信息化發(fā)展對事業(yè)單位檔案創(chuàng)新管理帶來的改變

摘要：在信息化時代背景之下，事業(yè)單位檔案管理工作也發(fā)生了翻天覆地的變化，如何有效發(fā)揮信息技術(shù)的作用與價值，優(yōu)化檔案管理質(zhì)量效果是行業(yè)關(guān)注的焦點(diǎn)。本文針對信息化發(fā)展下事業(yè)單位在檔案管理中出現(xiàn)的問題進(jìn)行論述，分析創(chuàng)新的方法及策略，以求更好的優(yōu)化檔案管理質(zhì)量，發(fā)揮各類檔案效用。

關(guān)鍵詞：信息化;事業(yè)單位;檔案管理;創(chuàng)新

檔案是人力資源管理的重要組成部分之一，通過科學(xué)合理的調(diào)配檔案，可以更好的對人力資源進(jìn)行配合，使得工作人員在崗位上更好的展現(xiàn)自我價值，最終促進(jìn)事業(yè)單位以及個體的全方位發(fā)展。在新的時代背景之下，傳統(tǒng)檔案管理模式出現(xiàn)了諸多缺陷和不足，為了更好的優(yōu)化檔案管理質(zhì)量效果，解決檔案管理存在的問題，文章嘗試從信息化角度著手，進(jìn)行分析和論述。

一、信息化發(fā)展下事業(yè)單位在檔案管理中出現(xiàn)的問題

1、檔案管理意識淡薄

檔案是事業(yè)單位調(diào)配人力資源，科學(xué)合理分配崗位的有效手段，其重要性不言而喻。而結(jié)合當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理的實(shí)際情況來看，管理意識淡薄是極為常見的問題之一。隨著信息技術(shù)的發(fā)展和進(jìn)步，檔案逐漸從紙質(zhì)朝著電子化的方向發(fā)展，相較于傳統(tǒng)的管理模式來說，以信息技術(shù)為依托的管理方式更加高效便捷，差錯率更低。因此，對于事業(yè)單位檔案管理人員來說，其就應(yīng)當(dāng)積極的跟新自身管理理念，積極主動提高自我技能，以適應(yīng)全新的管理環(huán)境。然而，結(jié)合實(shí)際情況來看，如今我國事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理時缺乏這樣的意識，檔案管理期間缺乏全局意識，沒有從根本上認(rèn)識到檔案管理的重要性與作用，管理處于相對比較被動的狀態(tài)。

2、缺乏科學(xué)、規(guī)范的管理制度

檔案管理是一項極為嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鳎湫枰聵I(yè)單位各個部門積極主動的配合，為了更好發(fā)揮檔案管理質(zhì)量效用，減少管理期間各類問題的發(fā)生頻率，就必須要制定科學(xué)、規(guī)范的管理制度。然而，當(dāng)前檔案管理長期處于邊緣化的存在，其多被歸類于后勤管理部門，部分事業(yè)單位檔案管理決策不夠科學(xué)合理，檔案信息未能得到充分有效的應(yīng)用，管理期間各類問題頻出，甚至出現(xiàn)了重要檔案被泄漏的情況，嚴(yán)重制約了事業(yè)單位的發(fā)展和進(jìn)步。

3、缺乏高素質(zhì)的檔案管理人才

檔案管理的信息化必須要有高素質(zhì)的管理人才參與其中，這樣才能夠有效的解決檔案管理期間所出現(xiàn)的各類問題，提高檔案管理質(zhì)量和效率，解決檔案管理存在的問題與不足，高素質(zhì)的檔案管理人才極度匱乏，如部分事業(yè)單位的檔案管理人員是從其他部門借調(diào)的，其缺乏檔案管理的意識，在工作中創(chuàng)新意識以及能力不強(qiáng)，只是被動的配合上級部門的工作。同時，還有一部分檔案管理人員年齡偏大，不能靈活的應(yīng)用信息技術(shù)，針對檔案管理信息化的各類問題處理能力薄弱，無法實(shí)現(xiàn)檔案管理價值的最大化。

