黃靜

摘 要：對(duì)于機(jī)關(guān)事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，在各項(xiàng)決策和工作實(shí)施方面，辦公室文書(shū)檔案管理的作用不容忽視，在文書(shū)檔案管理的幫助下，可以為機(jī)關(guān)事業(yè)單位的健康發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。在大數(shù)據(jù)時(shí)代的信息背景下，使得機(jī)關(guān)事業(yè)單位的數(shù)據(jù)多樣化和復(fù)雜化得到了充分體現(xiàn)，也明確提出了對(duì)于文書(shū)檔案管理工作的要求?；谛?，本文主要以信息背景下辦公室文書(shū)檔案管理的創(chuàng)新作為研究論點(diǎn)，對(duì)其可行性因素進(jìn)行闡述，并提出了信息背景下辦公室文書(shū)檔案管理的創(chuàng)新策略，主要包括提高人員綜合素質(zhì)、構(gòu)建辦公室文書(shū)檔案檢索系統(tǒng)、更新信息化技術(shù)、定期清理過(guò)期文檔、加強(qiáng)檔案網(wǎng)絡(luò)管理體系的構(gòu)建等，旨在進(jìn)一步創(chuàng)新辦公室文書(shū)檔案管理水平，順應(yīng)信息化發(fā)展趨勢(shì)。

關(guān)鍵詞：信息背景;辦公室;文書(shū)檔案管理;創(chuàng)新建議

在當(dāng)前信息背景下，將信息社會(huì)的作用發(fā)揮出來(lái)，積極引入各種先進(jìn)技術(shù)，通過(guò)在辦公室文書(shū)檔案管理中的應(yīng)用，確保文書(shū)檔案管理工作效率的穩(wěn)步提升，同時(shí)更好地順應(yīng)文書(shū)檔案管理的發(fā)展潮流。

一、信息背景下辦公室文書(shū)檔案管理創(chuàng)新的可行性因素分析

對(duì)于文書(shū)檔案來(lái)說(shuō)，作為重要的記錄載體之一，對(duì)于事業(yè)單位變更、建立等活動(dòng)的實(shí)施產(chǎn)生了深遠(yuǎn)的影響，而且具有原始材料的性質(zhì)特點(diǎn)，關(guān)系到管理工作能否順利開(kāi)展。同時(shí)這些資料與檔案，在黨和國(guó)家政治經(jīng)濟(jì)文化等工作中也發(fā)揮著不可比擬的作用和優(yōu)勢(shì)。也就是說(shuō)，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的文書(shū)檔案資料，可以將本單位業(yè)務(wù)范圍、資金等情況充分反映出來(lái)，從而將良好的信息服務(wù)提供給社會(huì)。目前，在信息化時(shí)代應(yīng)運(yùn)而生以后，信息技術(shù)在社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域中得到了廣泛應(yīng)用，這對(duì)于諸多行業(yè)的變革具有一定的推動(dòng)作用，尤其在文書(shū)檔案管理這一方面。在文書(shū)檔案管理工作中，通過(guò)應(yīng)用信息技術(shù)，可以推動(dòng)檔案管理人員工作效率的提升，這在收集、整理等方面得到了充分體現(xiàn)，并切實(shí)維護(hù)好檔案查閱與應(yīng)用效率。此外，憑借數(shù)字化系統(tǒng)，有助于直接在線瀏覽的實(shí)現(xiàn)，將應(yīng)用的便利性提升上來(lái)，給予單位各分支機(jī)構(gòu)之間的交流一定的扶持。其中，就網(wǎng)絡(luò)云儲(chǔ)存技術(shù)，可以使文書(shū)檔案安全性、完整性實(shí)現(xiàn)切實(shí)保護(hù)，且也有助于外派人員的直接下載或傳遞。由此可以看出，在信息背景下，辦公室文書(shū)檔案管理的創(chuàng)新勢(shì)在必行，其現(xiàn)實(shí)意義凸顯。

二、信息背景下辦公室文書(shū)檔案管理的創(chuàng)新策略

（一）提高人員綜合素質(zhì)

