在信息公開大背景下，高校檔案領(lǐng)域時(shí)刻關(guān)注外部環(huán)境的變化，把握社會(huì)主要矛盾的變化，不斷強(qiáng)化走開放型道路。然而，關(guān)起門來辦檔案、檔案工作與其他工作格格不入的情況仍時(shí)有發(fā)生，歸根到底在于檔案工作與外界交流互動(dòng)的主動(dòng)性和主導(dǎo)性不強(qiáng)，檔案工作市場化程度比較低，社會(huì)力量參與程度也不高。例如，筆者所在學(xué)校檔案工作除聯(lián)系上級主管部門外，江蘇省高校檔案研究會(huì)成為對外聯(lián)絡(luò)的最主要渠道，檔案工作限于傳統(tǒng)認(rèn)知、傳統(tǒng)地位等因素，缺乏參與社會(huì)事務(wù)或調(diào)動(dòng)社會(huì)力量發(fā)展自己的能力，最終可能導(dǎo)致發(fā)展路徑狹窄，從而限制檔案工作的發(fā)展。

2.在資源建設(shè)方面，途徑多元，但重?cái)?shù)量輕質(zhì)量的現(xiàn)象仍然存在。眾所周知，檔案資源建設(shè)是檔案工作的核心，沒有扎實(shí)的檔案資源做后盾，檔案工作便會(huì)成為無源之水、無本之木。特別是隨著我國經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展，檔案開發(fā)利用需求越來越旺盛。多年來，除了通過檔案“雙軌制”接收、征集等渠道擴(kuò)充檔案資源外，有的高校還通過建立口述史檔案、名人檔案這些方式加強(qiáng)資源建設(shè)?？梢哉f，多元化的資源建設(shè)路徑已經(jīng)形成，實(shí)踐界在經(jīng)驗(yàn)交流中對保管規(guī)模更是直言不諱。但不能忽視的是，“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下，信息膨脹也極容易導(dǎo)致大量保管價(jià)值較低的文件進(jìn)入檔案序列，換言之，重?cái)?shù)量輕質(zhì)量的現(xiàn)象仍然存在。例如，許多高校每年也會(huì)對歸檔部門進(jìn)行考核，但大多數(shù)情況下是從“歸了沒有”“有沒有按時(shí)歸”“歸了多少”這樣的角度去把握，而對歸檔內(nèi)容缺乏行之有效的鑒定。再如，筆者單位在經(jīng)歷升本和高質(zhì)量發(fā)展考核等重要事件時(shí)，發(fā)現(xiàn)部分重要檔案無法直接從大量有序的檔案中提取，客觀反映出重要檔案存在“漏網(wǎng)之魚”。

3.在信息化發(fā)展方面，信息化覆蓋面大幅提升，但服務(wù)水平仍有待提高。近年來，檔案領(lǐng)域新概念層出不窮，如數(shù)字檔案館、智慧檔案館、區(qū)塊鏈等，并取得了許多理論和實(shí)踐成果，這一切都得益于信息化的大力推進(jìn)。然而據(jù)筆者了解，有相當(dāng)一部分高校檔案信息化仍停留在檔案業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)的運(yùn)用層面，據(jù)筆者理解這是一種基礎(chǔ)的淺層次的信息化，尚不足以將檔案的資源優(yōu)勢充分發(fā)揮出來。在這樣的信息化語境下，面對面檔案利用服務(wù)仍然是主流，用戶依然要親赴現(xiàn)場進(jìn)行辦理，對檔案利用的體驗(yàn)感有所下降。如何在檔案利用效果良好的情況下，將面對面服務(wù)從線下轉(zhuǎn)移到線上，由校內(nèi)擴(kuò)展到校外，則是當(dāng)前檔案工作應(yīng)該考慮的問題，尤其是在新冠肺炎疫情防控常態(tài)化環(huán)境下，面對面方式已經(jīng)不能滿足用戶需求。

