施工企業(yè)項(xiàng)目部綜合辦公室管理標(biāo)準(zhǔn)化與精細(xì)化

姚行航

任何企業(yè)的穩(wěn)定運(yùn)轉(zhuǎn)，都需要其內(nèi)部各部門高效地配合，而作為承載著施工生產(chǎn)、經(jīng)營承攬與保障平安等諸多重任的施工企業(yè)內(nèi)部更應(yīng)做到協(xié)調(diào)統(tǒng)一。辦公室一直以來被視作企業(yè)的窗口，其不僅發(fā)揮著疏通上下，連接左右，協(xié)調(diào)外部的樞紐作用，更兼顧著文秘工作與后勤服務(wù)的職能。

一、向企業(yè)內(nèi)部注入活力

當(dāng)今正值改革發(fā)展之際，施工企業(yè)中辦公室職責(zé)已然愈發(fā)重要，在堅(jiān)定落實(shí)改革態(tài)度的同時，辦公室還要以新作為新?lián)?dāng)向企業(yè)內(nèi)部注入改革活力。而為確保緊跟社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展不掉隊(duì)，企業(yè)需要在自身管理中不遺余力地創(chuàng)新和改革行政管理手段與方法，如此才能在當(dāng)前愈發(fā)復(fù)雜的市場環(huán)境中牢固地占據(jù)一席之地。建筑行業(yè)若要實(shí)現(xiàn)深度調(diào)整變革，必須拿出壯士解腕的決心，在堅(jiān)韌不屈的改革意志驅(qū)導(dǎo)下，朝貼近當(dāng)下市場需求與滿足企業(yè)管理過程的現(xiàn)代化新需要方向不斷前行。

企業(yè)在市場中競爭意識與博弈水準(zhǔn)的進(jìn)步離不開辦公室行政管理能力與意識的提高，而辦公室在綜合行政管理地位的提升靠得是“等靠要”思想的轉(zhuǎn)變，及發(fā)展其自身主動性與自覺性。辦公室管理需要在嚴(yán)格落實(shí)管控職責(zé)基礎(chǔ)上，做到有序的壓力傳導(dǎo)與層層責(zé)任的壓實(shí)，認(rèn)真研究并解決其職責(zé)權(quán)限內(nèi)所存在的大小問題，嚴(yán)禁推諉扯皮與層層上報(bào)現(xiàn)象的出現(xiàn)。在年度工作總結(jié)中，辦公室要采取問題列項(xiàng)管理機(jī)制，嚴(yán)謹(jǐn)整理列出一年以來在各個管理環(huán)節(jié)所出現(xiàn)的各項(xiàng)大小問題。而企業(yè)辦公室的管理質(zhì)量提升之道就在這份問題清單中，唯有細(xì)致落實(shí)好，并予以完整解決，才能在真正意義上做到管理水平提升。辦公室業(yè)務(wù)水平穩(wěn)定提升也離不開各項(xiàng)目部辦公室業(yè)務(wù)的督查指導(dǎo)工作小組，工作組需在跟進(jìn)對辦公室行政管理問題清單中所列問題整改進(jìn)度的同時，時刻咨詢與指導(dǎo)辦公室進(jìn)行中的業(yè)務(wù)。

辦公室對于后方職能部門的改革推進(jìn)需要結(jié)合當(dāng)下實(shí)際情況，使其嚴(yán)格履行務(wù)實(shí)舉措，如限期辦結(jié)等，通過梳理機(jī)關(guān)各部門職責(zé)與工作界面，提高他們的工作服務(wù)意識與辦公效率，在規(guī)范管理的流程與行權(quán)履責(zé)方式后，縮短決策流程與簡化相關(guān)操作程序，以不違背事業(yè)部及企業(yè)相關(guān)規(guī)定為前提，全面提高決策與辦公效率。而作為企業(yè)行政管理的核心，辦公室在工作中需時刻秉持機(jī)關(guān)行政管理的中心職能，高效發(fā)揮組織與監(jiān)督功效，推動機(jī)關(guān)面向基層，發(fā)展其作風(fēng)建設(shè)重點(diǎn)，做到彎下腰子主動為人民群眾服務(wù)。而企業(yè)若要認(rèn)定“高新技術(shù)企業(yè)”，就需要辦公室在創(chuàng)新管理與創(chuàng)新技術(shù)方法方式的研究中投入十足精力，才能得到對企業(yè)管理創(chuàng)新有價值的成果。與此同時，要迅速提高辦公室行政管理水平，就必然需要加強(qiáng)轉(zhuǎn)化與應(yīng)用科研和創(chuàng)新成果，唯有成果真正意義在施工項(xiàng)目和現(xiàn)場管理中發(fā)揮作用，才能激發(fā)企業(yè)機(jī)關(guān)職能部門與眾多科研人員的創(chuàng)新熱情，為企業(yè)提供源源不斷的內(nèi)部動力。

