檔案管理在現(xiàn)代企業(yè)管理中的優(yōu)化對策

◆摘? 要：本文通過分析現(xiàn)代企業(yè)管理中檔案管理存在企業(yè)對檔案管理缺乏關(guān)注、檔案管理方式缺少創(chuàng)新、檔案管理缺乏科學(xué)化和信息化和企業(yè)部門之間缺乏溝通的問題，提出現(xiàn)代企業(yè)管理中檔案管理優(yōu)化加強(qiáng)對檔案管理關(guān)注、建立完善相關(guān)檔案管理機(jī)制、提高檔案管理人員業(yè)務(wù)水平和檔案管理信息化優(yōu)化等對策。希望可以對現(xiàn)代企業(yè)檔案管理優(yōu)化管理有參考意義。

◆關(guān)鍵詞：檔案管理;現(xiàn)代企業(yè)管理;優(yōu)化

一、檔案管理在現(xiàn)代企業(yè)管理中存在的問題

（一）企業(yè)對檔案管理缺乏關(guān)注

在目前企業(yè)競爭越來越激烈和復(fù)雜的時代，現(xiàn)代企業(yè)對于檔案管理的關(guān)注仍然不夠強(qiáng)烈，檔案管理作為現(xiàn)代企業(yè)管理中至關(guān)重要的一個部分，對企業(yè)管理的條理性和規(guī)劃性有一定的幫助，企業(yè)的檔案文件涉及到企業(yè)很多的商業(yè)機(jī)密或者是工作存檔，倘若企業(yè)對檔案管理缺乏了一定的關(guān)注，使這一塊能力缺失，企業(yè)的管理就會受到影響，產(chǎn)生很多不必要的問題。而很多的企業(yè)只關(guān)注到了企業(yè)的利潤增收和企業(yè)競爭力的提高等這些方面，將關(guān)注的目光主要放在了如何提高企業(yè)生產(chǎn)力和提高企業(yè)競爭力等方面，這樣往往就會忽視檔案管理對于企業(yè)基礎(chǔ)發(fā)展和長遠(yuǎn)發(fā)展的重要性，缺乏對企業(yè)檔案管理部門的設(shè)置和管理，使得企業(yè)在檔案管理這一塊的缺失，從而會導(dǎo)致更多例如檔案管理人員和檔案管理人員專業(yè)能力不夠的問題發(fā)生，使檔案管理問題頻發(fā)工作效率低下，導(dǎo)致企業(yè)機(jī)密信息泄露和留存檔案遺失破損的情況發(fā)生。

（二）檔案管理方式缺少創(chuàng)新

由于我國現(xiàn)代企業(yè)對于檔案管理的工作缺少重視，企業(yè)的檔案管理一直沿用的是陳舊的、傳統(tǒng)的檔案管理方式，沒有順應(yīng)時代的發(fā)展潮流，沒有適應(yīng)企業(yè)的變化，例如企業(yè)的檔案管理工作仍然使用的是人工整理的方式，沒有系統(tǒng)地將文件進(jìn)行整理，甚至?xí)婕暗胶芏鄬?shí)體的紙張，而一個企業(yè)產(chǎn)生的文件的數(shù)量是很龐大的，來源和類別也多種多樣，這對于檔案管理部門來說，工作量是巨大的，加之效率極其的低下，文件會有累加混雜的情況，這就增加了檔案存儲和管理檔案的負(fù)擔(dān)。

（三）檔案管理缺乏科學(xué)化和信息化

在現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)發(fā)達(dá)的時代，企業(yè)由于缺少對企業(yè)檔案管理的重視，并沒有將信息化和科學(xué)化貫徹到企業(yè)檔案管理中去，也沒有建立具體的檔案管理培訓(xùn)體制，因此檔案管理人員就沒有辦法科學(xué)有效率地進(jìn)行管理工作，也沒有意識將信息化和科學(xué)化貫徹到水平發(fā)展的意識。但是隨著我國檔案管理建設(shè)的進(jìn)程不斷加快，企業(yè)對于檔案管理越來越重視，開始關(guān)注檔案管理的專業(yè)化，但是卻忽略了檔案管理工作還需要科學(xué)化和信息化，而傳統(tǒng)的檔案管理方式和體制，使得信息化難以得到實(shí)際的進(jìn)展，從而影響了企業(yè)檔案管理科學(xué)化的管理目標(biāo)，降低企業(yè)檔案管理的服務(wù)的質(zhì)量，從而導(dǎo)致企業(yè)日后對于文件檢索的問題發(fā)生。

