于亞梅

(長沙市城市建設(shè)檔案館，湖南 長沙 410007)

0 引 言

在《全國城鄉(xiāng)城建檔案事業(yè)發(fā)展“十二五”規(guī)劃》文件中，明確提出了在智慧城市發(fā)展背景下，有關(guān)單位應(yīng)當(dāng)重視檔案的數(shù)字化、信息化建設(shè)工作。為了落實此項工作，長沙市城市建設(shè)檔案館有關(guān)崗位人員在全國范圍內(nèi)開展了城建檔案信息化建設(shè)工作，但此項工作截至今日仍停留在理論研究階段，為此，下文將基于實踐角度，對此方面工作的實施展開細(xì)化研究。

1 城建檔案館信息的可視化處理

在城市檔案館信息系統(tǒng)界面的開發(fā)過程中，應(yīng)當(dāng)保證前端信息的一致性與簡潔性、操作界面功能的統(tǒng)一性。必要時，界面可采用一致但又具有個性化的風(fēng)格，即定制樣式模板，對頁面布局、字體樣式、背景插圖等風(fēng)格樣式要素進行統(tǒng)一設(shè)計管理；界面中的字體、字號、圖標(biāo)、按鈕等保持一致；界面盡可能簡潔，讓用戶輸入盡可能少的數(shù)據(jù)和盡可能少的操作點擊，就能得到其想要的結(jié)果，以增強用戶的體驗感。

在確?？梢暬缑娌季志哂幸?guī)范性特點后，可引進電子文件流轉(zhuǎn)與電子簽章技術(shù)，進行城建檔案的電子化、無紙化處理[1]。其中電子檔案自動流轉(zhuǎn)主要是指將工作流引擎技術(shù)與檔案資料簽審流程進行有機結(jié)合，實現(xiàn)檔案信息在調(diào)度過程中的自動化流轉(zhuǎn)，在此基礎(chǔ)上結(jié)合使用電子簽章技術(shù)便可以實現(xiàn)檔案電子文件的流轉(zhuǎn)審批。

電子簽章采用支持所有具備工信部頒發(fā)的具有CA機構(gòu)資質(zhì)與法律效力的數(shù)字證書，及符合國家密碼管理相關(guān)要求的電子簽章技術(shù)，實現(xiàn)電子檔案的簽字簽章流轉(zhuǎn)。此項技術(shù)具備電子備案功能，可以實時在各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)對電子簽章進行核驗，并提供完善的行業(yè)證據(jù)鏈技術(shù)支撐。根據(jù)所有的城建檔案的電子文件格式，建立標(biāo)準(zhǔn)工作流轉(zhuǎn)流程(不同格式的電子文件的簽字流程各不相同)，進行電子文件編制后提交，即可自動進入流轉(zhuǎn)交互過程，各參建單位、參建人員需要根據(jù)業(yè)務(wù)規(guī)則完成各自的簽審工作，完成后進行著錄、預(yù)驗收歸檔[2]。上述提出的檔案信息處理過程均可在布設(shè)的可視化操作階段執(zhí)行，具體流程如圖1所示。

圖1 城市檔案館內(nèi)部業(yè)務(wù)邏輯框架結(jié)構(gòu)示意圖

圖1 基于可視化界面的電子檔案交互流轉(zhuǎn)過程示意圖

電子文件流轉(zhuǎn)包括流轉(zhuǎn)簽審和會簽兩種基本流程，應(yīng)實現(xiàn)圖形可視化流程配置，即可根據(jù)業(yè)務(wù)流程的情況對簽審流程進行自定義調(diào)整。流程各環(huán)節(jié)簽審崗位及權(quán)限都根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范進行標(biāo)準(zhǔn)化預(yù)置。電子檔案開始流轉(zhuǎn)后，按流程順序依次/同時進行簽審，簽審?fù)瓿珊罅鬓D(zhuǎn)到下一環(huán)節(jié)，各級用戶均可通過待辦事項以及利用便捷渠道(微信等)自動實時通知相關(guān)操作人員及時處理；所有相關(guān)用戶都可以實時對待簽審、簽審中、已完成簽審的電子文件進行流轉(zhuǎn)情況查詢，以此實現(xiàn)城建檔案館信息的可視化處理。

