我國檔案館引入眾包服務(wù)的SWOT分析

顧麗婭

Jeff Howe于2006年6月在美國《連線》雜志上首次提出了眾包的概念，他認(rèn)為所謂眾包就是指一個(gè)公司或者機(jī)構(gòu)把過去由員工執(zhí)行的工作任務(wù)，以自由自愿的形式外包給非特定（而且通常是大型的）的大眾網(wǎng)絡(luò)的做法[1]13。檔案眾包簡單而言就是基于互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)（如檔案網(wǎng)站、檔案館微信平臺(tái)等），讓廣大網(wǎng)民來完成以前由檔案館人員完成的工作任務(wù)。相比于外包這種商業(yè)模式而言，眾包更多的是一種志愿活動(dòng)，對(duì)于圖書館、檔案館等非營利性組織而言，借助社會(huì)大眾的力量來進(jìn)行相應(yīng)的工作，拓寬信息資源開發(fā)渠道，提升圖書館、檔案館的服務(wù)質(zhì)量和水平，是一種值得探索的新模式。

一、檔案館引入眾包服務(wù)SWOT分析

20世紀(jì)80年代初，美國舊金山大學(xué)韋里克教授提出了SWOT分析法，即對(duì)研究對(duì)象的內(nèi)外部競(jìng)爭環(huán)境和競(jìng)爭條件進(jìn)行態(tài)勢(shì)分析，他認(rèn)為S（strengths）是優(yōu)勢(shì)、W（weaknesses）是劣勢(shì)、O（opportunities）是機(jī)會(huì)、T（threats）是威脅[2]153。

通過SWOT方法，可以對(duì)我國檔案館引入檔案眾包模式所面臨的優(yōu)勢(shì)、劣勢(shì)、機(jī)會(huì)和挑戰(zhàn)進(jìn)行全面、系統(tǒng)、準(zhǔn)確的研究，從而根據(jù)研究結(jié)果制定相應(yīng)的發(fā)展策略。

1.引入檔案眾包服務(wù)優(yōu)勢(shì)分析。

（1）國內(nèi)外已有相關(guān)眾包項(xiàng)目。2016年，上海圖書館歷史文獻(xiàn)眾包中心搭建了眾包系統(tǒng)，該系統(tǒng)為社會(huì)公眾提供了一個(gè)元數(shù)據(jù)著錄和全文標(biāo)引平臺(tái)，借助一定的激勵(lì)機(jī)制如積分兌換，吸引社會(huì)公眾對(duì)自己感興趣的內(nèi)容進(jìn)行基于人、地、時(shí)、事等內(nèi)容特征的深度著錄，此外該系統(tǒng)還支持對(duì)無法進(jìn)行機(jī)器自動(dòng)識(shí)別的全文進(jìn)行抄錄和標(biāo)引。截至2020年12月，該系統(tǒng)共發(fā)布了72個(gè)項(xiàng)目，其中23個(gè)項(xiàng)目已完成相關(guān)著錄、抄錄及標(biāo)引工作。

2015年3月10日，新加坡國家檔案館推出公民檔案管理員計(jì)劃，該項(xiàng)目主要是希望憑借新加坡民眾之力對(duì)國家檔案館內(nèi)已經(jīng)數(shù)字化的檔案進(jìn)行抄寫轉(zhuǎn)錄，或是對(duì)一些舊照片進(jìn)行描述，以期推動(dòng)國家歷史的研究。此外，美國的“公民檔案員”項(xiàng)目、荷蘭的“眾在參與”項(xiàng)目等都是外國基于檔案眾包模式的成功應(yīng)用。

國內(nèi)外的相關(guān)檔案眾包項(xiàng)目的成功實(shí)踐為我國檔案館引入檔案眾包模式提供了良好的借鑒。

（2）檔案館的地位與性質(zhì)。檔案館是黨和國家的科學(xué)文化事業(yè)機(jī)構(gòu),是永久保管檔案的基地,是科學(xué)研究和各方面工作利用檔案史料的中心[3]84，也是我國政府信息公開的窗口。

