陳 萍

(朝陽師范高等專科學校 黨政辦公室,遼寧 朝陽 122000)

農(nóng)作物種質(zhì)資源是保障國家糧食安全、生物產(chǎn)業(yè)發(fā)展和生態(tài)文明建設(shè)的關(guān)鍵性戰(zhàn)略資源.開展農(nóng)作物種質(zhì)資源普查,主要目的是為了豐富國內(nèi)農(nóng)作物種質(zhì)資源數(shù)量和多樣性,防止具有重要潛在價值的種質(zhì)資源滅絕[1].2021年,中央一號文件提出打好農(nóng)業(yè)翻身仗的宏偉目標,國家將生物育種列入具有前瞻性、戰(zhàn)略性的重大科技項目[2].2020年,遼寧省第三次全國農(nóng)作物種質(zhì)資源普查行動(以下簡稱“普查行動”)正式啟動,主要分為普查與征集、系統(tǒng)調(diào)查與搶救性收集工作.在本次普查行動中發(fā)現(xiàn),普查資料管理粗糙、缺失嚴重,無法滿足普查行動的查詢需要.根據(jù)《普查工作檔案管理規(guī)定》及新《檔案法》修訂要求,亟需改變普查行動中資料管理落后的局面,將普查資料按收集、分類、編撰、歸檔等程序形成規(guī)范的普查檔案,使普查檔案貫穿于整個普查行動,真實反映普查行動全過程,從而全面掌握國家農(nóng)業(yè)發(fā)展的整體實力.普查檔案的優(yōu)化能夠提升普查行動質(zhì)效,使普查檔案真正服務于普查行動.本研究對普查檔案建設(shè)的重點工作進行了總結(jié)與歸納.

1 強調(diào)頂層設(shè)計,明確普查檔案建設(shè)責任分工

1.1 領(lǐng)導層面

加強對普查檔案工作的重視,明確普查檔案工作由黨委統(tǒng)一領(lǐng)導、分管領(lǐng)導負責、黨政辦公室具體落實.定期召開普查檔案專項會議,將普查檔案工作納入普查行動規(guī)劃,階段性總結(jié)普查行動中普查檔案工作的成效與不足,使普查行動與普查檔案工作相適應,實現(xiàn)普查檔案建設(shè)與普查行動同部署、同管理、同驗收.

1.2 機構(gòu)設(shè)置

成立普查檔案工作領(lǐng)導小組,成員為普查檔案工作相關(guān)部門負責人.建立專門的普查檔案室,將普查資料從綜合檔案室剝離出來,與行政檔案區(qū)別管理.對普查檔案室進行區(qū)域劃分,除設(shè)立存放紙質(zhì)普查檔案區(qū)域外,還要設(shè)立農(nóng)作物物種標本區(qū)域及普查檔案閱覽室等.

1.3 人員配備

由于普查行動周期較長,普查檔案工作人員不應采用兼職人員或是臨時人員,應選擇政治素質(zhì)好、責任感強、愛崗敬業(yè)的專職檔案員.普查檔案工作相關(guān)部門會指派專職檔案員配合普查人員開展工作,因此需要檔案工作人員深入普查行動中,負責普查中的檔案管理工作,以保證在整個普查行動中順利推進普查檔案工作.

2 針對普查行動需求,建立普查檔案制度

2.1 普查檔案收集整理制度

普查檔案收集整理制度中應明確農(nóng)作物種質(zhì)資源的收集方案、收集計劃、收集方式.收集工作要求做到收集成果上報齊全;整理工作要求做到登記信息完整、來源途徑清晰,具體包括歸類登記、途徑登記、信息登記、編目登記以及圖像采集及數(shù)據(jù)整理等工作.

2.2 普查檔案立卷歸檔制度

普查檔案立卷歸檔制度中應詳細規(guī)定歸檔范圍、歸檔時間及歸檔要求等.一般要求在檔案形成的次年第一季度末前歸檔完畢,跨年歸檔文件及會議文件等應歸入上一年檔案.基層普查檔案要同期按時移交到同級檔案行政管理部門.