對(duì)于檔案管理人員來(lái)說(shuō)，在辦公室文書(shū)檔案管理工作中扮演著重要的角色，其素質(zhì)水平是辦公室文書(shū)檔案管理工作的重要一大影響因素，所以應(yīng)積極培訓(xùn)檔案管理人員，為其綜合素質(zhì)的提升創(chuàng)造有利條件，并促進(jìn)辦公室文書(shū)檔案管理工作的順利進(jìn)行。具體來(lái)說(shuō)：首先，為了不斷提高檔案管理人員的培訓(xùn)水平，應(yīng)將其重難點(diǎn)挖掘出來(lái)，以此來(lái)對(duì)培訓(xùn)內(nèi)容加以確定，使檔案管理人員對(duì)工作范圍和重點(diǎn)予以高度明確化，從而更好地整理和收集辦公室文書(shū)檔案，滿足針對(duì)性、有效性需求，避免檔案缺失等現(xiàn)象的發(fā)生。其次，應(yīng)對(duì)諸多活動(dòng)進(jìn)行多樣化開(kāi)展，特別對(duì)于技術(shù)交流、技術(shù)講座等，將檔案管理人員的學(xué)習(xí)途徑拓展開(kāi)來(lái)，確保人員自我強(qiáng)化意識(shí)、業(yè)務(wù)能力得到不斷提升與改進(jìn)，從而更好地扶持辦公室文書(shū)檔案管理工作。最后，為了充分調(diào)動(dòng)出檔案管理工作人員的參與熱情，事業(yè)單位應(yīng)加強(qiáng)獎(jiǎng)懲機(jī)制的構(gòu)建，明確獎(jiǎng)懲之間的關(guān)系。

（二）構(gòu)建辦公室文書(shū)檔案檢索系統(tǒng)

在檢索系統(tǒng)的構(gòu)建方面，既要對(duì)安全性及完整性要求予以貫徹落實(shí)，也要為歸檔與查找提供極大的便捷?？傊?，對(duì)文檔檢索系統(tǒng)進(jìn)行劃分，普通和重要文檔為重要的構(gòu)成內(nèi)容。在前者檢索系統(tǒng)的構(gòu)建方面，應(yīng)對(duì)簡(jiǎn)單條目進(jìn)行設(shè)置，如時(shí)間、文檔名稱等，在借閱的情況下，僅僅借助檢索系統(tǒng)中的文件柜編號(hào)即可;而針對(duì)于后者，對(duì)于紙質(zhì)原始文件提出了明確的要求，同時(shí)電子備份文件的構(gòu)建也是必不可少的。對(duì)于重要文檔來(lái)說(shuō)，其價(jià)值顯著，而且具有較高的保密層級(jí)，其掃描件在內(nèi)部人員日常中得到了充分應(yīng)用，而原件應(yīng)在保險(xiǎn)柜中進(jìn)行放置，而要想順利外借，必須要經(jīng)過(guò)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的簽字與確認(rèn)。

（三）更新信息化技術(shù)

在文書(shū)檔案管理方面，信息技術(shù)也要進(jìn)行不斷更新與升級(jí)，實(shí)現(xiàn)電子檔案及網(wǎng)絡(luò)檔案資源庫(kù)的順利構(gòu)建。第一，在開(kāi)展檔案信息統(tǒng)計(jì)任務(wù)中，應(yīng)加強(qiáng)計(jì)算機(jī)技術(shù)的合理應(yīng)用，致力于計(jì)算機(jī)檔案管理效率的提升，防止任何失誤現(xiàn)象的出現(xiàn)。第二，在構(gòu)建相關(guān)電子檔案時(shí)，應(yīng)統(tǒng)一收錄多樣化的圖片、聲音與視頻等，以此來(lái)給予檔案的真實(shí)性與完整性一定的支持。第三，注重網(wǎng)絡(luò)檔案資源庫(kù)的構(gòu)建，在各個(gè)部門(mén)的檔案整合以后，應(yīng)在資料庫(kù)中體現(xiàn)出來(lái)，為搜索與歸類檔案提供極大的便捷，以免在人為查閱檔案的影響下導(dǎo)致不良情況的發(fā)生。第四，加強(qiáng)安全監(jiān)控系統(tǒng)的構(gòu)建，對(duì)網(wǎng)絡(luò)密匙進(jìn)行合理應(yīng)用，同時(shí)加大訪問(wèn)權(quán)限等監(jiān)管力度，以免檔案的嚴(yán)密性受到任何影響。此外，電子檔案?jìng)浞莨ぷ鞯穆鋵?shí)也是尤為重要的，這對(duì)于檔案丟失問(wèn)題具有極強(qiáng)的預(yù)防效果。