二、企業(yè)黨風(fēng)廉政的強(qiáng)化

基于辦公室在企業(yè)行政管理上的核心地位，其所需黨風(fēng)廉政建設(shè)必須強(qiáng)化，在管理過程中嚴(yán)明政治紀(jì)律與規(guī)矩，并嚴(yán)格遵循組織紀(jì)律，而崗位人員也需有優(yōu)秀的政治素養(yǎng)，對于可能涉及的諸多企業(yè)機(jī)密、政治敏感事務(wù)和經(jīng)濟(jì)利益，加大職位干部違規(guī)違法問題的審查和問責(zé)力度，而督查與問責(zé)要不偏離“四種形態(tài)”。為同時確保業(yè)務(wù)發(fā)展與廉政建設(shè)同步，縱深推進(jìn)向基層延伸過程中要牢牢落實(shí)“兩個責(zé)任”，不定期開展對黨員干部進(jìn)行廉潔主題教育，以實(shí)際為基準(zhǔn)，高筑反腐鐵墻，做到知敬畏、存戒懼、守底線，持之以恒正風(fēng)肅紀(jì)。

企業(yè)辦公室人員必須忠誠、干凈、有擔(dān)當(dāng)、高素質(zhì)，這就需企業(yè)嚴(yán)格把控用人德才標(biāo)準(zhǔn)，完善干部考核機(jī)制，秉持公平公正公開三原則，拓開視野找尋人才。在促進(jìn)干部積極性方面，企業(yè)要完善各項(xiàng)激勵獎懲措施，并做到高效兌現(xiàn)，形成穩(wěn)固信任紐帶。在政治立場上，辦公室人員必須與黨保持高度一致，積極高效配合好黨組織的干群工作，發(fā)揮好群團(tuán)組織的橋梁功效。唯有群團(tuán)組織在安排、工作與行動上“有位”、“有為”、“有果”，企業(yè)的向心力和人員的幸福感才能快速提升。而對于職工的合法權(quán)益與切身利益，企業(yè)要切實(shí)維護(hù)，秉持以人為本，依法循規(guī)的不變準(zhǔn)則，對每一位在職人員予以尊重，對于處于困難中的職工主動伸出援助之手，為其排難解紛，針對施策，助力他們脫離困境。

三、管理的標(biāo)準(zhǔn)化與精細(xì)化

企業(yè)辦公室作為一種能夠保障企業(yè)穩(wěn)定運(yùn)行的組織機(jī)構(gòu)，其工作內(nèi)容較為復(fù)雜，對此為確保辦公室的辦公效率，需要對所管理的部門采取針對性與精細(xì)化方法，用以明確所管理部門的職責(zé)，梳理不同部門間的關(guān)系。當(dāng)下，企業(yè)辦公室行政管理時常出現(xiàn)管理效率低、管理人員道德素養(yǎng)弱、文檔存儲不規(guī)范等現(xiàn)象，而欲使這些狀況得到改善提高辦公室行政管理水平，企業(yè)必須從自身實(shí)際情況出發(fā)，采用針對性的分析與解決方法。而對于辦公室標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，需從采用標(biāo)準(zhǔn)化管理模式與精細(xì)化管理手段出發(fā)。

1.除運(yùn)用上級及行業(yè)所要求的標(biāo)準(zhǔn)化管理模式外，企業(yè)可進(jìn)一步拓寬視野。精細(xì)化與針對性升級管理，推廣在項(xiàng)目部辦公室中打磨得較為完善的樣板，對人員定期組織學(xué)習(xí)與現(xiàn)場培訓(xùn)。管理人員只有在不斷地基層實(shí)踐行動中才能將所學(xué)的理論知識充分運(yùn)用于現(xiàn)場管理，在不停地躬行規(guī)范、現(xiàn)場體驗(yàn)與監(jiān)督指導(dǎo)過程中所總結(jié)出來的得失，有助于他們提高業(yè)務(wù)水平。

2.在項(xiàng)目現(xiàn)場管理過程中，辦公室的綜合管理是關(guān)鍵。為保證項(xiàng)目所帶來的企業(yè)經(jīng)營要素與成果的長久發(fā)展和穩(wěn)定，保證辦公室綜合管理能力的高水平至關(guān)重要。企業(yè)項(xiàng)目部和諧穩(wěn)定的背后，是辦公室綜合管理智慧的體現(xiàn)，唯有科學(xué)、標(biāo)準(zhǔn)與精細(xì)化的管理，并建設(shè)出囊括整個項(xiàng)目全生命周期的履約監(jiān)管體系和完善的項(xiàng)目管理的前、中、后期管控，才能一舉根治存在于管理中的沉疴宿疾，使管理水準(zhǔn)再上一個臺階。

