董冰

（內(nèi)蒙古自治區(qū)綜合疾病預(yù)防控制中心，內(nèi)蒙古 呼和浩特 010010）

在20世紀末，以信息經(jīng)濟和知識結(jié)構(gòu)為基礎(chǔ)的知識經(jīng)濟席卷全球，凸顯了從以商品生產(chǎn)為中心的社會向以知識和信息生產(chǎn)為中心的網(wǎng)絡(luò)化和知識化社會的范式轉(zhuǎn)變。在這個“信息爆炸”和“知識因素”的社會中，其主要任務(wù)是保護“人類文化遺產(chǎn)”的圖書館和檔案管理部門，在知識管理時代對信息服務(wù)提出了新的宗旨、現(xiàn)代的目標(biāo)、任務(wù)和方法。

一、知識管理在圖書檔案管理中的功能

1.內(nèi)涵

隨著我國知識經(jīng)濟不斷地發(fā)展，知識已經(jīng)成為現(xiàn)代社會的一種寶貴資源和管理形式。在知識社會的發(fā)展中，知識本身就具有價值，能夠?qū)部刂行牡陌l(fā)展起著重要作用，目前，大量的知識都直接決定了疾控中心的生存與發(fā)展。隨著社會的競爭也越來越嚴峻，疾控中心要想在市場上占據(jù)一席之地，就必須要擁有更多的知識資源并及時更新，提高自身競爭力。在這方面，疾控中心需要做好知識管理，構(gòu)建以知識為核心的完善的知識競爭體系，通過對知識資源的整合和利用獲得更大的競爭優(yōu)勢，促進疾控中心的可持續(xù)發(fā)展。換句話說，知識管理符合社會的發(fā)展趨勢，在新時期，疾控中心必須有效利用知識管理來提高自身的競爭價值[1]。

2.特征

知識的特點為流動性和可共享性，這兩個特點也尤為重要，集體知識的使用和創(chuàng)新、變革的能力，使組織在激烈的市場競爭下能站穩(wěn)腳跟，促進組織員工的自我意識和積極性，關(guān)注組織和員工，創(chuàng)造內(nèi)部學(xué)習(xí)良好的環(huán)境是非常重要的。

3.核心

知識管理的重點是通過收集、分析和分享信息和知識來提高組織的能力，利用它來創(chuàng)新和增加知識的價值。知識管理的核心是創(chuàng)建一個能夠利用和創(chuàng)造知識的組織。知識作為一種重要的組織資源可以提高組織的競爭力。通過確保知識資源的管理和知識的共享，組織可以充分實現(xiàn)知識的價值，豐富組織的知識資源，創(chuàng)造新的知識共享機制。組織通過知識管理創(chuàng)新治理，提高管理的效率和質(zhì)量[2]。

二、知識管理的功能

目前，我國圖書館和檔案部門正通過將知識管理方法引入檔案工作，有效實現(xiàn)了創(chuàng)新管理理念，為我國圖書館和檔案事業(yè)的發(fā)展做出了貢獻。知識管理的功能主要體現(xiàn)在兩個方面。

1.有利于顯現(xiàn)個人知識

由于圖書館受到了極大的市場競爭影響，所以缺乏固定性，檔案員的高流動性嚴重阻礙了組織的平衡發(fā)展，因此需要關(guān)注圖書館檔案管理的基本要素：資源的保存和組織內(nèi)部的信息交流。知識管理的一個典型特征就是展示知識的能力，這需要管理人員之間的緊密合作和協(xié)作，以建立一個科學(xué)和標(biāo)準化的知識體系，這意味著一個有利于知識豐富和學(xué)習(xí)的環(huán)境。圖書館和檔案館管理人員需要關(guān)注組織發(fā)展，編輯和整合經(jīng)驗，與其他管理人員積極溝通，及時解決問題，建立一個統(tǒng)一的檔案組織，加強自身競爭力[3]。

2.有利于挖掘潛在資源

在管理檔案期間，知識管理的主要管理對象不是知識本身，而是在知識管理框架內(nèi)建立的管理系統(tǒng)，實踐的最終目標(biāo)是能夠利用知識，提高知識的使用率。換句話說，在知識管理的框架內(nèi)，管理者必須加強對知識的利用。這需要探索檔案中的潛在資源，擴大知識面，實現(xiàn)創(chuàng)新應(yīng)用，探索管理實踐中的新知識。

三、檔案管理現(xiàn)狀分析

在信息時代，檔案管理已經(jīng)被電子化管理，原來的紙質(zhì)檔案被改造成信息庫，不僅可以共享官方文件信息，還可以確保信息的真實性，方便瀏覽和搜索。公文的電子化管理可以為公眾提供更便捷的服務(wù)，引入信息化的檔案管理體系建設(shè)，提高行政效率，實現(xiàn)科學(xué)管理，使公眾實現(xiàn)社會服務(wù)。然而，在檔案管理方面也存在一些困難，如缺乏高素質(zhì)的管理人員本身，對電子信息技術(shù)認識不足，檔案管理人員的年齡較大，缺乏專業(yè)培訓(xùn)和專業(yè)知識，對電子系統(tǒng)相對不了解。另一方面，實際的檔案基礎(chǔ)設(shè)施不足或設(shè)備落后，導(dǎo)致管理效率和質(zhì)量低下[4]。

