企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)路徑探析

韋海波

摘?要：我國(guó)近些年來(lái)的數(shù)字化發(fā)展尤為的迅速，如今已經(jīng)在各行業(yè)、企業(yè)中得到了非常廣泛的應(yīng)用。管理工作是每一個(gè)企業(yè)單位都需要進(jìn)行的一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，其中檔案管理工作是其中的一項(xiàng)非?；A(chǔ)的工作，其主要是對(duì)企業(yè)單位內(nèi)所有的工作人員、工作文件等進(jìn)行管理，數(shù)據(jù)量非常的龐大。在沒(méi)有數(shù)字化的使用下，對(duì)這些檔案進(jìn)行管理是非常復(fù)雜的一件事情，其查找速度非常慢。然而在數(shù)字化的技術(shù)普及后，企業(yè)單位的檔案管理工作的效率就得到了非常巨大的提升。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化;企業(yè);檔案管理

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，我國(guó)的科學(xué)技術(shù)得到了很大的提升與進(jìn)步，尤其是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)方面的技術(shù)發(fā)展的尤為迅速。數(shù)字化技術(shù)是如今網(wǎng)絡(luò)技術(shù)中的熱門技術(shù)，通過(guò)對(duì)數(shù)字化的研究和使用，讓我國(guó)的各行業(yè)、企業(yè)的發(fā)展都發(fā)生了很大的變化。

1 數(shù)字化對(duì)檔案管理工作帶來(lái)的挑戰(zhàn)

無(wú)論是何種企業(yè)、行業(yè)，想要獲得健全、快速的發(fā)展，就需要首先把自身的基層管理工作做好。而檔案管理工作是任何一個(gè)企業(yè)都需要進(jìn)行處理的基層管理工作，對(duì)一個(gè)企業(yè)的正常運(yùn)行有巨大的推動(dòng)作用?，F(xiàn)在我國(guó)的所有企業(yè)都需要人力資源，小型的企業(yè)可能需要管理十幾到幾十人，而大型的企業(yè)甚至要管理上千上萬(wàn)人，企業(yè)都要有其個(gè)人的信息資料，這樣才能在以后的工作中對(duì)其進(jìn)行調(diào)度和任用，所以可想而知，企業(yè)內(nèi)的人員信息檔案是非常龐大的，并且除了其個(gè)人信息的檔案以外，還存在這許多工作方面的數(shù)據(jù)文件以及檔案，這是一個(gè)非常巨大的信息量，而要是通過(guò)單一的紙質(zhì)管理的方式對(duì)其進(jìn)行管理，那么管理效率就會(huì)隨著這些檔案數(shù)量的增加而降低。

而如今隨著數(shù)字化技術(shù)在各個(gè)企業(yè)中的應(yīng)用，對(duì)這些企業(yè)的檔案管理方式造成了非常大的沖擊。數(shù)字化技術(shù)就是基于龐大的數(shù)據(jù)信息來(lái)進(jìn)行相關(guān)處理的一種信息技術(shù)，通過(guò)把企業(yè)內(nèi)的所有檔案數(shù)據(jù)信息化，讓其實(shí)現(xiàn)從紙質(zhì)管理到信息管理的轉(zhuǎn)變，并且因?yàn)橥ㄟ^(guò)數(shù)字化技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行管理是與傳統(tǒng)人工管理大不相同的一種方式，所以在對(duì)這些企業(yè)的檔案進(jìn)行管理的時(shí)候，就需要應(yīng)用到與數(shù)字化有關(guān)的管理技術(shù)，而這就為企業(yè)的檔案管理帶來(lái)了較大的挑戰(zhàn)，因?yàn)榕c數(shù)字化相關(guān)的管理技術(shù)非常的繁多，任何企業(yè)想要對(duì)其進(jìn)行管理和使用，都要進(jìn)行巨大的投入以及長(zhǎng)時(shí)間的研究。當(dāng)然，如果能夠把數(shù)字化技術(shù)在企業(yè)檔案管理中得以合理的使用，那么其管理效率將會(huì)得到質(zhì)的提升。