4.在考核評價(jià)方面，考核成為推進(jìn)工作的重要抓手，但對檔案工作針對性不強(qiáng)。目前，各個(gè)高校都有自己的一套目標(biāo)管理考核辦法，有明確的考核對象和考核內(nèi)容，是年終開展述職述廉的重要依據(jù)。然而，這種全校層面的考核未能實(shí)地深入檔案工作實(shí)際，僅僅通過部門述職、群眾滿意度測評等方式進(jìn)行評價(jià)，對資源建設(shè)、信息化建設(shè)等核心問題的促進(jìn)作用并不明顯。我們知道，檔案工作作為一項(xiàng)專門工作，涉及信息化、利用效果、宣傳教育等方方面面，嚴(yán)格意義上講，應(yīng)該設(shè)計(jì)一套獨(dú)立的考核評價(jià)機(jī)制，對該項(xiàng)工作進(jìn)行有針對性、立體的指導(dǎo)與推進(jìn)。

5.在隊(duì)伍建設(shè)方面，人才在不斷擴(kuò)充，但人才長效機(jī)制尚未形成。高校檔案人才隊(duì)伍建設(shè)激勵(lì)機(jī)制一直是檔案工作人員的痛點(diǎn)，校內(nèi)認(rèn)同度不高、晉升道路不暢等都在一定程度上影響檔案人員的積極性，對初入職場的檔案人員來說，很難將檔案工作作為畢生追求的事業(yè)而為之奮斗，從而阻滯檔案工作發(fā)展的步伐。隨著現(xiàn)代檔案工作的發(fā)展，檔案人才隊(duì)伍越來越趨于年輕化，渴望專業(yè)上得到認(rèn)同，事業(yè)上尋求突破，是他們共同的追求。然而現(xiàn)實(shí)是，檔案工作人員的職稱晉升和行政職務(wù)升遷渠道并不十分通暢，轉(zhuǎn)崗、跳槽現(xiàn)象時(shí)常發(fā)生，人才流失較為嚴(yán)重。

四、檔案工作高質(zhì)量發(fā)展的對策

針對當(dāng)前許多高校普遍存在的問題，加之以筆者所在學(xué)校的實(shí)踐探索，我們提出實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展的應(yīng)對之策。

1.從檔案管理到檔案治理。黨的十九屆四中全會(huì)審議通過了《中共中央關(guān)于堅(jiān)持和完善中國特色社會(huì)主義制度 推進(jìn)國家治理體系和治理能力現(xiàn)代化若干重大問題的決定》。該決定提到，建立健全把社會(huì)效益放在首位、社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益相統(tǒng)一的文化創(chuàng)作生產(chǎn)體制機(jī)制，要完善以高質(zhì)量發(fā)展為導(dǎo)向的文化經(jīng)濟(jì)政策[10]。作為社會(huì)主義文化事業(yè)的重要組成部分，在國家治理時(shí)代到來的背景下，檔案事業(yè)發(fā)展由傳統(tǒng)的管理模式向現(xiàn)代化的治理模式轉(zhuǎn)變是時(shí)代的選擇，是發(fā)展的必然。高校檔案部門要由檔案管理觀念向檔案治理理念轉(zhuǎn)變，建立檔案部門元治和其他參與主體多元共治的治理模式[11]，在政策允許的條件下，積極運(yùn)用市場化或社會(huì)化方式為檔案工作賦能增效。具體而言，校內(nèi)可以加強(qiáng)與黨辦、校辦、宣傳部、信息化部門等主要職能部門的合作，加強(qiáng)與校友會(huì)等對外機(jī)構(gòu)的聯(lián)絡(luò)；校外可以加強(qiáng)與檔案主管部門、檔案咨詢服務(wù)公司、專業(yè)系統(tǒng)開發(fā)公司、檔案專家學(xué)者等機(jī)構(gòu)或個(gè)人的聯(lián)系，多途徑掌握行業(yè)動(dòng)態(tài)，吸引校內(nèi)、校外兩方資源共同參與到檔案治理當(dāng)中來，克服檔案工作內(nèi)生發(fā)展動(dòng)力不足的問題。