2 城建檔案館數(shù)據(jù)庫構(gòu)建與信息疊加

完成對城建檔案館信息的可視化處理后，為了方便后續(xù)對各類數(shù)據(jù)信息資源的調(diào)取和查詢，構(gòu)建檔案信息資源數(shù)據(jù)庫。在構(gòu)建數(shù)據(jù)庫時，首先需要遵循結(jié)構(gòu)合理、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一和管理規(guī)范的原則。構(gòu)建完成后，數(shù)據(jù)庫應(yīng)當(dāng)具備信息的有序流動和資源共享功能[3]。根據(jù)城建檔案館的特點，將數(shù)據(jù)庫初步劃分為以下幾個模塊：檔案目錄數(shù)據(jù)存儲模塊、元數(shù)據(jù)存儲模塊、數(shù)據(jù)接口模塊。下面針對各主要組成模塊分別進行說明。

(1) 檔案目錄數(shù)據(jù)存儲模塊：通過定義信息資源目錄體系，建立信息資源管理機制，實現(xiàn)目錄著錄、目錄管理和目錄注冊等功能。

(2) 元數(shù)據(jù)存儲模塊：元數(shù)據(jù)主要用于實現(xiàn)對各類城建檔案數(shù)據(jù)信息的描述，將元數(shù)據(jù)存儲在數(shù)據(jù)庫當(dāng)中可以明確數(shù)據(jù)庫中不同數(shù)據(jù)信息之間的具體關(guān)系。在掌握庫內(nèi)相關(guān)信息的關(guān)系后，應(yīng)當(dāng)明確前端程序在進行庫內(nèi)數(shù)據(jù)訪問、調(diào)用、檢索、刪除、檢索等指令時，需要參照讀取的元數(shù)據(jù)信息。因此，統(tǒng)一處理元數(shù)據(jù)可以確保在使用數(shù)據(jù)建模、交換、清洗、加載、查詢、分析、錄入、存儲等多個環(huán)節(jié)中執(zhí)行的有效性與信息的一致性。通過此種方式，可以為前端數(shù)據(jù)庫內(nèi)核心數(shù)據(jù)提供應(yīng)用、更新與共享等功能。綜合上述分析，采用統(tǒng)一處理元數(shù)據(jù)的方式，可滿足信息資源的共享服務(wù)需求。

(3) 數(shù)據(jù)接口模塊：數(shù)據(jù)接口模塊中包括元數(shù)據(jù)前端直接訪問端口、其他數(shù)據(jù)訪問端口、數(shù)據(jù)處理與數(shù)據(jù)交換端口。數(shù)據(jù)庫通過與接口信息的交互，可以實現(xiàn)對外界數(shù)據(jù)的有效訪問，以此可以降低網(wǎng)絡(luò)異構(gòu)、操作行為不規(guī)范等負(fù)面因素對指令執(zhí)行的影響，并在一定程度上保證了前端數(shù)據(jù)庫內(nèi)信息更新后發(fā)生變化，不會對調(diào)用信息、直接訪問等行為造成影響，因此可以認(rèn)為，集成此功能模塊不僅實現(xiàn)了對庫內(nèi)信息的透明化訪問，同時也為數(shù)據(jù)庫的完善與后期管理提供了保障。

在進行數(shù)字檔案數(shù)據(jù)庫的構(gòu)建時，可根據(jù)地圖對城市區(qū)域的劃分，進行城建檔案項目對照區(qū)域的部署，對于存在交叉的區(qū)域檔案，可采用疊加庫內(nèi)信息的方式進行管理任務(wù)的布設(shè)。信息疊加過程可參照圖2所示的流程。

圖2 城建檔案館數(shù)據(jù)庫中信息疊加流程示意圖

按照圖2所示的流程完成對數(shù)據(jù)庫中各類信息的疊加處理。同時，為了提供前端技術(shù)人員增加高效率的海量檔案實時處理工具，可將服務(wù)器作為輔助工具，通過對圖像信息進行轉(zhuǎn)換的方式，可實現(xiàn)在最短時間內(nèi)完成聲像檔案格式的調(diào)整、錄入圖片格式的轉(zhuǎn)換、文檔格式的調(diào)度、文件水印的疊加、信息傳輸與分發(fā)等作業(yè)任務(wù)。

