淺談預(yù)付賬款的風險與應(yīng)對措施

周星 江蘇艾津作物科技集團有限公司

一、預(yù)付賬款的現(xiàn)狀及原因分析

1.企業(yè)處于初創(chuàng)或發(fā)展階段，社會信譽度和聲譽度均不高。在市場經(jīng)濟活動中，為了盡可能地把風險控制在可控范圍內(nèi)，供貨商往往會要求購貨企業(yè)預(yù)先支付一定比例的貨款。

2.企業(yè)為了搶占市場先機，迫于競爭壓力或開拓市場。在瞬息萬變的市場環(huán)境下，搶占了生產(chǎn)的源頭就等于成功了一半。筆者所在單位對于農(nóng)藥原材料的依賴性很強，2021年 9月份開始，在能耗雙控的政策背景下（能耗雙控即能源消費總量和強度控制），很多原藥廠商紛紛限產(chǎn)限量，價格水漲船高的情況下市場還是一貨難求。在這種緊張的搶貨氛圍中，大宗預(yù)付款一筆接一筆的付出去，采購部門個個盛氣凌人，大有一副誰敢阻止我付預(yù)付款誰就是阻止企業(yè)生產(chǎn)的架勢。

3.企業(yè)自身沒有足夠的風險意識。沒有綜合考慮自身的實力，沒有根據(jù)市場環(huán)境因素建立預(yù)警機制，也沒有設(shè)定企業(yè)風險容忍限度的上限。對供貨商的資信背景調(diào)查及信用等級評定極度缺乏，沒有深入監(jiān)控債務(wù)方的資信動態(tài)，當供貨商有違約行為發(fā)生時，企業(yè)沒有采取后續(xù)的跟進措施，更有甚者依舊和問題供貨商繼續(xù)發(fā)生業(yè)務(wù)往來，導致企業(yè)加大了壞賬損失，增加了債權(quán)清收成本。

二、預(yù)付賬款存在的風險分析

1.預(yù)付賬款會滋生徇私舞弊的不良風氣。有些單位負責采買環(huán)節(jié)的人員為了一己私利，暗中吃回扣拿好處，和供貨商狼狽為奸，通過簽訂不嚴謹、不合規(guī)甚至是不合法的合同，導致企業(yè)付出了預(yù)付賬款，但是后期無法收到相應(yīng)的貨物和發(fā)票，或者只是收到發(fā)票，但是并無實際貨物與之對應(yīng)。這些行為都會給企業(yè)帶來嚴重的經(jīng)濟損失。

2.財務(wù)人員利用預(yù)付賬款這個科目偷梁換柱。財務(wù)人員不按照預(yù)付賬款規(guī)定的范圍核算，導致會計賬戶對應(yīng)關(guān)系錯亂，致使會計科目不能如實清晰地反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)的具體類型，為企業(yè)的賬務(wù)處理安全埋下隱患。預(yù)付賬款這個會計科目有著明確的核算范圍，它反映的是按照購貨合同的規(guī)定，在取得相應(yīng)的貨物之前預(yù)先支付給供貨商一定比例的訂貨款。對比此規(guī)定可以知道，不屬于預(yù)付賬款的經(jīng)濟事項不能在這個科目下核算。而現(xiàn)實卻是，由于財務(wù)人員水平的參差不齊，企業(yè)內(nèi)部控制的不規(guī)范，往往很容易將不屬于預(yù)付賬款核算的經(jīng)濟事項記錄在它科目下。比如：將應(yīng)該通過“工程物資”或“在建工程”列支的機器設(shè)備等動產(chǎn)的預(yù)付款列支在“預(yù)付賬款”科目下；將應(yīng)該列入“其他應(yīng)收款”這個賬戶中的存出保證金列支在“預(yù)付賬款”科目下。

3.預(yù)付賬款的模式就是先付款后發(fā)貨，這種模式的弊端就是使企業(yè)由主動變?yōu)楸粍?。在企業(yè)支付預(yù)付賬款后，能否準時收到合同標的貨物，完全取決于供貨單位的契約精神。一些比較緊俏的貨物，價格水漲船高，前一分鐘已經(jīng)敲定的合同支付了預(yù)付款，后一分鐘就會因為價格上漲得厲害，供貨單位就會選擇毀單。筆者單位從事的是農(nóng)藥復配加工及銷售這一塊，對于原材料的依賴性很強，一旦生產(chǎn)這些原材料的化工企業(yè)發(fā)生了爆炸或者其他安全生產(chǎn)事故，必然會導致這波材料的價格一路上漲。對于這種供應(yīng)商單方面毀單行為，雖然在合同條款中有法律約束，但是實際維權(quán)不太現(xiàn)實，一是維權(quán)成本太高，二是得罪了這個具有壟斷地位的供應(yīng)商后，可能后續(xù)直接不再合作，那我們生產(chǎn)的源頭就斷了，勢必也會影響我們的生產(chǎn)。

