關(guān)于提升自來(lái)水公司檔案管理水平的對(duì)策探討

陳婧

摘要：如今，人們生活水平不斷提高，基礎(chǔ)建設(shè)不斷完善，自來(lái)水作為現(xiàn)代基礎(chǔ)工程建設(shè)和人民日常生活的基本保障，重要性不言而喻。自來(lái)水公司檔案是用戶(hù)、基礎(chǔ)建設(shè)、業(yè)務(wù)發(fā)展的基本依據(jù)，其管理水平?jīng)Q定了自來(lái)水公司的未來(lái)發(fā)展和利益，傳統(tǒng)管理模式已經(jīng)不能滿(mǎn)足現(xiàn)階段工作的需求，創(chuàng)新管理模式和方法對(duì)提高檔案管理水平有著重要意義。本文討論自來(lái)水公司檔案管理工作中存在的問(wèn)題，并提出提升管理水平的有效措施，以供參考。

關(guān)鍵詞：自來(lái)水公司;檔案管理;問(wèn)題;對(duì)策

1自來(lái)水公司檔案管理存在的問(wèn)題

1.1檔案資料內(nèi)容不全面

資料的真實(shí)性是保存并形成檔案的基本要求，如果不能保證材料的真實(shí)性，檔案就失去了本來(lái)的意義。自來(lái)水公司的檔案涉及到所有自來(lái)水基建工程和用戶(hù)的信息及業(yè)務(wù)，所以在搜集資料的過(guò)程中，應(yīng)著重審核相關(guān)數(shù)據(jù)的真實(shí)性[1]?；鶎硬块T(mén)是材料的信息來(lái)源，部分基層操作者為了簡(jiǎn)便快捷，在填寫(xiě)工作記錄時(shí)忽視公司填寫(xiě)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)工作進(jìn)行簡(jiǎn)化，導(dǎo)致填寫(xiě)數(shù)據(jù)不完整，從而造成檔案內(nèi)容缺失。一些檔案所需資料來(lái)源范圍廣，搜集過(guò)程需多人同時(shí)參與，如工程施工節(jié)點(diǎn)的項(xiàng)目合同、監(jiān)理規(guī)劃、施工計(jì)劃表、評(píng)估報(bào)告等工程監(jiān)理資料，而由于人員之間溝通不到位，造成檔案的填寫(xiě)收集不及時(shí);或部分負(fù)責(zé)人缺乏檔案管理意識(shí)，造成填寫(xiě)工作完成但是缺少參考依據(jù)，出現(xiàn)返工現(xiàn)象，給工作帶來(lái)不利影響;還有部分人員在檔案中偽造數(shù)據(jù)，掩蓋質(zhì)量問(wèn)題，給檔案管理工作帶來(lái)困難的同時(shí)，造成公司財(cái)產(chǎn)損失。

1.2檔案管理信息化水平低

隨著現(xiàn)代化信息技術(shù)水平提高，信息化管理成為社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)，自來(lái)水公司業(yè)務(wù)涉及領(lǐng)域廣，事項(xiàng)多，包含全市范圍內(nèi)的地下管網(wǎng)和大批設(shè)備，檔案作為公司業(yè)務(wù)基本信息依據(jù)，必須加強(qiáng)管理，提高管理工作效率和業(yè)務(wù)水平。然而，現(xiàn)階段自來(lái)水公司檔案管理信息化程度較低，不能很好利用信息化管理新手段，仍采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案載體，進(jìn)行手工操作管理，工作量大且流程繁瑣，檔案管理部門(mén)在檔案收集、整理和統(tǒng)計(jì)過(guò)程中，難免出現(xiàn)重要信息丟失和忽略的情況。自來(lái)水公司大量具有較高價(jià)值的紙質(zhì)檔案，如給水管道施工圖等圖紙等，隨著長(zhǎng)時(shí)間擱置，紙質(zhì)發(fā)生老化，難以妥善保存。

1.3檔案管理缺乏統(tǒng)一管理平臺(tái)

部分自來(lái)水公司檔案并不進(jìn)行統(tǒng)一管理，檔案資料集中在行政部門(mén)，工程文件在施工部門(mén)，這些部門(mén)之間的信息只局限在本部門(mén)，信息閉塞，無(wú)法達(dá)到多部門(mén)共享。公司應(yīng)對(duì)檔案信息進(jìn)行集中管理，創(chuàng)立完善的系統(tǒng)，對(duì)生產(chǎn)、運(yùn)行、收費(fèi)、服務(wù)等進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃，形成綜合性管理平臺(tái)。

2提升自來(lái)水公司檔案管理水平的對(duì)策

2.1加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)搜集

檔案資料搜集需要對(duì)基層情況進(jìn)行深入調(diào)查，掌握工程建設(shè)中涉及到的相關(guān)信息，在此基礎(chǔ)上，由專(zhuān)業(yè)人員分類(lèi)整理搜集的數(shù)據(jù)，并做好保管工作[2]。搜集到的信息繁雜且范圍較廣，只有加以整合才能使信息有條理性和完整性，以便后期查閱。檔案管理工作對(duì)工作人員專(zhuān)業(yè)性有很高要求，自來(lái)水公司應(yīng)重視工作人員業(yè)務(wù)水平，定期開(kāi)展培訓(xùn)。利用現(xiàn)代化信息手段，以功能為前提條件，對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分類(lèi)整理，為今后資料的調(diào)取審閱和保管工作提供有利條件。