四、知識管理應(yīng)用在圖書檔案管理的好處

1.可以對更加深入的知識資源進行發(fā)現(xiàn)與挖掘

知識管理的主要目標(biāo)是管理和開放發(fā)展過程中積累的文化。這一管理過程的重點是開發(fā)更深層次的知識資源，并利用它們來發(fā)展更豐富、更包容的競爭。它是應(yīng)用于圖書館檔案管理的管理，不僅建立了學(xué)術(shù)和豐富的資源，而且加強了員工與員工之間的溝通，創(chuàng)造了一個良好的知識和學(xué)習(xí)環(huán)境。與傳統(tǒng)的管理模式相比，知識管理的優(yōu)勢在于更加全面和科學(xué)[5]。

2.推進了個人知識的突出

保存和共享組織內(nèi)的資源是圖書館和檔案管理最重要的基礎(chǔ)，因為圖書館和檔案管理工作不斷受到市場競爭和缺乏規(guī)律性的影響，這導(dǎo)致圖書館和檔案管理人員的高流失率，使組織無法平衡發(fā)展。知識管理的特點是，除其他外，促進最先進的知識。沒有所有人員的共同努力，就不可能建立一個更加科學(xué)和標(biāo)準化的知識體系。管理過程需要把不同的管理人員和工作經(jīng)驗聚集在一起，分享和討論解決分歧的辦法，最終建立一個統(tǒng)一的管理結(jié)構(gòu)[6]。

五、知識管理在圖書館管理中的應(yīng)用

實際的知識管理概念主要是利用科學(xué)技術(shù)來改善知識管理，利用知識和提高個人能力，最終導(dǎo)致個人知識的充分體現(xiàn)。這一分析表明，知識管理模式的應(yīng)用始終推動著傳統(tǒng)管理模式的發(fā)展。在下文中，將對知識管理概念在圖書館檔案管理中的應(yīng)用進行分析和描述。

1.建立健全知識管理制度

另外，知識管理理念在圖書館檔案管理過程中的作用在于，相關(guān)管理人員可以以知識管理為核心，以知識管理為基礎(chǔ)提高相關(guān)管理業(yè)務(wù)的效率，有效促進疾控中心核心競爭力的提升，促進圖書館檔案管理業(yè)務(wù)的高效發(fā)展。在此基礎(chǔ)上，借助知識管理理念和相關(guān)工作方法，在實際的圖書館檔案管理過程中，一方面，相關(guān)管理人員必須運用知識管理的相關(guān)模式和方法對圖書館檔案進行管理，在此過程中，需要全面掌握檔案利用者的動態(tài)與相關(guān)的知識，另一方面，也需要在建設(shè)大型信息資源的過程中，不斷對知識管理系統(tǒng)進行改進和完善。經(jīng)過相關(guān)的管理實踐表明，管理部門只有在實際管理和操作過程中促進知識管理體系的完善，才能對管理者的知識管理行為進行嚴格的條件約束，最終有效提高知識管理服務(wù)質(zhì)量。另外，在建立知識管理系統(tǒng)的過程中，相關(guān)的技術(shù)管理人員必須促進對相關(guān)檔案知識的選擇和對相關(guān)用戶的管理。只有當(dāng)管理者確保兩者在知識管理過程中發(fā)揮同等重要的作用時，才能最大限度地提升管理的效率[7-8]。

2.構(gòu)建知識社區(qū)和學(xué)習(xí)型組織，促進隱性知識的交流與交融

知識社區(qū)不僅可以被理解為一個人力資源庫，而且可以被理解為一個可以隨時補充的流動人才庫。來自不同組織和行業(yè)的專家可以被組織成網(wǎng)絡(luò)社區(qū)，以展示、學(xué)習(xí)和討論關(guān)于系統(tǒng)的顯性和隱性知識。例如，IT精英可以參與建設(shè)數(shù)字檔案館的討論，并為改善數(shù)字檔案館的功能和使用提供專業(yè)知識，而建筑專業(yè)人士可以為建設(shè)圖書館和檔案館設(shè)施提供寶貴意見；如，作為知識產(chǎn)權(quán)管理系統(tǒng)中的圖書文檔管理者，在接觸和分析系統(tǒng)數(shù)據(jù)之后能夠為其業(yè)務(wù)體系的健全發(fā)展與更新提供建議等[9-10]?？傊坏軌蛟诮M織機構(gòu)內(nèi)通過所實現(xiàn)的知識傳承與創(chuàng)新，從而建立一個良性的知識傳播氛圍，也同時還能夠和組織以外的同類知識社群形成有機聯(lián)系，從而建立一種更大范圍的知識社群，也能夠突破組織的管理范圍，從而打破傳統(tǒng)行業(yè)的約束與局限，從而建立一個文化交融式的知識氛圍。這個知識社區(qū)也可以作為一個虛擬的學(xué)習(xí)組織，快速傳遞理論知識和實踐熱點，引導(dǎo)新的業(yè)務(wù)交流和討論，引導(dǎo)理論的發(fā)展和直接實踐，帶來各種影響和效益。在這個知識社區(qū)里，人們不會隱藏自己的知識，它成為一個終身學(xué)習(xí)系統(tǒng)，人們在其中生活和學(xué)習(xí)，百花齊放。在這種情況下，機構(gòu)和個人博客的出現(xiàn)，提供了一種自由，更有組織的參與形式，有目的的交流和互動[11-12]。