4.支付了預(yù)付款，到貨的質(zhì)量不合格，購貨企業(yè)要浪費人力去交涉換貨或者退款事宜，這也加大了購貨企業(yè)的人力成本。較為嚴重的合同履行糾紛還有可能令企業(yè)陷入法律風險。另外，在原材料很緊俏的情況下，換貨退貨這一系列的操作，也會增加企業(yè)錯失搶占市場良機的風險。

5.對于貨到票未到的情況，需要人力去追蹤?；仄辈患皶r，也會令購貨企業(yè)缺少進項發(fā)票用于抵扣，這樣勢必會令企業(yè)繳納更多的增值稅及相關(guān)稅費。對于長期掛賬的到貨不到票的預(yù)付款，本質(zhì)上是貨已經(jīng)被企業(yè)領(lǐng)用了，就是缺少發(fā)票來沖賬，長期掛賬，也會令企業(yè)陷入稅務(wù)風險之中。

6.預(yù)付賬款的本質(zhì)就是對企業(yè)流動資金的占用。流動資金就是企業(yè)的新鮮血液，對于企業(yè)的重要性不言而喻。預(yù)付賬款占用企業(yè)的流動資金勢必會影響到企業(yè)的資金周轉(zhuǎn)率，對于到貨到票不及時，就不能將賬上掛著的預(yù)付賬款轉(zhuǎn)換成原材料。在資金比較短缺的情況下，企業(yè)為了維持周轉(zhuǎn)，就需要借助外部融資這一方法，眾所周知，外部融資除了需要企業(yè)提供一系列的保證材料外，還會收取不低的利息，在增加了企業(yè)經(jīng)營風險的同時，也增加了企業(yè)的資本成本，影響了企業(yè)的利潤。

7.預(yù)付賬款一旦逾期，容易產(chǎn)生壞賬的風險，給企業(yè)帶來損失。筆者所在的單位，需要采購大量原藥，合作剛開始的時候，雙方企業(yè)互惠互利，合作得相當愉快。愉快之下就放松了警惕，大宗的戰(zhàn)略性庫存采購都在這個供應(yīng)商名下，而這個供貨企業(yè)由于安全環(huán)保事故被安監(jiān)局處罰，要求徹底停產(chǎn)整頓。這種不利情況導致了我方預(yù)付的賬款長期被拖欠，貨是拿不到，預(yù)付賬款也要不回來?；舜罅康娜肆ω斄ξ锪Υ蚬偎荆m然贏了官司，但是對方單位儼然一副破罐子破摔的架勢，每月退還5萬元。這每月5萬元的退款是到了賬，但是對于我司付出的預(yù)付賬款來講，真的是杯水車薪，不值一提。

三、預(yù)付賬款風險的應(yīng)對措施分析

1.企業(yè)的采購部門應(yīng)該聯(lián)合材料使用部門、財務(wù)部等部門編制可行性的采購計劃。依據(jù)采購計劃，采購部門組織采購，并且要有專門的部門去審核與上游供貨商簽訂的采購合同的合理性，對于金額較大的采購，企業(yè)要走集體審批流程，切不可一個領(lǐng)導拍腦袋決定。在與供貨單位簽訂合同后，立馬要把合同備份送給財務(wù)部等部門，以便于財務(wù)隨時檢查合同的執(zhí)行進度，財務(wù)部門要做到心中有數(shù)，防患于未然。為了防止盲目進貨，對于計劃以外的進貨必須走特殊的請購流程。

2.企業(yè)應(yīng)當建立科學的供應(yīng)商評估和準入制度。深入了解對方企業(yè)的信用狀況是預(yù)付賬款的前提條件。想要做好這項工作不是容易的，應(yīng)當由多方專業(yè)人員組成的專門機構(gòu)或組織來把關(guān)，企業(yè)的分管領(lǐng)導、法律顧問、采購人員及財務(wù)人員必須參與進來。對供應(yīng)商的資信進行審核時，不僅要從對方的成立時間、資金規(guī)模、合作對象、安全環(huán)保情況進行審核，還要注重對方交貨的及時性，產(chǎn)品的質(zhì)量，售后的服務(wù)態(tài)度等多個維度進行綜合評價打分，即在同等原料比單價、同等單價比質(zhì)量、同等質(zhì)量比服務(wù)的原則上綜合分析進行采購。對于合作前和合作后的打分情況，我們可以把供應(yīng)商分類成ABCD等各個等級，資信排名越靠前的企業(yè)，我們就把大宗重要的采購向他們傾斜，同時在貨款支付的方式上也做出適當?shù)淖尣剑セ莼ダ?，達到長期合作的目的。反之，對于資信排名靠后的合作商我們要逐步淘汰掉，將威脅到企業(yè)發(fā)展的潛在不利因素一一排除干凈。

