人工智能技術支撐下的檔案智慧服務體系研究

荊 蕾，武亞男

(內(nèi)蒙古自治區(qū)氣象局 財務核算中心，內(nèi)蒙古 呼和浩特 010051)

新時期以來，在技術革新的驅(qū)動下，我國各個行業(yè)都在經(jīng)歷著百年之巨變，通過科技賦能走上了轉(zhuǎn)型發(fā)展的道路。就檔案管理領域來講，我國一直以來都十分重視檔案的信息化建設，在新時期背景下，面對人工智能技術的顯著優(yōu)勢，“檔案智慧服務”再次成了檔案管理領域的一個新名詞，受到了檔案管理人士的廣泛關注和重視。檔案智慧服務的出現(xiàn)，建立在以往檔案數(shù)字化建設經(jīng)驗的不斷積累上，是近年來我國科技創(chuàng)新、檔案管理升級雙重作用的結果。充分表明了我國近年來在檔案管理事業(yè)上的新變化、新面貌、新氣象。

1 相關概述

1.1 人工智能與“人工智能+”

人工智能也被稱為機器智能，指的是由機器展示出來的智能。能夠在計算機模擬的作用下，來賦予機器模仿人類行為、思維的能力，使機器能夠具備行動、規(guī)劃、思考、推理、學習的能力。從學科構成上來講，人工智能屬于典型的交叉型學科，學科內(nèi)容涉及了計算機學、神經(jīng)學、語言學、經(jīng)濟學、控制學、數(shù)學、哲學等，能夠共同作用于機器的深度學習，使機器智能化水平提高[1]。這決定了人工智能技術的包羅萬千，包含了智能機器人技術、虛擬現(xiàn)實技術、系統(tǒng)仿真技術、語音識別與合成技術、計算機神經(jīng)網(wǎng)絡技術、模式識別與智能系統(tǒng)等。

簡單來說，“人工智能+”是以人工智能為全行業(yè)科技發(fā)展的核心特征，通過提取人工智能技術實現(xiàn)與各個行業(yè)的深度融合。2015年李克強總理的報告提出了“互聯(lián)網(wǎng)+”到2017年十九大報告提出將人工智能上升為國家戰(zhàn)略，國家戰(zhàn)略從強調(diào)互聯(lián)互通的“互聯(lián)網(wǎng)+”，逐漸向更加強調(diào)深度學習的“人工智能+”方向轉(zhuǎn)移?！丁盎ヂ?lián)網(wǎng)+”人工智能三年行動實施方案》《新一代人工智能發(fā)展規(guī)劃》等一系列規(guī)劃與方案足以說明人工智能是新時代驅(qū)動社會經(jīng)濟發(fā)展的新的技術引擎。人工智能通過場景應用幾乎可以與任何一個行業(yè)深度融合，不僅能改變現(xiàn)有社會生產(chǎn)的生產(chǎn)方式和工作效率，也能不斷激發(fā)出新的工作需求，即“人工智能+各行業(yè)”的新生態(tài)。

基于對人工智能與“人工智能+”的概念分析，兩者相同點是均旨在實現(xiàn)計算機像人一樣的思考、決策、推理和行動。兩者的不同點在于人工智能是研究如何使計算機像人一樣進行各類思維活動，比如決策、問題求解、規(guī)劃推理、思考學習等，“人工智能+”則側(cè)重將人工智能與各個行業(yè)深度融合，是人工智能技術的產(chǎn)品開發(fā)與具體應用，通過實現(xiàn)“人工智能+各行業(yè)”為當前實體經(jīng)濟發(fā)展轉(zhuǎn)型發(fā)展賦能，真正意義上改變我們的社會生活。

