李曉

摘 要：受網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)支持和管理等因素的影響，公共部門需要維護(hù)好電子檔案的安全，保障檔案信息數(shù)據(jù)的真實(shí)、可靠;同時(shí)，電子檔案參與公共服務(wù)需注重效益和水平的提升，更好地為社會(huì)服務(wù)。在效益與安全之間，公共部門需做好兩者的平衡，兼顧檔案安全和檔案管理效益的提升。

關(guān)鍵詞：公共部門;電子檔案;安全管理;社會(huì)效益

大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能技術(shù)的不斷發(fā)展，對(duì)公共部門電子檔案管理產(chǎn)生了深刻影響，公共部門電子檔案數(shù)量迅猛增加，電子檔案信息化建設(shè)逐步加快，相應(yīng)地也產(chǎn)生了一系列電子檔案安全管理和開發(fā)利用問題。而保障檔案安全是公共部門開展檔案管理工作，向公眾提供檔案服務(wù)的重要前提。公共部門在電子檔案管理過程中應(yīng)將信息安全理念貫穿全過程，并結(jié)合電子檔案管理實(shí)際，從制度機(jī)制、資金、人才、管理方式等多個(gè)方面推出有針對(duì)性的辦法和措施，實(shí)現(xiàn)對(duì)電子檔案信息安全管理，電子檔案安全與效益的平衡[1 ]。

1 新時(shí)代公共部門檔案管理的顯著特征

新時(shí)代，公共部門受到信息技術(shù)變革影響，電子檔案管理出現(xiàn)了諸多新特征，電子檔案智能化、多元化、便捷化成為了未來電子檔案管理的重要方向。為了保證公共部門電子檔案信息安全，有必要明確公共部門檔案管理的諸多特征。

1.1 資源多元化

隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展，公共部門電子檔案呈現(xiàn)出資源多元化特征。當(dāng)前，公共部門所收集管理的電子檔案包含文書、科研、專業(yè)、人事等類檔案。從載體上看，有網(wǎng)頁信息檔案、音像檔案、社交媒體檔案等。這些檔案信息資源都是公共部門電子檔案收集管理的對(duì)象。對(duì)這些檔案信息資源的收集整理，能為檔案智能化和信息化建設(shè)提供扎實(shí)的檔案基礎(chǔ)。電子檔案門類和載體越來越多元化，對(duì)公共部門電子檔案管理提出了新的要求，需要公共部門樹立新的管理思維，采用新的管理模式，實(shí)現(xiàn)對(duì)多種電子檔案信息資源的有效管理，提升電子檔案信息資源利用效率。

1.2 感知更全面

大數(shù)據(jù)、人工智能技術(shù)與公共部門電子檔案管理的深度融合，進(jìn)一步提升了公共部門智能檔案的感知能力。公共部門注重電子檔案管理，加強(qiáng)了對(duì)檔案管理人員的教育培訓(xùn)，進(jìn)一步提升了他們的信息素養(yǎng)和數(shù)據(jù)感知能力，在電子檔案管理過程中能夠通過大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能等多種技術(shù)的運(yùn)用，對(duì)電子信息進(jìn)行全面感知，在數(shù)據(jù)識(shí)別過程中拓展了電子檔案數(shù)據(jù)信息的廣度和深度，并結(jié)合公眾需求形成了具有重要參考價(jià)值的檔案信息編研成果，既展現(xiàn)出了新時(shí)期電子智慧檔案管理的優(yōu)勢(shì)，也為未來公共部門電子檔案管理指明了方向。

1.3 綜合處置能力較強(qiáng)

公共部門電子檔案管理是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，既要做好基礎(chǔ)保障，也要從理論和技術(shù)層面對(duì)電子檔案安全和效益問題進(jìn)行探討，更好地展現(xiàn)出公共部門電子檔案的優(yōu)勢(shì)和特點(diǎn)。要想實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，就需要公共部門檔案管理人員具備相應(yīng)的綜合處置能力，既能夠通過現(xiàn)代信息技術(shù)的運(yùn)用，實(shí)現(xiàn)對(duì)電子檔案信息資源的全面深入開發(fā)，保障電子檔案社會(huì)效益，又能結(jié)合電子管理的特點(diǎn)，制定更為嚴(yán)密的安全措施，保障電子檔案信息安全，為后續(xù)檔案信息資源開發(fā)利用奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

2 公共部門電子檔案安全與效益平衡面臨的困境

隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，公共部門電子檔案管理效率有了很大提升，同時(shí)也面臨著如何保持安全與效益平衡的現(xiàn)實(shí)困境。