2 數(shù)字化背景下企業(yè)檔案管理策略

2.1 在數(shù)字化時(shí)代，檔案管理要做到共享

在以往的企業(yè)檔案管理中，大多數(shù)的檔案都是分開(kāi)進(jìn)行管理的，因?yàn)橛械臋n案會(huì)牽扯到個(gè)人信息的隱秘性以及企業(yè)的秘密文件，所以很多檔案都是分別進(jìn)行存儲(chǔ)、管理。而有些檔案又必須要向社會(huì)公開(kāi)，以此來(lái)承擔(dān)起社會(huì)責(zé)任，包括一些生產(chǎn)資料、生產(chǎn)流程、生產(chǎn)工作的相關(guān)負(fù)責(zé)人以及相關(guān)工作人員等信息都需要對(duì)公眾進(jìn)行公開(kāi)公示。而又有一些文件是屬于企業(yè)的內(nèi)部私密文件，包括核心生產(chǎn)資料、技術(shù)、內(nèi)容以及核心生產(chǎn)人員的私人信息等等，都需要對(duì)外進(jìn)行保密，所以對(duì)于這兩種性質(zhì)的資料，就需要在企業(yè)內(nèi)進(jìn)行分別處理，也就是說(shuō)無(wú)法達(dá)到檔案的共享管理，無(wú)論是在人力還是在物力上都有所消耗。

然而這一問(wèn)題卻可以在數(shù)字化的運(yùn)用中得到非常好的處理，讓這些檔案信息化，讓其資料內(nèi)容從紙質(zhì)存儲(chǔ)方式轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)據(jù)存儲(chǔ)方式，這樣無(wú)論是在對(duì)檔案信息的公開(kāi)還是保密存儲(chǔ)，都非常的有效。因?yàn)樵谝酝臋n案信息不共享的狀態(tài)下，各企業(yè)要想進(jìn)行檔案信息的交流，過(guò)程就會(huì)非常的復(fù)雜繁瑣，效率非常低，在共享的過(guò)程中往往也會(huì)遇到檔案信息丟失、錯(cuò)亂等問(wèn)題，可以通過(guò)對(duì)數(shù)字化的利用，把這些檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行分級(jí)處理，然后在一些網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上進(jìn)行公開(kāi)公示，利用數(shù)字化以及網(wǎng)絡(luò)的便利性，讓其得到很好的共享，這樣一些企業(yè)在進(jìn)行信息采集的時(shí)候，就可以通過(guò)訪問(wèn)數(shù)據(jù)庫(kù)里面的檔案文件，通過(guò)自己的需求去進(jìn)行檢索，實(shí)現(xiàn)最大范圍的檔案資源共享以及進(jìn)一步的擴(kuò)散。其次，通過(guò)數(shù)字化的運(yùn)用，也可以讓一些不能夠?qū)ν夤_(kāi)的文件進(jìn)行很好的保密，通過(guò)對(duì)訪問(wèn)權(quán)限的設(shè)置，可以杜絕信息泄露的可能性。

2.2 拓展企業(yè)檔案的利用功能

如今隨著數(shù)字化功能在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用，讓檔案管理的功能得到了進(jìn)一步的提升與應(yīng)用，拓展了企業(yè)檔案的利用功能。因?yàn)樵谝酝髽I(yè)對(duì)檔案進(jìn)行管理的時(shí)候，大多都是通過(guò)人工服務(wù)來(lái)進(jìn)行檔案的查詢管理服務(wù)的，并且因?yàn)橐酝钠髽I(yè)檔案的存儲(chǔ)形式大多都是以紙質(zhì)方式的形式存儲(chǔ)的，對(duì)于這些檔案的存放，要對(duì)每一個(gè)檔案進(jìn)行相關(guān)的分類、編號(hào)，然后為其提供專門的存儲(chǔ)場(chǎng)所，人們要是相對(duì)某個(gè)檔案進(jìn)行查詢，就需要通過(guò)申請(qǐng)、選擇、審核、批準(zhǔn)、查詢等復(fù)雜冗長(zhǎng)的查詢過(guò)程，會(huì)在時(shí)間上進(jìn)行大量的浪費(fèi)。然而現(xiàn)在通過(guò)對(duì)數(shù)字化的應(yīng)用，可以通過(guò)在數(shù)據(jù)庫(kù)中輸入簡(jiǎn)單的檔案編號(hào)、名稱等信息就可以得到相應(yīng)的結(jié)果，所以在這方面能夠極大的提高企業(yè)檔案的利用功能，減少時(shí)間上的消耗與浪費(fèi)，提高企業(yè)的工作效率。

