提高辦公室檔案管理工作效率的思考

陳晨

摘?要：國家社會經(jīng)濟(jì)不斷進(jìn)步，事業(yè)單位辦公室檔案管理的重要性更加凸顯出來，堅(jiān)持一定的原則，正視存在的不足，積極采取措施提高辦公室檔案管理工作效率是新時(shí)期事業(yè)單位改革必須重視的工作，文章將簡要分析。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;辦公室檔案管理;原則;效率

檔案管理是事業(yè)單位管理工作中的重要內(nèi)容之一，高效優(yōu)質(zhì)的檔案管理工作對事業(yè)單位總結(jié)過去，記錄現(xiàn)在，制定未來發(fā)展規(guī)劃，調(diào)整工作方向具有重要作用，必須加強(qiáng)新時(shí)期事業(yè)單位辦公室的檔案管理，促進(jìn)事業(yè)單位的高質(zhì)量發(fā)展。

一、事業(yè)單位辦公室檔案管理的要求

事業(yè)單位辦公室檔案管理是一項(xiàng)極其重要的工作，具有一定的管理要求，應(yīng)在管理要求下開展檔案的管理工作，才能達(dá)到良好的管理效果。①真實(shí)準(zhǔn)確。事業(yè)單位辦公室檔案是事業(yè)單位各項(xiàng)活動的真實(shí)記錄，所以，檔案信息必須準(zhǔn)確、真實(shí)，不可隨意更改相關(guān)數(shù)據(jù)，不可隨意丟棄相關(guān)憑證，不可隨意添加主觀評價(jià)，必須真實(shí)完整的保存原始資料、憑證，反映單位最真實(shí)的情況;②科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)。檔案管理是一項(xiàng)科學(xué)性工作，當(dāng)今時(shí)代，檔案資料形式多樣化，檔案內(nèi)容豐富，檔案信息收集、整理、編目、歸檔、存儲、調(diào)用的全過程中，必須科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)，注重細(xì)節(jié)，認(rèn)真記錄與分析，提升管理水平;③安全。檔案是單位的重要資產(chǎn)，很多檔案內(nèi)容涉密，必須保障信息安全，做好對檔案管理者保密教育以及電子檔案的加密工作;④與時(shí)俱進(jìn)。事業(yè)單位檔案管理是關(guān)系到單位的各個(gè)部門、各個(gè)人的，檔案資源不是被動接收的，有時(shí)候要檔案管理人員主動搜集，所以，管理人員和各個(gè)部門的溝通、協(xié)調(diào)就十分重要，必須團(tuán)結(jié)協(xié)作，及時(shí)更細(xì)和補(bǔ)充信息，實(shí)現(xiàn)檔案的動態(tài)管理。

二、當(dāng)前事業(yè)單位辦公室檔案管理存在不足

近年來，我國事業(yè)單位改革不斷推進(jìn)，但相關(guān)內(nèi)的事業(yè)單位辦公室檔案管理工作卻相對滯后，存在不少問題，影響了事業(yè)單位的檔案管理，應(yīng)予以重視。

1、檔案管理意識薄弱

事業(yè)單位辦公室檔案是事業(yè)單位資源的重要組成部分，對事業(yè)單位的發(fā)展具有重要意義，但是，很多事業(yè)單位和辦公室的管理人員并沒有充分意識到檔案管理的重要性，管理意識薄弱，沒有為辦公室檔案管理建立相應(yīng)的管理制度、配備足夠的資金、人員、設(shè)備等，導(dǎo)致辦公室檔案管理混亂、無序，出現(xiàn)很多錯漏損，影響了檔案管理的質(zhì)量。

2、檔案管理制度不完善

事業(yè)單位辦公室檔案管理是一項(xiàng)復(fù)雜的工作，涉及單位的方方面面，應(yīng)有一定的制度作為檔案資料的收集、整理、存儲、調(diào)用、歸檔等程序，保障檔案信息的完整、規(guī)范、準(zhǔn)確、全面，但是當(dāng)前很多事業(yè)單位辦公室的檔案管理并沒有相應(yīng)的制度，很多檔案管理工作不規(guī)范、不科學(xué)，在檔案資料收集整理、歸檔，安全保管，查借閱利用方面存在問題，影響了檔案的管理質(zhì)量。

3、檔案管理方法落后，信息化建設(shè)不足

二十一世紀(jì)，科學(xué)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展飛速進(jìn)步，電子辦公已成基本趨勢，事業(yè)單位的信息化辦公也迅速發(fā)展，檔案的形式，除了以往的紙質(zhì)材料，還包括大量的圖片、音頻、視頻、電子文檔等多種形式，但很多事業(yè)單位辦公室的檔案管理并沒有跟上時(shí)代的發(fā)展，管理方式落后，沒有建立起現(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)和管理手段，影響了檔案管理質(zhì)量。

4、檔案管理人才綜合素質(zhì)有待提高

事業(yè)單位辦公室的檔案管理，專業(yè)人才缺乏且人員不穩(wěn)定是影響管理質(zhì)量的普遍現(xiàn)象。一方面，單位不重視檔案管理工作，檔案管理人員是兼職，并不具備專業(yè)的檔案管理能力，檔案管理不規(guī)范，不嚴(yán)謹(jǐn)，一方面，一些辦公室檔案管理人員思想落后，管理手段不足，缺乏現(xiàn)代化辦公、計(jì)算機(jī)操作能力，還有，一些檔案管理人員職業(yè)道德水平有待提高，缺乏保密意識，工作粗心大意，不認(rèn)真，對單位職能職責(zé)不清楚，檔案材料收集鑒定存在問題，影響了檔案管理的質(zhì)量。

