婚姻登記檔案信息化管理探討

文/萊陽市民政局婚姻登記處 姜洪剛

近年來，我國大力推進(jìn)信息化，網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)了全面覆蓋，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)在各個(gè)領(lǐng)域都實(shí)現(xiàn)了廣泛應(yīng)用，信息化理念逐漸深入婚姻登記機(jī)關(guān)內(nèi)，在婚姻登記辦理、日常管理和婚姻登記檔案管理中發(fā)揮著良好的作用。為了確?；橐龅怯洐n案緊跟時(shí)代腳步，滿足社會(huì)發(fā)展需求，必須全面推進(jìn)婚姻登記檔案信息化管理體系的構(gòu)建，從多個(gè)領(lǐng)域強(qiáng)化婚姻登記機(jī)關(guān)的檔案管理水平，同時(shí)展現(xiàn)出數(shù)字化、智能化時(shí)代的優(yōu)勢(shì)，降低以往婚姻登記檔案登記和管理的工作量，提高婚姻登記檔案管理和檢索效率，保障婚姻登記檔案的準(zhǔn)確率，充分發(fā)揮婚姻登記檔案的作用和價(jià)值，促進(jìn)婚姻登記機(jī)關(guān)工作水平全面提升。

一、婚姻登記檔案管理工作的特點(diǎn)

（一）婚姻登記當(dāng)事人具備特殊性。對(duì)于婚姻登記檔案而言，主要是在當(dāng)事人前往婚姻登記機(jī)關(guān)辦理婚姻登記時(shí)，相關(guān)工作人員對(duì)當(dāng)事人雙方的婚姻登記狀態(tài)進(jìn)行建檔，并且在整個(gè)婚姻登記辦理過程通過檔案來記錄，婚姻登記檔案的當(dāng)事人包括登記人男女雙方，并不只是單純的個(gè)人主體，同時(shí)也要確保二者都處于婚姻關(guān)系，或者二者正處于離婚關(guān)系?；诖?，這樣就可以實(shí)現(xiàn)婚姻登記相關(guān)事宜的辦理工作。對(duì)于婚姻登記檔案來說，無論是當(dāng)事人資料或是機(jī)構(gòu)自身產(chǎn)生的資料，都只是呈現(xiàn)出兩個(gè)人的婚姻狀態(tài)關(guān)系。因此，婚姻登記檔案相比于其他檔案類型存在著一定的特殊性，在建檔目標(biāo)上較為特殊，建檔當(dāng)事人必須是雙方，單一個(gè)體無法形成婚姻登記檔案。

（二）婚姻登記內(nèi)容具備廣泛性?；谖覈?dāng)前的合法公民婚姻的狀態(tài)和形式來說，都需要經(jīng)過婚姻登記有關(guān)部門依法進(jìn)行婚姻關(guān)系登記和辦理，其中包括結(jié)婚辦理與離婚辦理。我國合法公民的婚姻關(guān)系都必須經(jīng)過婚姻登記機(jī)關(guān)依照相應(yīng)的法律程序來確立以及維護(hù)，而在具體工作中，婚姻登記檔案起到了良好的憑證作用?；橐龅怯洐n案的具體內(nèi)容是開放的，因此，婚姻登記檔案的管理內(nèi)容較多，而相比于其他檔案來說，婚姻登記檔案涉及范圍也比較廣，這也為婚姻登記檔案管理工作帶來了巨大的難度，導(dǎo)致婚姻登記檔案管理工作變得越來越復(fù)雜。

