對(duì)基于大數(shù)據(jù)時(shí)代下的電子檔案管理的幾點(diǎn)探討

吳秀霞

◆摘? 要：大數(shù)據(jù)技術(shù)為檔案管理提供了新的機(jī)遇，但是也為其帶來了一些挑戰(zhàn)，要想提升電子檔案管理的有效性，就需要對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行科學(xué)分析與應(yīng)用，并構(gòu)建完善的管理措施?；诖耍蛧@這一方面內(nèi)容進(jìn)行了分析與探究，總結(jié)大數(shù)據(jù)技術(shù)為檔案管理帶來的機(jī)遇與挑戰(zhàn)，并結(jié)合實(shí)際情況提出一些電子檔案管理的措施。

◆關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);電子檔案管理;機(jī)遇;挑戰(zhàn);措施

一、引言

大數(shù)據(jù)技術(shù)推動(dòng)了檔案管理的智能化發(fā)展，滿足了很多人員的檔案需求，也實(shí)現(xiàn)了檔案信息的高效傳遞與輸送，對(duì)檔案管理中所面臨的傳統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行了解決，但也為電子檔案管理帶來了新的挑戰(zhàn)。在新時(shí)代下，地勘單位要辯證看待大數(shù)據(jù)技術(shù)，充分結(jié)合單位檔案管理的現(xiàn)實(shí)情況，對(duì)先進(jìn)技術(shù)進(jìn)行運(yùn)用，并進(jìn)一步健全和完善檔案管理體系，以促進(jìn)電子檔案整體管理效率和質(zhì)量的提升。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代下電子檔案管理所面臨的機(jī)遇

（一）檔案資源能夠得到綜合運(yùn)用，提升管理效果

在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，各種數(shù)據(jù)信息出現(xiàn)了幾何式增長(zhǎng)態(tài)勢(shì)，單位檔案信息的數(shù)量和種類也日益增加，導(dǎo)致檔案管理者面臨著較大的工作壓力，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式已經(jīng)難以符合現(xiàn)實(shí)需要，所以如何對(duì)檔案管理模式進(jìn)行創(chuàng)新成為了重要問題。通過運(yùn)用先進(jìn)的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，對(duì)檔案進(jìn)行電子化、數(shù)字化管理，則能夠幫助管理者降低工作壓力，提升檔案管理的有效性。在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，檔案管理者還可以運(yùn)用新技術(shù)對(duì)檔案信息進(jìn)行高效傳輸、歸檔、查閱、檢索等，各個(gè)信息需求主體都能夠在短時(shí)間內(nèi)對(duì)檔案信息進(jìn)行調(diào)取和運(yùn)用，滿足了個(gè)性化發(fā)展需要，也使檔案信息的價(jià)值得到了最大化發(fā)揮。此外，通過大數(shù)據(jù)等先進(jìn)技術(shù)的運(yùn)用，還能夠?qū)挝恢械母黜?xiàng)檔案信息資源進(jìn)行整合，實(shí)現(xiàn)對(duì)各種資源的集中處理，特別是通過構(gòu)建數(shù)據(jù)庫(kù)，能夠一站式對(duì)單位檔案信息進(jìn)行管理、共享、運(yùn)用等，構(gòu)建新的數(shù)字化、共享化的電子檔案管理格局，將過去傳統(tǒng)的信息孤島效應(yīng)打破，大大提升了電子化檔案管理的時(shí)效性。

（二）檔案管理成本被降低，保存年限無(wú)限期延長(zhǎng)