1.2 檔案智慧服務

物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、云計算和人工智能等新一代信息技術的迅速發(fā)展，促進了“智慧地球”“智慧城市”等新理念的誕生。智慧是運用知識提出問題、分析問題并最終解決問題的能力，包含對事物認知、理解、分析、處理、創(chuàng)新的能力，智慧能夠?qū)崿F(xiàn)知識的產(chǎn)生、開發(fā)與創(chuàng)造。智慧服務在學界沒有公認的統(tǒng)一定義，總的來說，智慧服務是以創(chuàng)造性智慧為前提，在知識服務的基礎上將知識轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力的創(chuàng)造性、智能化、交互式服務。在“智慧地球”的新理念和中國“智慧城市”發(fā)展戰(zhàn)略不斷推進的時代背景下，對于傳統(tǒng)的檔案工作來說，運用現(xiàn)有的技術、設備和人員已經(jīng)很難滿足公眾更加多元化、個性化和智慧化的服務需求，海量的數(shù)字檔案資源知識管理、知識開發(fā)和知識創(chuàng)造服務也舉步維艱。檔案服務作為檔案館的重要職能之一，實現(xiàn)檔案智慧服務轉(zhuǎn)型升級是應對智慧時代公眾日益多元化和智慧化的檔案利用需求的重要手段。

檔案智慧服務建立在人工智能技術的基礎之上，是“人工智能+檔案”的一種全新的業(yè)態(tài)形式。能夠促使檔案管理工作順利獲得，大數(shù)據(jù)技術、人工智能技術、物聯(lián)網(wǎng)技術等的強大助力下。通過在檔案服務基礎設施的建設、檔案服務方式的變革、檔案資源的挖掘利用等過程當中，嵌入人工智能技術，來推動檔案服務的智慧化升級[2]。

2 人工智能技術支撐下的檔案智慧服務優(yōu)勢功能

2.1 檔案信息共享化

進入網(wǎng)絡時代，檔案信息的社會化、網(wǎng)絡化，逐漸成了檔案管理者普遍關注的一項重要問題。能夠最大程度提高檔案利用率，讓使用者能夠第一時間查找到自己所需要的檔案信息。人工智能技術擁有強大檢索功能，可以通過字段加權混合索引，來優(yōu)化檔案信息排序結果，使檔案信息檢索效率得以大大提升。與此同時，人工智能還能夠在機器學習能力的助力下，借助機器學習本身的環(huán)境系統(tǒng)、執(zhí)行系統(tǒng)、學習系統(tǒng)，來對檔案知識庫進行智慧化信息推演，通過對用戶信息喜好的智慧感知，為用戶進行自動化檔案信息推送。由此，在滿足用戶檔案信息需求的同時，促進檔案信息的網(wǎng)絡共享度。

2.2 檔案管理數(shù)字化

人工智能技術在檔案管理中的應用，使數(shù)字檔案館、檔案網(wǎng)站、數(shù)字化檔案信息等，成了檔案管理工作的常態(tài)化任務。能夠促使檔案在數(shù)據(jù)壓縮、數(shù)據(jù)庫、高速掃描等的作用下，逐漸擺脫介質(zhì)文件成為更加規(guī)范、有序的數(shù)字信息化檔案文件，并以檔案信息庫的形式被儲存。

3 人工智能技術支撐下的檔案智慧服務發(fā)展現(xiàn)狀

一直以來，黨中央十分關注和重視檔案的建設工作。早在2002年國家檔案局就審時度勢地認識到了信息化對檔案事業(yè)的強大帶動作用，并按照《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計劃》總體安排，制定了《全國檔案信息化建設實施綱要》，強調(diào)指出要將檔案數(shù)據(jù)庫、多媒體庫、檔案目錄數(shù)據(jù)庫等作為未來的重點工作，大力推進檔案數(shù)字化進程。之后隨著我國檔案數(shù)字化建設進程的加快，國家檔案局又陸續(xù)制定了《數(shù)字檔案館系統(tǒng)測試辦法》《政務服務事項電子文件歸檔規(guī)范》，對檔案管理的數(shù)字化建設進行了細致的規(guī)定。在2020年6月最新修訂的《中華人民共和國檔案法》中，黨中央對檔案信息化建設進行了特別規(guī)定，指出各級人民政府、團體、機關、企事業(yè)單位以及其他組織，要將檔案信息化建設，正式納入信息化發(fā)展規(guī)劃任務當中，使電子檔案成為最佳的憑證，在全社會得以推廣使用。

