淺談水利工程檔案信息化管理的現(xiàn)狀與改進策略

程家燕

一、水利工程檔案信息化的現(xiàn)狀

水利工程建設工地大多地處偏僻，條件艱苦，配套設施匱乏，缺少專用的檔案資料設施設備。工程建設中需要大量調(diào)閱各種檔案材料，文檔管理人員查找檔案、辦理借閱手續(xù)的過程比較繁瑣；文檔經(jīng)常外借易出現(xiàn)丟失、損毀的情況，對檔案完整性造成嚴重影響。一些水利工程因施工期的季節(jié)性和緊迫性，容易出現(xiàn)檔案整理歸檔嚴重滯后的現(xiàn)象，會對歸檔工作的及時性、完整性、準確性產(chǎn)生較大的影響。隨著計算機軟件、數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)絡技術(shù)、云存儲等信息技術(shù)在工程建設中的廣泛使用，利用計算機同步建立水利工程檔案的電子文檔，通過專業(yè)的檔案管理軟件錄入數(shù)據(jù)庫，可有效彌補傳統(tǒng)檔案材料保管方式的不足，提高水利工程建設中檔案服務的效率和安全性。

二、水利工程檔案信息化建設中存在的問題

（一）思想觀念有待更新

受傳統(tǒng)檔案服務理念的限制，部分單位檔案管理人員的思想觀念較為落后，缺乏信息化意識，沒有用科學、發(fā)展的眼光看待檔案管理信息化建設，缺乏積極開拓的精神。此外，部分水利工程建設單位過于注重工程建設、防汛抗旱等業(yè)務的信息化建設，忽略了檔案管理工作，對信息社會的特征以及檔案資源對信息社會發(fā)展的重要意義認識不足。

（二）缺乏檔案管理安全意識

信息化的全面實現(xiàn)必須要考慮安全性，這也是檔案管理自身的內(nèi)在要求。信息化背景下，網(wǎng)絡信息傳播十分迅速，并且其開放性較高，很容易給不法分子提供可趁之機，導致機密數(shù)據(jù)丟失。而現(xiàn)階段水利工程檔案管理的信息化安全體系建設比較落后，存在很多安全漏洞，必須及時解決。

（三）開發(fā)與共享不足

檔案管理軟件開發(fā)人員往往不熟悉水利工程檔案的要求與特點，有些設計模塊不太適用。同時，系統(tǒng)的開發(fā)與設計需要不斷完善，檔案管理人員在日常工作使用中應多思考、多總結(jié)，將遇到的問題收集整理后反饋給軟件公司，以便進行改進升級，如：原文件格式的要求，大小的要求，掛接后文檔能否正常打印，不同操作系統(tǒng)之間的兼容性等。

三、加強水利工程檔案信息化管理的措施

（一）強化檔案信息化管理意識

檔案是真實記錄社會發(fā)展歷史、推動社會發(fā)展的不可替代的信息資源。檔案信息化建設是充分利用現(xiàn)代科技成果，提升檔案現(xiàn)代化管理水平，更好地將檔案資源服務于經(jīng)濟社會發(fā)展的基礎性工作。這就要求檔案部門必須轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念,進一步解放思想，提高對檔案信息化建設的認識，自覺學習新的科學技術(shù)知識，實現(xiàn)新老知識的傳承與創(chuàng)新，始終保持與時代發(fā)展同步。

（二）培養(yǎng)復合型的檔案管理人才

檔案信息化建設工作中,除了要改善現(xiàn)有的物質(zhì)條件以外，更重要的就是要盡快提高檔案人員的綜合素質(zhì)，大力培養(yǎng)高素質(zhì)的新型人才隊伍。為此，檔案人員必需要有較強的學習和創(chuàng)新能力，主動適應信息社會發(fā)展新趨勢，在掌握檔案專業(yè)理論知識的同時,還要大量吸收信息化方面的知識,具有運用計算機輔助管理檔案的能力，以適應新時期檔案工作發(fā)展的新需要。

（三）提高檔案信息化安全管理水平

推進落實水利工程項目檔案信息化建設工作，應當強調(diào)安全管理的重要性。對關鍵檔案資料開展備份工作，確保檔案資料不遺漏，提升檔案信息管理系統(tǒng)安全級別，及時更新數(shù)字檔案資源管理平臺和系統(tǒng)，防止出現(xiàn)安全事故。組織開展檔案管理人員的培訓，提升檔案管理人員安全意識，充分掌握數(shù)字檔案的安全技術(shù)，定期組織開展安全檢查活動，發(fā)現(xiàn)漏洞后及時上報并實施相應對策等。構(gòu)建具有可行性的應急處理機制，根據(jù)水利工程項目檔案信息化建設管理工作的實際情況，擬定符合實際情況的安全應急預案，做好突發(fā)性事件的處理。

（四）構(gòu)建大數(shù)據(jù)檔案資源平臺

由于水利工程項目檔案數(shù)據(jù)關系到很多方面，要確保檔案資源的共享，必須要借助于大數(shù)據(jù)信息管理平臺實現(xiàn)檔案資料高效利用。對此應推動水利檔案材料的整合，優(yōu)化檔案資源共享平臺，提供更加便捷的檔案利用服務。同時應積極推廣應用云服務技術(shù)，推動水利工程項目檔案信息化建設的深度發(fā)展。

四、結(jié)語

水利工程檔案是水利工程建設的重要一環(huán)，貫穿從前期規(guī)劃到建設施工到后期維護所有工程環(huán)節(jié)，是工程建設期間的記錄，具有非常重要的作用。水利工程檔案信息化管理是適應社會信息化發(fā)展的必然要求，是全面提升檔案工作服務能力的必然選擇。所以需要采取有效策略提升水利工程檔案信息化管理水平，從而使水利工程檔案的功能作用得到充分發(fā)揮■