機關(guān)事業(yè)單位檔案管理中的難點與應對

王峰

摘要：檔案管理工作是指把單位具有重要意義和作用的紙質(zhì)、電子數(shù)據(jù)信息準確、完整的記錄下來，是為了便于后期的查找和使用。檔案管理工作重視程度、工作流程、人員素質(zhì)等因素，都對檔案管理產(chǎn)生著直接影響，也是檔案管理工作中的重點和難點。本文闡述機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作中的難點，相應地提出解決對策。

關(guān)鍵詞：機關(guān)事業(yè)單位 檔案管理

隨著社會經(jīng)濟的持續(xù)發(fā)展，機關(guān)事業(yè)單位職責也在不斷推進。檔案管理是單位發(fā)展重要部分，有助于單位進行人才選拔任用、優(yōu)化配置。檔案管理人員應積極創(chuàng)新、與時俱進，解決好檔案管理中的難點和問題，提高檔案管理水平。

一、檔案管理工作的重要意義

（一）真實反映單位發(fā)展過程。檔案不僅真實記錄著單位員工個人信息，還承載著機關(guān)事業(yè)單位發(fā)展歷程中取得的榮譽、成績、收發(fā)文、工作總結(jié)謀劃等，是單位發(fā)展最集中的體現(xiàn)。按照年份梳理好檔案，有利于單位記錄發(fā)展、把握當下、謀劃未來;具體到個人，檔案可以對信息資料充分加以利用，輔助完成領(lǐng)導干部選拔、人事調(diào)動，實現(xiàn)單位人力資源的優(yōu)化配置?；诖?，機關(guān)事業(yè)單位應做好檔案管理工作。

（二）科學服務領(lǐng)導決策?？茖W高效的檔案管理是機關(guān)事業(yè)單位管理能力的重要表現(xiàn)，科學開展檔案管理工作能夠為領(lǐng)導真實了解情況、做出科學決策服務，從而促進單位發(fā)展。所以單位無論是領(lǐng)導還是科室人員，都應該對檔案管理工作給予必要的重視，促進檔案管理工作更為規(guī)范化、科學化。此外，提高檔案管理工作能力，應從管理理念和工作方式上進行創(chuàng)新，順應大數(shù)據(jù)信息化潮流，從而促進單位發(fā)展。

二、機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的難點

（一）檔案管理和利用機制還不完善。高效開展檔案管理工作，離不開健全的規(guī)章制度和規(guī)范的工作流程。目前少數(shù)機關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作，仍是一紙通知、各部門自負其責，檔案資料散落于各業(yè)務科室，沒有進行統(tǒng)一管理，降低了檔案的充分利用和有效管理。同時，部分單位還沿用“信袋式”檔案管理，紙質(zhì)管理手段增加了工作難度;不科學、不專業(yè)的管理方式，使信息查閱和使用難度加大，使用起來比較麻煩，難以充分發(fā)揮檔案的作用。

（二）檔案管理人員信息化能力還有待提高。還有少數(shù)機關(guān)事業(yè)單位對于檔案管理工作不重視、不在乎，甚至配備的檔案管理人員是調(diào)用其他崗位的職工兼職，或是聘用臨時工作人員。綜合素質(zhì)來說，不專業(yè)的檔案管理人員面對繁雜的檔案管理工作、日益信息化的管理形勢時較為容易出現(xiàn)錯誤和紕漏;對于細節(jié)問題的疏忽或者錯誤，往往導致檔案管理有所混亂。這些問題根源在于對檔案管理工作責任心和認同感不夠，導致的后果就是檔案歸類不整齊、不合理，信息資料的更新不及時，檔案資料往往難以較好發(fā)揮應有的作用。

（三）檔案管理工作信息化程度有待提高。隨著大數(shù)據(jù)、信息技術(shù)的快速發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的廣泛運用，已經(jīng)深深融入到人們?nèi)粘Ｉ詈褪聵I(yè)中的。單位檔案管理工作也應順應這一大趨勢，進行改革創(chuàng)新，用現(xiàn)代科學技術(shù)更好地對檔案進行管理。對于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，電子檔案相存儲容量大、保存及查閱方便，而且能高效收集、整理、分析信息資料，便于提取和利用信息資料。但是很多單位還停留在紙質(zhì)檔案時代，對信息化檔案不敏感;也有單位信息化過程中保密意識有待進一步加強。

三、檔案管理工作的難點應對策略

（一）不斷完善檔案管理和利用機制。機關(guān)事業(yè)單位尤其應該意識到檔案管理的重要性，根據(jù)單位的情況持續(xù)完善檔案管理和使用機制。一方面明確工作人員的崗位職責，嚴格按照檔案管理制度開展工作;另一方面，根據(jù)制度要求分級分類管理檔案信息，實施統(tǒng)一領(lǐng)導和分別負責，確保檔案管理工作更加科學化和規(guī)范化。成立專門的檔案管理工作領(lǐng)導小組，制定詳細的工作計劃，保障檔案管理工作的有序開展。

（二）提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。事業(yè)興衰，關(guān)鍵在人。檔案管理水平的提升，關(guān)鍵也在于人。檔案管理工作的專業(yè)性、復雜性特點，決定了管理人員必須有較高綜合素質(zhì)和對工作的認同感、責任心。單位要注重對人員的專業(yè)培養(yǎng)：首先，選用專職專業(yè)人員負責檔案管理工作，強化管理人員的穩(wěn)定性，避免頻繁換崗換人;其次，要定期對檔案管理人員進行培訓，包括日常培訓和專業(yè)培訓，學習掌握先進的檔案管理知識，提高其綜合素質(zhì);最后，要強化考核，避免干多干少一個樣，干好干壞一個樣，敦促工作人員有動力和活力去提高工作能力和效率。此外，提高檔案管理人員道德素質(zhì)，堅決做到不泄密，不能說的事情、內(nèi)容不說。

（三）提升管理工作的創(chuàng)新服務意識。檔案管理工作要跟隨時代腳步，通過升級軟件和硬件設備提高現(xiàn)代化工作能力。可以利用互聯(lián)網(wǎng)平臺高效便捷的優(yōu)點，開通自主查詢和分類查詢信息的功能，及時補充更新檔案資料，使檔案資料更為準確有效，為單位發(fā)展和領(lǐng)導決策提供助力。積極申請完成存儲設備采購、信息系統(tǒng)架構(gòu)等工作，轉(zhuǎn)變保守思想，將單位實際發(fā)展情況與檔案管理機制相融合，進行創(chuàng)新管理，提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率，使檔案管理工作取得更大進步。

各單位要對檔案管理工作給予重視，找準工作重難點并采取有效措施，使檔案管理工作更加科學化和規(guī)范化，為單位發(fā)展提供重要保障。

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