◎曾力

會議管理是企業(yè)管理中的重要手段之一。房地產(chǎn)行業(yè)產(chǎn)業(yè)鏈比較長，需要整合的資源多，關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)的分析與研判離不開各種會議。會議是不少房地產(chǎn)企業(yè)的痛點(diǎn)，會議多，會議時(shí)間長，會議決策困難，最后由信心滿滿的解決問題變成疲勞應(yīng)對，各個(gè)管理層級累得夠嗆，效率卻很低，消耗大量財(cái)力物力。在向管理要效益的時(shí)代，運(yùn)營管理過程中確定哪些關(guān)鍵會議應(yīng)該召開，何時(shí)召開，人員范圍，會議的輸入輸出標(biāo)準(zhǔn)，決定會議的質(zhì)量。構(gòu)建高效、合理的運(yùn)營會議體系對現(xiàn)代房地產(chǎn)企業(yè)意義重大。

一、房地產(chǎn)企業(yè)低效會議的成本

房地產(chǎn)是周期行業(yè)，尤其在下行期降成本就是保利潤，逐步意識到混亂會議管理在時(shí)間和費(fèi)用方面都帶來嚴(yán)重浪費(fèi)。從費(fèi)用方面簡單計(jì)算會議的直接成本，直接成本=參會人員平均時(shí)薪×開會人數(shù)×?xí)h時(shí)間+辦公室房租+會議差旅費(fèi)+各種后勤保障費(fèi)用，且未計(jì)算參會進(jìn)行的準(zhǔn)備時(shí)間，中斷重要工作的時(shí)間，及路途產(chǎn)生的時(shí)間所帶來的薪酬費(fèi)用，以及外部單位參會的費(fèi)用。一個(gè)10 人左右的2 小時(shí)中層會議，按以上公式計(jì)算，直接成本最少在5萬元以上，如果是更高層級的、跨區(qū)域的會議，成本還會成倍增加。

從時(shí)間方面看更為可觀，間接成本=耽誤的時(shí)間（天）×單位時(shí)間的財(cái)務(wù)成本。如果召開了一個(gè)低效的關(guān)鍵會議，那么當(dāng)天的時(shí)間被耽誤，以及會議成果調(diào)整的時(shí)間我們暫且按照3天進(jìn)行計(jì)算，那么一共耽誤4天時(shí)間。如果這次會議沒有產(chǎn)生任何效果，假設(shè)這個(gè)項(xiàng)目的貨值為20 億，意味著20 億的回款整體晚了4天。按10%的利率計(jì)算，1 億的資金成本每天為3萬元，那么這次低效會議所帶來的間接成本約為240萬元。這還不包括由于時(shí)間延誤帶來的市場風(fēng)險(xiǎn)等造成的損失。按照這個(gè)口徑，房地產(chǎn)企業(yè)真可謂是“一會千金”，一個(gè)小時(shí)低效會議燒錢百萬不是天方夜譚。

二、房地產(chǎn)企業(yè)會議管理的普遍問題

房地產(chǎn)企業(yè)開會不是簡單的發(fā)個(gè)通知、找個(gè)會議室、準(zhǔn)備個(gè)會議議程那么簡單，會議管理是房企管理能力的一個(gè)重要體現(xiàn)，低效會議不單造成浪費(fèi)，還會帶來一系列管理問題。以下總結(jié)幾個(gè)低效會議的特點(diǎn)：

1.缺少健全會議管理體系。

沒有分清楚公司層面和項(xiàng)目層面的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)和重要的階段性成果，造成眉毛胡子一把抓，也就是會議沒有計(jì)劃性。簡單事項(xiàng)和關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)同等對待，容易造成“小事開大會，大事沒開會”的情況。

2.簡單事項(xiàng)復(fù)雜化。

開會是為了解決實(shí)際問題，但分清楚哪些事項(xiàng)需要開會、哪些事項(xiàng)不需要開會也很關(guān)鍵。當(dāng)前行業(yè)下行中，不少房企為了降成本，開始精簡會議，這也說明很多會議是無意義的，可以砍掉不開，或是放到線上，比如QQ 群或微信群里解決。

