企業(yè)辦公室文書(shū)檔案管理工作的改革與創(chuàng)新

康娟

【摘? 要】文書(shū)檔案是企業(yè)中的重要資料，不僅是各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的記錄與憑證，而且可以通過(guò)文書(shū)檔案資料的整理與分析，為決策人員提供支持，在制定企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃中發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。傳統(tǒng)檔案管理方式已經(jīng)無(wú)法滿足新時(shí)期企業(yè)辦公室工作的基本要求，必須在實(shí)踐中加強(qiáng)改革與創(chuàng)新。論文對(duì)企業(yè)辦公室文書(shū)檔案管理工作的特點(diǎn)加以分析，提出企業(yè)辦公室文書(shū)檔案管理工作的問(wèn)題，探索企業(yè)辦公室文書(shū)檔案管理工作的改革與創(chuàng)新策略。

【關(guān)鍵詞】企業(yè)辦公室;文書(shū)檔案管理;改革;創(chuàng)新

【中圖分類號(hào)】G275.2?【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A【文章編號(hào)】1673-1069（2022）05-0060-03

1 引言

在企業(yè)發(fā)展中，必須由辦公室做好組織協(xié)調(diào)工作，促進(jìn)各部門之間的密切交流與溝通，共同在企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)的指引下提升工作效率與質(zhì)量。其中，文書(shū)檔案管理是影響辦公室整體工作水平的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，需要做好各類檔案的歸檔、整理、存儲(chǔ)和分析，同時(shí)為使用人員提供良好的服務(wù)。人工管理的方式呈現(xiàn)出效率低下和精準(zhǔn)性不高的弊端，因此在實(shí)踐工作中需要順應(yīng)企業(yè)的信息化建設(shè)趨勢(shì)，積極對(duì)文書(shū)檔案管理的方法和模式進(jìn)行改進(jìn)，體現(xiàn)文書(shū)檔案的實(shí)用價(jià)值，提升企業(yè)的整體管理水平，發(fā)揮辦公室在企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展中的樞紐作用。但是，由于文書(shū)檔案類型和數(shù)量較多，因此在實(shí)踐中也面臨較大的難度，需要結(jié)合企業(yè)的具體需求和檔案資源狀況采取針對(duì)性管理措施，促進(jìn)企業(yè)健康穩(wěn)定發(fā)展。

2 企業(yè)辦公室文書(shū)檔案管理工作的特點(diǎn)

首先，文書(shū)檔案管理具有一體化的特點(diǎn)。文書(shū)檔案記錄了企業(yè)業(yè)務(wù)活動(dòng)的整個(gè)流程，只有在日常工作中全面做好資料信息的采集和整理，才能在歸檔時(shí)保持文書(shū)檔案的全面性、時(shí)效性和精確性。文書(shū)工作和檔案質(zhì)量之間存在著密不可分的關(guān)系，因此需要規(guī)范文書(shū)工作的流程，了解不同文書(shū)資料的類型和特點(diǎn)并做好分類管理，為檔案信息采集和存儲(chǔ)、調(diào)用等提供可靠保障[1]。

其次，文書(shū)檔案管理具有廣泛性特點(diǎn)。文書(shū)檔案是企業(yè)活動(dòng)中形成的有價(jià)值的文件資料，包括上級(jí)下發(fā)的文件和通告、復(fù)函等，也包括企業(yè)自身的規(guī)章制度、信件記錄和合同文件等，涉及不同的部門及工作環(huán)節(jié)，因此呈現(xiàn)出廣泛性的特點(diǎn)。特別是在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)規(guī)模逐步擴(kuò)增的趨勢(shì)下，文書(shū)檔案的廣泛性特點(diǎn)更加顯著，這也給管理人員帶來(lái)了更大的挑戰(zhàn)。

再次，文書(shū)檔案管理具有保密性的特點(diǎn)。部分文書(shū)檔案的保密等級(jí)較高，很多內(nèi)容會(huì)涉及企業(yè)的商業(yè)機(jī)密，因此在管理工作中需要確保檔案資料的安全性，防止檔案信息泄露而給企業(yè)造成難以挽回的損失。同時(shí)，在檔案存儲(chǔ)和調(diào)用等過(guò)程中，也應(yīng)該設(shè)定相應(yīng)的權(quán)限，在權(quán)限范圍內(nèi)開(kāi)展操作，避免文書(shū)檔案出現(xiàn)破壞和丟失的情況。

