電站鍋爐制造企業(yè)供應(yīng)商管理信息化研究

于立龍，汝國成

（哈爾濱鍋爐廠有限責(zé)任公司，黑龍江 哈爾濱 150046）

信息技術(shù)的快速發(fā)展對現(xiàn)代工業(yè)產(chǎn)生了廣泛而深遠(yuǎn)的影響，也正是由于信息技術(shù)在信息收集、傳遞和處理等方面具有得天獨(dú)厚的優(yōu)勢，國家提出了“兩化融合”的新概念，通過對工業(yè)化和信息化進(jìn)行融合，走新型工業(yè)化道路。在這樣的背景下，供應(yīng)商管理信息化也成為了一種必然的發(fā)展趨勢，各類供應(yīng)商管理信息化系統(tǒng)如雨后春筍般出現(xiàn)。

由于各行業(yè)產(chǎn)品和服務(wù)特點(diǎn)不盡相同，相應(yīng)的供應(yīng)商類型和管理思路也千差萬別，因此在如何實(shí)現(xiàn)信息化這個問題上不可一概而論，應(yīng)基于各企業(yè)的實(shí)際情況進(jìn)行設(shè)計。本文通過對電站鍋爐制造行業(yè)供應(yīng)商的特點(diǎn)進(jìn)行分析，研究適合于其管理流程的信息化實(shí)現(xiàn)思路，通過搭建以供應(yīng)商資質(zhì)引入、資質(zhì)變更、績效評價、檔案管理和信息統(tǒng)計分析功能為核心的信息化系統(tǒng)，對供應(yīng)商全壽命周期進(jìn)行管理，提高企業(yè)經(jīng)營績效。

1 電站鍋爐行業(yè)供應(yīng)商管理特點(diǎn)

電站鍋爐行業(yè)屬于傳統(tǒng)的機(jī)械制造行業(yè)，訂單模式為典型的“單件小批量”模式，產(chǎn)品定制化程度高，呈現(xiàn)出“單件尺寸大”“零部件數(shù)量多”“結(jié)構(gòu)復(fù)雜”以及“生產(chǎn)周期漫長”等特點(diǎn)，并且電站鍋爐的生產(chǎn)流程異常繁瑣，涵蓋了從原材料采購到設(shè)計、制造、檢驗(yàn)、包裝、運(yùn)輸發(fā)貨、安裝和調(diào)試等眾多環(huán)節(jié)，涉及的相關(guān)方包括顧客、監(jiān)造代表、供應(yīng)商以及安裝單位等。各類供應(yīng)商是電站鍋爐產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)過程中非常重要的相關(guān)方，其提供的產(chǎn)品和服務(wù)將成為主體產(chǎn)品和服務(wù)的組成部分，其質(zhì)量的優(yōu)劣對制造企業(yè)具有深遠(yuǎn)的影響。按照提供產(chǎn)品和服務(wù)的類型劃分，電站鍋爐行業(yè)供應(yīng)商分為原材料供應(yīng)商、配套件供應(yīng)商、分包供應(yīng)商、外協(xié)供應(yīng)商以及運(yùn)輸供應(yīng)商等。從宏觀上看，電站鍋爐行業(yè)供應(yīng)商具有以下3個典型特點(diǎn)。

（1）供應(yīng)商基數(shù)大。從供貨類別上進(jìn)行劃分，可將供應(yīng)商分為原材料、配套件、分包、外協(xié)和運(yùn)輸五大類，每個大類又可劃分為若干個細(xì)化類別。例如，原材料類包括鋼板、鋼管、型鋼和焊材等，鋼管又具體劃分為大口徑管、小口徑管等。除此之外，電站鍋爐一般采取邀請招標(biāo)的方式實(shí)施采購或者分包，為滿足招標(biāo)數(shù)量要求，同時確保供應(yīng)商之間的充分競爭，各企業(yè)一般會針對每一個供貨類別設(shè)置供應(yīng)商數(shù)量下限值，一般為3～5家?；谝陨锨闆r，每個電站鍋爐制造企業(yè)的供應(yīng)商數(shù)量可達(dá)到近千家。

（2）供應(yīng)商類型多。制造商是電站鍋爐行業(yè)最常見的供應(yīng)商，例如常見的國內(nèi)鋼板、鋼管、分包、外協(xié)等類別供應(yīng)商一般為制造商。但對于進(jìn)口原材料、配套件等產(chǎn)品或者采購量較少的產(chǎn)品，一般通過中間商采購。對于制造商的管理，企業(yè)更關(guān)注制造商的技術(shù)能力和管理水平，在資質(zhì)引入和業(yè)績評價環(huán)節(jié)也重點(diǎn)考察供應(yīng)商的這些方面。對于中間商，企業(yè)更關(guān)注供應(yīng)商的供貨資質(zhì)以及其所供產(chǎn)品的品牌情況。