3.會前溝通和準(zhǔn)備不充分。

會前的充分準(zhǔn)備和溝通是一場會議成功的基礎(chǔ)，很多房企沒有意識這一點(diǎn)，造成會議出現(xiàn)一些低級錯(cuò)誤。比如經(jīng)常臨時(shí)召集一個(gè)會議，會前沒做任何準(zhǔn)備，或是會議召集人在傳遞了會議召開的消息后，沒有提前協(xié)調(diào)安排會議資料、會務(wù)工作的意識，造成會議效率低。

4.會議拖堂、跑題。

目前，很多房企在開會中存在“開會準(zhǔn)時(shí)，散會不準(zhǔn)時(shí)”現(xiàn)象。每個(gè)會議都有會議主持人，但很多情況下，會議主持人沒有很好有效管控會場，在會議中沒起到引領(lǐng)的作用，造成會議流程無人管控，會議拖沓。比如會議要求匯報(bào)時(shí)間5 分鐘，當(dāng)發(fā)言人匯報(bào)超時(shí)，會議主持人沒有及時(shí)提醒或中止發(fā)言；當(dāng)有人匯報(bào)跑題時(shí)，會議主持人也沒有介入打斷。

另一個(gè)容易造成跑題和拖堂的是PPT，不少發(fā)言人喜歡做詳細(xì)的PPT 輔助講解，實(shí)際上復(fù)雜的PPT 很可能帶來反作用，發(fā)言人隨著PPT 發(fā)散思路，而參會人忽視發(fā)言人的講話，只顧著拍攝PPT，散會后很少人會重新回顧照下來的PPT。

5.會后沒有追蹤機(jī)制。

“散會不追蹤，開會一場空”，會后的追蹤機(jī)制是提升會議效率的關(guān)鍵因素。開完會議后，核心問題依舊沒解決，決議事項(xiàng)無人追蹤，落實(shí)情況無人反饋，造成問題依然存在，沒能解決和落實(shí)，成為一場無效會議。

三、構(gòu)建適合自身的運(yùn)營會議體系

“房住不炒”已成為行業(yè)的主旋律，在新的背景下，房地產(chǎn)企業(yè)要在管理上從粗放逐步走向轉(zhuǎn)為精細(xì)，會議管理是重要一環(huán)，也是管理提升的重要抓手。

房地產(chǎn)企業(yè)一般將會議分為運(yùn)營類會議和非運(yùn)營類會議，非運(yùn)營類會議聚焦公司戰(zhàn)略發(fā)展、行政辦公、人力資源等議題研究，而運(yùn)營類會議更加聚焦業(yè)務(wù)和項(xiàng)目，如企業(yè)經(jīng)營、項(xiàng)目定位、方案設(shè)計(jì)、總控計(jì)劃和目標(biāo)成本等議題的研究和決策，下面我們重點(diǎn)探討運(yùn)營會議體系的構(gòu)建。

（一）如何建立高效的運(yùn)營會議體系

1.依據(jù)不同的管控體系進(jìn)行設(shè)計(jì)。

不同類型房企有不同管控體系，最重要的是要根據(jù)管控體系來規(guī)劃會議體系。地產(chǎn)行業(yè)開發(fā)周期長，任務(wù)節(jié)點(diǎn)多，項(xiàng)目分布廣，要讓會議管理成為企業(yè)管理的抓手，最重要的一點(diǎn)是要根據(jù)房企的管控體系，合理規(guī)劃設(shè)計(jì)會議體系，確保會議體系與企業(yè)管控體系一致。

房地產(chǎn)企業(yè)管控體系，按照不同的戰(zhàn)略、規(guī)模和管控能力，一般分為戰(zhàn)略型管控、運(yùn)營型管控和操作性管控，不同的管控體系決定了總部與項(xiàng)目權(quán)責(zé)的劃分不同，對關(guān)鍵決策點(diǎn)的設(shè)置不同，因此運(yùn)營會議體系需匹配不同的管控體系進(jìn)行合理配置，既要實(shí)現(xiàn)精簡高效，又要確保風(fēng)險(xiǎn)可控。

比如我司實(shí)行類似戰(zhàn)略偏運(yùn)營型管控模式，采用強(qiáng)矩陣組織架構(gòu)，總部服務(wù)支持項(xiàng)目公司，尤其是項(xiàng)目前期力量較為薄弱的時(shí)候。結(jié)合公司實(shí)際，構(gòu)建了“1+10”運(yùn)營會議標(biāo)準(zhǔn)體系：

