對(duì)做好建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收工作的幾點(diǎn)思考

李照南

2017年，營(yíng)口市為推進(jìn)行政審批制度改革成立了市行政審批局，實(shí)行“兩集中”管理和“一站式”服務(wù)。按照行政審批權(quán)力集中的要求，重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收由市檔案局移交至市行政審批局，為保證工作無(wú)縫銜接，要求“人隨事走”，筆者從市檔案局跟隨該審批事項(xiàng)轉(zhuǎn)入市行政審批局。為更好地做好此項(xiàng)工作，筆者結(jié)合幾年來(lái)組織建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收的工作經(jīng)歷，對(duì)此項(xiàng)工作加以思考。

一、優(yōu)選復(fù)合型人才入庫(kù)，把準(zhǔn)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)

市行政審批局為更好地開(kāi)展此項(xiàng)工作，設(shè)置了市級(jí)建設(shè)項(xiàng)目檔案專家?guī)臁?/p>

1.建立專業(yè)結(jié)構(gòu)多元化的項(xiàng)目檔案驗(yàn)收專家?guī)?。一是要求入?kù)專家綜合素質(zhì)高，對(duì)建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收的重要性有較高的認(rèn)識(shí)，具備高度的責(zé)任心和使命感；二是熟悉項(xiàng)目、工程建設(shè)。由于建設(shè)項(xiàng)目行業(yè)、內(nèi)容各異，工作過(guò)程復(fù)雜，重點(diǎn)、關(guān)鍵環(huán)節(jié)形成的要件材料不一，專家需要做過(guò)并真正熟練掌握項(xiàng)目檔案工作，才能在檢查工作中提出問(wèn)題，才能把握住關(guān)鍵環(huán)節(jié)的檔案質(zhì)量；三是精通檔案業(yè)務(wù)，需從事多年科技檔案工作，具有豐富的工作經(jīng)驗(yàn)，工作能力強(qiáng)，具備中級(jí)以上檔案專業(yè)技術(shù)職務(wù)；四是善于溝通協(xié)調(diào)。驗(yàn)收檢查過(guò)程中，需要專家與各方代表交流、溝通，需要應(yīng)用以往的工作經(jīng)驗(yàn)與各方代表就檢查出來(lái)的問(wèn)題，從檔案技術(shù)要求的角度交流、商討及告知解決的方式方法。

根據(jù)入庫(kù)條件，分別從國(guó)網(wǎng)營(yíng)口供電公司、遼寧港口集團(tuán)有限公司、市城建檔案館、營(yíng)口水務(wù)公司等各企業(yè)優(yōu)選了專門從事科技（項(xiàng)目、工程）文件材料收集、整理、保管的項(xiàng)目檔案專業(yè)人才，進(jìn)入重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案專家?guī)?，做好人才?chǔ)備。

2.組織入庫(kù)專家培訓(xùn)學(xué)習(xí)、交流項(xiàng)目檔案工作經(jīng)驗(yàn)。對(duì)入庫(kù)專家采取全方位輔導(dǎo)，學(xué)習(xí)最新檔案業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，驗(yàn)收辦法、流程，交流各自工作經(jīng)驗(yàn)、做法。學(xué)習(xí)國(guó)家檔案局、國(guó)家發(fā)改委印發(fā)的《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》《建設(shè)項(xiàng)目電子文件歸檔和電子檔案管理暫行辦法》《國(guó)家建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范》及《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》等有關(guān)規(guī)定。同時(shí)，結(jié)合不同行業(yè)的建設(shè)項(xiàng)目標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行學(xué)習(xí)，如《水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收管理辦法》《國(guó)家電網(wǎng)公司電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理辦法》《國(guó)家電網(wǎng)公司電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》等行業(yè)關(guān)于建設(shè)項(xiàng)目檔案的規(guī)定。因建設(shè)項(xiàng)目工程內(nèi)容復(fù)雜，在每一個(gè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收前，都將專家召集培訓(xùn)，專家們結(jié)合本職實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行業(yè)務(wù)交流。

二、項(xiàng)目檔案驗(yàn)收檢查中存在的普遍問(wèn)題

1.項(xiàng)目檔案齊全、完整、準(zhǔn)確性方面。（1）各種申請(qǐng)和批復(fù)、問(wèn)文和復(fù)文要齊全，形成閉環(huán)管理；（2）文件簽字、時(shí)間、蓋章手續(xù)要完備；（3）項(xiàng)目文件材料歸檔原件齊全。

2.隱蔽工程檔案處理。反映鋼筋數(shù)量、間距、保護(hù)層厚度、質(zhì)量缺陷及處理結(jié)果，以及其他關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)等都要形成音像檔案，做好檢查驗(yàn)收記錄、交工驗(yàn)收記錄、驗(yàn)收評(píng)定臺(tái)賬。