（3）按供貨類別管理供應(yīng)商。電站鍋爐企業(yè)供貨類別較多，存在同一個供應(yīng)商同時具有幾類產(chǎn)品供貨資格的情況，對于此種情況，企業(yè)一般按類別對供應(yīng)商進(jìn)行資質(zhì)引入、資質(zhì)變更和業(yè)績評價，對供應(yīng)商任意一類供貨資質(zhì)的變更不影響其他資質(zhì)。

2 電站鍋爐行業(yè)供應(yīng)商管理信息化實(shí)施思路

2.1 建立供貨類別主數(shù)據(jù)庫信息化框架

對供應(yīng)商管理的最終目的是為了企業(yè)招標(biāo)采購工作，在實(shí)施供應(yīng)商管理信息化時，應(yīng)首先考慮如何按照招標(biāo)的類別搭建供應(yīng)商管理信息化系統(tǒng)的框架。供貨類別是每家供應(yīng)商的身份標(biāo)識，建立供貨類別主數(shù)據(jù)庫是搭建供應(yīng)商管理信息系統(tǒng)的前提，也是供應(yīng)商資質(zhì)引入、變更和業(yè)績評價的基礎(chǔ)，只有供應(yīng)商管理信息化系統(tǒng)之中的供貨類別與實(shí)際招標(biāo)的最小類別保持一致，才能實(shí)現(xiàn)招標(biāo)系統(tǒng)與供應(yīng)商管理系統(tǒng)的貫通，在后期招標(biāo)采購時才能夠順利實(shí)現(xiàn)按類招標(biāo)。在確定供貨類別時需要注意的是，企業(yè)在實(shí)際招標(biāo)過程中并非完全按照最細(xì)化的供貨類別單獨(dú)招標(biāo)，存在對幾類產(chǎn)品打捆招標(biāo)的情況，因此需要將打捆的類別進(jìn)行拆分。

在建立供貨類別框架時，需要從橫、縱兩個方向進(jìn)行設(shè)計，橫向設(shè)計時需要列出供應(yīng)商的整體分類，縱向設(shè)計時需要分層級列出每類供應(yīng)商的細(xì)化分類，直至將全部供貨類別覆蓋在內(nèi)。例如，電站鍋爐制造行業(yè)供應(yīng)商供貨類別一般在橫向可分為原材料、配套件、分包、外協(xié)和運(yùn)輸?shù)阮悇e，在縱向每類又可以細(xì)分為幾個層級，每個層級又可以細(xì)化為若干分類。例如原材料類又可分為鋼管、鋼板、圓鋼、型鋼等二級分類，鋼管又可分為大口徑管和小口徑管等三級分類，小口徑管又可按材質(zhì)分為碳鋼、合金鋼和不銹鋼等四級分類，具體如圖1所示。

圖1 供應(yīng)商管理系統(tǒng)供貨類別框架示意圖

2.2 供應(yīng)商資質(zhì)引入和變更流程信息化的實(shí)現(xiàn)

2.2.1 資質(zhì)引入流程信息化的實(shí)現(xiàn)

供應(yīng)商資質(zhì)引入管理一般包括潛在供應(yīng)商入庫、供應(yīng)商資質(zhì)引入邀請、供應(yīng)商資質(zhì)初審、正式準(zhǔn)入評價和供貨資質(zhì)審批5個階段。傳統(tǒng)的供應(yīng)商資質(zhì)引入流程一般在線下實(shí)施，通過人工編制供應(yīng)商評價記錄表格、審批報告等文件，由各級人員簽字審批，審批時間較長，占用經(jīng)辦人員大量工作時間。供應(yīng)商資質(zhì)引入過程的相關(guān)資料，需要經(jīng)常性地提供給巡視組、審計署、顧客以及第三方機(jī)構(gòu)進(jìn)行審核，紙質(zhì)單據(jù)長期保存較為困難，一旦損壞或者丟失影響較大。因此，在實(shí)施資質(zhì)引入流程的信息化時，應(yīng)重點(diǎn)考慮如何實(shí)現(xiàn)審批流程的電子化以及所需預(yù)設(shè)的字段，以確保資質(zhì)引入過程中相關(guān)的信息能夠得到有效記錄。同時，信息化流程必須與企業(yè)實(shí)際管理情況相適應(yīng)，信息化工作不應(yīng)違背企業(yè)供應(yīng)商管理原則。供應(yīng)商資質(zhì)引入界面設(shè)置如圖2所示。