最后，文書(shū)檔案管理具有重要性的特點(diǎn)。文化檔案不僅僅是企業(yè)工作過(guò)程的記錄，更可以發(fā)揮其良好的實(shí)用價(jià)值，通過(guò)深入分析文化檔案的相關(guān)內(nèi)容，為管理層和領(lǐng)導(dǎo)層提供決策支持，準(zhǔn)確評(píng)估企業(yè)未來(lái)發(fā)展的趨勢(shì)和方向，為各部門提供更加可靠的信息資源。

3 企業(yè)辦公室文書(shū)檔案管理工作的問(wèn)題

3.1 管理意識(shí)較低

對(duì)于文書(shū)檔案管理工作的重視程度不高，是目前工作中面臨的主要問(wèn)題，會(huì)導(dǎo)致資料完整性和時(shí)效性等受到影響，無(wú)法體現(xiàn)辦公室文書(shū)檔案管理工作的重要價(jià)值，企業(yè)發(fā)展面臨的風(fēng)險(xiǎn)也會(huì)增大。在實(shí)踐工作中的形式化問(wèn)題較為嚴(yán)重，只是單純地對(duì)相關(guān)資料進(jìn)行采集和存儲(chǔ)，未能體現(xiàn)文書(shū)檔案的深層價(jià)值，削弱了檔案管理部門的作用[2]。在工作中未能對(duì)虛假信息和資料進(jìn)行篩選，因此會(huì)對(duì)檔案使用人員的判斷造成干擾，各個(gè)部門之間的協(xié)同度不高，難以達(dá)到全員參與的要求，因此容易出現(xiàn)混亂問(wèn)題。

3.2 管理方式落后

文書(shū)檔案數(shù)量逐漸增多，而且類型也多種多樣，人工管理的方式無(wú)法達(dá)到預(yù)期目標(biāo)要求，不僅會(huì)導(dǎo)致工作壓力增大、工作效率下降，而且難以確保文書(shū)檔案信息的可靠性，在人工操作中容易出現(xiàn)失誤的情況，引起信息失真等問(wèn)題。同時(shí)，紙質(zhì)檔案空間占用量也較大，無(wú)論是在歸檔、存儲(chǔ)還是調(diào)用中，都存在煩瑣性的問(wèn)題[3]。企業(yè)在檔案管理信息化系統(tǒng)建設(shè)中的投入較少，系統(tǒng)功能無(wú)法滿足實(shí)踐工作的基本要求，因此會(huì)造成資源浪費(fèi)的問(wèn)題，不利于企業(yè)的轉(zhuǎn)型發(fā)展。信息化系統(tǒng)的利用率較低，只是對(duì)文書(shū)檔案的簡(jiǎn)單存儲(chǔ)，未能發(fā)揮先進(jìn)技術(shù)的作用，檔案深層價(jià)值無(wú)法得到體現(xiàn)。

3.3 人員素養(yǎng)不高

部分工作人員的專業(yè)能力無(wú)法適應(yīng)新時(shí)期文書(shū)檔案管理的工作特點(diǎn)，因此在實(shí)踐中表現(xiàn)出效率低下等問(wèn)題，不利于企業(yè)業(yè)務(wù)活動(dòng)的順利實(shí)施，且容易受到傳統(tǒng)思維理念的限制，在工作中的創(chuàng)新意識(shí)不足，部分文書(shū)檔案管理崗位中存在兼職的情況，導(dǎo)致工作專業(yè)性降低，無(wú)法體現(xiàn)文書(shū)檔案的重要性。部分工作人員缺乏專業(yè)知識(shí)和技能，僅僅憑借經(jīng)驗(yàn)開(kāi)展管理工作，尤其是在信息化建設(shè)中的參與積極性不強(qiáng)，對(duì)于先進(jìn)技術(shù)和設(shè)備的了解程度不足，無(wú)法達(dá)到自動(dòng)化辦公的要求[4]。缺乏可靠而完善的培訓(xùn)措施，雖然信息化系統(tǒng)已經(jīng)投入使用，但是由于人員信息化素養(yǎng)不高，導(dǎo)致在使用過(guò)程中面臨形式化的問(wèn)題，無(wú)法實(shí)現(xiàn)檔案資源的深度開(kāi)發(fā)和利用。

