關(guān)于做好鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作的思考

劉敏

摘?要：在鄉(xiāng)鎮(zhèn)發(fā)展進程中，檔案如實記錄了鄉(xiāng)鎮(zhèn)經(jīng)濟發(fā)展與重大事項，其管理工作是農(nóng)村經(jīng)濟建設(shè)的重點。隨著鄉(xiāng)鎮(zhèn)建設(shè)進程的加快，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作的要求日益嚴格，怎樣提高檔案管理效率與質(zhì)量，促使鄉(xiāng)鎮(zhèn)經(jīng)濟可持續(xù)健康發(fā)展，是現(xiàn)階段鄉(xiāng)村檔案管理重點探究的問題。對此，本研究作者結(jié)合自身多年管理經(jīng)驗，針對如何做好鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作提出了自己的幾點拙見，僅供參考。

關(guān)鍵詞：鄉(xiāng)鎮(zhèn);檔案管理;鄉(xiāng)鎮(zhèn)經(jīng)濟

2020 年再一次修訂了《檔案法》、《鄉(xiāng)村檔案管理試行辦法》，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理人員應(yīng)認真學習這些檔案工作剛要，深層次體會重塑體制、依法管檔的“內(nèi)涵”，有力促進檔案事業(yè)發(fā)展[1]。但是，目前有的鄉(xiāng)鎮(zhèn)因思想認識、專業(yè)隊伍和硬件設(shè)施等方面的不足，檔案管理質(zhì)量差強人意，嚴重影響了檔案信息化、科學化、法治化發(fā)展速度，這亟需我們轉(zhuǎn)變思維，建立人才梯隊，從源頭上抓好、抓牢鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作，為社會大眾提供高水準服務(wù)。

一、做好宣傳教育工作

新形勢下，為了能夠加強鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案檔案管理工作的效果，應(yīng)注重加強相關(guān)人員的工作意識，讓其對自身工作的重要性有一深刻認識[2]。第一，積極宣傳與檔案管理存在聯(lián)系的各類法律法規(guī)，并有效貫徹執(zhí)行，確保各項制度能夠順利的落實，立足于協(xié)調(diào)配合的方式，促進檔案管理工作效率的提高;第二，領(lǐng)導(dǎo)層需要給予檔案更多的關(guān)注，重視對各類行政檔案管理以及批復(fù)，并安排專人負責管理，確保管理工作能夠在良好工作環(huán)境中進行。

二、優(yōu)化檔案管理工作條件

檔案管理工作條件是否良好直接關(guān)系到檔案管理工作的開展與質(zhì)量[3]?；诖?，優(yōu)化檔案管理工作條件也十分重要。鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府要不斷加大對檔案管理工作的經(jīng)費投入，檔案管理部門則需要基于檔案管理需求和要求，利用檔案經(jīng)費，構(gòu)建專用的檔案庫房、辦公用房、基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施（計算機、打印機、消防設(shè)備、掃描儀）等。在良好的檔案管理條件下，可以更好地促進檔案管理工作的有序有效開展。信息化管理是當前檔案管理發(fā)展的必然趨勢，所以優(yōu)化檔案管理的信息化條件十分重要。對此，檔案管理部門應(yīng)該加強對計算機技術(shù)、信息技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，以此來構(gòu)建信息化檔案管理平臺，利用該平臺可以實現(xiàn)檔案的自動化、信息化、高效化收集、分類、整理、儲存。這相比傳統(tǒng)檔案管理工作而言，整體質(zhì)量和效率都可以得到提高。

三、健全檔案管理機制

（一）規(guī)范日常業(yè)務(wù)

巧妙地把檔案專業(yè)學習知識滲透到日常業(yè)務(wù)中，基于階段性任務(wù)，對檔案工作運行制度進行重點規(guī)范，量化鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理人員每日、每周、每月完成工作情況，對具體內(nèi)容、標準、方法與時限進行明確，采取上級“統(tǒng)”的方式，對檔案工作執(zhí)行情況進行督促，避免出現(xiàn)遺漏、濫竽充數(shù)的情況。

（二）嵌入保密工作

在保密檢查中添加檔案要素，開展互補式檢查活動，有效改善鄉(xiāng)鎮(zhèn)重“保密”、輕“檔案”的情況，真正做到“前端”抓好保密，“末端”管好檔案[4]。鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府建立聯(lián)絡(luò)負責機制，對全宗檔案歸檔范圍及保管期限進行細化，積極規(guī)范關(guān)鍵性環(huán)節(jié)與流程，切實做到能夠隨收隨整、同步編目、及時移交。