隨著社會(huì)對(duì)檔案館認(rèn)識(shí)的不斷加深，越來越多的人開始關(guān)注檔案，關(guān)注檔案館。檔案用戶的數(shù)量不斷增加，而多數(shù)檔案用戶思維活躍并具有一定科學(xué)文化知識(shí)，檔案館可以通過系列措施吸引與檔案眾包項(xiàng)目相關(guān)且感興趣的用戶，充分調(diào)動(dòng)他們的積極性和提高他們的參與熱情，為檔案眾包提供堅(jiān)實(shí)的人力基礎(chǔ)。此外，檔案館作為一個(gè)非營利性質(zhì)的機(jī)構(gòu)，社會(huì)大眾對(duì)其認(rèn)可程度較高，愿意為國家文化事業(yè)的發(fā)展和傳承盡一份力[4]115-119。

2.引入檔案眾包服務(wù)劣勢(shì)分析。

（1）檔案眾包項(xiàng)目選擇的局限性。我國檔案館的館藏非常豐富，且隨著社會(huì)對(duì)檔案利用需求的不斷提升，大量塵封在檔案館的檔案急需進(jìn)行著錄、抄錄或標(biāo)引以滿足社會(huì)的利用需求，但并不是所有的檔案都適合進(jìn)行眾包。第一，檔案館的館藏檔案中，一部分是處于保密階段的，涉及國家或者機(jī)構(gòu)利益，或者其他原因而不便于公開以提供利用的，因此能夠參加檔案眾包項(xiàng)目的檔案必須是解密公開并符合檔案館提供利用條件的；第二，由于檔案轉(zhuǎn)錄、抄錄及標(biāo)引等工作相對(duì)而言還是比較枯燥的，要想吸引社會(huì)大眾參與到檔案眾包項(xiàng)目中來，最重要的是該項(xiàng)目內(nèi)容本身是有一定吸引力的；第三，檔案眾包是通過互聯(lián)網(wǎng)面向所有用戶的，因此參與者的水平是檔案館無法進(jìn)行前端控制的，因此為了保證檔案眾包的質(zhì)量，只能選擇一些簡單易操作的項(xiàng)目提供給用戶進(jìn)行著錄、抄錄等工作?；谝陨先c(diǎn)，檔案眾包項(xiàng)目的選擇具有一定的局限性。

（2）檔案眾包的可投入資金有限。檔案眾包雖然是一種志愿活動(dòng)，但是為了維持項(xiàng)目的正常運(yùn)行以及為提高用戶的參與積極性而采取的激勵(lì)措施，特別是物質(zhì)激勵(lì)都需要一定的經(jīng)費(fèi)作為基礎(chǔ)。檔案館作為非營利性機(jī)構(gòu)，收入主要來自一般公共預(yù)算撥款收入及上年結(jié)轉(zhuǎn)。以浙江省檔案館為例，2019年收入預(yù)算為7243.97萬元，由于新館專用設(shè)備和展覽建設(shè)等階段性項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)的減少，2019年一般公共預(yù)算當(dāng)年撥款是6432.81萬元，比2018年執(zhí)行數(shù)減少3683.59萬元[5]。一般公共預(yù)算的縮減對(duì)檔案館而言，更需要將每一分錢都花在刀刃上，因此在維持現(xiàn)有檔案工作正常開展的基礎(chǔ)上，很難有多余的經(jīng)費(fèi)來保障檔案眾包項(xiàng)目的開展和推廣。

（3）檔案眾包理念的影響力不足。2006年，Jeff Howe首次提出眾包的概念距今不過13年，提起外包可能大家都清楚或者都聽說過，但說起眾包不知者十之八九，更遑論檔案眾包。檔案眾包這一概念在我國出現(xiàn)不過是近幾年的事情，而且現(xiàn)有的檔案眾包項(xiàng)目如遼寧省檔案館的“社會(huì)檔案人”項(xiàng)目以及上海市圖書館的眾包系統(tǒng)在社會(huì)上影響力相對(duì)而言并不是很強(qiáng)，社會(huì)公眾甚至是檔案館工作人員對(duì)于檔案眾包這個(gè)概念的認(rèn)知也很薄弱，導(dǎo)致現(xiàn)有眾包項(xiàng)目完成度不高，因此我國檔案館要引入檔案眾包模式存在一定的劣勢(shì)。