二、傳統(tǒng)婚姻登記檔案管理存在的問題

（一）婚姻檔案資料保存不當(dāng)。在婚姻檔案管理工作中，以往的婚姻登記機(jī)關(guān)大都采用傳統(tǒng)的婚姻登記檔案記錄和保管，但是經(jīng)常出現(xiàn)婚姻登記檔案丟失或者損壞的現(xiàn)象，而且以往的婚姻登記檔案管理中檔案都是唯一的，很少有復(fù)制本，這為婚姻登記機(jī)關(guān)的檔案管理工作帶來了巨大的難度，同時(shí)也造成重大的資料損失。我國傳統(tǒng)婚姻登記機(jī)構(gòu)改革前，采用傳統(tǒng)的檔案管理體制，所有的婚姻登記檔案管理工作仍舊由各地鄉(xiāng)鎮(zhèn)和城市社區(qū)管轄，由于人員流動(dòng)性比較普遍，造成婚姻登記檔案管理的不穩(wěn)定性。隨著我國婚姻登記機(jī)關(guān)體制的深化改革，將縣級(jí)以下的婚姻登記機(jī)構(gòu)全部裁掉，不但有效節(jié)約了人力物力，同時(shí)也統(tǒng)一由縣級(jí)以上機(jī)關(guān)單位直屬負(fù)責(zé)婚姻登記相關(guān)業(yè)務(wù)，但是在改革過程中，需要經(jīng)過大量且復(fù)雜的交接手續(xù)，在資料整合過程中，極易引發(fā)婚姻登記檔案材料丟失或者損壞的現(xiàn)象，導(dǎo)致婚姻登記檔案信息不完善，流失了大量的婚姻登記檔案材料，從而影響后續(xù)婚姻登記檔案管理工作的有序開展。另外，在婚姻登記檔案建檔過程中，許多材料沒有嚴(yán)格遵照我國相關(guān)法律要求來辦理。雖然婚姻登記檔案的內(nèi)容要求符合相關(guān)規(guī)定，但是由于以往的技術(shù)水平有限，許多當(dāng)事人的身份證復(fù)印件模糊，因此對(duì)于婚姻登記檔案信息中當(dāng)事人的身份信息確認(rèn)不準(zhǔn)確，如果后期保存不當(dāng)，就會(huì)出現(xiàn)婚姻登記檔案信息損壞的問題，而引發(fā)這一問題的原因包括婚姻登記檔案管理不規(guī)范，工作人員意識(shí)不到位，管理責(zé)任缺失和監(jiān)管力度不強(qiáng)等因素，最終造成婚姻登記檔案資料交接過程中出現(xiàn)丟失或者損壞的現(xiàn)象，甚至個(gè)別時(shí)候會(huì)出現(xiàn)不交接的問題。

（二）婚姻登記檔案管理不妥。據(jù)調(diào)查資料表明，在我國婚姻登記機(jī)關(guān)工作改革之前，對(duì)婚姻登記檔案管理工作的重視度不足，對(duì)于當(dāng)前的使用和管理缺乏具體的規(guī)定，相關(guān)管理負(fù)責(zé)人在工作方式上存在著較大的隨意性，檔案使用者能夠隨時(shí)隨地對(duì)婚姻登記檔案進(jìn)行查閱，同時(shí)管理人員也缺乏一定的婚姻登記檔案保密方案，并且缺乏對(duì)查閱者進(jìn)行有效登記，對(duì)于婚姻登記檔案的查閱頻率沒有做好登記，最終導(dǎo)致許多婚姻登記檔案在查閱過程中出現(xiàn)流失或者泄密的問題，不但造成婚姻登記檔案當(dāng)事人合法權(quán)益受到侵害，甚至還會(huì)造成不良的社會(huì)影響，使人們對(duì)婚姻登記機(jī)關(guān)的信賴度不斷下降。婚姻登記檔案管理不妥的原因主要是缺乏管理機(jī)制，同時(shí)一些婚姻登記機(jī)關(guān)雖然已經(jīng)建立了婚姻登記檔案管理制度，但是沒有嚴(yán)格落實(shí)和執(zhí)行，婚姻登記檔案管理制度形同虛設(shè)。