3.建設(shè)項(xiàng)目變更、調(diào)整。（1）竣工圖紙有變更的，在原圖紙上更改的需標(biāo)識(shí)、蓋章，并應(yīng)有設(shè)計(jì)變更單、核定單等，做好竣工圖編制說(shuō)明；（2）建設(shè)項(xiàng)目方案調(diào)整的，需出示方案再論證報(bào)告及概算調(diào)整批復(fù)。

4.有些易被遺漏的文件和佐證材料。安全、職業(yè)病等專項(xiàng)審核的專家組意見(jiàn)材料，未中標(biāo)單位投標(biāo)文件、項(xiàng)目劃分表、各種資質(zhì)等易被遺漏的文件。制度執(zhí)行情況的事例文件、合同中與檔案有關(guān)條款及考核情況，組織機(jī)構(gòu)人員方面文件、有關(guān)會(huì)議紀(jì)要、檢查整改材料、佐證材料等。

5.注重建設(shè)項(xiàng)目電子檔案的形成。建設(shè)項(xiàng)目電子檔案是指項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中通過(guò)計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備產(chǎn)生的，具有保存價(jià)值并歸檔保存的一組有聯(lián)系的電子文件及其相關(guān)信息。以件為管理單位整理電子文件，也可根據(jù)實(shí)際以卷為管理單位進(jìn)行整理。應(yīng)保持電子文件的內(nèi)在有機(jī)聯(lián)系，建立電子文件與元數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)。電子檔案說(shuō)明要詳細(xì)，含時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事件（內(nèi)容）等。

三、嚴(yán)格執(zhí)行驗(yàn)收流程，把好驗(yàn)收檢查關(guān)口

1.驗(yàn)收前的準(zhǔn)備。首先，依據(jù)國(guó)家檔案局、國(guó)家計(jì)委《國(guó)家重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理登記辦法》規(guī)定，建設(shè)方（法人單位）須向市檔案局提交《建設(shè)項(xiàng)目檔案管理登記表》備案，以爭(zhēng)取對(duì)其項(xiàng)目檔案的檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)。其次，項(xiàng)目檔案在市檔案局的指導(dǎo)合格后，市檔案局給市行政審批局出具同意驗(yàn)收函。再次，建設(shè)方（法人單位）向市行政審批局提交驗(yàn)收申請(qǐng)，市行政審批局在專家?guī)斐槿∪蛭逦粚＜?，與市檔案局、項(xiàng)目業(yè)務(wù)主管部門、專家組成員共同組成驗(yàn)收組，實(shí)地檢查驗(yàn)收。

2.驗(yàn)收流程。（1）召集驗(yàn)收會(huì)議，建設(shè)單位（法人單位）、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理和生產(chǎn)運(yùn)行管理或使用單位的有關(guān)人員列席會(huì)議，建設(shè)方匯報(bào)項(xiàng)目建設(shè)概況、項(xiàng)目檔案工作情況；監(jiān)理單位匯報(bào)項(xiàng)目檔案質(zhì)量的審核情況；（2）項(xiàng)目檔案驗(yàn)收組檢查項(xiàng)目檔案及檔案管理情況，各方代表現(xiàn)場(chǎng)解答專家提出的問(wèn)題；（3）專家對(duì)項(xiàng)目檔案質(zhì)量從基礎(chǔ)管理工作、項(xiàng)目檔案的完整準(zhǔn)確系統(tǒng)情況、項(xiàng)目檔案的安全三個(gè)方面進(jìn)行綜合評(píng)價(jià)。對(duì)通過(guò)驗(yàn)收的，印發(fā)驗(yàn)收意見(jiàn)；未通過(guò)驗(yàn)收的，提出整改要求，建設(shè)單位整改后，重新提出驗(yàn)收申請(qǐng)。

3.各建設(shè)、參建單位認(rèn)真整改。對(duì)于項(xiàng)目檔案驗(yàn)收組提出的整改意見(jiàn)，各方認(rèn)真落實(shí)整改，整改合格并經(jīng)專家組成員簽字后，市行政審批局予以蓋章通過(guò)，再印發(fā)驗(yàn)收意見(jiàn)，確保經(jīng)過(guò)驗(yàn)收檢查項(xiàng)目的檔案質(zhì)量。

