王彥軍

（遼寧省基礎(chǔ)測(cè)繪院，遼寧錦州 121003）

志書(shū)即是按一定的體例，全面記載某一時(shí)期某一地域的自然、社會(huì)、政治、經(jīng)濟(jì)、文化等方面情況或者特定事項(xiàng)的書(shū)籍文獻(xiàn)[1]。狹義上的地方志僅指志書(shū)，社會(huì)主義新編地方志包括方志和年鑒[2]。志書(shū)一般都有獨(dú)特的寫(xiě)作體例和格式，有嚴(yán)格的選材要求，有各種研究參考價(jià)值[3]。

編修志書(shū)不僅是對(duì)歷史的一種記載，也是資料的一種留存，除了其自身的參考價(jià)值之外，還具有很強(qiáng)的存史、資治和教化作用[4]。本文主要以《遼 寧 省 志·測(cè) 繪 志（1986-2005）》編纂項(xiàng)目為依托，對(duì)志書(shū)在編寫(xiě)過(guò)程中資料收集方面的一些注意事項(xiàng)和常見(jiàn)問(wèn)題進(jìn)行匯總與歸納。

一、志書(shū)資料的重要性

專(zhuān)業(yè)志之重要，貴在資料性[5]。資料性是方志的本質(zhì)屬性，也是地方志的生命所在[6]，業(yè)內(nèi)也有“志書(shū)編寫(xiě)，資料為王”的說(shuō)法。這是因?yàn)榫帉?xiě)志書(shū)對(duì)自身的真實(shí)性和全面性有絕對(duì)的要求，而志書(shū)的內(nèi)容是否真實(shí)可靠，志書(shū)信息是否覆蓋全面，則完全取決于資料的質(zhì)量。因此，想要成就一本好的志書(shū)，首先要把資料的收集與應(yīng)用吃透。其中，具體包括資料收集的方法和途徑，資料收集回來(lái)之后的存儲(chǔ)、篩選以及利用，還有后續(xù)資料的補(bǔ)充收集等等。

二、志書(shū)資料常見(jiàn)形式與收集方法

1.志書(shū)資料的常見(jiàn)形式

志書(shū)資料按存在形式分為文字資料、圖像資料、口碑資料、實(shí)物資料、電子資料以及其他資料等[7]。

文字資料[8]主要就是指留存下來(lái)的文字?jǐn)⑹鲑Y料等，例如，圖書(shū)、檔案、報(bào)紙、統(tǒng)計(jì)資料以及工作記錄等，文字資料是志書(shū)資料的主體；圖像資料[9]主要是指照片、圖畫(huà)等以圖像形式記錄留存下來(lái)的資料；口碑資料（又稱(chēng)活資料）一般指活著的事件當(dāng)事人口述的資料，也包含一些民謠諺語(yǔ)之類(lèi)的內(nèi)容，但是口碑資料的使用需要細(xì)心考證；實(shí)物資料是指具有實(shí)際價(jià)值意義的實(shí)體事物，例如紀(jì)念館、紀(jì)念塔碑、文物或者行業(yè)標(biāo)志等，常在志書(shū)中起輔助說(shuō)明作用；電子資料主要指相關(guān)的視頻、音頻或者行業(yè)電子成果（如電子地圖）等；其他資料主要指除上述資料外一些其他有參考價(jià)值的資料。

2.志書(shū)資料收集常規(guī)方法

志書(shū)資料收集的方法有很多種，在面對(duì)不同的情況下往往需要采取不同的方法。本文主要選取幾種常見(jiàn)的方法進(jìn)行介紹[10]。

（1）自提法

自提法就是一種從本地區(qū)、本系統(tǒng)或者本部門(mén)內(nèi)部收集提取資料的一種方法。因?yàn)闊o(wú)論是地方志、行業(yè)志、部門(mén)志或者其他類(lèi)別的志書(shū)，都會(huì)由各自相關(guān)的部門(mén)負(fù)責(zé)編纂，而這些部門(mén)往往自身就有許多可用資料，收集工作可以先從自身開(kāi)始。

（2）征集法

征集法就是通過(guò)發(fā)通知等方式正式告知全社會(huì)相關(guān)機(jī)構(gòu)和部門(mén)，向他們公開(kāi)征集所需資料，講清要求，由對(duì)方自主提供的一種資料收集方法。該方法是比較常用且效果比較理想的一種方法，收集來(lái)的資料占總資料的比重也比較大。