在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，電子檔案管理模式逐漸開始向智能化、科技化以及信息化等方向發(fā)展，打破了傳統(tǒng)狀況下紙質(zhì)檔案管理的局限性。第一，電子檔案信息通過數(shù)據(jù)化、數(shù)字化等方式呈現(xiàn)出來，能夠便捷地保存至硬盤中、U盤中或者計(jì)算機(jī)終端上，這就能夠使檔案管理的成本得到降低，不用再花費(fèi)較多的資金設(shè)置專門的檔案儲(chǔ)藏室，適應(yīng)力未來檔案事業(yè)的發(fā)展需求;第二，在傳統(tǒng)模式下采用紙質(zhì)方式對(duì)檔案進(jìn)行管理，受諸多客觀因素影響，對(duì)溫度、濕度、防火等工作要求較高，需要降低化學(xué)或者物理變化的影響。很多時(shí)候因?yàn)槭艿竭@些環(huán)境因素的影響，檔案容易受到損毀，無(wú)法確保檔案信息的安全性。但在科技發(fā)展下，這些問題可以有效應(yīng)對(duì)，且還可以降低環(huán)境上的投資，使保存年限被延長(zhǎng);第三，將大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用到檔案管理當(dāng)中，可以實(shí)現(xiàn)信息的有效存儲(chǔ)、共享，有助于單位更好地開展各項(xiàng)工作，特別是在現(xiàn)有情況下辦公自動(dòng)化過程中，電子檔案管理更可以適應(yīng)信息化辦公的需求，使整體工作流程得到縮短，促進(jìn)檔案?jìng)鬏斝屎唾|(zhì)量的全面提升。

（三）實(shí)時(shí)更新，提升檔案信息的完整性

紙質(zhì)檔案管理較為繁雜，完全利用人工進(jìn)行管理，通常需要耗費(fèi)大量的時(shí)間、精力，而且無(wú)法實(shí)現(xiàn)信息的及時(shí)更新、完善，且任何一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，均會(huì)影響到最終的檔案管理質(zhì)量。大數(shù)據(jù)時(shí)代下，檔案信息化建設(shè)有效解決了這些問題，系統(tǒng)可以自動(dòng)化對(duì)檔案信息進(jìn)行搜集、分類、存檔等，且還能夠根據(jù)各個(gè)部門的實(shí)際發(fā)展情況對(duì)檔案信息進(jìn)行實(shí)時(shí)更新，確保檔案庫(kù)中的檔案信息都是最新的，使整體檔案信息的完整性得到保護(hù)。

三、大數(shù)據(jù)時(shí)代下電子檔案管理面臨的挑戰(zhàn)

（一）法律規(guī)范挑戰(zhàn)

大數(shù)據(jù)時(shí)代下電子檔案管理工作的有效開展，離不開科學(xué)的法律規(guī)范做指導(dǎo)，但當(dāng)前我國(guó)有關(guān)的電子檔案管理法律規(guī)范卻并不完善，缺乏對(duì)電子檔案管理的有效支持?，F(xiàn)行的《檔案法》中很多內(nèi)容都是與紙質(zhì)檔案管理有關(guān)的，這些內(nèi)容較為滯后，已經(jīng)不適應(yīng)新時(shí)代下電子化檔案管理的需求。雖然其中有部分信息是針對(duì)于電子檔案管理的，但是這些信息并沒有對(duì)電子檔案的法律效力進(jìn)行明確，且沒有對(duì)電子檔案的開放利用、存放標(biāo)準(zhǔn)等進(jìn)行規(guī)定?，F(xiàn)實(shí)中電子檔案開放的需求不斷提升，很多工作都需要涉及到檔案查閱，但因?yàn)槿狈γ鞔_的法律規(guī)范，所以電子檔案安全問題、秩序問題等無(wú)法得到保障。未來隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的快速發(fā)展，這一方面問題會(huì)更為凸顯，這也是電子檔案管理所面臨的重要挑戰(zhàn)。

（二）技術(shù)挑戰(zhàn)