（三）加強痕跡管理

鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理應(yīng)如實記錄，逐份登記，并在文件資料封面標注清楚文件責任人、整理人、歸檔人等信息，實時建立問題臺賬，并及時移交上級檔案管理部門，真正做到及時收集、有效保管與利用檔案資料。

四、引入先進的技術(shù)手段

鄉(xiāng)鎮(zhèn)領(lǐng)導(dǎo)可將現(xiàn)階段的部分信息化手段給聯(lián)系起來，鑒于檔案工作的特殊性質(zhì)，把必要的工作軟件引入，積極構(gòu)建新型的管理模式，盡最大努力促使檔案工作朝著一體化、數(shù)字化的方向發(fā)展;與此同時，還需對現(xiàn)代化的技術(shù)內(nèi)容予以采用，借以統(tǒng)籌、整理單位內(nèi)部檔案材料，選擇固定時間對相關(guān)的數(shù)據(jù)信息進行歸納，從而提供科學的參考給單位領(lǐng)導(dǎo)，便于其做出科學決策。就鄉(xiāng)鎮(zhèn)來說，其檔案類型主要分為兩類，分別是電子和紙質(zhì)，而其中紙質(zhì)檔案被泄露和偽造的幾率較大，但電子檔案卻需要在這方面做進一步加強，因此如果想保存好電子檔案，管理人員可試著采取將密碼更換掉又或是輪換人員、加密數(shù)據(jù)的方式來促進安全性的提升。不可否認，借助現(xiàn)代化、信息化的改革可很好的統(tǒng)一單位內(nèi)部的各項工作，使各部門之間的溝通、聯(lián)系更加緊密。比如，利用EHR系統(tǒng)，可在線完成績效考核，并將各方的評定結(jié)果聯(lián)系起來對考核結(jié)果自動做出計算，也可以智能化的分析、比對考核結(jié)果，將其在檔案管理的內(nèi)容中充分體現(xiàn)，如此也便于單位領(lǐng)導(dǎo)更好的做好人事管理工作。即設(shè)定員工自助平臺，讓員工自行查詢個人績效成績，利用系統(tǒng)做出反饋有助于增強整個人事考核結(jié)果的公平性。

五、提高檔案管理人員專業(yè)性

就鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案而言，主要記錄了鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府的各項工作，因而應(yīng)加強管理檔案，換言之，鄉(xiāng)鎮(zhèn)各項工作開展得順利與否很大程度上取決于案管理工作做得到位與否[5]。所以，各鄉(xiāng)鎮(zhèn)應(yīng)對相關(guān)工作人員進行全面的審核，針對未上崗的員工，需要落實好培訓工作，并通過開會學習，或鼓勵其積極參與相關(guān)知識講座等方式，促進自身管理能力的提升。同時，鄉(xiāng)鎮(zhèn)可加強對人才的引進力度。另外，還有一點必須引起重視，即鄉(xiāng)鎮(zhèn)領(lǐng)導(dǎo)干部需要指導(dǎo)工作人員對各類現(xiàn)代化技術(shù)進行運用，要求他們在辦公過程中運用現(xiàn)代化辦公技術(shù)，了解新型檔案管理軟件，積極運用管理軟件以及OA系統(tǒng)，以確保檔案歸檔整理技術(shù)。同時還要在資料數(shù)據(jù)庫中上傳電子檔案，定期檢查電子檔案的實際狀況，一旦發(fā)現(xiàn)有記錄缺失的情況，應(yīng)第一時間予以補充。

對于整個檔案管理進程而言，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理是重點，檔案內(nèi)容比較繁雜，安全性、針對性要求較高，其檔案管理工作質(zhì)量很大程度上影響了鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作運行效果。對此，鄉(xiāng)鎮(zhèn)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)高度重視檔案管理工作，從檔案管理市場為切入點，探索分析檔案管理中的問題，積極引入新技術(shù)、新管理妮妮安，對檔案管理環(huán)境進行優(yōu)化，進一步增強鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理效果，有效保障鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作順利進行。

參考文獻

[1]張洋，殷春雪，朱佳煊.高質(zhì)量發(fā)展視域下鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作的阻礙與紓解[J].檔案天地，2021（12）：35—38.

[2]張洪娟.淺議鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關(guān)檔案管理中存在的問題及對策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020（19）：100—101.

[3]周亞麗.鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理存在的問題及對策研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020（15）：111-112.

[4]李欣欣.芻議鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作現(xiàn)狀及加強檔案管理工作[J].今日財富（中國知識產(chǎn)權(quán)），2020（03）：103-104.

[5]李曉丹.鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作的現(xiàn)狀及對策[J].蘭臺內(nèi)外，2019（30）：46.