二、信息化發(fā)展下事業(yè)單位檔案創(chuàng)新管理策略

1、轉(zhuǎn)變檔案管理思想，提高重視度

對于事業(yè)單位來說，其所需要管理的檔案類型復(fù)雜、數(shù)量龐大，檔案可以為單位各項工作的實(shí)施提供決策性依據(jù)，促使單位更好的發(fā)展和進(jìn)步。在信息化時代背景之下，要想更好的發(fā)揮檔案管理效用，促使其為事業(yè)單位各項決策提供支持，優(yōu)化人力資源管理質(zhì)量。那么事業(yè)單位就應(yīng)當(dāng)擺正心態(tài)，正視檔案管理的作用與價值。事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)主動關(guān)注檔案管理領(lǐng)域的一系列問題，以便向下級部門傳遞積極正面的信號，達(dá)到上行下效的目的，提高單位內(nèi)各個部門對于檔案管理的重視度，促使他們在工作中積極主動的配合檔案管理工作，為信息技術(shù)的有效應(yīng)用做好準(zhǔn)備工作。

2、搭建信息化平臺，發(fā)揮技術(shù)優(yōu)勢作用

信息化時代背景之下，要想切實(shí)有效的發(fā)揮信息技術(shù)作用優(yōu)勢，為事業(yè)單位檔案創(chuàng)新管理保駕護(hù)航，那么事業(yè)單位首先就應(yīng)當(dāng)搭建好信息化平臺。信息技術(shù)的有效應(yīng)用，雖然提高了檔案管理的質(zhì)量效率，降低了管理人員的工作強(qiáng)度，但是不可否認(rèn)的是信息技術(shù)也有諸多不安全的因素，網(wǎng)絡(luò)可能會被黑客攻擊，導(dǎo)致重要信息泄漏。為了更好的保證檔案信息的安全，避免重要信息被不法分子竊取，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)立足于自身發(fā)展的實(shí)際，結(jié)合檔案數(shù)量以及類型等搭建相應(yīng)的信息化管理平臺，保證單位所有檔案都可以被專業(yè)化的系統(tǒng)進(jìn)行管理，這樣在實(shí)際工作中，可以更好的對檔案進(jìn)行運(yùn)用，檔案不再只是簡單的文件，其潛藏的價值得以被充分挖掘出來。

3、完善管理制度，轉(zhuǎn)變管理模式

科學(xué)、規(guī)范的管理制度，可以使得檔案管理工作朝著更好的方向發(fā)展，可以更好的解決管理中存在的各類問題，優(yōu)化管理質(zhì)量效果。在完善制度，轉(zhuǎn)變管理模式時，可以從以下方面著手進(jìn)行優(yōu)化和調(diào)整，一是要明確檔案管理部門各個工作人員所應(yīng)當(dāng)承擔(dān)的職責(zé)，保證權(quán)責(zé)分明，在檔案管理工作實(shí)施期間出現(xiàn)問題之后，能夠第一時間追責(zé)并解決問題;二是要明確檔案管理工作流程，不同類型的檔案在管理時工作流程有著顯著的差異，明確要提前明確，降低后期差錯率。三是要構(gòu)建科學(xué)合理的獎懲機(jī)制，借此有效的對管理人員進(jìn)行激勵，營造良好的檔案管理工作氛圍，使得企業(yè)一系列檔案管理工作朝著更加規(guī)范化、合理化的方向發(fā)展。

4、培養(yǎng)優(yōu)質(zhì)人才隊伍，優(yōu)化管理質(zhì)量

信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用更多是起到輔助性作用，要想真正落實(shí)好檔案管理工作，減少管理環(huán)節(jié)的差錯率，還是需要優(yōu)化管理人員的綜合素質(zhì)。因此，信息化發(fā)展下事業(yè)單位檔案創(chuàng)新管理環(huán)節(jié)，就需要想辦法做好人才培訓(xùn)工作。人才培訓(xùn)期間要做好戰(zhàn)略部署，明確對單位現(xiàn)有管理人員以及未來招聘人員的培訓(xùn)，保證培訓(xùn)具有針對性和實(shí)用性。在培訓(xùn)工作順利結(jié)束之后，還應(yīng)當(dāng)及時的進(jìn)行考核，了解培訓(xùn)質(zhì)量效果，在管理人員通過考核之后，才能安排其上崗。同時，培訓(xùn)還應(yīng)當(dāng)常態(tài)化，要結(jié)合信息技術(shù)的發(fā)展變化不斷豐富培訓(xùn)內(nèi)容，發(fā)揮培訓(xùn)效用，為檔案管理質(zhì)量的優(yōu)化提供更多助力

總之，檔案管理為事業(yè)單位的全面發(fā)展提供助力。因此，在信息化時代背景之下，必須要提高對于檔案管理的重視度，積極主動的發(fā)揮信息技術(shù)的作用，完善各項管理規(guī)章制度，提高管理人員技術(shù)水平，助力事業(yè)單位高質(zhì)量發(fā)展。

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作者簡介：張清（1984.02 -），女，漢族，黑龍江巴彥人，本科，研究方向：檔案管理。