技術(shù)挑戰(zhàn)也是大數(shù)據(jù)時(shí)代下電子檔案管理所面臨的一個(gè)重要挑戰(zhàn)，由于電子檔案管理將大數(shù)據(jù)技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)等作為基礎(chǔ)，所以對(duì)檔案管理者提出了較高的技能要求，其只有具備先進(jìn)的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，能夠運(yùn)用多種途徑對(duì)檔案信息進(jìn)行管理，才能夠使電子檔案管理取得理想的成效。但當(dāng)前我國(guó)很多單位檔案管理者都面臨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)技能不足的問題，他們雖然能夠運(yùn)用簡(jiǎn)單的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，但是缺乏對(duì)這一技術(shù)的鉆研和分析，難以掌握更為先進(jìn)的技術(shù)，這導(dǎo)致電子檔案管理工作無(wú)法被深入推進(jìn)，現(xiàn)有的工作僅僅是將傳統(tǒng)的紙質(zhì)化管理搬到了電腦上，無(wú)法取得理想的效果。

（三）安全挑戰(zhàn)

電子檔案管理雖然相比于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理具有諸多優(yōu)勢(shì)，但是因?yàn)槠鋵⒒ヂ?lián)網(wǎng)技術(shù)作為基礎(chǔ)，且涉及到互聯(lián)網(wǎng)檔案信息系統(tǒng)的運(yùn)用，而互聯(lián)網(wǎng)具有較高的開放性特征，所以也面臨著較大的安全隱患，如果在實(shí)際管理中難以提升安全管理意識(shí)，構(gòu)建科學(xué)的安全管理體系，那么很容易導(dǎo)致檔案信息被盜用、篡改等。當(dāng)前我國(guó)很多單位雖然開展了電子檔案信息管理工作，但是工作者卻存在明顯的安全意識(shí)薄弱問題，他們難以運(yùn)用科學(xué)的技術(shù)對(duì)檔案信息進(jìn)行管控，單位缺乏安全管控體系，導(dǎo)致電子檔案信息處于“弱保護(hù)”狀態(tài)，安全隱患層出不窮。

四、大數(shù)據(jù)時(shí)代下應(yīng)對(duì)電子檔案管理挑戰(zhàn)的措施

（一）構(gòu)建科學(xué)的法律規(guī)范

法律規(guī)范是電子檔案管理的基礎(chǔ)，為了提升電子檔案管理的有效性，我國(guó)政府應(yīng)當(dāng)對(duì)這方面的法律規(guī)范進(jìn)行完善和健全，使之符合現(xiàn)有企業(yè)單位的發(fā)展情況。第一，可以在現(xiàn)有的《檔案法》中增加電子檔案管理有關(guān)的內(nèi)容，明確規(guī)定電子檔案管理的流程、思路、方向等，且還要對(duì)電子檔案管理行為進(jìn)行鼓勵(lì)，推動(dòng)這種管理方式的普及。立法部門還要對(duì)電子檔案管理工作進(jìn)行詳細(xì)分析，總結(jié)其中所面臨的常見問題，并采用立法的形式對(duì)這些問題進(jìn)行匯總，提供指導(dǎo)。第二，構(gòu)建獎(jiǎng)懲機(jī)制，對(duì)于電子檔案管理成效顯著，作出突出貢獻(xiàn)的單位進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，而對(duì)于電子檔案管理不完善，不能嚴(yán)格依據(jù)規(guī)范約束行為的單位進(jìn)行懲罰，促進(jìn)電子檔案的開放和運(yùn)用，切實(shí)對(duì)其作用進(jìn)行發(fā)揮。