（三）婚姻檔案可利用率較差。隨著我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)體制的不斷改革，社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展速度飛快，同時(shí)各項(xiàng)制度不斷完善，我國在婚姻登記領(lǐng)域的法律法規(guī)不斷完善，推進(jìn)了社會(huì)的健康發(fā)展。在當(dāng)前社會(huì)發(fā)展過程中，每一個(gè)公民的戶口遷移、貸款、購房以及子女入學(xué)都需要獲得婚姻登記檔案信息的支持，因此可以看出，婚姻登記檔案不再僅僅是證明當(dāng)事人婚姻狀態(tài)的一個(gè)憑證，更能夠體現(xiàn)出較高的利用價(jià)值。但是對(duì)于我國歷史的婚姻登記檔案管理而言，在改革前婚姻登記檔案管理仍然存在信息不完善、檔案流失嚴(yán)重的現(xiàn)象，例如當(dāng)事人的名字同音字錯(cuò)誤、日期農(nóng)歷與陽歷不統(tǒng)一、大名和小名不準(zhǔn)確的現(xiàn)象，甚至有些人弄虛作假，影響后期婚姻登記檔案的利用率。因此，必須不斷完善婚姻登記檔案管理水平，才能有效提升婚姻登記檔案的使用效率，發(fā)揮出婚姻登記檔案的作用。

三、婚姻登記檔案信息化管理的必然趨勢(shì)

為了有效解決婚姻登記檔案管理中存在的問題，人們積極發(fā)揮信息化時(shí)代的技術(shù)優(yōu)勢(shì)，通過互聯(lián)網(wǎng)、計(jì)算機(jī)技術(shù)等現(xiàn)代技術(shù)手段的支持，逐步深入研究婚姻登記檔案管理理念，通過婚姻登記檔案信息化管理的實(shí)現(xiàn)，全面提升婚姻登記檔案管理水平，同時(shí)也為公民提供優(yōu)質(zhì)的婚姻登記檔案信息化服務(wù)，這一理念的突破成為婚姻登記檔案管理的必然趨勢(shì)。首先，婚姻登記檔案信息化管理是時(shí)代發(fā)展的必然要求。隨著互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的全面覆蓋，計(jì)算機(jī)技術(shù)在人們的生活中得到全面普及與應(yīng)用，改變了人們?cè)镜纳罘绞剑?jì)算機(jī)技術(shù)給人們帶來了更加高效的生活與工作體驗(yàn)。在我國現(xiàn)代信息化建設(shè)的飛速發(fā)展過程中，已經(jīng)逐步將信息化融入各個(gè)領(lǐng)域，同時(shí)我國已經(jīng)將信息化建設(shè)融入社會(huì)發(fā)展的整體目標(biāo)內(nèi)，其中包括婚姻登記檔案信息的管理與實(shí)施，專業(yè)化必將成為必然趨勢(shì)。其次，婚姻登記檔案管理信息化也是檔案工作的整體發(fā)展要求。早在2002年，我國就提出了檔案信息化建設(shè)的相關(guān)政策綱要，并且做出了明確的檔案信息化建設(shè)要求，大力推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)目標(biāo)，不但成為我國檔案管理發(fā)展的重要選擇，同時(shí)也是我國現(xiàn)代化社會(huì)發(fā)展的重大目標(biāo)。最后，婚姻登記檔案信息化管理是婚姻登記機(jī)關(guān)的自身要求。隨著時(shí)代的全面發(fā)展，婚姻登記檔案的作用不斷提升，其應(yīng)用領(lǐng)域越來越廣泛，以往的人工和紙質(zhì)檔案管理已經(jīng)無法滿足當(dāng)前社會(huì)對(duì)婚姻登記檔案利用的龐大需求，為了提高婚姻登記檔案檢索和應(yīng)用的高效性，必須推進(jìn)婚姻登記檔案信息化管理，同時(shí)有效提升婚姻登記檔案服務(wù)效率，推進(jìn)婚姻登記檔案管理水平不斷提升。

四、婚姻登記檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)

