論財(cái)務(wù)共享模式下的風(fēng)險(xiǎn)管理

曹一鳴

一、引言

在國(guó)際上，最早開始使用財(cái)務(wù)共享模式的是20 世紀(jì)80 年代的美國(guó)福特公司，國(guó)內(nèi)則是于2005 年開始起步，中興通訊為國(guó)內(nèi)首家建立財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的企業(yè)，之后，隨著該模式的不斷探索和成熟，越來越多的企業(yè)在財(cái)務(wù)管理上都開啟了這一模式。據(jù)2017 年的一項(xiàng)相關(guān)調(diào)研數(shù)據(jù)顯示，我國(guó)僅2.38%的企業(yè)無建立財(cái)務(wù)共享服務(wù)的打算。隨著企業(yè)本身的發(fā)展壯大，該模式也逐漸成為各界關(guān)注焦點(diǎn)。

二、財(cái)務(wù)共享服務(wù)的戰(zhàn)略目標(biāo)及實(shí)現(xiàn)基礎(chǔ)

企業(yè)的目標(biāo)是在控制成本的基礎(chǔ)上最大限度地創(chuàng)造效益，而財(cái)務(wù)共享模式的目標(biāo)就是盡可能減少財(cái)務(wù)運(yùn)行的成本，增加其對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的管控，做到推動(dòng)總體財(cái)務(wù)的轉(zhuǎn)型。要實(shí)現(xiàn)上述目標(biāo)，必然需要數(shù)據(jù)、管理和組織三大基礎(chǔ)。在財(cái)務(wù)共享模式下，需要基礎(chǔ)數(shù)據(jù)從最初產(chǎn)生時(shí)就應(yīng)在一定邏輯要求下成為標(biāo)準(zhǔn)的“數(shù)據(jù)粒子”，以防各分公司在處理數(shù)據(jù)時(shí)脫離原本統(tǒng)一、規(guī)范的原則，引起數(shù)據(jù)口徑不一，為后續(xù)工作帶來較大困難。財(cái)務(wù)變革和轉(zhuǎn)型都建立在其本身結(jié)構(gòu)框架及對(duì)績(jī)效、運(yùn)營(yíng)、風(fēng)險(xiǎn)等方面的管理上。企業(yè)需要在會(huì)計(jì)科目、信息、財(cái)務(wù)流程和制度上形成統(tǒng)一，打造穩(wěn)定的結(jié)構(gòu)框架，才能形成邏輯規(guī)則一致的數(shù)據(jù)，為企業(yè)決策提供更可靠的信息。在這一前提下，企業(yè)需明確預(yù)算責(zé)任目標(biāo)，設(shè)置合理的評(píng)價(jià)指標(biāo)和體系，進(jìn)行針對(duì)性管理，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)流程的持續(xù)優(yōu)化，確保其戰(zhàn)略的有效執(zhí)行，并做好對(duì)財(cái)務(wù)及非財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)的管控，預(yù)先進(jìn)行干預(yù)。此外，通過流程再造和整合，可節(jié)省不必要的人力物力，進(jìn)而讓高素質(zhì)人員從原本繁雜的工作中釋放出來，實(shí)現(xiàn)人力資源結(jié)構(gòu)的優(yōu)化，更好地為戰(zhàn)略和業(yè)務(wù)服務(wù)。

三、企業(yè)財(cái)務(wù)共享的風(fēng)險(xiǎn)分析

1.戰(zhàn)略制定風(fēng)險(xiǎn)