2.項(xiàng)目化運(yùn)作強(qiáng)化高質(zhì)量管理。在高校，檔案人員為推動(dòng)檔案工作高質(zhì)量發(fā)展作出了很多努力和創(chuàng)新，但以項(xiàng)目化方式運(yùn)作檔案管理實(shí)不多見。這里以筆者所在學(xué)校為例，前面提到在學(xué)校一些重要事件當(dāng)中，發(fā)現(xiàn)有部分重要檔案無法直接提取的問題。早在2013年，學(xué)校將檔案工作納入二級學(xué)院目標(biāo)管理考核，打通了檔案工作鏈條中的薄弱環(huán)節(jié)，進(jìn)一步強(qiáng)化集中統(tǒng)一的檔案管理模式，歸檔數(shù)量和質(zhì)量也有了質(zhì)的提升，但這與檔案工作高質(zhì)量發(fā)展目標(biāo)要求還有差距。2020年起，學(xué)校又開始以目標(biāo)管理考核為抓手，對職能部門年度目標(biāo)任務(wù)采用項(xiàng)目化運(yùn)作方式全面加強(qiáng)跟蹤與管理?？己擞牲h政辦公室總牽頭，在考核目標(biāo)設(shè)定之初，檔案人員與黨政辦公室緊密聯(lián)系，積極參與項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)，將重要檔案歸檔融入項(xiàng)目化業(yè)務(wù)流程當(dāng)中。黨政辦公室梳理全年重點(diǎn)任務(wù)100項(xiàng)，分配到對口部門并由分管校領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)一把關(guān)。所有任務(wù)由對口職能部門做好任務(wù)分解和階段任務(wù)完成情況反饋，上傳支撐材料，黨政辦公室即時(shí)跟蹤任務(wù)進(jìn)度，每一項(xiàng)任務(wù)均由分管校領(lǐng)導(dǎo)審核完成結(jié)項(xiàng)。項(xiàng)目結(jié)項(xiàng)后，由學(xué)校檔案管理人員按任務(wù)對支撐材料進(jìn)行歸檔管理，最終形成年度重點(diǎn)任務(wù)成果匯編，將學(xué)校年度重點(diǎn)任務(wù)檔案“一網(wǎng)打盡”，精準(zhǔn)歸檔，全面提高檔案歸檔質(zhì)量。

3.抓機(jī)遇，開展云監(jiān)督與服務(wù)。受新冠疫情的影響，“云辦公”“云服務(wù)”已經(jīng)越來越深入人心。對很多行業(yè)來講，“云”來得猝不及防，但也終將成為常態(tài)，“云”需求會(huì)越來越旺盛。檔案工作要滿足這種需求，就必須盡早采用信息化手段來化解需求和手段不充分之間的矛盾。仍以筆者所在學(xué)校為例，2020年春季開學(xué)至今，學(xué)校主要領(lǐng)導(dǎo)多次召集推進(jìn)會(huì)來提升學(xué)校辦事服務(wù)的信息化水平，并制定《網(wǎng)上辦事大廳建設(shè)工作方案》（以下簡稱《方案》），提出要充分運(yùn)用“互聯(lián)網(wǎng)+校務(wù)服務(wù)”，實(shí)現(xiàn)校務(wù)事項(xiàng)“不見面審批”和師生“最多跑一次”。到2020年底，學(xué)校重要校務(wù)事項(xiàng)進(jìn)入網(wǎng)上辦事大廳，實(shí)現(xiàn)“網(wǎng)上辦、掌上辦”全覆蓋，提升師生辦事體驗(yàn)。對此，檔案工作人員積極參與，從服務(wù)校內(nèi)、校外用戶兩個(gè)群體的便利性、及時(shí)性考量，認(rèn)真梳理甚至重構(gòu)檔案工作業(yè)務(wù)流程，盡可能地將更多的檔案利用業(yè)務(wù)搬到線上，讓師生少跑腿，讓數(shù)據(jù)多跑路，從而節(jié)約師生往來時(shí)間成本和經(jīng)濟(jì)成本。