4 企業(yè)辦公室文書(shū)檔案管理工作的改革與創(chuàng)新對(duì)策

4.1 實(shí)施“三全式”管理

“三全式”管理模式的應(yīng)用，可以提高企業(yè)內(nèi)部對(duì)文書(shū)檔案管理工作的重視程度，從思想上改變工作人員的傳統(tǒng)認(rèn)知，構(gòu)建良好的企業(yè)文化氛圍，有助于提升管理工作實(shí)效性。首先，應(yīng)該落實(shí)全過(guò)程管理理念。文書(shū)檔案數(shù)量在增多，因此要明確具體的管理流程，基本流程及控制內(nèi)容如圖1所示，管理人員要結(jié)合企業(yè)不同階段的發(fā)展目標(biāo)和工作要求，確定文書(shū)檔案管理的側(cè)重點(diǎn)，從資料采集到檔案資源調(diào)用的整個(gè)過(guò)程中實(shí)施規(guī)范化控制，及時(shí)做好重點(diǎn)環(huán)節(jié)的跟進(jìn)，防止信息的完整性和時(shí)效性受到影響。同時(shí)，要加強(qiáng)對(duì)整個(gè)過(guò)程的嚴(yán)格監(jiān)督，確保檔案信息具備合法性和合規(guī)性，避免出現(xiàn)違法違規(guī)行為，以降低企業(yè)的發(fā)展風(fēng)險(xiǎn)。針對(duì)其中的不實(shí)信息則應(yīng)該及時(shí)進(jìn)行剔除，避免虛假資料對(duì)企業(yè)發(fā)展造成威脅。其次，應(yīng)該落實(shí)全員管理理念。文書(shū)檔案管理不僅僅是辦公室的職責(zé)，更需要其他部門的共同參與，這樣才能有效提升管理成效。特別是在資料采集環(huán)節(jié)，需要保障各個(gè)部門及時(shí)上報(bào)重要資料和信息，做好歸檔工作，針對(duì)信息中的異常問(wèn)題進(jìn)行交流與溝通，共同提升檔案質(zhì)量[5]。最后，應(yīng)該落實(shí)全方位管理理念。做好各部門人員的分工與合作，在企業(yè)統(tǒng)一目標(biāo)的指引下開(kāi)展工作，避免在檔案管理中出現(xiàn)死角和盲區(qū)，同時(shí)增強(qiáng)檔案的保密性和安全性，降低對(duì)企業(yè)未來(lái)發(fā)展的威脅。

4.2 強(qiáng)化系統(tǒng)化管理

文書(shū)檔案管理貫穿于企業(yè)發(fā)展的整個(gè)過(guò)程當(dāng)中，因此應(yīng)該以系統(tǒng)化管理為核心，為企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)和制度化建設(shè)創(chuàng)造良好的條件。管理人員要深入分析企業(yè)的發(fā)展需求，確保檔案管理模式與之保持一致，在戰(zhàn)略規(guī)劃的指引下不斷改革與創(chuàng)新，增強(qiáng)文書(shū)檔案管理的價(jià)值。做好紙質(zhì)化檔案向數(shù)字化檔案的轉(zhuǎn)化工作，督促工作人員積極開(kāi)展數(shù)據(jù)掃描、讀取和錄入、校對(duì)等工作，突破傳統(tǒng)管理模式的限制，減輕檔案管理人員負(fù)擔(dān)，發(fā)揮數(shù)字化檔案資源的作用，提升企業(yè)的自動(dòng)化辦公水平[6]。很多重要檔案往往會(huì)受到不同因素的威脅，容易出現(xiàn)丟失或者破壞的情況，因此在工作中還應(yīng)該做好備份工作，通過(guò)云存儲(chǔ)的方式可以實(shí)現(xiàn)快速備份，而且在不同終端中能夠?qū)崿F(xiàn)快速提取，因此大大提升了文書(shū)檔案的安全性。全面分析檔案的保存年限和保密等級(jí)等，做好檔案清理工作，銷毀沒(méi)有應(yīng)用價(jià)值的檔案資料，避免在管理中出現(xiàn)資源浪費(fèi)的情況。

4.3 建設(shè)信息化系統(tǒng)

信息化系統(tǒng)的建設(shè)也是目前文書(shū)檔案管理改革與創(chuàng)新的主要方向，因此需要明確實(shí)踐工作的具體需求，對(duì)系統(tǒng)功能進(jìn)行針對(duì)性設(shè)計(jì)與拓展，解決文書(shū)檔案管理中的難題。企業(yè)應(yīng)該加大資金投入，確保信息化建設(shè)工作的順利實(shí)施，對(duì)當(dāng)前辦公設(shè)施和設(shè)備進(jìn)行更新，引入更加先進(jìn)的技術(shù)手段，在管理工作中起到良好的輔助性作用。企業(yè)文書(shū)檔案管理信息化系統(tǒng)如圖2所示，可以為文書(shū)檔案的安全管理、儲(chǔ)位管理、查詢管理和銷毀管理等提供支持，增進(jìn)了與RFID數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)的有效對(duì)接，通過(guò)數(shù)據(jù)請(qǐng)求和反饋提高檔案信息的利用價(jià)值。對(duì)于新的資料和文件，可以快速存儲(chǔ)在數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)當(dāng)中，同時(shí)記錄基本信息，包括文件的生成時(shí)間、類型和內(nèi)容等，運(yùn)用序列號(hào)進(jìn)行標(biāo)記，為后期歸檔和管理提供依據(jù)。特別是在安全管理系統(tǒng)下，可以實(shí)現(xiàn)重要檔案信息的全面監(jiān)控，同時(shí)在出現(xiàn)異常問(wèn)題時(shí)可以及時(shí)報(bào)警，避免造成信息丟失等狀況[7]。建立完善的防護(hù)體系，引入身份驗(yàn)證識(shí)別技術(shù)和防火墻技術(shù)等，加強(qiáng)對(duì)辦公室網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的有效保護(hù)，防止黑客攻擊和網(wǎng)絡(luò)病毒對(duì)檔案安全形成威脅。