（四）定期清理過(guò)期文檔

在辦公室文檔中，由于過(guò)期失效的普通文檔數(shù)量較多，在長(zhǎng)期保存過(guò)程中，不僅會(huì)對(duì)大量的空間進(jìn)行占用，而且也很難滿足辦公資源的節(jié)約化需求，一旦和其他文件摻雜在一起，極容易影響到后續(xù)的借閱和查找。基于此，面對(duì)失效文檔，應(yīng)定期予以清理，致力于辦公室文檔管理效率的穩(wěn)步提升。同時(shí)，對(duì)于電子文檔，應(yīng)從具體情況出發(fā)，如直接刪除或壓縮儲(chǔ)存;而對(duì)于紙質(zhì)文檔，具有環(huán)保紙循環(huán)應(yīng)用的性質(zhì)特點(diǎn);重要文檔，由于其期限長(zhǎng)、價(jià)值高等特征突出，過(guò)期失效情況也是難以避免的。而且在保存已失效的重要文檔的制約下，潛在風(fēng)險(xiǎn)難以避免，所以及時(shí)清理不容忽視。其中，為了確保良好的清理效果，應(yīng)第一時(shí)間向單位主要領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行匯報(bào)，在領(lǐng)導(dǎo)審批后，分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)發(fā)揮出自己的監(jiān)督角色，將銷毀或刪除等活動(dòng)落實(shí)到位。

（五）加強(qiáng)檔案網(wǎng)絡(luò)管理體系的構(gòu)建

基于信息背景下，對(duì)于事業(yè)單位文書(shū)檔案管理體系的構(gòu)建提出了明確的要求，對(duì)落后的工作流程進(jìn)行推翻，不斷簡(jiǎn)化工作步驟，基于網(wǎng)絡(luò)管理體系的支持，確保與事業(yè)單位發(fā)展腳步相一致。同時(shí)，辦公室文書(shū)檔案管理不同于傳統(tǒng)紙質(zhì)版文書(shū)管理形式，所以應(yīng)加強(qiáng)保存安全性等，確保良好的網(wǎng)絡(luò)管理水平。除此之外，應(yīng)加強(qiáng)信息專屬管理制度的構(gòu)建，如對(duì)事業(yè)單位的活動(dòng)規(guī)律進(jìn)行密切關(guān)注，以此來(lái)給予相應(yīng)的編號(hào)處理，在編號(hào)的設(shè)置方面，應(yīng)從年限、重要性等出發(fā)，對(duì)文件名進(jìn)行不斷簡(jiǎn)化，如果文件陳舊性較強(qiáng)，對(duì)只讀模式創(chuàng)建即可，為領(lǐng)導(dǎo)對(duì)讀取信息的查閱提供便捷，但是不具備改動(dòng)信息的權(quán)利，如果項(xiàng)目資料的保密性較高，事業(yè)單位應(yīng)對(duì)查閱權(quán)限進(jìn)行設(shè)置，一旦無(wú)關(guān)人員登陸系統(tǒng)，會(huì)向相關(guān)工作人員發(fā)出相應(yīng)的消息通知與提示，從而及時(shí)予以處理，以免造成嚴(yán)重后果。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在開(kāi)展辦公室文書(shū)檔案管理工作中，應(yīng)與信息化時(shí)代的發(fā)展要求保持高度一致與協(xié)調(diào)，正確認(rèn)識(shí)文書(shū)檔案管理工作，并對(duì)傳統(tǒng)檔案管理模式進(jìn)行不斷創(chuàng)新，基于多維度視角將辦公室文書(shū)檔案管理工作水平提升上來(lái)，并使這項(xiàng)工作的實(shí)效性有所增強(qiáng)，從而為辦公室人事管理工作的開(kāi)展助益。由此可見(jiàn)，探討信息背景下辦公室文書(shū)檔案管理的創(chuàng)新是擺在現(xiàn)代、機(jī)關(guān)事業(yè)單位面前的重要任務(wù)。

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