3.辦公室行政工作的指導(dǎo)與管控需在企業(yè)項(xiàng)目經(jīng)營過程中抓取。前期辦公室行政工作應(yīng)基于策劃的施展進(jìn)度，配合項(xiàng)目管理的實(shí)際情況進(jìn)行指導(dǎo)，并根據(jù)項(xiàng)目管理工作帶來的成效進(jìn)行中期評價和管理分析，發(fā)現(xiàn)問題立即糾正，將辦公室所具備的管理能力充分高效發(fā)揮。為進(jìn)一步提高企業(yè)問題的發(fā)現(xiàn)與解決能力，辦公室需在諸如黨群、安全、經(jīng)營等眾多業(yè)務(wù)體系的一同合力下，采取諸如生產(chǎn)經(jīng)營會、業(yè)務(wù)檢查等手段，運(yùn)用由點(diǎn)即面，多線程的管理指導(dǎo)，把項(xiàng)目中發(fā)現(xiàn)到的問題匯集列成清單，由相關(guān)部門進(jìn)行實(shí)時追蹤核實(shí)，大力進(jìn)行問責(zé)與追責(zé)行動。同時，為切實(shí)保障農(nóng)民工的正當(dāng)權(quán)益，辦公室需與經(jīng)營管理部門一起督促分包商與農(nóng)民工勞務(wù)合同的簽訂，對農(nóng)民工以現(xiàn)場考勤管理與工資卡制度的嚴(yán)格貫徹，精準(zhǔn)執(zhí)行農(nóng)民工薪資的代發(fā)規(guī)定，重視其考核與薪資的復(fù)核工作，嚴(yán)厲懲戒任何形式的欠薪行為。企業(yè)項(xiàng)目部辦公室采取的精細(xì)化、法治化與規(guī)范化管理，有助于對實(shí)際項(xiàng)目中遇到的管理難題進(jìn)行科學(xué)性解決與預(yù)防。

四、辦公室溝通協(xié)調(diào)職能的發(fā)揮

作為領(lǐng)導(dǎo)們參與政務(wù)、處理事務(wù)或開展會議必備的溝通協(xié)調(diào)部門，辦公室有著一項(xiàng)關(guān)鍵職能——溝通。在當(dāng)今時代多元化市場多變的形勢下，企業(yè)給辦公室賦予了許多新任務(wù)，而欲要高效完成這些新任務(wù)，辦公室必須接受新思維與新方法。在企業(yè)實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的過程中缺少不了辦公室的輔助，辦公室所利用的公共關(guān)系管理的綜合能力，在一定程度上為企業(yè)決策者的決策提供了輔助支持。作為疏通上下、橫貫左右、連接各方保障企業(yè)正常運(yùn)轉(zhuǎn)的服務(wù)性中心，辦公室不僅要協(xié)調(diào)各部門與上下屬之間的關(guān)系，還需要調(diào)和本單位與外單位之間的關(guān)系，工作內(nèi)容囊括人、財(cái)、物等各個方面，具備不小的辦公難度。為使企業(yè)各部門的作用得到更充分發(fā)揮，工作室在協(xié)調(diào)各部門時需在了解領(lǐng)導(dǎo)的意圖前提下，悉心聽取協(xié)調(diào)對象的意見，秉持“兼聽則明”的工作理念，貫徹調(diào)和工作原則，并熟練運(yùn)用調(diào)和工作技巧。辦公室作為企業(yè)內(nèi)外的樞紐，具備信息溝通與關(guān)系協(xié)調(diào)等多種紐帶能力，其通過協(xié)調(diào)工作使企業(yè)內(nèi)外關(guān)系清晰，創(chuàng)造融洽的工作氛圍，為培養(yǎng)出優(yōu)秀團(tuán)隊(duì)打上了夯實(shí)基礎(chǔ)。而對于辦公室工作的質(zhì)量與能力水準(zhǔn)的評估，協(xié)調(diào)工作的效果占有大比重。

對于企業(yè)決策者而言，由于通常需要獨(dú)自管理多項(xiàng)工作，不免因自身經(jīng)驗(yàn)、專項(xiàng)知識與實(shí)踐范圍等多種因素的局限而造成決策正確性的偏失，對此，辦公室人員的重要性就體現(xiàn)而出。在社會飛速發(fā)展的今天，日新月異的客觀形勢下，欲要準(zhǔn)確抓住稍縱即逝的機(jī)遇，對重大問題給予科學(xué)的抉擇，企業(yè)決策者必須依靠具備高素質(zhì)、高水平的辦公室人員團(tuán)體輔助。而作為領(lǐng)導(dǎo)的智囊團(tuán)，辦公室的工作必然秉持先領(lǐng)導(dǎo)憂而憂的理念，對于工作要點(diǎn)了熟于心，及領(lǐng)導(dǎo)意圖的洞察性，是對辦公室人員能力的基本要求。辦公室人員唯有在實(shí)踐中將自身知識充分理解，在基層中不斷磨練，將企業(yè)員工狀況與意見及時領(lǐng)導(dǎo)反饋，為領(lǐng)導(dǎo)決策輔以關(guān)鍵性參考意見，辦公室才能稱得上真正意義上的左膀右臂。