3.引入檔案眾包服務(wù)機(jī)會(huì)分析。

（1）檔案館對(duì)檔案利用越來越重視。檔案是社會(huì)歷史長河中形成的璀璨的文化遺產(chǎn)，也是重要的信息資源，隨著社會(huì)檔案意識(shí)的提高，公眾對(duì)檔案的利用需求也在不斷提升。為了更好地發(fā)揮檔案的價(jià)值，滿足社會(huì)公眾的檔案利用需求，近年來檔案館對(duì)檔案利用工作越來越重視，檔案利用方面的經(jīng)費(fèi)投入占比越來越高。浙江省檔案館2019年經(jīng)費(fèi)預(yù)算中，一般公共服務(wù)（類）檔案事務(wù)（款）檔案館（項(xiàng)）2194.80萬元，占據(jù)了2019年支出預(yù)算的30%，主要包括檔案資料征集，檔案搶救、保護(hù)、編纂、修復(fù)、現(xiàn)代化管理，檔案信息資源開發(fā)、提供、利用，檔案館設(shè)備購置、維護(hù)，檔案陳列展覽等方面的支出。

檔案館對(duì)檔案利用工作越來越重視的背景下，不同于傳統(tǒng)的檔案資源的開發(fā)利用方式和手段也會(huì)愈加受到檔案館工作人員的青睞，因此檔案眾包對(duì)于我國檔案館而言無疑也是一種檔案開發(fā)利用的新嘗試。

（2）社會(huì)檔案意識(shí)在不斷提升。社會(huì)檔案意識(shí)是人們對(duì)檔案和檔案工作這一客觀事物的反映和認(rèn)識(shí)，是檔案工作存在和發(fā)展的基礎(chǔ)。檔案意識(shí)根據(jù)思維主體的不同可分為檔案專業(yè)人員的檔案意識(shí)和社會(huì)大眾的檔案意識(shí)[6]4-8。近些年來,隨著我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展,公眾文化程度的提升以及檔案宣傳力度的加大,人們的檔案意識(shí)也相應(yīng)地在一定程度上得到加強(qiáng),用檔案說話已成為大家的共識(shí)。隨著檔案意識(shí)增強(qiáng)，檔案利用的人數(shù)也在隨之增加，意味著能夠參與到檔案眾包的潛在用戶數(shù)量在提升，這對(duì)于檔案眾包而言無疑是一個(gè)利好消息。

（3）互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的日益普遍。檔案眾包是一種基于互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)，讓廣大網(wǎng)絡(luò)用戶參與其中的項(xiàng)目，因此網(wǎng)絡(luò)的普及程度肯定是越高越好，網(wǎng)民的數(shù)量越多越好。根據(jù)CNNCI第43次《中國互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)發(fā)展?fàn)顩r統(tǒng)計(jì)報(bào)告》顯示，截至2018年12月，我國網(wǎng)民規(guī)模達(dá)8.29億，新增網(wǎng)民5653萬，互聯(lián)網(wǎng)普及率為59.6%，較2017年底提升3.8個(gè)百分點(diǎn)[7]，這為檔案眾包服務(wù)的實(shí)現(xiàn)提供了堅(jiān)實(shí)的人力基礎(chǔ)。另外，隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的不斷發(fā)展，眾包平臺(tái)的搭建和管理也有了技術(shù)支持和保障。

4.引入檔案眾包服務(wù)威脅分析。

（1）檔案的信息安全受到威脅。檔案是國家重要的信息資源，承載著傳承歷史、促進(jìn)國家經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的重要使命，因此檔案安全一直以來都是檔案工作中的重要環(huán)節(jié)之一，是開展各項(xiàng)檔案工作如檔案編研、利用等工作的基礎(chǔ)。檔案工作歷來由檔案館內(nèi)部人員完成，檔案的安全性可以得到很好的保障。

引進(jìn)檔案眾包服務(wù)，也就意味著將原先由檔案工作人員完成的轉(zhuǎn)錄、著錄、標(biāo)引等工作開放給社會(huì)公眾完成，一旦檔案館負(fù)責(zé)眾包的人員在審核檔案是否可以進(jìn)行眾包的過程中沒有嚴(yán)格把關(guān)，將涉密檔案放置在網(wǎng)絡(luò)上，那么檔案的信息安全會(huì)受到極大的威脅。

