李吉華
摘? 要:離退休干部檔案管理工作與干部個(gè)人合法權(quán)益存在密切關(guān)聯(lián),也與國家相關(guān)法律法規(guī)的落實(shí)相聯(lián)系?;谶@一思考,本文提出優(yōu)化、創(chuàng)新離退休干部檔管工作方法,推動(dòng)檔管工作高效率、高質(zhì)量進(jìn)行。
關(guān)鍵詞:離退休干部;檔案管理;信息系統(tǒng)
前言:干部檔案詳細(xì)記錄了個(gè)人信息、工作經(jīng)歷等內(nèi)容,能夠直觀地呈現(xiàn)干部在崗期間的功過得失。盡管離退休干部離開工作崗位,但對(duì)其檔案信息進(jìn)行管理可以保障干部合法權(quán)益。對(duì)此,需針對(duì)離退休干部檔案信息開展管理工作,做好工作的優(yōu)化與創(chuàng)新,增強(qiáng)檔案管理科學(xué)性、有效性。
一、實(shí)現(xiàn)檔案精細(xì)化管理
精細(xì)化管理要求檔管人員針對(duì)離退休干部個(gè)人信息管理工作做深度、全面優(yōu)化,并打造精細(xì)化管理體系,以此規(guī)避粗放式管理問題的發(fā)生。管理體系需同時(shí)包括三項(xiàng)基本內(nèi)容:其一,制定檔管制度。離退休干部檔案管理制度精細(xì)化不是指制度內(nèi)容的嚴(yán)格性、細(xì)致性,而是需滿足退休干部檔案工作實(shí)際。對(duì)檔案管理工作特點(diǎn)進(jìn)行分析,長(zhǎng)期性、復(fù)雜性較為突出,因此,在制定精細(xì)化管理制度時(shí),應(yīng)以特點(diǎn)為基礎(chǔ),深入探究檔管工作與各部門彼此間存在的關(guān)聯(lián)性,根據(jù)所掌握信息,打造出極具標(biāo)準(zhǔn)性的檔案管理量化體系。簡(jiǎn)單來說,工作人員需每天執(zhí)行離退休干部有關(guān)資料的整理,并做好存放、保管工作,但需格外注意的是,開展的任何工作均需依托于相應(yīng)的量化標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行,并根據(jù)干部具體職能對(duì)檔案進(jìn)行分類與管理。其二,大力施行監(jiān)督機(jī)制,為各項(xiàng)管理制度的秩序落實(shí)提供保障。安排專項(xiàng)人員細(xì)致、準(zhǔn)確記錄檔案的取用與歸還信息,同時(shí),還需精細(xì)記錄檔案歸還時(shí)間、檔案使用要求及用途,再結(jié)合相應(yīng)的規(guī)定,開展檔案保管工作。針對(duì)部分重要或特殊檔案,亦或是有著重要身份的離退休干部檔案,需設(shè)置調(diào)閱權(quán)限,只有取得批準(zhǔn)權(quán)才可依據(jù)設(shè)定標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行查看、調(diào)用工作。其三,優(yōu)化管理方法,對(duì)紙質(zhì)版檔案做數(shù)字化處理。借助計(jì)算機(jī)掃描、錄入設(shè)備轉(zhuǎn)化紙質(zhì)檔案為數(shù)字檔案,同時(shí)還需針對(duì)這一管理方式制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn),包括檔案內(nèi)容、格式等,實(shí)現(xiàn)離退休干部數(shù)字化檔案標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一性、規(guī)范性,還可大幅提高方案管理效率[1]。
二、明確檔案管理職責(zé)
離退休干部檔案管理職責(zé)的確立需從兩方面著手即檔管人員及檔管部門,并采取教育、宣傳等途徑幫助相關(guān)人員及部門理清具體工作職責(zé)。針對(duì)離退休干部檔案工作設(shè)立專門管理部門,完善部門人員結(jié)構(gòu),該部門受單位檔管部門調(diào)動(dòng)。明確部門之間的上下級(jí)關(guān)系后,要求部門始終堅(jiān)持單位檔管部門的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),但嚴(yán)禁剝奪離退休干部檔管部門自主權(quán),賦予其更高獨(dú)立性,確保各項(xiàng)管理工作按照自身實(shí)際需要開展,并根據(jù)現(xiàn)階段的工作形勢(shì),對(duì)近期工作計(jì)劃作相應(yīng)的安排,以保證該部門可以明確、有效把握需處理的管理任務(wù)以及應(yīng)盡管理義務(wù),規(guī)避越權(quán)、缺位問題的發(fā)生。此外,要求部門人員認(rèn)識(shí)各自職責(zé),大力推行工作責(zé)任制度,結(jié)合各崗位工作實(shí)質(zhì),引導(dǎo)檔管人員做到對(duì)工作職責(zé)與內(nèi)容的全面掌握,也需通過可行的措施幫助檔管人員認(rèn)清崗位責(zé)任,為檔案管理工作順利進(jìn)行提供保障。
三、推進(jìn)檔案現(xiàn)代化管理
檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)需在人力、財(cái)力與技術(shù)的共同支撐下才能有序進(jìn)行,并發(fā)揮出信息化檔案管理工作開展價(jià)值。信息化轉(zhuǎn)型離不開人才的支持,因此,需組建一支專業(yè)性強(qiáng)、素質(zhì)高的檔管隊(duì)伍。各項(xiàng)管理工作均需設(shè)置專項(xiàng)人員進(jìn)行,確保管理質(zhì)量。在此期間,若應(yīng)工作需求而發(fā)生人事調(diào)動(dòng),頂崗人員也要在檔案管理部門內(nèi)部選取,嚴(yán)禁其他部門人員身兼數(shù)職。同時(shí),還需針對(duì)上崗人員開展崗前教育培訓(xùn),告知其工作要求及內(nèi)容,確保頂崗人員能夠肩負(fù)起檔案管理工作責(zé)任。也需加強(qiáng)在崗人員專業(yè)能力的培訓(xùn),注重現(xiàn)代化管理要點(diǎn)與方式的講解,促使離退休干部檔案管理工作模式得以全面優(yōu)化。其次,加大物力投入力度,加快檔管信息化建設(shè)步伐。引入信息化設(shè)備,包括軟硬件先進(jìn)的計(jì)算機(jī)、掃描筆等,助力檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型。同時(shí),還需升級(jí)檔案部門硬件設(shè)施,并利用信息技術(shù)搭建檔案管理信息化系統(tǒng),賦予系統(tǒng)多元化功能,做到各項(xiàng)檔管工作的全覆蓋,實(shí)現(xiàn)線下管理朝著線上作業(yè)的轉(zhuǎn)化,提高檔案調(diào)取、查看效率。最后,針對(duì)信息化管理制定相應(yīng)的規(guī)章制度,以此全過程約束、規(guī)范檔管人員工作行為,確保各項(xiàng)現(xiàn)代化管理設(shè)施操作正確、科學(xué),推動(dòng)離退休干部檔案管理工作朝著標(biāo)準(zhǔn)化、信息化、規(guī)范化的方向革新[2]。
四、拓展檔管系統(tǒng)功能
依托于信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)打造離退休干部檔案管理系統(tǒng),上傳各類基礎(chǔ)信息,如聯(lián)系電話、家庭住址、退休金等,確保系統(tǒng)完善性的同時(shí)將優(yōu)質(zhì)的管理服務(wù)提供給離退休干部。但為發(fā)揮系統(tǒng)運(yùn)行管理價(jià)值,就需設(shè)置多個(gè)模塊,賦予系統(tǒng)更多功能,尤其是干部信息庫,以此增強(qiáng)檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)專業(yè)化。系統(tǒng)功能模塊如下:(1)信息掌上查詢模塊。依托于信息技術(shù),打通干部系統(tǒng)信息庫與信息查詢模塊的連接窗口,為系統(tǒng)數(shù)據(jù)信息的查詢與調(diào)用提供便利,還可大幅提高信息查找效率。(2)基于干部信息庫,設(shè)置干部數(shù)字檔案查詢模塊。充分發(fā)揮出數(shù)字技術(shù)優(yōu)勢(shì),實(shí)現(xiàn)各類信息的及時(shí)存儲(chǔ)與備份,確保干部檔案信息安全。(3)打造干部測(cè)評(píng)數(shù)據(jù)庫。組織專業(yè)人員針對(duì)性地測(cè)評(píng)、分析檔管信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng),以此彰顯出系統(tǒng)智能化優(yōu)勢(shì)。與此同時(shí),還需結(jié)合測(cè)評(píng)結(jié)果積極落實(shí)數(shù)據(jù)庫的更新與完善工作,為檔管工作提供可靠、完整數(shù)據(jù)支撐。(4)搭建離退休干部信息導(dǎo)入、系統(tǒng)提醒模塊,確保功能模塊建設(shè)規(guī)范性,可起到實(shí)時(shí)更新離退休干部各類動(dòng)態(tài)化信息的作用,比如住址、聯(lián)系方式更換等,該模塊的運(yùn)作可提高信息錄入準(zhǔn)確性。(5)優(yōu)化檔案信息查詢程序。系統(tǒng)可以根據(jù)干部崗位職能、級(jí)別、退休時(shí)間進(jìn)行智能化分類,當(dāng)查詢檔案信息時(shí),只需輸入干部姓名便可做到各類信息的精準(zhǔn)掌握,并定位其位置,為工作人員其他相關(guān)信息的查詢提供便利,促使檔案管理工作效率大幅提高。
結(jié)束語:為保證離退休干部檔案管理工作持續(xù)推進(jìn),獲得預(yù)期管理效果,就需加大檔案管理工作形式的創(chuàng)新與優(yōu)化力度。制定相應(yīng)的管理制度與監(jiān)管機(jī)制,注重檔管人員專業(yè)性培訓(xùn),加強(qiáng)信息技術(shù)的運(yùn)用,針對(duì)檔案管理工作打造信息管理系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)管理工作精細(xì)化、現(xiàn)代化開展。
參考文獻(xiàn):
[1]曹杰.如何做好當(dāng)前離退休干部檔案管理工作[J].辦公室業(yè)務(wù),2020(01):99-100.
[2]林華,王志英,陳艷.提高離退休人員檔案信息管理科學(xué)化水平探討[J].企業(yè)科技與發(fā)展,2019(04):190-191.