4.建立檔案工作考核評價(jià)機(jī)制?？己嗽u價(jià)并非簡單的聽匯報(bào)，而是采用“望聞問切”的方式全面進(jìn)行考察，在肯定工作業(yè)績的同時(shí)，能夠指出問題癥結(jié)所在才是關(guān)鍵。對筆者所在學(xué)校而言，進(jìn)入本科快車道，我們將嘗試推動(dòng)在學(xué)校檔案工作委員會(huì)的領(lǐng)導(dǎo)下，按照國家檔案局《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》、江蘇省檔案館《江蘇省機(jī)關(guān)團(tuán)體企業(yè)事業(yè)單位檔案工作規(guī)范》以及數(shù)字檔案館（室）相關(guān)建設(shè)規(guī)范要求，結(jié)合學(xué)校實(shí)際，從檔案資源體系、檔案服務(wù)體系、檔案信息化體系、檔案安全體系等多個(gè)維度建立全面覆蓋職能部門、二級學(xué)院的考核評價(jià)辦法。此外，經(jīng)常性地邀請檔案機(jī)關(guān)、高校檔案領(lǐng)域的專家入校指導(dǎo)工作，或借助學(xué)校承辦檔案工作會(huì)議的機(jī)會(huì)，將專家或同行評價(jià)意見作為推進(jìn)工作的重要渠道。按照國家檔案局的要求，要將評價(jià)工作作為提升檔案業(yè)務(wù)規(guī)范化水平的重要抓手，而且要作為一個(gè)長效機(jī)制堅(jiān)持下去。

5.建立檔案人才長效機(jī)制?；跈n案事業(yè)不斷發(fā)展變化的新形勢，建立檔案人才長效機(jī)制勢在必行。首先，建議上級層面盡早落實(shí)人社部和國家檔案局發(fā)布的《深化檔案專業(yè)人員職稱制度改革的指導(dǎo)意見》，進(jìn)行檔案職稱制度改革。推行代表作制度，破除唯論文傾向。突出業(yè)績貢獻(xiàn)，實(shí)行分類評價(jià)[12]，為檔案專業(yè)人員提供良好的制度保障，使其專注于檔案專業(yè)理論的研究或檔案工作實(shí)務(wù)的鉆研，培養(yǎng)研究型或“工匠型”人才，突出檔案專業(yè)技術(shù)人員應(yīng)有的專業(yè)地位。其次，加強(qiáng)繼續(xù)教育學(xué)習(xí)培訓(xùn)。檔案工作理論和實(shí)踐創(chuàng)新形勢也在不斷發(fā)生新變化。檔案工作人員要向單位爭取必要的經(jīng)費(fèi)和時(shí)間支持，保障人員進(jìn)修學(xué)習(xí)持續(xù)提升的機(jī)會(huì)，實(shí)現(xiàn)儲備知識的更新?lián)Q代，服務(wù)于未來檔案事業(yè)的轉(zhuǎn)型升級。再次，呼吁單位內(nèi)部暢通檔案人員的職業(yè)晉升渠道，使真正懂檔案工作、熱愛檔案事業(yè)的人帶領(lǐng)全體檔案工作人員開展檔案工作實(shí)踐。同時(shí)吸收不同專業(yè)背景的人才加入檔案人才隊(duì)伍，多元化知識結(jié)構(gòu)的交融、多種思維模式的碰撞，能夠?yàn)橥貙挋n案工作思路、開創(chuàng)檔案工作新局面發(fā)揮“智囊團(tuán)”作用。

五、結(jié)束語

實(shí)現(xiàn)高校檔案工作高質(zhì)量發(fā)展并非一蹴而就，既要做好頂層規(guī)劃，又要有較強(qiáng)的執(zhí)行力。這就要求高校檔案工作人員面對不斷變化的新形勢，積極尋求新定位，適應(yīng)新任務(wù)、新常態(tài)，主動(dòng)作為、精準(zhǔn)發(fā)力，探索一條富含特色的高校檔案工作高質(zhì)量發(fā)展之路。