三、提高辦公室檔案管理效率的有效策略

1、重視辦公室檔案管理

事業(yè)單位檔案是事業(yè)單位的無形資產(chǎn)，是事業(yè)單位在各項(xiàng)社會活動中直接形成的各種形式的具有保存價(jià)值的原始記錄，包括人事檔案、公務(wù)活動檔案、教育教學(xué)檔案等等，十分繁雜，是事業(yè)單位發(fā)展歷史、發(fā)展過程的真實(shí)記錄，囊括了事業(yè)單位的方方面面，是事業(yè)單位檔案信息利用，制定發(fā)展規(guī)劃，做出發(fā)展決策等的重要依據(jù)，影響著事業(yè)單位的長遠(yuǎn)、有序發(fā)展，意義重大。事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理人員必須清楚的認(rèn)識到檔案的重要性，為辦公室檔案管理制定完善的管理制度、管理規(guī)范，提供一定的資金、設(shè)備，加強(qiáng)人才引進(jìn)，保障辦公室檔案管理工作的持續(xù)正常開展。

2、建立健全檔案管理制度

事業(yè)單位辦公室的檔案管理，必須在意識建設(shè)的基礎(chǔ)上落實(shí)到行動上，通過強(qiáng)有力的制度，保障和規(guī)范檔案管理的全過程。首先，應(yīng)建立完善檔案資料收集整理歸檔安全保管利用等制度，確保檔案資料收集齊全完整，分類鑒定準(zhǔn)確，保管安全，提供利用迅速。同時(shí)應(yīng)建立嚴(yán)格的信息保密制度，嚴(yán)禁檔案信息泄露，嚴(yán)禁檔案隨意擺放、隨意借閱，嚴(yán)格檔案借閱的權(quán)限管理，必須做好借閱登記，按時(shí)歸還。其次，應(yīng)建立完善的辦公室檔案日常管理制度，及時(shí)進(jìn)行信息的更新，新檔案的入庫，和其他部門加強(qiáng)聯(lián)系，使其積極主動上交相關(guān)資料便于檔案管理人員及時(shí)編制檔案入庫指引，并保障相關(guān)保管資料、憑證齊全，合格;應(yīng)制定完善的檔案人員聘用、考核制度，并保持長期相對穩(wěn)定，做好檔案管理的人才保障。

3、創(chuàng)新管理方式，加強(qiáng)檔案信息化管理

當(dāng)今時(shí)代，新興科技和高速網(wǎng)絡(luò)正深刻變革著社會的生產(chǎn)生活方式、人類的思考方式，事業(yè)單位辦公中，電子辦公也已經(jīng)十分普遍，檔案形式多種多樣，尤其是電子檔案的產(chǎn)生，不僅豐富了檔案的類型，擴(kuò)展了檔案存儲的空間，延長了檔案存儲壽命，也讓檔案的調(diào)用、信息共享更為便捷，所以，信息化檔案勢在必行，事業(yè)單位辦公室也必須加強(qiáng)檔案的信息化建設(shè)，采用先進(jìn)的現(xiàn)代化管理設(shè)備、系統(tǒng)進(jìn)行檔案的管理，提高檔案管理的質(zhì)量和效率。

4、提高檔案管理人員綜合素質(zhì)

事業(yè)單位檔案管理中，人才是檔案管理的直接操作者，高素質(zhì)人才是檔案管理水平提升的基本保證，必須加強(qiáng)人才保障。首先，應(yīng)建立完善的檔案管理人員聘用、考核制度，選擇具有一定學(xué)歷、專業(yè)背景、計(jì)算機(jī)檔案處理能力的專業(yè)人才;然后，應(yīng)建立完善的辦公室檔案管理考核制度，實(shí)行責(zé)任制，將管理質(zhì)量、管理水平和績效考核相掛鉤，通過制度促使管理人員積極提升自身能力，做好自身負(fù)責(zé)的工作;最后，應(yīng)加強(qiáng)對檔案管理人員的職業(yè)技能和職業(yè)道德培訓(xùn)。檔案管理工作是動態(tài)性工作，隨著社會的發(fā)展而發(fā)展，隨著事業(yè)單位的發(fā)展變化而發(fā)展變化，傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為中心的管理方式已不適應(yīng)現(xiàn)代社會的需求，加強(qiáng)管理人員的職業(yè)技能培訓(xùn)，快速提升其管理水平十分必要。檔案管理人員的工作狀態(tài)、職業(yè)理念對檔案管理也具有重要影響，加強(qiáng)職業(yè)道德培訓(xùn)，增強(qiáng)愛崗敬業(yè)意識，培養(yǎng)其創(chuàng)新思維，強(qiáng)化其認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度對管理人員認(rèn)真履行個(gè)人職責(zé)，提高管理效率十分重要。

四、結(jié)束語

事業(yè)單位辦公室檔案信息管理十分重要，應(yīng)達(dá)到準(zhǔn)確全面、科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)、安全、與時(shí)俱進(jìn)的要求，應(yīng)加強(qiáng)檔案意識建設(shè)、制度建設(shè)，創(chuàng)新管理手段，加強(qiáng)人才培養(yǎng)，保障檔案管理工作效率的提高。

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