復雜表格在WORD中的精確制作及其排版技巧

摘? 要： 復雜表格在學習和辦公中廣泛應用，但在《信息技術課程》的教材中并未提及利用Word精確制作復雜表格的方法。鑒于此，文章介紹了一種利用Word精確制作復雜表格的方法。該方法的基本思想是將復雜表格拆分成若干個簡單二維表格，然后再進行合并。此法具有操作便捷和制表精確等特點，可有效提高辦公效率。

關鍵詞： Microsoft Word表格; 精確; 排版

中圖分類號：TP391.12? ? ? ? ? 文獻標識碼：A? ? ?文章編號：1006-8228（2022）03-70-03

Abstract： Complicated tables are widely used in study and work. However the method of accurately making complicated table using Microsoft Word is not mentioned in the textbook of information technology course. In view of this， this paper introduces a method of accurately making complicated tables using Microsoft Word. The basic idea of this method is to split the complicated table into several simple two-dimensional tables， and then merge them into one. This method has the characteristics of convenient operation and accurate tabulation. It can greatly improve work efficiency.

Key words： Microsoft Word table; precision; typesetting

0 引言

我們在學習和辦公過程中，經常會遇到需要用表格來呈現(xiàn)文件內容，或按照紙質表格內容繪制一個相同格式的電子版表格的情況。在“信息技術課程”的教材編寫章節(jié)中也有出現(xiàn)Word表格制作的教學內容，教師授課過程中也會涉及到表格制作的講解，但對于如何精確制作Word表格卻沒有給出具體的方法。我們有必要掌握一種精確制作Word表格的方法，通過該方法來完成復雜電子表格的精確制作。本文嘗試研究利用多個簡單的二維表合成一個復雜表格的方法來達成精確制表的目的，并給出精確制作Word表格的操作方法。

1 制作表格軟件的選擇

有些用戶聽到制作表格即想到使用電子表格Excel軟件來制作。Excel電子表格的工作表是由行列整齊的單元格組成[1]。電子表格適合運用于制作行列整齊的二維表或需要做數(shù)據(jù)處理的表格。對不規(guī)則的表格選擇使用字處理Word軟件制作更合適。一般來說，一個只需要制作出外觀的表格（即不用來計算、統(tǒng)計等）用Word處理更簡便些[2]。

2 復雜表格的分析

我們可以將復雜的表格分解成多個簡單的行列整齊的二維表。我們繪制好多個簡單的二維表，之后通過合并這些表格及合并單元格后即可得到復雜的表格。通過這種先分解后合并的方法，復雜的表格即可看成多個簡單的二維表。

如圖1所示的表格可以分解為圖2所示的多個簡單二維表。

3 精確制作Word表格

MicrosoftWord2010具有強大的表格處理功能，用戶可以很方便、快捷地創(chuàng)建精美的表格[3]。本文以MicrosoftWord 2010為例，繪制圖1所示表格。具體操作步驟如下。

⑴ 插入最簡單的一行一列表格。將光標定位在要插入表格的位置，選擇“插入”選項卡à“表格”按鈕，插入一個一行一列的表格。

⑵ 設置表格的行高列寬。選中表格，鼠標移到選中的范圍內右鍵單擊，彈出快捷菜單à單擊“表格屬性”à彈出“表格屬性”對話框。通過“行選項卡”設置行高0.6厘米、行高值選固定值;“列選項卡”設置列寬8.1厘米，按“確定”。

⑶ 插入一行及拆分表格。將光標定位在表格右框線外的“回車符”前，按“Enter回車”鍵插入一行。選擇“表格工具”的“布局”選項卡à“拆分表格”按鈕，將下一行拆成獨立的表格。

⑷ 拆分單元格。將光標定位在后一個表格中，選擇“表格工具”的“布局”選項卡à“拆分單元格”按鈕，在彈出的“拆分單元格”對話框中輸入6（相應的列數(shù)），按“確定”。

⑸ 設置除最右列以外的列寬值。選中6列的表格，鼠標移到選中的范圍內右鍵單擊，彈出快捷菜單 單擊“表格屬性”à彈出“表格屬性”對話框?！傲羞x項卡”設置列寬0.7厘米，按“后一列”，此時所有列寬為0.7厘米，第一列為當前列，再按三次“后一列”，到當前列為第四列時，“指定列寬”設置為3厘米，再按“后一列”，到當前列為第五列時，“指定列寬”設置為2厘米，按“確定”。

⑹ 手動調整最右列的列寬（這是要著重注意的精確制表操作技巧）。鼠標移到最右外框線附近變?yōu)槿鐖D3（a）所示的調整形狀時，按下鼠標左鍵不放，之后按著鍵盤的“Alt換檔”鍵（或鼠標右鍵），移動鼠標可以連續(xù)調整（如果沒有按“Alt換檔”鍵或鼠標右鍵，為跳躍式不連續(xù)調整），如圖3（b）所示調整線和上面的表格右框線重合，上面的表格右框線呈虛線時（有時要將Word文檔的顯示比例設置為100%，才能使上面的表格右框線呈現(xiàn)虛線的效果），放開鼠標左鍵，再放開“Alt換檔”鍵（或鼠標右鍵），如圖3（c）所示調整后兩個表格右框對齊。