3 設(shè)計檔案館內(nèi)部業(yè)務(wù)邏輯

完成對城建檔案館數(shù)據(jù)庫的構(gòu)建以及其相關(guān)信息的疊加處理后，可按照檔案館現(xiàn)有的執(zhí)行業(yè)務(wù)種類、前端服務(wù)對象、信息安全性需求之間的差異性，進行不同區(qū)域的層次化劃分，劃分過程中，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵循獨立性原則，確保每個作業(yè)區(qū)域與檔案管理工作模塊之間不發(fā)生業(yè)務(wù)之間的干擾，以此種方式，對檔案館內(nèi)部業(yè)務(wù)邏輯進行設(shè)計。

已知城建檔案館當(dāng)中包含內(nèi)設(shè)辦公室、業(yè)務(wù)一科(市政工程檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo))、業(yè)務(wù)二科(房屋建筑工程檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo))、業(yè)務(wù)三科(檔案驗收與信息化)、業(yè)務(wù)四科(地方建設(shè)工作中的聲像檔案信息與信息編研)、業(yè)務(wù)五科(鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案的管理、檢索、查詢、使用)，根據(jù)上述分析，可將內(nèi)設(shè)業(yè)務(wù)辦公室劃分為五個科室。根據(jù)其各個科室日常工作中的信息資源所需以及信息資源存儲要求，將檔案館內(nèi)部業(yè)務(wù)邏輯同樣劃分為五個類型，并與上述五科一一對應(yīng)。在對業(yè)務(wù)邏輯進行處理時，引入MVC模塊，針對城建檔案館軟件部分的開發(fā)框架，對其業(yè)務(wù)邏輯進行設(shè)計，選用當(dāng)前普遍應(yīng)用的Enterprise Java Beans組件技術(shù)實現(xiàn)對上述五個科室相應(yīng)文本業(yè)務(wù)的邏輯處理。在Enterprise Java Beans組件當(dāng)中包含了對所有業(yè)務(wù)處理的流程，并且能夠?qū)崿F(xiàn)對文本業(yè)務(wù)的增、刪、修改和查詢等功能。圖3為城市檔案館內(nèi)部業(yè)務(wù)邏輯框架結(jié)構(gòu)示意圖。

按照圖3所示的內(nèi)容，將檔案館內(nèi)部業(yè)務(wù)邏輯框架按照業(yè)務(wù)層、數(shù)據(jù)層和網(wǎng)絡(luò)層進行劃分。在上述框架基礎(chǔ)上，針對數(shù)據(jù)層當(dāng)中各個數(shù)據(jù)庫的信息交互，可引入通用型數(shù)據(jù)庫的統(tǒng)一訪問格式，以此進一步提高數(shù)據(jù)庫之間信息資源共享的交互性。為了方便對各類業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進行管理，將所有數(shù)據(jù)庫當(dāng)中的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)均利用Java命名，實現(xiàn)對其統(tǒng)一化處理。再利用Source命令將各個業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)在連接池當(dāng)中定位，實現(xiàn)對業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的自主訪問。根據(jù)現(xiàn)有執(zhí)行業(yè)務(wù)的邏輯，對圖3數(shù)據(jù)層中的數(shù)據(jù)庫內(nèi)信息進行統(tǒng)一化封裝處理，以此種方式，為后期信息交互與數(shù)據(jù)的時序化處理提供直接訪問端口，進一步提高城建檔案館整體的交互性，保證各項業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的高利用價值。

4 結(jié)束語

本文將推進智慧城市建設(shè)作為研究背景，開展了城建檔案館建設(shè)的相關(guān)研究。本次研究結(jié)合了在眾多案例中積累的經(jīng)驗，采用構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)庫的方式，為批量檔案信息提供了有效的存儲空間，為前端技術(shù)人員提供了一個相對穩(wěn)定、安全、高性能、高靈活性的檔案館建設(shè)渠道，可實現(xiàn)在多格式、多對象完全兼容的條件下進行檔案信息的高效率管理，在真正意義上做到了為提供用戶個性化定制、多節(jié)點串行化編目的檔案管理渠道。