2.3 提高檔案管理信息化的安全性

以數(shù)字化形式進(jìn)行存儲(chǔ)的檔案信息，最大的優(yōu)點(diǎn)之一就是能夠得到很好地安全性。以往的企業(yè)檔案信息存儲(chǔ)，大多都是通過(guò)類似于檔案庫(kù)的方式進(jìn)行存儲(chǔ)，相關(guān)人員要是想進(jìn)檔案庫(kù)，就需要具備一定的訪問(wèn)權(quán)限以及手續(xù)，然后獲得使用這些檔案的權(quán)利，然而這些看似保險(xiǎn)，但是卻是很容易發(fā)生泄漏的，因?yàn)槠涠际窃诂F(xiàn)實(shí)中的保存手段，這些也都可以通過(guò)現(xiàn)實(shí)中的一些手段去繞過(guò)這些防備，從而得到檔案信息。但是在數(shù)字化的應(yīng)用下，人們可以通過(guò)對(duì)相關(guān)的數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行訪問(wèn)權(quán)限的設(shè)置以及管理員密碼登錄設(shè)置，來(lái)對(duì)沒(méi)有訪問(wèn)權(quán)限的查詢?nèi)藛T進(jìn)行隔離，并且如今技術(shù)發(fā)展非常發(fā)達(dá)，甚至可以通過(guò)添加生物識(shí)別系統(tǒng)，如指紋驗(yàn)證、人臉識(shí)別技術(shù)等方法來(lái)對(duì)其進(jìn)行驗(yàn)證。其次，企業(yè)要制定相關(guān)的檔案資料的應(yīng)用以及管理制度，然后讓檔案管理人員對(duì)所制定的檔案應(yīng)用管理制度進(jìn)行嚴(yán)格的遵守，根據(jù)所規(guī)定的工作流程以及手續(xù)來(lái)進(jìn)行辦公，以防工作中出現(xiàn)失誤。同時(shí)還需要讓檔案管理人員具備一定的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)安全防范意識(shí)，保證其工作環(huán)境的絕對(duì)安全性，以及遇到一些惡意網(wǎng)絡(luò)攻擊時(shí)能夠?qū)ζ溥M(jìn)行處理的應(yīng)急手段。

3結(jié)束語(yǔ)

在數(shù)字化的背景下對(duì)企業(yè)的檔案資料進(jìn)行管理，可以極大的增強(qiáng)其管理的科學(xué)性以及有效性。在對(duì)數(shù)字化技術(shù)進(jìn)行運(yùn)用時(shí)，要提高工作人員對(duì)數(shù)字化功能的了解，讓其自身具備一定的數(shù)字化運(yùn)用能力。其次要通過(guò)數(shù)字化來(lái)保證讓檔案管理做到共享，實(shí)現(xiàn)信息交流高效性。同時(shí)也需要提高檔案管理信息化的安全性以及利用功能的拓展。

參考文獻(xiàn)：

[1]馬曉婭.大數(shù)據(jù)技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用研究[J].時(shí)代經(jīng)貿(mào)，2019（01）：50- 51.

[2]陳偉華.大數(shù)據(jù)時(shí)代事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新思考[J].城建檔案，2019（03）：74- 75.