四、做好項(xiàng)目檔案工作需重點(diǎn)把握的幾個(gè)方面

1.明確各單位責(zé)任。（1）項(xiàng)目建設(shè)單位對(duì)項(xiàng)目檔案工作實(shí)行統(tǒng)一管理，對(duì)本單位各部門和設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等參建單位進(jìn)行有效的監(jiān)督、指導(dǎo)，對(duì)項(xiàng)目實(shí)施組織管理，并在項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中負(fù)總責(zé)。建設(shè)單位要確保項(xiàng)目檔案工作與項(xiàng)目建設(shè)同步進(jìn)行，建立切合實(shí)際的項(xiàng)目檔案工作管理體制，建立健全規(guī)章制度和業(yè)務(wù)規(guī)范，建立工作網(wǎng)絡(luò)，將檔案工作納入項(xiàng)目管理程序，納入領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制和相關(guān)人員崗位職責(zé)。組織協(xié)調(diào)內(nèi)設(shè)部門和參建單位，采取有效措施，確保項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。檔案驗(yàn)收結(jié)果可作為建設(shè)方（法人）支付參建單位進(jìn)度款或考核有關(guān)部門、單位或崗位的必要參考依據(jù)。加強(qiáng)對(duì)參與項(xiàng)目實(shí)施的外單位檔案收集、整理、歸檔的監(jiān)督指導(dǎo)。（2）勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等參建單位按照有關(guān)法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和建設(shè)單位的要求，負(fù)責(zé)合同約定內(nèi)容形成文件材料的收集、整理、歸檔和移交，對(duì)項(xiàng)目建設(shè)形成的文件材料的真實(shí)準(zhǔn)確和原始性負(fù)責(zé)。（3）監(jiān)理單位對(duì)監(jiān)理范圍內(nèi)文件材料和檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)負(fù)有審核責(zé)任，保證檔案的真實(shí)準(zhǔn)確。

2.堅(jiān)持“三參加”“四同步”。“三參加”即檔案部門參加項(xiàng)目審查論證會(huì)和項(xiàng)目進(jìn)度例會(huì)；參加項(xiàng)目工程階段性竣工驗(yàn)收；參加設(shè)備開(kāi)箱，并形成記錄?！八耐健奔聪逻_(dá)項(xiàng)目任務(wù)的同時(shí)提出文件材料的歸檔要求；檢查項(xiàng)目進(jìn)度的同時(shí)檢查文件材料的形成情況；項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的同時(shí)鑒定檔案材料的齊全、完整、準(zhǔn)確情況；項(xiàng)目申報(bào)評(píng)優(yōu)及項(xiàng)目有關(guān)人員提職評(píng)先時(shí)，檔案部門同時(shí)出具專題歸檔證明材料。

3.制定項(xiàng)目檔案歸檔范圍和保管期限表。建設(shè)項(xiàng)目開(kāi)工前，結(jié)合項(xiàng)目建設(shè)內(nèi)容、管理模式、行業(yè)特點(diǎn)等，制定能夠反映該項(xiàng)目建設(shè)全過(guò)程和實(shí)體全貌的、切合實(shí)際的歸檔范圍。建設(shè)單位組織技術(shù)負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目總監(jiān)、項(xiàng)目經(jīng)理等相關(guān)人員對(duì)歸檔范圍進(jìn)行審核，并以正式文件印發(fā)建設(shè)單位內(nèi)設(shè)相關(guān)部門和參建單位執(zhí)行。

4.規(guī)范檔案整理。建設(shè)單位會(huì)同監(jiān)理單位加強(qiáng)檔案整理環(huán)節(jié)檢查指導(dǎo)，要求參建單位依據(jù)國(guó)家和行業(yè)檔案有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，按照“誰(shuí)形成誰(shuí)整理”的原則，明確文件形成單位或部門歸檔和整理責(zé)任?！皬?qiáng)化收集、簡(jiǎn)化整理”，收集是重點(diǎn)。遵循項(xiàng)目文件的形成規(guī)律和成套性特點(diǎn)，保持卷內(nèi)文件關(guān)聯(lián)性、分類科學(xué)、組卷合理。組卷時(shí)，研究文件內(nèi)容，區(qū)分年度、區(qū)分問(wèn)題，把問(wèn)題相同或相近的文件組成一卷，盡量使組成的案卷問(wèn)題單一。案卷題名準(zhǔn)確反映出該卷基本內(nèi)容，以便查找利用。項(xiàng)目檔案整理還可采取“卷件融合”方式進(jìn)行整理。

注意事項(xiàng)：嚴(yán)格區(qū)分文書(shū)檔案與建設(shè)項(xiàng)目檔案，保持項(xiàng)目檔案的成套性；歸檔的項(xiàng)目文件應(yīng)為原件；保管期限劃分準(zhǔn)確。

項(xiàng)目的全過(guò)程通過(guò)項(xiàng)目檔案記錄下來(lái)，其齊全、完整、準(zhǔn)確，對(duì)項(xiàng)目投產(chǎn)后的運(yùn)行、維修、管理、改擴(kuò)建和技改等，提供了可靠的重要依據(jù)和憑證。建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收作為項(xiàng)目整體驗(yàn)收前的一個(gè)專項(xiàng)驗(yàn)收，是項(xiàng)目工作的收尾，是對(duì)整個(gè)項(xiàng)目工作過(guò)程原始記錄的質(zhì)量評(píng)估。由此可見(jiàn)，落實(shí)好建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作是提升項(xiàng)目管理水平的關(guān)鍵，影響著工程質(zhì)量及整體利益。因此，把好建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收關(guān)對(duì)提升項(xiàng)目建設(shè)整體水平尤為重要。