（一）具有較大的儲(chǔ)存量。近十幾年來，我國婚姻登記檔案信息內(nèi)容不斷豐富，海量的信息撲面而來，傳統(tǒng)婚姻登記檔案信息的分類和歸檔方式無法應(yīng)對(duì)龐大的信息量。所以，人們必須著手開展高效的婚姻登記檔案信息管理方法，為海量信息提供一個(gè)龐大的存儲(chǔ)空間。例如，我國某地區(qū)每年會(huì)產(chǎn)生1.5萬份婚姻登記檔案，如果采用普通的婚姻登記檔案管理需要分成7組，雖然可以采用密集檔案架，但是也依然需要5組才能實(shí)現(xiàn)全部歸檔，倘若每10年移交一次，那么這15萬份婚姻登記檔案信息需要50組密集檔案架進(jìn)行歸檔。龐大的存儲(chǔ)量對(duì)婚姻登記機(jī)關(guān)造成巨大的壓力，為此，人們通過婚姻登記檔案信息化的實(shí)現(xiàn)，打破了傳統(tǒng)檔案架存儲(chǔ)婚姻登記檔案的模式，通過小小的硬盤或者網(wǎng)絡(luò)云空間，就能夠?qū)崿F(xiàn)良好的婚姻登記檔案信息存儲(chǔ)，展現(xiàn)出龐大的信息存儲(chǔ)空間，同時(shí)不會(huì)占用較大的空間，最重要的是利用婚姻登記檔案信息化存儲(chǔ)可以實(shí)現(xiàn)備份和加密保存等功能。一是可以避免婚姻登記檔案信息泄露，保障婚姻登記檔案的安全性；二是能夠通過備份保持婚姻登記檔案信息的完整性，避免出現(xiàn)檔案損壞和丟失造成的影響。

（二）具有強(qiáng)大的操作優(yōu)勢(shì)。通過婚姻登記檔案信息化管理的實(shí)現(xiàn)，能夠確保電子檔案高效歸檔和整理，檔案管理人員在進(jìn)行信息查閱中，只需要通過輸入相關(guān)證件號(hào)碼或者編號(hào)就可以快速檢索和查閱婚姻登記檔案信息，全面提升了婚姻登記檔案管理效率。例如某地區(qū)的婚姻登記檔案信息量較為龐大，檔案的查閱者眾多，當(dāng)?shù)毓裾{(diào)取婚姻登記檔案方便子女上學(xué)、戶口遷移以及購房等等，通過婚姻登記檔案信息化管理能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息的準(zhǔn)確調(diào)用，提高婚姻登記檔案的服務(wù)水平。

五、婚姻登記檔案信息化管理對(duì)策

（一）提高婚姻登記檔案管理人員對(duì)信息化管理的認(rèn)識(shí)。近年來，我國人口基數(shù)相較之前有了大幅度提升，每年婚姻登記機(jī)關(guān)的結(jié)婚和離婚登記辦理工作量較大，這給婚姻登記機(jī)關(guān)的檔案管理工作帶來了巨大的壓力。同時(shí)，在社會(huì)體制的不斷完善下，婚姻登記檔案在社會(huì)中的作用和功能越來越多，人們買房貸款、子女入學(xué)、新婚生育、戶口遷移等等都需要以婚姻登記檔案作為憑證，所以，在這樣的背景下，增加了公民對(duì)婚姻登記檔案信息的查閱量，每年對(duì)婚姻登記檔案的查閱不斷提升，對(duì)婚姻登記機(jī)關(guān)的檔案服務(wù)要求也越來越高。因此，給婚姻登記檔案管理部門帶來了巨大的壓力。所以，在當(dāng)前的婚姻登記部門檔案管理中，管理人員必須高度重視信息化管理的重要意義，明確當(dāng)前婚姻登記檔案管理工作面臨的困境，同時(shí)全面認(rèn)識(shí)信息化水平和管理手段在婚姻登記檔案管理中發(fā)揮的重要價(jià)值，積極強(qiáng)化婚姻登記機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)和管理部門對(duì)于婚姻登記檔案信息化建設(shè)的重要性，并且逐漸將婚姻登記檔案信息化管理意識(shí)傳遞到公民的群體中，遵循共享原則，逐步落實(shí)婚姻登記檔案信息化建設(shè)，不斷提升管理人員的信息化水平。同時(shí)，進(jìn)一步解決以往婚姻登記檔案管理中存在的困境，提高婚姻登記檔案管理和服務(wù)水平，緩解工作人員的檔案信息管理壓力，推動(dòng)我國婚姻登記檔案信息管理水平，更好地發(fā)揮婚姻登記檔案信息的作用，促進(jìn)社會(huì)的和諧發(fā)展。