（3）查閱法

查閱法是一種主動(dòng)搜尋的資料收集方法，可以去檔案館、資料館、圖書(shū)館、報(bào)社等場(chǎng)所專(zhuān)門(mén)去查找所需資料。

（4）走訪法

走訪法主要是針對(duì)一些目的較明確的資料開(kāi)展的收集的一種方法?？梢灾苯訉?duì)有關(guān)機(jī)構(gòu)、部門(mén)或者個(gè)人進(jìn)行走訪詢問(wèn)，獲得資料。走訪法也十分適合核實(shí)存在疑問(wèn)的資料或者辨別源由復(fù)雜的資料。

（5）定向咨詢法

對(duì)于個(gè)別走訪收集成本較高或者不必非要走訪收集的資料，可以采用電話或者電子郵件等方式與資料所有方取得聯(lián)系來(lái)實(shí)現(xiàn)資料收集工作，這種方法叫做定向咨詢法。該方法快捷方便、針對(duì)性強(qiáng)，尤其在中后期資料補(bǔ)充時(shí)，效果顯著。

（6）申請(qǐng)法

對(duì)于一些具有特定使用權(quán)限或者受行業(yè)屬性限制的資料（例如，志書(shū)所用地圖必須由測(cè)繪部門(mén)提供），可以向上級(jí)部門(mén)或者行業(yè)專(zhuān)屬部門(mén)提出申請(qǐng)獲取。這樣既可以保證資料的真實(shí)性、專(zhuān)業(yè)性、準(zhǔn)確性，還可以保證不同志書(shū)之間所用資料的統(tǒng)一性。

（7）網(wǎng)絡(luò)查詢法

對(duì)于一些特定、固定的資料，可以去國(guó)家或有關(guān)部門(mén)的官方網(wǎng)站查詢獲取。網(wǎng)絡(luò)查詢法一般用來(lái)獲取志書(shū)中一些統(tǒng)計(jì)類(lèi)、報(bào)表類(lèi)的資料。

（8）其他方法

對(duì)待一些特殊數(shù)據(jù)或者特殊情況，有時(shí)候會(huì)采取一些其他方法進(jìn)行資料收集。

三、志書(shū)資料收集的具體實(shí)施

1.志書(shū)資料收集的注意事項(xiàng)

（1）注意資料的時(shí)效性

志書(shū)是有斷限的，所以編纂者在收集志書(shū)資料時(shí)一定要向資料提供方說(shuō)明斷限情況。否則，容易收集到無(wú)使用價(jià)值的資料。這樣一來(lái)，無(wú)論是提供者前期對(duì)資料進(jìn)行查找和歸納，還是編纂者后期對(duì)資料進(jìn)行篩選和整理，都會(huì)產(chǎn)生很多重復(fù)性工作和不必要的麻煩。在兼顧時(shí)效性的基礎(chǔ)上，為保證事件的完整性，個(gè)別事件的資料可以適當(dāng)向前追溯或向后延伸。

（2）強(qiáng)調(diào)資料的真實(shí)性

志書(shū)的編纂者一定要對(duì)資料的真實(shí)性負(fù)責(zé)。對(duì)于收集來(lái)的存在疑問(wèn)的資料，要及時(shí)與資料的提供方核實(shí)確認(rèn)，不可自作主張。對(duì)于多方提供的同一種資料表述出現(xiàn)沖突時(shí)，也要與多方保持聯(lián)系，進(jìn)行探討，確認(rèn)最終結(jié)果。對(duì)于資料信息模棱兩可且無(wú)從查證的資料，為以防萬(wàn)一，應(yīng)該予以舍棄。在使用資料時(shí)，應(yīng)當(dāng)力求客觀全面，條理清楚，不可斷章取義或者以偏概全，混淆讀者的視聽(tīng)，間接造成資料失實(shí)。

（3）做好資料的保密性

在收集到的資料中有一些數(shù)據(jù)或者資料涉及國(guó)家秘密、軍事秘密或行業(yè)秘密不可以公開(kāi)發(fā)表的，要做好相關(guān)保密處理。以《測(cè)繪志》為例，某些坐標(biāo)數(shù)據(jù)或者重力參數(shù)數(shù)據(jù)是不可以隨意發(fā)表的，未通過(guò)有關(guān)部門(mén)審查的地圖也不可以隨便使用。因此，對(duì)于收集到的資料，在確認(rèn)其是否涉密之前，更不可以隨意外泄。

2.志書(shū)資料收集的前期準(zhǔn)備工作

“凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢”，為了提高志書(shū)資料收集的效率，一定的準(zhǔn)備工作是必不可少的。做好前期準(zhǔn)備工作，不僅省時(shí)省力，也可在一定程度上避免資錯(cuò)漏與丟失。