2.1 檔案公共服務(wù)覆蓋范圍與實(shí)際需求存在差距

新時(shí)代，公共部門在檔案信息服務(wù)過程中受到制度機(jī)制限制，對(duì)于市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展過程中成長(zhǎng)起來的各種非公有制經(jīng)濟(jì)主體、民間社會(huì)組織和各類互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)，檔案公共服務(wù)需求表現(xiàn)出了消極怠工現(xiàn)象，服務(wù)水平已經(jīng)明顯落后于時(shí)代發(fā)展需求。盡管當(dāng)前國(guó)家要求公共部門擴(kuò)大電子檔案服務(wù)范圍，有效地回應(yīng)社會(huì)組織和廣大人民群眾對(duì)于公共檔案信息資源的合理訴求。但部分公共部門在檔案信息服務(wù)過程中主動(dòng)服務(wù)意識(shí)不強(qiáng)，并沒有將廣大人民群眾和社會(huì)組織對(duì)于檔案公共服務(wù)訴求作為主要工作方向。加之各地區(qū)公共部門在檔案公共服務(wù)系統(tǒng)建設(shè)方面還比較落后，公共檔案信息化建設(shè)參差不齊，檔案信息資源共享水平和層次較低，限制了公共部門檔案信息服務(wù)范圍的擴(kuò)大，也難以對(duì)收集上來的檔案信息資源進(jìn)行系統(tǒng)整合和開發(fā)，無法積極回應(yīng)廣大人民群眾和社會(huì)組織對(duì)于公共檔案的實(shí)際需求，客觀上導(dǎo)致了檔案公共服務(wù)覆蓋范圍與實(shí)際需求存在著不匹配問題，在一定程度上弱化了公共部門電子檔案的服務(wù)功能，無法更好地展現(xiàn)公共部門電子檔案信息的公益效益和社會(huì)擔(dān)當(dāng)[2 ]。

2.2 電子檔案資源共建共享面臨信息安全風(fēng)險(xiǎn)

部分公共部門在電子檔案管理過程中對(duì)電子檔案信息安全重視不足，在共建共享過程中容易出現(xiàn)檔案信息泄漏風(fēng)險(xiǎn)，影響了公共部門電子檔案信息安全。一是電子檔案信息資源容易受到信息系統(tǒng)環(huán)境影響。電子檔案管理過程中應(yīng)不斷引進(jìn)現(xiàn)代信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)電子檔案管理方式方法的轉(zhuǎn)型升級(jí)，但也從客觀上加劇了電子檔案對(duì)信息技術(shù)的依賴。特別是很多年代久遠(yuǎn)的電子檔案存在著兼容性沖突問題，一旦對(duì)這些電子檔案信息資源處置不當(dāng)，很容易造成內(nèi)容丟失，破壞電子檔案的完整性和系統(tǒng)性。二是電子檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)存在安全風(fēng)險(xiǎn)。公共部門在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理過程中只要確保紙質(zhì)實(shí)體檔案安全及監(jiān)管，就能保證檔案信息安全，可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)也較少，而電子檔案很多都存儲(chǔ)到網(wǎng)絡(luò)空間和系統(tǒng)上，在共建共享理念下需要對(duì)電子檔案信息資源進(jìn)行傳輸、存儲(chǔ)和利用。但如果檔案系統(tǒng)存在安全漏洞，在傳輸、利用過程中易遭到黑客和不法分子的技術(shù)入侵，造成部分檔案信息資源丟失，影響公共部門電子檔案信息服務(wù)，損害國(guó)家和集體利益。

2.3 公共部門電子檔案存在“重管理、輕開發(fā)”問題

當(dāng)前部分公共部門更加注重檔案的內(nèi)在管理，并沒有結(jié)合公眾需求和其他單位的需要，對(duì)電子檔案信息資源進(jìn)行開發(fā)。也沒有認(rèn)真地對(duì)公共部門的電子檔案信息資源進(jìn)行仔細(xì)甄別，將有價(jià)值的、不涉密的檔案信息資源整合公開，對(duì)其進(jìn)行系統(tǒng)開發(fā)和利用，在一定程度上弱化了公共部門電子檔案服務(wù)能力和服務(wù)強(qiáng)度。還有部分公共部門在電子檔案管理過程中缺乏對(duì)電子檔案的效益認(rèn)知，只注重電子檔案的安全管理，這種缺乏均衡性的管理思路，很容易讓有價(jià)值的電子檔案信息資源被束之高閣，無法在國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展中貢獻(xiàn)自身力量。

3 公共部門電子檔案安全與效益的平衡策略

新時(shí)代，公共部門應(yīng)該更好地履行公共職責(zé)，加強(qiáng)對(duì)電子檔案信息資源的開發(fā)利用，更好地滿足廣大人民群眾和各類社會(huì)組織對(duì)其電子檔案信息資源的需求，更好地發(fā)揮電子檔案信息資源的公益屬性和社會(huì)效益。同時(shí)，應(yīng)進(jìn)一步加強(qiáng)電子檔案安全管理工作，提升電子檔案安全管理水平，兼顧安全與效益。