4.4 完善管理制度

制度建設(shè)是促進(jìn)文書(shū)檔案管理改革與創(chuàng)新的關(guān)鍵，需要明確各個(gè)管理環(huán)節(jié)的重點(diǎn)內(nèi)容，增強(qiáng)制度可行性，避免出現(xiàn)流于形式的問(wèn)題。以檔案歸檔制度、存儲(chǔ)制度、調(diào)用制度等為核心，規(guī)范每一個(gè)管理流程，確保在每一項(xiàng)細(xì)節(jié)工作中都有明確的規(guī)章制度作為支持，防止造成混亂性問(wèn)題。監(jiān)督和抽查制度的建設(shè)，可以確保檔案信息的安全性、保密性，嚴(yán)格遵循制度要求開(kāi)展定期抽查工作，分析檔案資料的基本情況及使用效果，積極做好檔案價(jià)值的開(kāi)發(fā)及利用，增強(qiáng)其實(shí)用價(jià)值。在檔案借閱過(guò)程中應(yīng)該做好監(jiān)督工作，避免使用人員對(duì)檔案造成破壞，保障檔案的完整性[8]。為此，可以建立一系列的借閱標(biāo)準(zhǔn)并實(shí)施考核，提高辦公室工作人員和使用人員對(duì)文書(shū)檔案的重視程度。

4.5 提高人員素養(yǎng)

由于文書(shū)檔案管理的難度在逐步提高，因此在工作中也應(yīng)該建立高素質(zhì)的管理隊(duì)伍，適應(yīng)當(dāng)前工作特點(diǎn)及要求。企業(yè)應(yīng)該結(jié)合管理工作需求和企業(yè)發(fā)展需求，對(duì)人員培訓(xùn)方案實(shí)施改進(jìn)和調(diào)整，確保培訓(xùn)內(nèi)容和方法的適用性，以管理工作中的實(shí)際問(wèn)題為核心制定培訓(xùn)計(jì)劃，幫助管理人員突破困境。不僅要學(xué)習(xí)更加先進(jìn)的管理理論和方法，而且要提高管理人員的信息化素養(yǎng)，督促他們熟練掌握信息化管理系統(tǒng)的操作方法和技巧，積極投入自動(dòng)化辦公環(huán)境當(dāng)中，順應(yīng)信息化時(shí)代發(fā)展的潮流與趨勢(shì)[9]。加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的法治教育和職業(yè)道德教育，學(xué)習(xí)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和企業(yè)規(guī)章制度，確保在工作中能夠嚴(yán)格要求自己，避免做出違法違規(guī)的事情。

5 結(jié)語(yǔ)

文書(shū)檔案管理是企業(yè)辦公室中的主要工作內(nèi)容，可以全面記錄企業(yè)的發(fā)展?fàn)顩r，指導(dǎo)日常工作的開(kāi)展。文書(shū)檔案管理呈現(xiàn)出一體化、廣泛性和保密性等特點(diǎn)，加大了管理的難度。由于在目前工作中面臨管理意識(shí)較低、管理方式落后和人員素養(yǎng)不高等問(wèn)題，因此會(huì)對(duì)文書(shū)檔案管理的綜合成效產(chǎn)生影響。

在未來(lái)工作中，應(yīng)該做好改革與創(chuàng)新，通過(guò)實(shí)施“三全式”管理、強(qiáng)化系統(tǒng)化管理、建設(shè)信息化系統(tǒng)、完善管理制度和提高人員素養(yǎng)等途徑，構(gòu)建完善的企業(yè)辦公室文書(shū)檔案管理體系，為企業(yè)發(fā)展創(chuàng)造良好的內(nèi)部環(huán)境。

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