3.構(gòu)建智力庫和知識庫

由于市場環(huán)境的不斷變化以及時代的更新發(fā)展，要求我國的圖書館檔案保管的工作人員在實踐的作業(yè)管理活動中，必須持續(xù)地開展有關(guān)管理知識的教學(xué)工作，并以此為前提促進自身對有關(guān)管理知識概念和技巧的吸收與掌握，從而最終達到其管理自我的水平的提高，繼而以此實現(xiàn)圖書館檔案保管工作的目標(biāo)。事實上，實踐中的明確管理知識可以用來促進圖書館檔案的發(fā)展，這種明確的知識包括管理理論和實踐。通過這種方式，管理人員可以將圖書館的普遍情況作為管理過程中學(xué)習(xí)和提高技能的基礎(chǔ)[13-14]。此外，管理人員可以利用圖書館最先進的技術(shù)平臺，利用高科技資源來促進知識的傳播和共享，最終提高自己和他人的知識水平。所以說，圖書館管理人員借助科學(xué)技術(shù)手段實現(xiàn)對知識的掌握、獲取也是知識的應(yīng)用領(lǐng)域，其利益相關(guān)的管理人員在實現(xiàn)信息獲取的過程中，需要有效利用圖書館內(nèi)大量的文字資料和書籍資料。所以，這種模式的實施必然是利大于弊的，而在實踐的推進過程中也必然可以達到對檔案資料的有效利用，從而促進管理者和工作人員的學(xué)習(xí)能力的提升。因此，現(xiàn)代圖書館需要在實施信息管理模式的過程中逐步建立更大的知識庫，并在知識管理模式的基礎(chǔ)上推進圖書館館藏的智能化管理[15-16]。

4.關(guān)注底層知識，挖掘動態(tài)和方向，創(chuàng)新管理方式

利用計算機網(wǎng)絡(luò)和軟件技術(shù)建立的業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)和信息傳播與交流平臺，可以獲得知識提供者和消費者的需求和供給的基本信息，以及圖書和檔案目錄的點擊頻率、用戶的操作習(xí)慣、花費的時間、注意力等。通過對基礎(chǔ)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的計算機分析，可以自動分析和預(yù)測人類和機器對檔案、圖書搜索和借閱信息以及研究方向的反應(yīng)，以指導(dǎo)業(yè)務(wù)操作[17]。例如，檔案、圖書搜索和流通信息以及研究方向可以自動分析和預(yù)測，以指導(dǎo)操作。因此，大型門戶網(wǎng)站使用更復(fù)雜的互動技術(shù)，提取和利用緩存信息，識別訪問者的熱點和感興趣的領(lǐng)域，并推薦相關(guān)的信息、書籍、檔案資料和產(chǎn)品，這種情況并不罕見。這是改進的重要一步，由于圖書館檔案館長期以來的被動服務(wù)模式，不了解讀者和用戶，也很少參與了解他們的研究偏好和興趣，因此往往未能實現(xiàn)。當(dāng)然，如果知識結(jié)構(gòu)底部的數(shù)據(jù)信息不被丟棄或忽視，這種獨特的人機互動就很容易實現(xiàn)，而正是這些信息能夠賦予組織獨特的、動態(tài)的競爭和創(chuàng)新能力，這將使圖書館和檔案部門能夠提供更多的增值服務(wù)，改善其教學(xué)和研究功能。

結(jié)語

隨著知識時代的到來，圖書館管理中的知識管理逐漸發(fā)展起來，并越來越多地被作為促進行政效率的基礎(chǔ)。本文重點討論了知識管理對中國圖書館文獻存儲的重要影響，并介紹了知識管理系統(tǒng)在中國圖書館文獻存儲中的應(yīng)用。筆者相信，隨著相關(guān)理念的貫徹和執(zhí)行，以及相關(guān)管理部門的重視，我國圖書館的文獻存儲工作一定會得到極大的改善和發(fā)展。