3.完善優(yōu)化預(yù)付賬款的內(nèi)部控制制度，嚴格預(yù)付賬款的審批流程。企業(yè)應(yīng)該建立采購與預(yù)付款業(yè)務(wù)的崗位責任制，明確有關(guān)部門和崗位的職責權(quán)限，確保辦理采購業(yè)務(wù)與預(yù)付款業(yè)務(wù)的不相容崗位相互分離、相互制約和監(jiān)督。對于大宗金額的預(yù)付賬款采購模式，企業(yè)要實行集體決策審批或者聯(lián)簽制度，做到常規(guī)授權(quán)要有指引，特別授權(quán)要防止濫用。對于采購合同，企業(yè)應(yīng)該有專門的部門對此進行詳細的審核，如產(chǎn)品的價格、付款條件的設(shè)置、交貨期限等。只有嚴密的企業(yè)內(nèi)部付款審批機制才是規(guī)避預(yù)付賬款風險的核心措施。

4.對于那些貨物早已收到，但是對方一直未開發(fā)票的處理，我們可以從源頭上杜絕此類事件的發(fā)生。在采購員詢價簽訂合同的環(huán)節(jié)，財務(wù)就可以對采購作出要求，明確要求票隨貨到，即在對方企業(yè)發(fā)出貨物的同時，必須將對應(yīng)貨物的發(fā)票開具出來，一同交給購貨企業(yè)。此條款可以納入合同內(nèi)容，作為對供應(yīng)商的一項考核，完成好的供應(yīng)商可以加分，后期可以擁有優(yōu)先支付其貨款的權(quán)利。嚴重違反合同條款拒不按時提供發(fā)票的供應(yīng)商，必要時，購貨企業(yè)可以拿起法律的武器維權(quán)。當然，僅僅靠合同條款來約束是遠遠不夠的。財務(wù)人員要經(jīng)常梳理賬務(wù)，對于一些貨到票未到的要及時和采購員聯(lián)系，讓他們和對方企業(yè)溝通催票事宜。另外對于一些企業(yè)，賬上既有應(yīng)付賬款又有預(yù)付賬款之后貨到票未到的情況，我們財務(wù)人員就要區(qū)別看待了，要把賬務(wù)整理清楚，不能一味地只看最后的借貸結(jié)果而不重視結(jié)果的構(gòu)成因素。對于那些預(yù)付了貨款，貨一直未到的，財務(wù)人員要更加警覺，除了勤和采購部門溝通之外，對于那些掛賬超過一定期限的，一定要做到心中有數(shù)，及時上報給公司的法務(wù)部門，由他們干預(yù)解決。

5.強化對逾期預(yù)付賬款的催要手段。發(fā)現(xiàn)預(yù)付賬款逾期后應(yīng)由采購人員和專人負責調(diào)查合同的逾期原因，企業(yè)應(yīng)爭取在第一時間內(nèi)積極采取措施追回賬款。據(jù)經(jīng)驗分析，在預(yù)付賬款逾期的初期，收回的可能性最大，時間越久形成壞賬的可能性就越大。就像筆者上述舉的單位例子來看，花了時間精力打了官司成效都不明顯。在預(yù)付賬款逾期的初期掉以輕心，往往很容易導致預(yù)付賬款流失。發(fā)現(xiàn)供貨商有拖欠貨款的跡象而企業(yè)沒有采取強有力的措施，導致風險日積月累而產(chǎn)生壞賬。尋求法律途徑解決時，首當其沖的是應(yīng)該采取訴訟保全等措施：對于目前交貨存在困難但是主觀上愿意供貨的供貨人采取限制措施，規(guī)定其在約定的時間內(nèi)提供貨物或者發(fā)起退款。與此同時還應(yīng)該密切注意逾期預(yù)付賬款企業(yè)的財務(wù)狀況，如財務(wù)狀況惡化則應(yīng)及時加大催討力度或盡快使用法律手段，盡可能避免產(chǎn)生壞賬。