（二）加強(qiáng)技術(shù)創(chuàng)新

大數(shù)據(jù)時(shí)代下對(duì)電子檔案進(jìn)行管理，需要檔案管理者有較高的技術(shù)水平，這就需要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，不斷進(jìn)行創(chuàng)新。第一，單位要對(duì)檔案管理者定期開展培訓(xùn)，主要培訓(xùn)內(nèi)容為電子檔案管理有關(guān)的內(nèi)容。例如，可以聘請(qǐng)經(jīng)驗(yàn)豐富的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)人員到單位中為檔案管理者開展培訓(xùn)，為其傳輸大數(shù)據(jù)技術(shù)的運(yùn)用知識(shí)，講解電子檔案系統(tǒng)的功能，包括先進(jìn)的電子化信息技術(shù)等，幫助檔案管理者不斷提升自身的技術(shù)水平，更好地對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行挖掘。第二，檔案管理者定期自主利用業(yè)余時(shí)間進(jìn)行學(xué)習(xí)。在新時(shí)代下，各個(gè)行業(yè)都處于不斷變化的過程中，檔案管理工作也處于變動(dòng)中，檔案管理者如果不能及時(shí)進(jìn)行創(chuàng)新，那么就會(huì)滯后于時(shí)代的發(fā)展變化，所以要充分運(yùn)用業(yè)余時(shí)間開展學(xué)習(xí)，多鉆研新技術(shù)、新系統(tǒng)，不斷推動(dòng)檔案管理水平的提升。第三，單位構(gòu)建科學(xué)的激勵(lì)措施。為了推動(dòng)檔案管理者創(chuàng)新工作，提升其檔案管理的水平，單位要構(gòu)建激勵(lì)措施，鼓勵(lì)檔案管理者自主開展學(xué)習(xí)，或者為其提供機(jī)會(huì)，將其送往有關(guān)的機(jī)構(gòu)中參與學(xué)習(xí)，并定期對(duì)其知識(shí)技能進(jìn)行考核，根據(jù)考核結(jié)果進(jìn)行獎(jiǎng)懲。如此能夠使各位檔案管理者都形成競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)，更好地開展學(xué)習(xí)，提升大數(shù)據(jù)時(shí)代下電子檔案管理的水平。

（三）構(gòu)建安全管理體系

大數(shù)據(jù)時(shí)代下還要對(duì)電子檔案管理提升安全意識(shí)，構(gòu)建科學(xué)的安全管理體系，這也是適應(yīng)電子檔案管理需要的重要途徑。一方面單位要構(gòu)建科學(xué)的安全管理體系，對(duì)電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行加密，或者構(gòu)建防火墻，采用多種途徑做好安全屏障;另一方面強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，樹立檔案信息安全管理理念，在實(shí)際工作中從多方面出發(fā)開展安全管理工作，不放過每一個(gè)細(xì)節(jié)，切實(shí)使電子檔案管理更為高效，降低不和諧的因素。除此之外，明確崗位職責(zé)，完善崗位細(xì)則，確保每一位檔案管理者都能夠在合理的任務(wù)下開展工作，避免出現(xiàn)責(zé)任劃分不清晰、崗位安排不合理等問題。只有如此，才能夠使檔案管理者提升滿意度和忠誠(chéng)度，更好地對(duì)電子檔案管理工作進(jìn)行規(guī)劃，切實(shí)降低檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)。

五、、結(jié)語(yǔ)

大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案管理與傳統(tǒng)模式下檔案管理存在很多區(qū)別，這種區(qū)別不僅僅表現(xiàn)在檔案管理方式、技術(shù)、流程等方面，同時(shí)還表現(xiàn)在檔案管理結(jié)構(gòu)上和責(zé)任分配上。為了應(yīng)對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案管理的新需求，不斷提升電子檔案管理的效果，相關(guān)單位應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案管理者加強(qiáng)培訓(xùn)，提升其對(duì)電子檔案管理的責(zé)任心，樹立安全管理意識(shí)，構(gòu)建完善的檔案信息化管理體系。科技發(fā)展下，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了與檔案管理之間的有效融合，為檔案管理注入了生命力，作為檔案管理的新方式，未來這一檔案管理方式將會(huì)發(fā)揮更大的作用，得到更多單位的青睞，因此，在檔案管理方面，必須要與時(shí)俱進(jìn)、開拓創(chuàng)新，積極構(gòu)建現(xiàn)代化檔案管理體系，完善檔案法規(guī)，營(yíng)造良好的檔案管理環(huán)境，推動(dòng)檔案現(xiàn)代化發(fā)展。

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