⑺ 合并表格并測試右框線是否成一直線。光標定位到兩表格之間的段落標識前，按“Delete刪除”鍵，兩表格合并在一起。移動右外框線。觀察此時是不是整條右外框線一起移動？如果一起移動了，表明表格的右外框線是一條線，按“Ctrl控制”鍵加“z”鍵撤消測試;如果右外框線沒有一起移動而是錯開的，此時表格的右外框線是兩條線，要撤消兩步（按著“Ctrl控制”鍵不放，按兩次“z”鍵），回到步驟⑥，仔細操作直至右外框線成一條線。

⑻ 重復⑵～⑺步驟可以很好的完成除最后一行外的表格制作。

⑼ 制作最后一行。最后一行的前3列是順著上一行下來的，其他列為平均分布，其制作較簡單。光標定位在表格右框線外最底部的“回車符”前，按“Enter回車”鍵插入一行。選中前三列以外的其他列，選擇“表格工具”的“布局”選項卡à“拆分單元格”按鈕，在彈出的“拆分單元格”對話框中輸入10（相應的列數(shù)），即可得到平均分布的各列。

通過以上步驟，掌握手動調整最右列的列寬操作技巧后，原則上可以完成任何復雜表格的制作。

4 Word表格的排版技巧

4.1 快速將文本轉換成表格

空格、標表位等同一種英文標點符號分隔的文本可以方便轉換成表格[4]。選中要轉換的文本（不要多選或少選），選擇“插入”選項卡“表格”按鈕“文本轉換成表格…”，彈出“將文字轉換成表格”對話框，選擇相應的“文字分隔位置”，按“確定”。如果是其他字符時，要在其他字符框中錄入相應的字符。這一分隔字符應是英文狀態(tài)下的標點符號，如果不是英文狀態(tài)下的標點符號，需先替換為合適的符號。掌握了文本轉換成表格的方法，只要文本分隔符格式合適，其實就相當于有表格了。

4.2 表格轉換為文本

表格也可以轉換為文本。選中表格，選擇“表格工具”的“布局”選項卡“轉換為文本”按鈕，彈出“表格轉換成文本”對話框，選擇“文字分隔符”（如果是多列的表格，默認制表符為文字分隔符），按“確定”。

4.3 手動調整列寬

在精確制表的步驟⑹中，詳細陳述了最右列寬的手動調整。表格內部豎框線也可以進行類似的調整。圖4（a）所示，鼠標在表格內調整內部豎框線時，其左右兩列寬度相應變化，表格總體寬度不變。圖4（b）所示，鼠標在“標尺”（標尺可通過“視圖”選項卡的標尺復選框開啟或關閉）上調整內部豎框線時，左側的列寬有變化，其他列列寬不變，表格整體寬度有相應的變化。如果想要內部豎框線錯開，則選中相應的單元格再進行內部豎框線移動即可。

4.4 手動調整行高

鼠標移到表格內部橫框線附近，變成調整框線的形狀時，可通過按著鼠標左鍵，拖動鼠標來調整內部橫框線位置，上行行高會變化，其他行行高不會變。

4.5 排版時不要隨意拖動表格

Word文檔插入的圖片，默認是嵌入型，圖片的拖動操作，類似于選中文本的拖動操作。有些用戶習慣了對圖片的拖動操作，對表格也想這樣拖動。但是表格不同，如果選中表格，進行拖動操作，其屬性的“文字環(huán)繞”會改為“環(huán)繞”（這一更改是隱性的，表格的“文字環(huán)繞”默認情況是“無”）。表格屬性的“文字環(huán)繞”為“環(huán)繞”時，對其排版將變得不太容易。如果要移動表格的位置，可以通過“剪切”和“粘貼”表格來實現(xiàn)。

5 結束語

Microsoft Office 是一套由微軟公司開發(fā)的辦公軟件，其中Word 是文字處理軟件，可以對文檔進行編輯和排版;Excel 軟件是電子表格處理軟件，可以對表格的數(shù)據(jù)進行分析、處理和運算等。[5]在實際工作過程中，根據(jù)所需處理內容選擇合適軟件，發(fā)揮各軟件的優(yōu)勢，有利于提高工作效率和質量。

在Word文檔復雜表格的制作過程中，可先將表格拆分成行列整齊的二維表進行制作。操作時仔細觀察，如果不是預期的效果，及時撤消。重復細致的操作即能完成好復雜表格的制作排版。表格作為文檔中一種常見的表現(xiàn)形式，用戶熟練掌握精確制作Word表格的方法及排版技巧，對文檔表格處理將更得心應手。

參考文獻（References）：

[1] 程書斌.高職院?！按髮W計算機信息技術”以電子表格為主線教學探索[J].漳州職業(yè)技術學院學報， 2019（1）：31-35

[2] 陳郁.試論淺析Word表格與Excel工作表優(yōu)缺點[J].中國新技術新產品，2013（8）：35-36

[3] 董正雄，俞建家，林維鑒，等.大學計算機應用基礎（Windows7+Office 2020）[M].廈門：廈門大學出版社，2016

[4] 張彥，蘇紅旗，于雙元，等.全國計算機考級考試一級教程——計算機基礎及MS Office 應用（2018年版）[M].北京：高等教育出版社，2018

[5] 陳小剛.淺談Word 和Excel 軟件在編輯工作中的應用[J].新聞研究導刊，2017（22）：259-260

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