（2）檔案館服務(wù)質(zhì)量受到影響。目前而言，檔案工作者大多數(shù)都經(jīng)過了檔案專業(yè)教育或者檔案管理知識(shí)培訓(xùn)，對(duì)于檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)熟悉、了解，工作完成水平和質(zhì)量較高。而檔案眾包項(xiàng)目面向廣大社會(huì)公眾，為保證參與的廣泛性，檔案館在前期的參與人員選擇上并不會(huì)也很難多加控制，從而導(dǎo)致由于檔案眾包參與者的文化水平、知識(shí)結(jié)構(gòu)參差不齊，缺乏檔案意識(shí)和相關(guān)能力，在完成轉(zhuǎn)錄、抄錄等工作時(shí)會(huì)出現(xiàn)轉(zhuǎn)錄出錯(cuò)、標(biāo)引錯(cuò)誤等問題。如果檔案館沒有對(duì)檔案眾包項(xiàng)目結(jié)果進(jìn)行審核，而直接將用戶完成的質(zhì)量不一的成果提供利用的話，顯而易見，利用者會(huì)對(duì)檔案館的服務(wù)質(zhì)量提出質(zhì)疑。

二、檔案館眾包服務(wù)實(shí)施策略

1.搭建多渠道檔案眾包平臺(tái)。目前，了解檔案眾包的人相對(duì)較少，為了提高檔案眾包的參與度，提供便利的參與途徑是關(guān)鍵。根據(jù)CNNCI第43次《中國互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)發(fā)展?fàn)顩r統(tǒng)計(jì)報(bào)告》顯示，截至2018年12月，我國手機(jī)網(wǎng)民規(guī)模達(dá)8.17億，全年新增手機(jī)網(wǎng)民6433萬。網(wǎng)民使用手機(jī)上網(wǎng)的比例達(dá)98.6%，使用臺(tái)式電腦、筆記本電腦上網(wǎng)的比例分別為48.0%和35.9%。從統(tǒng)計(jì)報(bào)告可以看出，我國網(wǎng)民利用手機(jī)上網(wǎng)的比例極高，因此除了現(xiàn)有的通過電腦端形式進(jìn)行眾包之外，還可以考慮在手機(jī)客戶端實(shí)現(xiàn)檔案眾包。目前，各個(gè)省市都建立了自己的檔案網(wǎng)站，并且很多省市檔案館還擁有自己的微信平臺(tái)，為搭建多渠道檔案眾包平臺(tái)提供了良好的基礎(chǔ)。

2.由點(diǎn)及面提升眾包影響力。檔案作為一個(gè)新生事物，如何擴(kuò)大其社會(huì)影響力，從而吸引更多的用戶加入到檔案眾包的活動(dòng)中是關(guān)鍵。上海圖書館提供了一個(gè)很值得借鑒的方式，其歷史文獻(xiàn)眾包中心和南京大學(xué)合作通過競(jìng)賽的方式開展的盛宣懷檔案抄錄項(xiàng)目，以上海圖書館眾包系統(tǒng)為平臺(tái)，選取盛宣懷檔案中與辛亥革命相關(guān)的信函、電報(bào)、公牘、奏折等若干以供抄錄。

由于高校擁有大量的人力資源并且高校的老師和學(xué)生具備良好的科學(xué)文化知識(shí)，因此檔案眾包的推廣可以先在高校試點(diǎn)，從教師和學(xué)生的團(tuán)體進(jìn)一步輻射至社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域、各個(gè)階層。

3.規(guī)范化檔案眾包服務(wù)管理。沒有規(guī)矩不成方圓，檔案眾包也應(yīng)該受到相關(guān)規(guī)范的制約。檔案館應(yīng)該針對(duì)檔案眾包的各個(gè)環(huán)節(jié)制訂一套全面且可操作性強(qiáng)的眾包制度，例如檔案館眾包項(xiàng)目的審核制度、檔案眾包參與激勵(lì)機(jī)制等等，通過完善檔案眾包的操作流程，讓檔案眾包在相關(guān)規(guī)范的制約和指導(dǎo)下逐步發(fā)展成熟。

由于檔案眾包理念剛剛萌芽，檔案工作者及社會(huì)公眾對(duì)其認(rèn)知水平有限，其涉及的技術(shù)和管理規(guī)范不成熟，因此要在我國大面積開展檔案眾包活動(dòng)還有很長一段路要走。但是不可否認(rèn)，檔案眾包作為一種全新管理和服務(wù)模式，給我國檔案信息資源開發(fā)利用提供了新的思路，我們目前所要做的就是克服困難、規(guī)范管理，讓檔案眾包這一模式能夠在中國檔案界生根發(fā)芽、茁壯成長。