戰(zhàn)略定位，是財(cái)務(wù)共享服務(wù)建立的第一步，只有明確了財(cái)務(wù)共享中心的定位、建設(shè)、運(yùn)營(yíng)模式，才能進(jìn)行下一步規(guī)劃。因此，戰(zhàn)略的制定是企業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵。目前，我國(guó)企業(yè)在制定財(cái)務(wù)共享中心的戰(zhàn)略規(guī)劃時(shí)，存在選址不準(zhǔn)、模式選擇不當(dāng)和業(yè)務(wù)范圍不合理的問題。一般來說，建立財(cái)務(wù)共享中心，應(yīng)本著減少成本、降低風(fēng)險(xiǎn)、財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)型的目的，分別從三個(gè)側(cè)重點(diǎn)來進(jìn)行戰(zhàn)略定位。但不少企業(yè)由于并不清楚自身的戰(zhàn)略目標(biāo)，沒有確定合理的地理位置，導(dǎo)致運(yùn)行、人員、溝通、管理等方面成本劇增。對(duì)于財(cái)務(wù)共享模式的選擇，是共享服務(wù)體系建設(shè)的核心。一般來說，可分為服務(wù)型和管控型兩大類別，各有優(yōu)劣。服務(wù)型主要對(duì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)、平臺(tái)服務(wù)，管控型則包括會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作和監(jiān)管職能。若僅僅考慮達(dá)到企業(yè)總體戰(zhàn)略，卻未能結(jié)合企業(yè)管理資源和水平的實(shí)際，這樣選擇的財(cái)務(wù)共享模式就可能會(huì)存在風(fēng)險(xiǎn)。如企業(yè)在自身的財(cái)務(wù)管理能力較弱時(shí)，卻成立了管控型的共享模式，原本存在于財(cái)務(wù)管控上的問題就很難維持財(cái)務(wù)共享服務(wù)的運(yùn)轉(zhuǎn)，或者一開始選擇服務(wù)型模式，卻沒有顧及將來管控型模式所需的升級(jí)路徑，進(jìn)而會(huì)給現(xiàn)行財(cái)務(wù)共享服務(wù)及將來的轉(zhuǎn)型升級(jí)帶來風(fēng)險(xiǎn)和障礙。在業(yè)務(wù)界定上，由于財(cái)務(wù)共享中心主要包含的是標(biāo)準(zhǔn)化程度高、重復(fù)強(qiáng)、工作量大的業(yè)務(wù)，但不少企業(yè)并不明確上述原則，未能準(zhǔn)確選擇所納入的業(yè)務(wù)，使得業(yè)務(wù)范圍過大，也會(huì)大大增加管理成本，并降低管理效率。

2.組織管理變革風(fēng)險(xiǎn)

確立財(cái)務(wù)共享模式選擇后，需要進(jìn)行企業(yè)管理模式、組織構(gòu)建上的調(diào)整，若組織構(gòu)架不合理，也會(huì)對(duì)財(cái)務(wù)共享造成風(fēng)險(xiǎn)。在實(shí)施財(cái)務(wù)共享時(shí)，本身就會(huì)打破原有機(jī)制，重新梳理組織機(jī)構(gòu)，對(duì)企業(yè)內(nèi)部原有的人事、權(quán)責(zé)、職能等進(jìn)行一定程度的調(diào)整。所以，建立財(cái)務(wù)中心必然伴隨組織內(nèi)部沖突、組織結(jié)構(gòu)重設(shè)不當(dāng)?shù)娘L(fēng)險(xiǎn)。在組織構(gòu)建上，企業(yè)需要將下屬財(cái)務(wù)權(quán)限上移，權(quán)限的調(diào)整和改變會(huì)引起相關(guān)部門利益的變動(dòng)，若不能和財(cái)務(wù)共享服務(wù)間協(xié)調(diào)好關(guān)系，很可能在交接中出現(xiàn)沖突、抵制，很難讓財(cái)務(wù)管理事務(wù)順利展開。如企業(yè)在財(cái)務(wù)共享服務(wù)建設(shè)中，沒有站在全局上考慮各個(gè)利益元的訴求，也沒有對(duì)后續(xù)權(quán)力范圍明確界定，較易導(dǎo)致部門間摩擦。在進(jìn)行組織結(jié)構(gòu)重設(shè)時(shí)，如果沒有結(jié)合實(shí)際進(jìn)行合理設(shè)置，也沒能合理劃分各組織間的利益，就會(huì)影響到實(shí)際執(zhí)行。