“1”是指運(yùn)營例會，采取雙月會的形式。會議輸入內(nèi)容：公司年度指標(biāo)完成情況看，項(xiàng)目公司匯報(bào)月度工作情況、未完成原因分析及下月工作計(jì)劃，下階段各項(xiàng)目重點(diǎn)與難點(diǎn)，及應(yīng)對預(yù)案。會議輸出內(nèi)容：會議紀(jì)要、會議落實(shí)事項(xiàng)清單。

“10”是指10 大專題運(yùn)營會，分別如下：

投資決策會。會議輸入內(nèi)容：地塊可行性研究報(bào)告。會議輸出內(nèi)容：項(xiàng)目可行性研究報(bào)告。

定位策劃會。會議輸入內(nèi)容：項(xiàng)目定位報(bào)告，設(shè)計(jì)規(guī)劃強(qiáng)排方案（可包含于《定位報(bào)告》）。會議輸出內(nèi)容：項(xiàng)目定位報(bào)告，會議紀(jì)要。

建筑方案、景觀方案和裝飾方案設(shè)計(jì)評審會。會議輸入內(nèi)容：項(xiàng)目建筑方案設(shè)計(jì)成果及項(xiàng)目建筑方案階段材料設(shè)備選型清單，項(xiàng)目景觀方案設(shè)計(jì)成果及項(xiàng)目景觀方案階段材料設(shè)備選型清單，項(xiàng)目裝飾方案設(shè)計(jì)成果及項(xiàng)目裝飾方案階段材料設(shè)備選型清單。會議輸出內(nèi)容：會議紀(jì)要，設(shè)計(jì)評審記錄，材料設(shè)備選型評審記錄。

總控計(jì)劃評審會。會議輸出內(nèi)容：項(xiàng)目總控計(jì)劃。會議輸出內(nèi)容：關(guān)于確定總控計(jì)劃的會議紀(jì)要。

目標(biāo)成本評審會（方案版）。會議輸出內(nèi)容：各階段目標(biāo)成本測算成果。會議輸出內(nèi)容：關(guān)于確定目標(biāo)成本的會議紀(jì)要。

整體營銷策劃會。會議輸出內(nèi)容：項(xiàng)目整體營銷策劃方案。會議輸出內(nèi)容：關(guān)于確定項(xiàng)目整體營銷策劃方案會議紀(jì)要

項(xiàng)目啟動會。會議輸入內(nèi)容：項(xiàng)目主要運(yùn)營目標(biāo)（包括但不限于項(xiàng)目銷售總額、回款總額、項(xiàng)目凈利潤總額、項(xiàng)目計(jì)劃節(jié)點(diǎn)達(dá)成率（單獨(dú)考核首開節(jié)點(diǎn)）、項(xiàng)目目標(biāo)成本、項(xiàng)目現(xiàn)金流平衡時(shí)間、交付成功率、人才培養(yǎng)目標(biāo)等指標(biāo)要求），項(xiàng)目定位策劃（包括但不限于市場分析、競品分析、項(xiàng)目定位、業(yè)態(tài)組合、戶型配比、分期規(guī)劃建議、價(jià)格規(guī)劃、推盤節(jié)奏和銷售計(jì)劃、回款計(jì)劃等內(nèi)容），方案設(shè)計(jì)（第七條包括但不限于包括總圖及基本指標(biāo)、業(yè)態(tài)分布及指標(biāo)、總圖標(biāo)高變化情況、土方平衡圖、配套方案、展示區(qū)及樣板房設(shè)計(jì)原則、景觀設(shè)計(jì)原則、戶型設(shè)計(jì)、立面設(shè)計(jì)等內(nèi)容），目標(biāo)成本（包括但不限于項(xiàng)目總體及分期目標(biāo)成本、項(xiàng)目總體目標(biāo)成本各版本對比分析、合約規(guī)劃、項(xiàng)目成本管控關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)及應(yīng)對措施、成本分?jǐn)偟葍?nèi)容），運(yùn)營計(jì)劃（第九條項(xiàng)目運(yùn)營分期規(guī)劃、項(xiàng)目各分期分批總控計(jì)劃、展示區(qū)專項(xiàng)計(jì)劃、精裝修專項(xiàng)計(jì)劃、項(xiàng)目現(xiàn)金流回正周期表等內(nèi)容），工程策劃（第十條包括但不限于施工組織、施工總平面布置、現(xiàn)場及周邊條件難點(diǎn)、技術(shù)管理及樣板帶路規(guī)劃、交房風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)管控、質(zhì)量管控點(diǎn)、工程排期等內(nèi)容），財(cái)務(wù)管理（第十一條包括但不限于資金來源分析、融資方案、現(xiàn)金流分析、利潤規(guī)劃分析等內(nèi)容），項(xiàng)目核心團(tuán)隊(duì)方案（第十二條包括但不限于項(xiàng)目組織架構(gòu)、部門職能及編制、項(xiàng)目班子組成、項(xiàng)目關(guān)鍵崗位人員建議，項(xiàng)目其他人員選拔及招聘方案等內(nèi)容）。會議輸入內(nèi)容：關(guān)于確定成果會議紀(jì)要。