3.1 改革檔案公共服務(wù)方式

為進(jìn)一步提升公共部門電子檔案服務(wù)質(zhì)量，有必要對(duì)電子檔案公共服務(wù)方式進(jìn)行改革和創(chuàng)新，主動(dòng)適應(yīng)新時(shí)代發(fā)展要求。一方面，樹立主動(dòng)服務(wù)理念。公共部門應(yīng)深刻認(rèn)識(shí)電子檔案公共服務(wù)的現(xiàn)實(shí)意義，廣泛地征求廣大人民群眾和社會(huì)組織的意見建議，進(jìn)一步采用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，搭建公共部門電子檔案服務(wù)平臺(tái)，豐富電子檔案服務(wù)平臺(tái)功能，為廣大人民群眾和社會(huì)組織提供更為多元化的電子檔案信息服務(wù)。應(yīng)打破傳統(tǒng)的服務(wù)時(shí)空限制，提升電子檔案公共服務(wù)覆蓋范圍，實(shí)現(xiàn)電子檔案公共服務(wù)效率和效益雙贏。另一方面，構(gòu)建更為多元化的公共服務(wù)方式。應(yīng)在傳統(tǒng)檔案信息服務(wù)的基礎(chǔ)上，通過微博、微信等新媒體平臺(tái)，對(duì)公共電子檔案信息內(nèi)容進(jìn)行廣泛宣傳，進(jìn)一步提升社會(huì)公眾和社會(huì)組織對(duì)于公共部門電子檔案的認(rèn)知。同時(shí)加大對(duì)電子檔案信息資源的開發(fā)，結(jié)合中心工作和社會(huì)公眾需，形成有針對(duì)性的檔案信息服務(wù)內(nèi)容，進(jìn)一步提升公共部門電子檔案服務(wù)競(jìng)爭(zhēng)力[3 ]。

3.2 采用電子檔案管理新技術(shù)

為更好地兼顧公共部門電子檔案安全與效益，有必要引進(jìn)運(yùn)用現(xiàn)代電子檔案管理技術(shù)，提升公共部門電子檔案管理效能和安全屬性。應(yīng)采用區(qū)塊鏈技術(shù)，充分利用區(qū)塊鏈技術(shù)可追溯性和不可篡改性特征，將其作為公務(wù)部門電子檔案管理的重要手段和方式。存儲(chǔ)到區(qū)塊鏈上的電子檔案內(nèi)容，無論是內(nèi)容變動(dòng)還是傳遞，都需要整個(gè)平臺(tái)的其他節(jié)點(diǎn)確認(rèn)，相應(yīng)地也就確保了區(qū)塊鏈電子檔案信息的安全，相關(guān)人員無法故意對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行修改。同時(shí)要利用時(shí)間戳和哈希指針技術(shù)優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)對(duì)電子檔案信息數(shù)據(jù)整個(gè)周期的全程追溯，全面、公開、透明地展現(xiàn)電子檔案在生成和變動(dòng)過程中的所有節(jié)點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)“牽一發(fā)而動(dòng)全身”，有效地降低電子檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)通過加密協(xié)議也能有效地防止電子檔案在共建共享過程中遭到外部網(wǎng)絡(luò)攻擊的可能性。

3.3 完善電子檔案管理制度機(jī)制

隨著大數(shù)據(jù)、云計(jì)算與公共部門電子檔案管理的深度融合，為進(jìn)一步提升公共部門電子檔案管理質(zhì)量，更好地服務(wù)廣大人民群眾，有必要制定更為嚴(yán)格的電子檔案管理制度機(jī)制，為電子檔案管理工作和相關(guān)服務(wù)工作開展提供扎實(shí)的制度依據(jù)。要聘請(qǐng)相關(guān)專家學(xué)者，廣泛地邀請(qǐng)公共部門電子檔案參與主體，對(duì)電子檔案管理制度機(jī)制建設(shè)的相關(guān)問題進(jìn)行探討，通過集思廣益的方式，進(jìn)一步提升電子檔案管理制度機(jī)制的科學(xué)性和系統(tǒng)性[4 ]。一是對(duì)制度機(jī)制重新進(jìn)行梳理和完善。隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，電子檔案管理也出現(xiàn)了很多新情況、新特征，如果公共部門在電子檔案管理過程中依然沿用傳統(tǒng)的管理制度，勢(shì)必會(huì)影響公共部門電子檔案管理質(zhì)量。為此，公共部門有必要對(duì)原有的電子檔案管理制度機(jī)制重新進(jìn)行梳理，對(duì)于已經(jīng)落后于時(shí)代發(fā)展的電子檔案管理機(jī)制及時(shí)廢止，對(duì)于在公共部門電子檔案管理過程中出現(xiàn)的新問題、新情況仔細(xì)研究，并形成有針對(duì)性的管理制度機(jī)制，進(jìn)一步提升公共管理部門的電子檔案管理質(zhì)量。二是加大電子檔案管理制度機(jī)制的落實(shí)力度。將電子檔案管理制度機(jī)制落實(shí)與獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制有機(jī)結(jié)合，充分發(fā)揮獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制的引導(dǎo)作用。對(duì)于在電子檔案管理過程中表現(xiàn)突出，落實(shí)制度堅(jiān)決徹底的檔案管理人員應(yīng)給予一定的嘉獎(jiǎng)，充分發(fā)揮其模范帶頭作用，在公共部門內(nèi)部形成落實(shí)電子檔案管理制度機(jī)制的良好氛圍，進(jìn)一步發(fā)揮制度機(jī)制的引導(dǎo)性功能和約束性作用[5 ]。