3.流程管理控制風(fēng)險(xiǎn)

財(cái)務(wù)共享的流程管理控制同樣也伴隨風(fēng)險(xiǎn)。在共享服務(wù)中心建設(shè)中，由于運(yùn)行模式由原本以部門為主轉(zhuǎn)為以業(yè)務(wù)為主，會(huì)對(duì)財(cái)務(wù)管理活動(dòng)的流程、形式帶來一定變化，隨著共享程度的增加，也會(huì)對(duì)業(yè)務(wù)開展產(chǎn)生影響。這樣一來，如果財(cái)務(wù)流程管理開展過程中未能對(duì)管理事務(wù)合理調(diào)整，就容易產(chǎn)生相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)。如優(yōu)化前后的流程之間難以做到無縫連接，形成架空狀態(tài)等?？偟膩碚f，流程變革風(fēng)險(xiǎn)主要包括流程設(shè)計(jì)偏離標(biāo)準(zhǔn)、流程管理理念不強(qiáng)等問題。如果企業(yè)設(shè)計(jì)流程時(shí)未能立足于自身實(shí)際，且結(jié)合標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范，很容易導(dǎo)致各部門、子公司之間相關(guān)工作流程銜接不暢；如果企業(yè)僅僅改造原有流程，卻為了提高企業(yè)自身管控能力而未能根據(jù)流程嚴(yán)格執(zhí)行，導(dǎo)致管理流于形式，或者管理力度不夠，重點(diǎn)不明，也會(huì)引起資源浪費(fèi)。不少企業(yè)都由于忽視了這方面問題，因此引起相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)爆發(fā)。

4.信息相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)

財(cái)務(wù)共享的規(guī)劃設(shè)計(jì)、實(shí)施、培訓(xùn)均為系統(tǒng)性工程，在該項(xiàng)模式支持下，財(cái)務(wù)信息的流動(dòng)性和共享效率得到極大的提升。財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)是一個(gè)大型集成系統(tǒng)，更是實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)共享戰(zhàn)略的關(guān)鍵。但在整個(gè)共享服務(wù)建設(shè)中，很可能會(huì)出現(xiàn)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)泄露風(fēng)險(xiǎn)，尤其在和國(guó)防相關(guān)的企業(yè)中，一旦出現(xiàn)信息泄露，會(huì)導(dǎo)致很大的負(fù)面影響。傳統(tǒng)財(cái)務(wù)管理模式在數(shù)據(jù)保護(hù)上占有優(yōu)勢(shì)，而在共享模式下，容易出現(xiàn)信息保護(hù)意識(shí)淡薄的情況，進(jìn)而導(dǎo)致信息泄露風(fēng)險(xiǎn)。

不同于傳統(tǒng)財(cái)務(wù)模式，共享中心以信息系統(tǒng)為基礎(chǔ)，如果原有系統(tǒng)和中心平臺(tái)之間不能做到有效連接，必將在企業(yè)各系統(tǒng)間形成信息孤島，不利于共享服務(wù)的順利進(jìn)行。就目前來看，企業(yè)在信息系統(tǒng)對(duì)接上有著系統(tǒng)集成化程度低、系統(tǒng)設(shè)計(jì)有待優(yōu)化及穩(wěn)定性不足等問題。當(dāng)新建立的共享服務(wù)系統(tǒng)不能和原有系統(tǒng)相匹配時(shí)，無法實(shí)現(xiàn)有效的信息傳遞；不同公司實(shí)際財(cái)務(wù)情況存在差異，而共享服務(wù)未能體現(xiàn)出這種差異，使得系統(tǒng)不能和流程相統(tǒng)一；各模塊間缺乏充分的協(xié)調(diào)性，操作性也不強(qiáng)，很可能因?yàn)橄嗷ラg的不協(xié)調(diào)甚至不兼容而引起系統(tǒng)崩潰。