經(jīng)過多年的發(fā)展，我國數(shù)字化檔案發(fā)展程度日益加深。以遠光軟件為例，該公司針對海量電子檔案查閱難、收集難等問題，在新興技術的助力下，對檔案原有的管理模式進行了重塑，推出了智慧型檔案全生命周期管理解決方案，通過智能密集架、智能歸檔柜等的運用，極大地提高了企業(yè)檔案利用率。同時在政務升級的助力下，檔案查詢功能也逐漸在各地政務網(wǎng)絡服務平臺上線，能夠依托區(qū)域內(nèi)檔案查詢平臺的互聯(lián)互通效應，讓群眾在足不出戶的情況下，便捷、高效地完成線上檔案的查詢活動。

4 人工智能技術支撐下的檔案智慧服務體系構建策略

4.1 做好基礎設施建設

人工智能技術支撐下的檔案智慧服務，建立在穩(wěn)定而完善的基礎設施架構基礎之上，無論是大數(shù)據(jù)檔案資源的建設，還是利用，都需要依靠完備的基礎設施來實現(xiàn)。因此，做好基礎設施建設，應當被作為檔案智慧服務體系建設的第一步來實施。具體來講：①完善檔案機房設施建設。除必要的計算機、掃描儀等設備外，需要增設檔案溫濕度自動監(jiān)控設備、檔案庫房機器人設備、實體存儲設備、智能監(jiān)控設備等，以此來為檔案的智能化管控奠定堅實的基礎。②完善檔案管理相關軟硬件設備建設。為檔案管理部門專門鋪設大型寬帶，保障數(shù)字檔案管理平臺運轉(zhuǎn)流暢，并為檔案管理部門增設大容量存儲設備、高性能感知設備。[3]以此來為檔案的數(shù)據(jù)挖掘、存儲、識別等提供基礎保障，為“人工智能+檔案”智慧服務體系的構建打下扎實的根基。

4.2 充分挖掘技術潛力

人工智能技術在檔案智慧服務中的運用，涉及了檔案的智慧收集、整理、堅定、檢索、存儲、利用的方方面面，需要在OCR識別技術、圖像識別技術、專家系統(tǒng)、自然語言處理技術、語音識別等的助力下實現(xiàn)。在對檔案智慧服務體系進行構建過程中，要切實挖掘技術潛力，為檔案智慧服務提供有力的技術支撐。如，在檔案智慧收集方面，可以利用訊飛最新的AI創(chuàng)新成果——訊飛檔案機，利用其本地化存儲、安全可靠，以及能夠為重大活動、口述征集等多場景，提供字幕輔助、語音轉(zhuǎn)寫、全貌建檔的強大功能來實現(xiàn)檔案的智慧服務；在檔案的智慧識別方面，可以利用目前最火的OCR技術，通過對需要存儲的文件進行智能掃描，在OCR智慧識別功能的作用下，對文件中包含的圖像、文字予以預處理，最終經(jīng)過關鍵信息提取、識別優(yōu)化，得到最優(yōu)的電子化檔案。

5 結束語

在國家大力倡導下，近年來我國檔案管理事業(yè)一直都呈現(xiàn)出了良好的發(fā)展態(tài)勢。在積極開展技術革新的同時，也在圍繞人工智能展開多方面的檔案智慧服務探討與實踐。這為我國檔案智慧服務體系的建設提供了有力的支持。在未來的發(fā)展中，各部門應當在國家檔案管理部門領導下，繼續(xù)朝著檔案智慧服務邁進，對人工智能技術應用于檔案管理進行深耕。在提高我國檔案管理效率的同時，為奮戰(zhàn)檔案管理新征程做好充足的準備。