（二）加強(qiáng)婚姻登記檔案信息化管理資金的支持。為了進(jìn)一步推進(jìn)婚姻登記檔案信息化管理，除了強(qiáng)化婚姻登記檔案管理人員的信息化意識(shí)以外，還要為婚姻登記檔案信息化建設(shè)提供良好的設(shè)施支持，而軟硬件設(shè)施建設(shè)需要大量的資金作為支撐，例如在婚姻登記檔案信息化管理中需要用到掃描儀、計(jì)算機(jī)以及刻錄機(jī)等等，通過這些先進(jìn)的設(shè)備與設(shè)施構(gòu)建一體化的婚姻登記檔案信息化管理，推進(jìn)檔案信息數(shù)字化水平。在這樣的工作背景下，財(cái)政部門需要給予一定的資金支持，不斷提升婚姻登記檔案信息化管理水平，促進(jìn)管理工作的效率。另外，婚姻登記機(jī)構(gòu)要構(gòu)建完善的婚姻登記檔案信息化系統(tǒng)，保障系統(tǒng)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)良好的信息查閱和登記功能，提高信息共享性與服務(wù)便捷性?；橐龅怯洐C(jī)構(gòu)要制定完善的婚姻登記檔案信息化管理體系，確?；橐龅怯洐n案信息化管理有序開展，實(shí)現(xiàn)科學(xué)化與合理化的管理體系。另外，要加強(qiáng)婚姻登記檔案管理人員的培訓(xùn)工作，保證一線人員具備良好的信息業(yè)務(wù)素質(zhì)，滿足婚姻檔案業(yè)務(wù)的實(shí)際需求。

（三）保障婚姻登記檔案信息化管理安全。雖然婚姻檔案信息化具備不可比擬的優(yōu)勢(shì)，但是由于其是基于網(wǎng)絡(luò)作為基礎(chǔ)來開展的，網(wǎng)絡(luò)具有開放性特點(diǎn)，因此面臨著安全性問題。婚姻登記檔案管理信息化中需要重視病毒入侵、程序損壞以及黑客的防護(hù)措施。所以，為了保障婚姻登記檔案信息化的安全性，我們要重視計(jì)算機(jī)硬件設(shè)施的升級(jí)，做好計(jì)算機(jī)殺毒防護(hù)工作，提高管理人員的網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)，積極采用數(shù)據(jù)加密技術(shù)，定期對(duì)婚姻登記檔案信息化系統(tǒng)進(jìn)行檢測(cè)，一旦發(fā)現(xiàn)問題要及時(shí)采取有效措施進(jìn)行解決，保證婚姻登記檔案信息化高效性的同時(shí)，也要提高婚姻登記檔案的安全性。

六、結(jié)語

綜上所述，隨著信息化時(shí)代的全面發(fā)展，我國婚姻登記檔案管理工作越來越復(fù)雜，在婚姻登記檔案管理和服務(wù)中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)許多問題，傳統(tǒng)的婚姻登記檔案管理已經(jīng)無法滿足當(dāng)前的實(shí)際需求。為此，人們只有積極探索全新的婚姻登記檔案信息化管理工作，構(gòu)建信息化管理平臺(tái)，提高管理人員的信息化意識(shí)和專業(yè)水平，從而保障婚姻登記檔案管理工作的全面發(fā)展。