（四）企業(yè)部門之間缺乏溝通

現(xiàn)代企業(yè)作為越來越完善的一個整體，部門與部門之間應(yīng)該聯(lián)系緊密，這樣對于企業(yè)整體的運(yùn)作有積極的影響，而檔案管理部門作為一個相比于企業(yè)其他部門工作內(nèi)容較為獨(dú)立的管理部門，實(shí)際上在工作過程中也十分需要與企業(yè)其他部門保持溝通和聯(lián)系，便于和其他部門進(jìn)行工作的有序配合。但是，企業(yè)中部門和部門的有效交流和合作是有困難的，各個部門都有自己的工作任務(wù)和目標(biāo)，可能沒有精力去溝通，不能及時回應(yīng)，或者其他部門在與檔案管理部門進(jìn)行合作時，可能會提交混雜和缺失內(nèi)容的文件，甚至是有虛假內(nèi)容的資料文件，造成企業(yè)檔案管理部門工作的不便。

二、檔案管理在現(xiàn)代企業(yè)管理中的優(yōu)化對策

（一）企業(yè)加強(qiáng)對檔案管理關(guān)注

現(xiàn)代企業(yè)在企業(yè)競爭力發(fā)展的同時，也應(yīng)該對企業(yè)檔案管理重視起來，如果企業(yè)的檔案管理還在原地踏步，則會與時代格格不入，難以繼續(xù)的適應(yīng)和發(fā)展，任何一個企業(yè)在違背時代潮流的走向中，都會難以生存。所以企業(yè)應(yīng)該順應(yīng)環(huán)境的變化，對檔案管理進(jìn)行重視，并將檔案管理工作的重要性向企業(yè)檔案管理部門和企業(yè)其他各個部門展現(xiàn)，使企業(yè)工作人員進(jìn)一步深刻認(rèn)識到檔案管理的重要意義。同時，還要做好檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)和組織紀(jì)律的宣傳工作，號召企業(yè)檔案管理工作人員和其他部門工作人員深化到自己的工作中，完善企業(yè)檔案管理的工作。

（二）企業(yè)建立和完善檔案管理機(jī)制

現(xiàn)代企業(yè)應(yīng)該根據(jù)企業(yè)自身的實(shí)際情況，建立和完善檔案的管理制度，合理的規(guī)范企業(yè)檔案管理的各項(xiàng)工作要求，從而助力檔案部門提升檔案管理水平，有利于企業(yè)實(shí)現(xiàn)檔案管理的優(yōu)化，再加上企業(yè)對檔案管理工作的重視，檔案管理制度也能得到很好的遵守，實(shí)現(xiàn)檔案管理制度的完善和實(shí)踐，使檔案管理工作更加規(guī)范的進(jìn)行。例如，企業(yè)規(guī)定每位職員都不能私自存儲公司內(nèi)部的檔案文件，嚴(yán)格保密檔案的內(nèi)容，并且建立安全體系，要注意檔案室的物資放置，不要出現(xiàn)易燃易爆的物品，注意室內(nèi)溫度的控制。企業(yè)還可以組織專人負(fù)責(zé)專項(xiàng)事務(wù)，合理明確的進(jìn)行分工和定責(zé)，使企業(yè)檔案管理工作進(jìn)一步發(fā)展。

（三）提高檔案管理人員專業(yè)水平

檔案管理并不是猜想當(dāng)中簡單的整理資料的工作，而是一個需要相當(dāng)專業(yè)的工作，需要對大量的文件資料進(jìn)行挑選和信息提取，如果要促進(jìn)檔案管理科學(xué)化和信息化的發(fā)展，首先就要提高檔案管理工作的專業(yè)性，而企業(yè)檔案管理部門人員就直接影響著檔案管理工作的專業(yè)性，他們工作完成情況也使檔案管理工作的效率深受影響。所以，要做好對檔案管理人員的培養(yǎng)，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)水平，在此過程中，要使檔案管理工作人員真正認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，對自身工作影響的認(rèn)識更為清晰明確，對待檔案管理工作更有專業(yè)性，樹立科學(xué)正面的檔案管理態(tài)度。同時，企業(yè)還要開展對檔案管理者的信息技術(shù)的培訓(xùn)，因?yàn)楝F(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用越來越普遍，檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和職業(yè)素養(yǎng)水平應(yīng)該與社會發(fā)展共同進(jìn)步。

參考文獻(xiàn)

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作者簡介

劉入化（1994.03—）男，四川蒼溪，漢族，本科，通信設(shè)備環(huán)境工程師，中國鐵塔股份有限公司巴中市分公司，研究方向：電氣工程、通信電源、新能源發(fā)電技術(shù)。