2.3 普查檔案借閱制度

普查檔案室要建立檔案借閱登記簿,借閱人員需逐一填寫借閱者姓名、借閱時間、借閱目的、借閱內(nèi)容等.借閱后在普查檔案閱覽室內(nèi)進行查閱,須借出的普查檔案要嚴格執(zhí)行普查檔案保密制度,要求不得隨意涂抹檔案、不得泄露檔案內(nèi)容.歸還檔案要有交接簽字,檔案人員要認真核查檔案內(nèi)容、保證檔案原貌.

2.4 普查檔案保密制度

檔案工作人員要嚴格貫徹執(zhí)行普查檔案保密制度,明確保密職責,維護檔案安全,不得私自或違規(guī)使用、復印、存放、銷毀普查檔案及保密文件等,一經(jīng)發(fā)現(xiàn),追責到人.要定期清查保密文件,發(fā)現(xiàn)問題及時上報.

3 注重普查檔案工作人員培訓,培養(yǎng)普查檔案“雙料人才”

普查檔案工作人員既要精通農(nóng)作物種質(zhì)資源知識,又要具備檔案知識和管理能力.普查檔案不同于其他文書檔案,其歸檔方式具有自身特點,這就需要檔案管理部門聘請農(nóng)業(yè)與檔案管理方面的專家對檔案工作人員進行輔導培訓,系統(tǒng)講解新《檔案法》,使檔案工作人員能夠系統(tǒng)地學習專項普查檔案歸檔整理辦法,以及關(guān)于農(nóng)作物種質(zhì)資源普查檔案相關(guān)工作標準、制度規(guī)范、管理規(guī)定等,從而逐步提高檔案工作人員的知識水平和管理能力.

4 大力推進普查電子檔案建設(shè),實現(xiàn)普查檔案信息化

隨著計算機技術(shù)的普及和應用,傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案已經(jīng)不能滿足檔案管理的實際需求,檔案信息化已成為必然趨勢[3].為了進一步推進檔案數(shù)字化建設(shè),真正實現(xiàn)普查檔案信息化和標準化,需利用信息化技術(shù),對規(guī)范化的紙質(zhì)檔案進行系統(tǒng)化的掃描處理.這就要求普查紙質(zhì)檔案的案卷目錄、頁碼、標題要規(guī)范,以為普查電子檔案的錄入及后續(xù)校驗工作提供便利,也能為電子檔案關(guān)鍵詞查詢、檔案檢索工作奠定良好的基礎(chǔ).

5 做好經(jīng)費保障工作,使普查檔案建設(shè)工作有序進行

經(jīng)費投入是做好普查檔案建設(shè)工作的有利保證,只有經(jīng)費充足,普查檔案建設(shè)工作才能順利進行.普查檔案工作所需經(jīng)費應列入普查行動專項預算,?？顚Ｓ?此外,還要合理使用檔案建設(shè)經(jīng)費,做好普查檔案建設(shè)的基礎(chǔ)工作,如配齊檔案廚柜、配備空調(diào)、電腦、復印機、掃描儀等,同時要及時報銷普查檔案工作人員外出學習、考察調(diào)研等相關(guān)費用.

6 結(jié)語

本文提出從組織制度、檔案工作人員培訓、普查檔案信息化以及經(jīng)費保障等方面進行農(nóng)作物種質(zhì)資源普查檔案建設(shè),實現(xiàn)了普查檔案質(zhì)量的提升、檔案工作人員能力的提高、檔案信息化水平的提升以及普查經(jīng)費的整體規(guī)劃.該研究形成了一定的普查檔案建設(shè)方案和制度規(guī)范,豐富了普查檔案建設(shè)方面的理論成果,基本解決了普查資料管理不能滿足普查工作需要的實際問題.普查檔案建設(shè)研究同樣適用于其他系列的檔案專項工作,具有一定的推廣價值和實用價值.