5.人員轉(zhuǎn)型風(fēng)險(xiǎn)

財(cái)務(wù)共享中心建立后，不再以財(cái)務(wù)人員手工核算為主，而是將這類業(yè)務(wù)集中到共享中心處理，這樣一來，就會(huì)導(dǎo)致人員類型的需求產(chǎn)生變化，也就是說，部分人員不得不面臨轉(zhuǎn)型。不少員工并沒有清晰認(rèn)識(shí)共享理念，不清楚其基本機(jī)制，會(huì)影響到中心的運(yùn)行效率。若要對(duì)所有人員反復(fù)培訓(xùn)，則會(huì)增加培訓(xùn)方面的支出。此外，共享服務(wù)建立后，對(duì)財(cái)務(wù)人員提出了更高要求，不同的制度，包括編制、薪酬、人員素質(zhì)、工作地點(diǎn)等問題，有可能會(huì)引發(fā)員工抵觸、畏難情緒，甚至觸動(dòng)部分管理者權(quán)限。管理層的態(tài)度，以及對(duì)共享中心的重視程度等，也是影響共享模式運(yùn)行的重要因素?？梢姡瑔T工自身專業(yè)素養(yǎng)、能否盡快適應(yīng)新型財(cái)務(wù)環(huán)境等，均會(huì)對(duì)共享模式的運(yùn)行產(chǎn)生風(fēng)險(xiǎn)。

四、財(cái)務(wù)共享模式下風(fēng)險(xiǎn)防控對(duì)策

1.圍繞戰(zhàn)略達(dá)成進(jìn)行模式選擇，明確業(yè)務(wù)范圍

企業(yè)應(yīng)從自身實(shí)際出發(fā)（包括經(jīng)營(yíng)和財(cái)務(wù)管理水平），根據(jù)總體戰(zhàn)略目標(biāo)來選擇具體的財(cái)務(wù)共享模式。如一些大型的國(guó)有軍工企業(yè)，在財(cái)務(wù)管理能力上較弱，發(fā)展戰(zhàn)略為提升技術(shù)研發(fā)能力，這樣就該選擇服務(wù)型模式，讓財(cái)務(wù)管理對(duì)各項(xiàng)研發(fā)活動(dòng)提供良好的支持。而一般的企業(yè)，應(yīng)清楚了解自身財(cái)務(wù)管理水平，明確發(fā)展方向，在兩相結(jié)合下選擇最適合的財(cái)務(wù)共享模式，更好地規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)。此外，企業(yè)應(yīng)成立專門的風(fēng)險(xiǎn)管理團(tuán)隊(duì)，形成有效的風(fēng)險(xiǎn)管理方案，從每個(gè)環(huán)節(jié)識(shí)別潛在風(fēng)險(xiǎn)，并分別予以針對(duì)性的防范。在明確戰(zhàn)略定位的前提下選定財(cái)務(wù)共享中心位置，以達(dá)到降本增效的目的。同時(shí)，企業(yè)應(yīng)認(rèn)識(shí)到財(cái)務(wù)共享服務(wù)所適用的業(yè)務(wù)類型，選擇報(bào)銷、應(yīng)收應(yīng)付、工資結(jié)算等較為標(biāo)準(zhǔn)化且量大的業(yè)務(wù)，做到明確共享業(yè)務(wù)范圍。

2.根據(jù)共享目標(biāo)展開組織框架建設(shè)