開盤方案及銷售價(jià)格方案評審會。會議輸入內(nèi)容：開盤方案及銷售價(jià)格方案。會議輸出內(nèi)容：關(guān)于確定開盤方案及銷售價(jià)格方案會議紀(jì)要。

目標(biāo)成本評審會（施工圖版）。會議輸入內(nèi)容：各階段目標(biāo)成本測算成果。會議輸出內(nèi)容：關(guān)于確定目標(biāo)成本會議紀(jì)要。

項(xiàng)目后評估會。會議輸入內(nèi)容：項(xiàng)目后評估報(bào)告。會議輸出內(nèi)容：會議紀(jì)要，項(xiàng)目后評估報(bào)告。

其中7個(gè)專題評審會集中在項(xiàng)目前期，能更好利用總部資源集中優(yōu)勢幫助項(xiàng)目把控方向，規(guī)避開發(fā)風(fēng)險(xiǎn)。

2.實(shí)現(xiàn)會議體系與運(yùn)營體系相兼容配合。

運(yùn)營體系是房企控風(fēng)險(xiǎn)、增利潤的關(guān)鍵，也是企業(yè)核心競爭力。在運(yùn)營體系中，建立與運(yùn)營體系相兼容配合的會議體系，會使運(yùn)營體系更高效、發(fā)揮出應(yīng)有的作用。例如，我司實(shí)行的“3971”項(xiàng)目開發(fā)目標(biāo)?！?”是指拿地后3個(gè)月開工“；9”指拿地后9個(gè)月開盤；“7”指開盤去化率達(dá) 70%；“1”是指 1年內(nèi)股東現(xiàn)金流回正。根據(jù)“3971”構(gòu)建起以運(yùn)營目標(biāo)書、年度運(yùn)營目標(biāo)和項(xiàng)目總控計(jì)劃為主軸的運(yùn)營目標(biāo)體系，匹配制定“1+10”運(yùn)營會議體系，圍繞項(xiàng)目全生命周期10個(gè)關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)召開專題會，確保階段性成果能有效夯實(shí)，并最終實(shí)現(xiàn)目標(biāo)。計(jì)劃體系、階段性成果體系和會議體系結(jié)合起來，提高了節(jié)點(diǎn)決策質(zhì)量，提升項(xiàng)目開發(fā)效率，為實(shí)現(xiàn)“3971”目標(biāo)打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

另一個(gè)例子是龍湖。龍湖將會議管理體系與其PMO 體系緊密結(jié)合。

PMO 即項(xiàng)目管理辦公室，龍湖的PMO 體系將項(xiàng)目公司的PMO 定位為公司項(xiàng)目運(yùn)營決策機(jī)構(gòu)，PMO 運(yùn)作方式是PMO 會議。PMO 用人準(zhǔn)則是“不能決策、無決策能力、無決策權(quán)力”的人不得列會，“不愿承諾、不敢承諾、胡亂承諾”的人員不得成為PMO 成員。由此可見，龍湖非常重視會議的質(zhì)量，利用高效運(yùn)營會議體系為PMO 服務(wù)。

3.項(xiàng)目啟動會顆粒度要細(xì)。

目前，運(yùn)營類會議管理是房地產(chǎn)行業(yè)管理中最受關(guān)注的部分之一，項(xiàng)目啟動會是項(xiàng)目運(yùn)營類會議中的最關(guān)鍵性會議，會議是對項(xiàng)目進(jìn)行全盤推演，對項(xiàng)目成功標(biāo)尺進(jìn)行定義，對總控計(jì)劃進(jìn)行梳理、對目標(biāo)成本明確、對重要影響項(xiàng)目的重點(diǎn)工作和工作質(zhì)量進(jìn)行鋪排，完成資源匹配，最后形成上報(bào)集團(tuán)的《啟動會成果》。《啟動會成果》的顆粒度應(yīng)該匹配企業(yè)當(dāng)前的管理水平，否則將面臨計(jì)劃與執(zhí)行兩張皮的局面，但隨著管理水平不斷提升，《啟動會成果》的顆粒度應(yīng)該不斷變細(xì)，以便更好的指導(dǎo)項(xiàng)目工作。