3.4 加強(qiáng)電子檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)

無論是公共部門電子檔案管理，還是電子檔案信息服務(wù)，都需要電子檔案管理人員的具體參與?？梢哉f，電子檔案管理人員能力素質(zhì)高低直接決定了公共部門電子檔案管理質(zhì)量和服務(wù)能力。因此，新形勢(shì)下公共部門在電子檔案管理過程中有必要將電子檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)作為重要方面。一是公共部門應(yīng)充分認(rèn)識(shí)電子檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)的重要性。結(jié)合公共部門電子檔案管理實(shí)際需要廣納賢士，通過政府統(tǒng)一考試和公共部門社會(huì)招考相結(jié)合方式，將優(yōu)秀的電子檔案管理人才吸納到檔案管理部門，充實(shí)公共部門電子檔案管理隊(duì)伍，進(jìn)一步提升公共部門電子檔案服務(wù)能力和水平。二是針對(duì)新進(jìn)入的電子檔案人員進(jìn)行系統(tǒng)的崗前培訓(xùn)。很多新招進(jìn)的電子檔案管理人才雖然對(duì)電子信息技術(shù)和檔案專業(yè)比較熟悉，但缺乏相應(yīng)的檔案安全意識(shí)、主動(dòng)服務(wù)意識(shí)和具體工作經(jīng)驗(yàn)，因此，應(yīng)對(duì)這些人員進(jìn)行相對(duì)系統(tǒng)的崗前培訓(xùn)。培訓(xùn)內(nèi)容既要涉及當(dāng)前公共部門電子檔案服務(wù)特點(diǎn)、服務(wù)內(nèi)容和服務(wù)規(guī)律，也要涉及公共部門電子檔案安全管理，提升這些人員的安全意識(shí)、保密意識(shí)、服務(wù)意識(shí)和創(chuàng)新意識(shí)。三是完善電子檔案管理部門的日常教育培訓(xùn)。公共部門應(yīng)制定電子檔案管理人才培訓(xùn)計(jì)劃，細(xì)化培訓(xùn)方案，優(yōu)化培訓(xùn)流程，提升電子檔案管理人才培訓(xùn)效果。同時(shí)給予電子檔案管理人才培訓(xùn)必要的經(jīng)費(fèi)支持和組織保障，進(jìn)一步提升電子檔案管理人才的綜合能力和素質(zhì)，更好地投身到公共部門電子檔案管理和服務(wù)之中。應(yīng)充分發(fā)揮人才優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)對(duì)電子檔案信息資源的合理開發(fā)利用，更好地體現(xiàn)出公共部門電子檔案的優(yōu)勢(shì)和價(jià)值。

總之，新形勢(shì)下，公共部門在電子檔案管理過程中應(yīng)充分認(rèn)識(shí)現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)電子檔案管理產(chǎn)生的深刻影響，從公共部門的公益屬性出發(fā)，結(jié)合社會(huì)公眾和社會(huì)組織對(duì)于公共部門電子檔案的實(shí)際需要，對(duì)服務(wù)方式、服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)手段進(jìn)行創(chuàng)新和完善，進(jìn)一步提升檔案信息服務(wù)的針對(duì)性和有效性，提高其社會(huì)效益。同時(shí)重視公共部門電子檔案安全工作，強(qiáng)化有關(guān)部門及人員的安全意識(shí)，主動(dòng)將安全制度貫穿到檔案管理工作始終，確保公共部門電子檔案信息安全，實(shí)現(xiàn)電子檔案管理安全與效益雙贏。

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（作者單位：山東省臨沂市城市建設(shè)勘察測(cè)繪院）