6.符合“企業(yè)關(guān)于計提預(yù)付賬款的壞賬準備”會計制度時，計提壞賬準備也要依據(jù)不同情況作出不同判斷。比如，預(yù)付了賬款，并且貨已經(jīng)收到了，企業(yè)也依據(jù)到貨做了暫估，此時只是缺少發(fā)票去沖這個預(yù)付賬款和到貨暫估，但是其本質(zhì)上貨已經(jīng)參與了整個生產(chǎn)經(jīng)營過程。這種情況下，計提減值準備顯然不合理。而對于那種預(yù)付了賬款，但一直沒有收到貨物的情況，財務(wù)人員就要具備基本的職業(yè)判斷了。首先要根據(jù)購貨合同來確定此筆交易是否屬于預(yù)付賬款的性質(zhì)，如果確實符合預(yù)付賬款條件，且由于供貨單位的信用或是生產(chǎn)經(jīng)營出現(xiàn)了問題而不能繼續(xù)履行供貨義務(wù)的，財務(wù)人員應(yīng)當上報管理層，將此預(yù)付款轉(zhuǎn)入其他應(yīng)收款，開始計提壞賬準備，從而比較客觀地反映出企業(yè)的利潤，為報表使用者提供決策依據(jù)。對于那些假借預(yù)付賬款的名義與關(guān)聯(lián)方企業(yè)進行非經(jīng)營性資金往來的事項，財務(wù)人員一定要甄別清楚，切不可將這些預(yù)付賬款計提壞賬準備，否則就有偷稅漏稅的嫌疑。

7.實行將預(yù)付賬款跟蹤和業(yè)務(wù)員績效考核掛鉤的制度。業(yè)務(wù)員對于自己經(jīng)手的業(yè)務(wù)是比較了解的，預(yù)付賬款一旦付出，企業(yè)應(yīng)當將預(yù)付賬款的追蹤任務(wù)交給相關(guān)業(yè)務(wù)員，由他們?nèi)フ莆諏Ψ降男畔⒉⒓皶r跟進，一旦發(fā)現(xiàn)對方企業(yè)苗頭不對時，業(yè)務(wù)員應(yīng)該及時上報公司領(lǐng)導層，由公司的法務(wù)部出面解決，力爭將對公司的不利因素扼殺在搖籃中。另外，要加強采購業(yè)務(wù)員的責任教育。往往很多業(yè)務(wù)員缺乏責任意識，款子一付貨物一入庫就認為萬事大吉了，后續(xù)的發(fā)票催要等工作似乎與他毫無關(guān)系。殊不知，沒有發(fā)票，財務(wù)工作就閉不了環(huán)。加強業(yè)務(wù)員的責任教育，并將預(yù)付賬款后續(xù)的工作作為他們績效考核的一部分，可以大大提高他們工作的積極性和效率。另外，企業(yè)人員的流動性較強時，對于這些關(guān)鍵崗位的交接，人力主管部門的責任一定要落實到位。筆者所在的單位，一個采購業(yè)務(wù)員手上涉及的供應(yīng)商有很多個，在離職交接的時候并沒有做到一戶一清理，只是籠統(tǒng)的大致交接下。這就導致，當事采購員離職后，采購部門沒有一人能說得清楚問題供應(yīng)商的貨票款對應(yīng)情況，久而久之，就成了“懸案”，甚至到最后，財務(wù)人員再要求采購部門拿出方案解決的時候，采購員能相互推諉，拒不認賬，導致財務(wù)工作的寸步難行。

8.財務(wù)人員在審批預(yù)付賬款時，除了關(guān)注預(yù)付賬款的實質(zhì)外，還要看看雙方企業(yè)是否互為供應(yīng)商和銷售方。如果是，那么財務(wù)人員除了要查供應(yīng)商往來外，還要查一查對應(yīng)的客戶往來。如果客戶方還欠本公司貨款，那么此筆預(yù)付款，財務(wù)人員完全有理由不予審批，責令相關(guān)業(yè)務(wù)員做好貨款相抵工作，以應(yīng)收賬款易預(yù)付賬款，減少企業(yè)的資金流出。同理，如果企業(yè)有分子公司的，要實行一致對外經(jīng)營這個政策。筆者所在公司就出現(xiàn)過這種狀況，母公司賬上欠A公司貨款，但是子公司賬上應(yīng)收A公司貨款，在A公司要求母公司支付貨款時，母公司的財務(wù)整體把關(guān)審批流程，發(fā)現(xiàn)A也欠子公司貨款時，拒絕同意付款，這種情況下就可以要求相關(guān)業(yè)務(wù)員做好三方抵賬的工作。一致對外經(jīng)營的好處就是既可以收回子公司的應(yīng)收賬款，避免子公司應(yīng)收賬款比重較大，財報數(shù)據(jù)復雜，也避免了后面會發(fā)生壞賬準備的風險，當然，母公司不用直接支付現(xiàn)金，在現(xiàn)金流為王的時代，也替母公司減輕了資金的壓力，可謂一舉多得。

四、結(jié)語

綜上所述，預(yù)付賬款的管理直接關(guān)系著企業(yè)資產(chǎn)的安全性和完整性，它的管理并不是一蹴而就的，而是滲透在企業(yè)的日常經(jīng)營和管理之中。在瞬息萬變的當今社會，正確使用預(yù)付賬款并加強管理，可以將誤用或錯用預(yù)付賬款造成的損失及舞弊現(xiàn)象消滅在萌芽之中，為企業(yè)提供真實可靠的財務(wù)信息。