首先，要對(duì)資料收集人員進(jìn)行培訓(xùn)，讓他們清楚資料收集的范圍、標(biāo)準(zhǔn)、原則以及注意事項(xiàng)，才便于開(kāi)展后續(xù)工作。其次，最好能夠事先確定志書(shū)的大體框架和入志內(nèi)容，這樣可以保證在全面收集資料的基礎(chǔ)上，做到有的放矢、精準(zhǔn)收集。同時(shí)，也可以保證收集到的資料條理清晰，便于篩選和應(yīng)用，減輕工作負(fù)擔(dān)，節(jié)約時(shí)間成本。最后，要制定科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)馁Y料收集管理體系，將資料收集管理的職責(zé)落實(shí)到個(gè)人。力爭(zhēng)做到專(zhuān)項(xiàng)資料專(zhuān)人管理，并且設(shè)置一名能夠統(tǒng)攬全局、解決問(wèn)題的總責(zé)任人。

3.志書(shū)資料的存放與管理

志書(shū)的資料存放與管理也是非常關(guān)鍵的一個(gè)環(huán)節(jié)。在志書(shū)編寫(xiě)過(guò)程中，隨時(shí)可能會(huì)遇到資料沖突或者存在疑問(wèn)的地方，此時(shí)往往需要重新找到原始資料進(jìn)行比對(duì)和排查。另外，在編纂過(guò)程中，也會(huì)不斷有各種形式的資料補(bǔ)充進(jìn)來(lái)。為了避免資料混淆、重復(fù)利用和丟失，提高資料利用效率，一定要合理的對(duì)資料進(jìn)行存放與管理。

（1）資料的存放

對(duì)書(shū)籍、報(bào)刊、畫(huà)冊(cè)等實(shí)物資料，如條件允許，應(yīng)單獨(dú)安排防火、防潮、防霉的房間進(jìn)行存放；如條件不允許，至少要有專(zhuān)門(mén)的書(shū)架或者書(shū)柜存放資料，不可與其他資料混淆。對(duì)電子資料，一定要選擇安全、穩(wěn)定、無(wú)病毒且足夠存儲(chǔ)量的計(jì)算機(jī)，切勿將資料存放在系統(tǒng)盤(pán)、電腦桌面和不安全的網(wǎng)盤(pán)。對(duì)網(wǎng)上下載資料，一定要保存網(wǎng)址，記錄好資料來(lái)源。

（2）資料的備份

為了防止資料丟失、損壞或者發(fā)生一些不可逆轉(zhuǎn)的人為修改，一定要做好的資料的備份工作。對(duì)于收集來(lái)的電子資料，例如電子文檔、照片、視頻、音頻等資料，一定要在不同的存儲(chǔ)介質(zhì)上做好備份工作。對(duì)于收集來(lái)的紙質(zhì)或者實(shí)物資料，如果條件允許，也應(yīng)該拍照或者掃描成電子版成果以策萬(wàn)全。對(duì)于錄音、訪談等資料更應(yīng)該及時(shí)處理，轉(zhuǎn)化成書(shū)面文字，并做好備份。

（3）資料的使用

資料在使用過(guò)程中，應(yīng)該以可重復(fù)利用為主旨，不可破壞資料或者采取一次性使用方式。例如，將書(shū)籍有用的幾頁(yè)撕下或者對(duì)報(bào)紙的部分內(nèi)容進(jìn)行剪裁等，也不可在原資料上隨意涂抹，亂勾亂畫(huà)。不要在使用資料過(guò)程中吸煙或者食用食物、飲品。對(duì)于使用完畢的資料，要及時(shí)放歸原位，不可隨意擺放或丟棄不理。對(duì)于外借的資料，要在做好有關(guān)記錄。

四、結(jié)束語(yǔ)

志書(shū)資料的收集、利用與保存都是非常關(guān)鍵而繁瑣的工作，它要求編纂者不僅要具有一定的業(yè)務(wù)能力，還要有耐心、夠細(xì)心、有責(zé)任心。如果把一本志書(shū)比作一個(gè)嬰孩，那么資料無(wú)疑就是這個(gè)孩子的母親。所以，要保證志書(shū)的質(zhì)量，編纂者一定要對(duì)志書(shū)所用的資料重視起來(lái)，把嚴(yán)資料關(guān)。用好、用對(duì)、用全資料，志書(shū)就已經(jīng)成功了一半。