企業(yè)需明確共享服務(wù)目標(biāo)，分離基礎(chǔ)核算和管理職能，并圍繞目標(biāo)展開組織框架上的建設(shè)，減輕前端會(huì)計(jì)工作量。根據(jù)財(cái)務(wù)流程體系設(shè)計(jì)組織架構(gòu)，實(shí)現(xiàn)流程和組織機(jī)構(gòu)的對(duì)接和匹配，并設(shè)計(jì)組織運(yùn)行協(xié)同機(jī)制，完善服務(wù)協(xié)議和服務(wù)項(xiàng)目。如一些制造類企業(yè)，在共享服務(wù)建設(shè)時(shí)，將增強(qiáng)財(cái)務(wù)管理、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)能力作為主要目標(biāo)，就應(yīng)該從財(cái)務(wù)管理部門中分割出單獨(dú)的財(cái)務(wù)事業(yè)部，專門負(fù)債財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)的統(tǒng)籌事宜。因此，企業(yè)需圍繞財(cái)務(wù)共享目標(biāo)或經(jīng)營(yíng)管理目標(biāo)來調(diào)整組織構(gòu)建，讓財(cái)務(wù)管理變得更靈活。

3.規(guī)范財(cái)務(wù)管理流程

企業(yè)應(yīng)結(jié)合自身發(fā)展實(shí)際和財(cái)務(wù)共享模式的職能，采用先進(jìn)的流程管理工具，制定最符合企業(yè)需求的財(cái)務(wù)管理流程，確保內(nèi)部管理體系的完整性及流程的合理性，使財(cái)務(wù)信息傳遞更高效、準(zhǔn)確。財(cái)務(wù)管理人員應(yīng)明確自身職責(zé)及每名員工職責(zé)、流程管理和考核等，憑借財(cái)務(wù)共享平臺(tái)獲得員工的工作情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)企業(yè)存在的問題，加大對(duì)財(cái)務(wù)管理流程的建設(shè)力度。針對(duì)企業(yè)各環(huán)節(jié)易產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn)，打造一支高素質(zhì)的監(jiān)督檢查隊(duì)伍，開展審查、審計(jì)活動(dòng)，將其貫穿于企業(yè)運(yùn)營(yíng)始終，對(duì)財(cái)務(wù)共享審核中所發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)予以制止，做到全流程控制防范風(fēng)險(xiǎn)。

4.加大對(duì)人員的風(fēng)險(xiǎn)培訓(xùn)

企業(yè)應(yīng)定期組織財(cái)務(wù)人員培訓(xùn)，提高他們對(duì)財(cái)務(wù)共享模式的適應(yīng)能力，明確各項(xiàng)財(cái)務(wù)管理辦法。加大對(duì)業(yè)務(wù)單元經(jīng)辦人培訓(xùn)，納入包括業(yè)務(wù)處理、相關(guān)政策、規(guī)則、期限、審核、考評(píng)等內(nèi)容，不斷增強(qiáng)財(cái)務(wù)人員的專業(yè)素養(yǎng)。共享日常管理中碰到的典型風(fēng)險(xiǎn)案例，鼓勵(lì)人員參與風(fēng)險(xiǎn)分析和挖掘，做好風(fēng)險(xiǎn)的日常防范。

五、結(jié)語(yǔ)

總而言之，在信息化技術(shù)的支持下，財(cái)務(wù)共享模式是各類企業(yè)財(cái)務(wù)管理的發(fā)展趨勢(shì)，可大大提高財(cái)務(wù)管理效率。但在財(cái)務(wù)共享模式的選擇、組織、管理等方面仍存在一系列風(fēng)險(xiǎn)，可能出現(xiàn)數(shù)據(jù)泄露、人員轉(zhuǎn)型不足等情況，需要企業(yè)圍繞戰(zhàn)略達(dá)成進(jìn)行模式選擇，根據(jù)共享目標(biāo)展開組織框架建設(shè)，規(guī)范財(cái)務(wù)管理流程，加大對(duì)人員的風(fēng)險(xiǎn)培訓(xùn)，努力降本增效，提高自身的財(cái)務(wù)管理水平。