五、辦公室的服務(wù)水平與會議管理

會議作為一種用以議事、溝通與決策優(yōu)化的形式，在辦公室的職能中占據(jù)著重要比重。針對會議的準(zhǔn)備工作細(xì)節(jié)較為繁多瑣碎等特點(diǎn)，辦公室稍有不慎就會出現(xiàn)細(xì)節(jié)遺漏，從而造成不良影響，甚至釀成難以彌補(bǔ)的后果，但與之相對，一個會議的高效、有序進(jìn)行，同時也是向干部群眾與領(lǐng)導(dǎo)們展現(xiàn)企業(yè)辦公室工作能力具備高水平的最直接窗口。在各項(xiàng)管理工作中，會議無疑是最核心的一個組成部分，作為主要籌備者角色的辦公室必須具備良好的突發(fā)事件處理能力與儲存會議相關(guān)文檔的高效技巧，而在策劃、準(zhǔn)備議程和正式程序建立所耗費(fèi)的時間不能過久。由于考慮到開會形式具有耗費(fèi)大量時間與金錢的特點(diǎn)，企業(yè)需做到非必要盡量減少會議的召開，而對于所召開會議的內(nèi)容要做到簡明扼要，一針見血。

六、辦公室的業(yè)務(wù)檔案管理

作為辦公室日常管理工作的主要組成部分，檔案管理是企業(yè)行政辦公與活動經(jīng)營的必備組成要素，其在領(lǐng)導(dǎo)處理事務(wù)性工作中起到協(xié)助與參謀功能。文書檔案一般是記錄一個社會組織所進(jìn)行的各項(xiàng)管理進(jìn)程，普遍由已經(jīng)辦理完成但有一定保存價值文件組成。而辦公室作為幾乎所有單位都存在的重要組成部分，文書檔案的管理也被其職能所包含，與日常業(yè)務(wù)、傳輸信息和溝通協(xié)調(diào)職能相同，檔案文書的管理好壞也是辦公室管理水平高低的體現(xiàn)。一個機(jī)構(gòu)、一個企業(yè)若要穩(wěn)定長期發(fā)展，對于辦公室人員的文書管理能力就必須予以重視與進(jìn)行培養(yǎng)，如此才能保障辦公室文書管理工作高水平。由于企業(yè)的自身專業(yè)特殊性，其檔案管理工作一般具有較強(qiáng)專業(yè)性。作為事業(yè)單位的核心組成，辦公室對于文書檔案的管理和單位內(nèi)部穩(wěn)定與高效運(yùn)行有著密切聯(lián)系，甚至直接影響到了所處事業(yè)單位的未來長久發(fā)展，企業(yè)處于當(dāng)今多元化新型經(jīng)濟(jì)環(huán)境之下，辦公室的檔案工作需得到高度重視，用以保障企業(yè)內(nèi)部積極性和檔案管理思路的不斷創(chuàng)新。當(dāng)下日常工作中，企業(yè)需保存的檔案種類日益繁多，諸如文書、大事、榮譽(yù)和科技等，對辦公室的收集、整理、鑒別、保存、統(tǒng)計(jì)和運(yùn)用等工作能力均有考驗(yàn)，而對信息化社會下，不可避免產(chǎn)生的音頻、視頻、電子檔案，辦公室也需妥善保存，為企業(yè)充分發(fā)揮檔案價值，履行高效為企業(yè)服務(wù)職能。

七、結(jié)語

欲要做好企業(yè)項(xiàng)目部辦公室行政管理的工作，辦公室人員必須清晰認(rèn)識到辦公室行政管理和服務(wù)中所要求的各項(xiàng)職能明細(xì)，并對職能熟練施展，諸如協(xié)調(diào)溝通、會議準(zhǔn)備、傳遞信息等。在建立科學(xué)化管理體系后，嚴(yán)格規(guī)范辦公室行政管理與服務(wù)過程中所需用到的方式方法，對服務(wù)與管理能力提升不懈追求，精益求精，唯有如此，才能輔助好領(lǐng)導(dǎo)，贏得重視與支持;才能將行政管理工作越做越好，不負(fù)企業(yè)予以的重任。

（作者單位：中交四航局第二工程有限公司）