2.2提高檔案信息化管理水平

現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展成熟，為檔案管理提供了新的渠道和載體，隨著信息化管理技術(shù)的廣泛應(yīng)用，為改善自來(lái)水公司檔案管理效率提供了新的機(jī)遇[3]。自來(lái)水公司業(yè)務(wù)繁雜，檔案數(shù)量眾多人工管理工作效率低，將信息化管理引入自來(lái)水公司檔案管理系統(tǒng)，能夠改善這一現(xiàn)狀。如查找檔案時(shí)，通過(guò)信息化管理系統(tǒng)能夠快速找到檔案存放位置，節(jié)省時(shí)間，提高工作效率，在不必須使用原件的情況下對(duì)檔案進(jìn)行打印，降低原件調(diào)取頻率，避免原件損壞或丟失，因此，實(shí)行信息化管理也有助于管理水平的提升。自來(lái)水公司需推行信息化管理模式，在系統(tǒng)中錄入檔案信息，形成電子檔案，建立完整的數(shù)據(jù)庫(kù)，同時(shí)在工作中不斷校正完善。此外，要注意對(duì)信息化管理技術(shù)的保護(hù)，設(shè)置保護(hù)系統(tǒng)，同時(shí)對(duì)信息數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止入侵和不當(dāng)操作造成的數(shù)據(jù)丟失，以確保檔案得到安全有效的管理。

2.3提高檔案管理人員的素質(zhì)

檔案管理水平影響因素有很多，管理人員的個(gè)人素質(zhì)是其中不可忽視的部分。資料的收集、建檔、保存等日常管理工作由管理人員完成，若管理人員個(gè)人素質(zhì)較低或缺乏職業(yè)道德，就會(huì)造成檔案資料不全面或發(fā)生損壞和丟失情況，給檔案的使用帶來(lái)不利影響。如自來(lái)水地下管網(wǎng)改造中的管網(wǎng)圖紙是進(jìn)行具體鋪設(shè)工作時(shí)的參照，一旦發(fā)生丟失，會(huì)對(duì)管網(wǎng)改造工程的施工造成影響。是以，自來(lái)水公司在進(jìn)行招聘工作時(shí)應(yīng)提高標(biāo)準(zhǔn)，選擇高素質(zhì)專(zhuān)業(yè)人才開(kāi)展檔案管理工作，同時(shí)對(duì)現(xiàn)有工作人員進(jìn)行有針對(duì)性的培訓(xùn)，規(guī)范行為標(biāo)準(zhǔn)，提高職業(yè)道德。此外，管理人員的職業(yè)技能水平也影響著管理工作能否有效開(kāi)展，在信息化管理中，管理人員在專(zhuān)業(yè)技術(shù)水平達(dá)標(biāo)的基礎(chǔ)上還應(yīng)具備較高的計(jì)算機(jī)水平，所以，自來(lái)水公司應(yīng)從多方面入手，對(duì)管理人員的職業(yè)技能進(jìn)行提高，從而保證管理水平同步提升。

2.4提高檔案管理的使用效率

隨著城市發(fā)展和人口數(shù)量的增長(zhǎng)，城市供水規(guī)模不斷擴(kuò)大，自來(lái)水公司的檔案涉及各個(gè)領(lǐng)域的數(shù)據(jù)內(nèi)容，并在建設(shè)中逐漸積累完善，檔案管理工作隨之變得更加復(fù)雜，因此，在原有基礎(chǔ)上進(jìn)行改進(jìn)，提高檔案管理的使用效率，為后期資料的管理和使用打好基礎(chǔ)。如某供水工程積累的施工設(shè)計(jì)檔案，可為供水工程再次施工提供可靠的數(shù)據(jù)支持和參考，縮短了設(shè)計(jì)工期，同時(shí)提高了檔案管理的使用效率。

2.5加強(qiáng)檔案的安全管理

檔案本身的安全管理也是檔案管理工作中的重要環(huán)節(jié)，自來(lái)水公司的檔案材料以紙質(zhì)材料為主，而紙質(zhì)因其易燃易潮濕等特性極易受到損壞，不利于檔案管理工作。若檔案資料安全得不到保障，嚴(yán)重影響管理水平，因此在管理過(guò)程中應(yīng)注意加強(qiáng)庫(kù)房的安全管理，保證紙質(zhì)檔案的安全。此外，隨著自來(lái)水公司檔案管理信息化，管理過(guò)程中注意對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行權(quán)限歸檔，并引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)，保障檔案網(wǎng)絡(luò)管理的安全性。

3結(jié)語(yǔ)

自來(lái)水公司檔案管理工作至關(guān)重要，應(yīng)緊跟時(shí)代發(fā)展，充分重視檔案管理工作，提高檔案完整性和真實(shí)性，加強(qiáng)檔案信息化管理，提高檔案的使用效率并注重管理人員的職業(yè)素養(yǎng)，同時(shí)加強(qiáng)檔案庫(kù)房的安全管理，從而使自來(lái)水公司檔案管理水平穩(wěn)步提升，為自來(lái)水公司的發(fā)展奠定良好基礎(chǔ)，使自來(lái)水公司能更好的提供服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

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[3]張莉.自來(lái)水公司電子檔案管理措施探討[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（13）：137.