（二）在會議中引入PDCA 循環(huán)工作法

如何讓會前準(zhǔn)備、會中執(zhí)行和會后追蹤循環(huán)應(yīng)用是一個(gè)高效會議的成功關(guān)鍵。PDCA 循環(huán)工作法就是一個(gè)合適的工作方法。每一個(gè)會議都可以應(yīng)用PDCA 循環(huán)，會議參與者能在循環(huán)中找到自己的位置，做好自己的部分，推動這個(gè)閉環(huán)運(yùn)轉(zhuǎn)。

PDCA 循環(huán)又叫戴明環(huán)，分別是英語單詞Plan（計(jì)劃）、Do（執(zhí)行）、Check（檢查）和Act（處理）的第一個(gè)字母，PDCA 循環(huán)就是按照這樣的順序進(jìn)行管理，并且循環(huán)不止地進(jìn)行下去的科學(xué)程序。每一個(gè)會議都可以應(yīng)用PDCA 循環(huán)，會議參與者能在循環(huán)中找到自己的位置，做好自己的部分，推動這個(gè)閉環(huán)運(yùn)轉(zhuǎn)。

P（plan）計(jì)劃，包括方針和目標(biāo)的確定，以及活動規(guī)劃的制定；

D（Do）執(zhí)行，根據(jù)已知的信息，設(shè)計(jì)具體的方法、方案和計(jì)劃布局；再根據(jù)設(shè)計(jì)和布局，進(jìn)行具體運(yùn)作，實(shí)現(xiàn)計(jì)劃中的內(nèi)容；

C（Check）檢查，總結(jié)執(zhí)行計(jì)劃的結(jié)果，分清哪些對了，哪些錯(cuò)了，明確效果，找出問題；

A（Act）處理，對總結(jié)檢查的結(jié)果進(jìn)行處理，對成功的經(jīng)驗(yàn)加以肯定，并予以標(biāo)準(zhǔn)化；對于失敗的教訓(xùn)也要總結(jié)，引起重視。對于沒有解決的問題，應(yīng)提交給下一個(gè)PDCA 循環(huán)中去解決。

每一個(gè)會議都可以應(yīng)用PDCA 循環(huán)，會議參與者能在循環(huán)中找到自己的位置，做好自己的部分，推動這個(gè)閉環(huán)運(yùn)轉(zhuǎn)。

以會議章程為例，標(biāo)桿房企有著精細(xì)的會議章程，會前準(zhǔn)備、會中控制、會后追蹤步步到位，這其中運(yùn)用的就是PDCA 循環(huán)理論。

1.會前準(zhǔn)備上。

一是要規(guī)范參會人員范圍，盡量減少擴(kuò)大會議；二是會議資料上，組織部門需提前通知參會部門做準(zhǔn)備，無方案或初步方案的不開會；三是需要審議的資料要在開會前報(bào)給決策人研究。

2.會中控制上。

會議中要充分發(fā)揮會議主持人作用，主持人負(fù)責(zé)會議時(shí)間把握和流程管控，并引導(dǎo)與會人員迅速準(zhǔn)確的對議題進(jìn)行決策，確保會議有結(jié)論。

3.會后追蹤上。

會后要及時(shí)形成會議紀(jì)要，對會議中的決策和意見做好存檔；對要持續(xù)跟蹤工作進(jìn)度的，設(shè)專人負(fù)責(zé)檢查督辦決議事項(xiàng)，并定期向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)事項(xiàng)的進(jìn)展。

四、總結(jié)

會開會、開好會是房企提升整體管理的必經(jīng)之路，房企無效的會議管理必然對整體管理造成影響。在現(xiàn)階段地產(chǎn)行業(yè)考驗(yàn)精細(xì)化運(yùn)營管理能力時(shí)，建立高效系統(tǒng)的運(yùn)營會議體系，可以幫助企業(yè)提高整體管理水平，強(qiáng)化資源整合優(yōu)勢，從而更高效的實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理。