圖2 供應(yīng)商資質(zhì)引入界面

（1）潛在供應(yīng)商入庫流程信息化的實(shí)現(xiàn)。潛在供應(yīng)商入庫是供應(yīng)商尋源階段的重要工作，潛在供應(yīng)商與供貨類別不存在關(guān)聯(lián)。入庫的潛在供應(yīng)商數(shù)量越多，企業(yè)在后期邀請資質(zhì)引入時便具有更大的選擇空間，選擇出符合準(zhǔn)入邀請的優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商的機(jī)會也越大。傳統(tǒng)供應(yīng)商入庫方式一般為邀請入庫的方式，入庫的潛在供應(yīng)商數(shù)量較少，因此，需要單獨(dú)開發(fā)潛在供應(yīng)商自主注冊頁面，并且向社會層面公布，提高入庫潛在供應(yīng)商的數(shù)量。自主注冊頁面應(yīng)具有易于檢索、操作簡單和注冊便捷等特點(diǎn)，在注冊頁面潛在供應(yīng)商僅需要輸入用戶名、密碼、聯(lián)系方式、企業(yè)主要信息等基礎(chǔ)內(nèi)容便可成功入庫。

（2）供應(yīng)商資質(zhì)引入邀請流程信息化的實(shí)現(xiàn)。傳統(tǒng)的供應(yīng)商資質(zhì)引入邀請方式一般為電話邀請或者函件邀請，以電話形式邀請難以形成邀請記錄，不利于追溯。以函件形式邀請需要手工錄入擬引入的供貨類別、需提供的資料等內(nèi)容，工作標(biāo)準(zhǔn)化程度較低，存在要求提供的資料要求不齊全或者不準(zhǔn)確等情況。因此，在實(shí)施供應(yīng)商資質(zhì)引入邀請流程信息化時，關(guān)鍵在于針對不同供貨類別預(yù)設(shè)好標(biāo)準(zhǔn)化邀請模板，在供應(yīng)商管理人員需要邀請時，僅需選擇特定的供貨類別，便可自動調(diào)用預(yù)設(shè)模板，并根據(jù)潛在供應(yīng)商注冊時預(yù)留的聯(lián)絡(luò)信息自動發(fā)送提醒。

（3）供應(yīng)商資質(zhì)初審流程信息化的實(shí)現(xiàn)。對于傳統(tǒng)的供應(yīng)商資質(zhì)初審方式，一般要求潛在供應(yīng)商提供紙版資料并且加蓋單位公章，因此供應(yīng)商一般通過郵寄的方式傳遞初審資料，資料提供時間較長，并且存在損壞和丟失等風(fēng)險。在實(shí)施供應(yīng)商資質(zhì)初審流程信息化時，應(yīng)在系統(tǒng)中預(yù)設(shè)好需要供應(yīng)商填寫的信息字段以及需要供應(yīng)商上傳的資料附件模塊。在該階段，供應(yīng)商需要在系統(tǒng)中補(bǔ)充企業(yè)相關(guān)信息，并且提交與所引入供貨類別相關(guān)的資料，包括企業(yè)資質(zhì)、經(jīng)營業(yè)績和質(zhì)量管理資料等內(nèi)容。

（4）供應(yīng)商準(zhǔn)入評價和資質(zhì)審批流程信息化的實(shí)現(xiàn)。供應(yīng)商資質(zhì)初審?fù)ㄟ^后，由供應(yīng)商管理人員在系統(tǒng)發(fā)起評價申請流程，并確定評價方式和參與部門。評價申請流程通過后，由商務(wù)、技術(shù)和質(zhì)量等部門人員共同組成評價小組，在線下對供應(yīng)商進(jìn)行準(zhǔn)入評價，將評價意見提交系統(tǒng)并發(fā)起資質(zhì)審批流程。由于供應(yīng)商供貨產(chǎn)品的重要程度不同，因此準(zhǔn)入評價的方式也有所差異，例如對于重要的原材料供應(yīng)商，一般由評價小組到供應(yīng)商制造現(xiàn)場進(jìn)行評審，對于運(yùn)輸類供應(yīng)商，一般由評價小組對供應(yīng)商的資料進(jìn)行評審。因此，供應(yīng)商準(zhǔn)入評價流程信息化實(shí)現(xiàn)的關(guān)鍵在于針對不同的評價方式設(shè)置不同的審批流程，同時對評價人員、評價時間、評價記錄和評價報告等重要信息和資料進(jìn)行存檔。

2.2.2 資質(zhì)變更流程信息化的實(shí)現(xiàn)

供應(yīng)商供貨資質(zhì)變更可分為凍結(jié)、升級、降級和撤銷等情況，資質(zhì)變更是供應(yīng)商全壽命周期管理的關(guān)鍵內(nèi)容，管理的重點(diǎn)在于變更手續(xù)的合規(guī)性以及變更記錄的保存。傳統(tǒng)的供應(yīng)商變更管理方式一般是人工實(shí)施變更，無法做到對供應(yīng)商資質(zhì)的實(shí)施變更和自動變更，并且在變更記錄的保存以及便捷查詢方面存在一定短板。在實(shí)施供應(yīng)商資質(zhì)變更流程信息化時，需要考慮以下方面的內(nèi)容。

（1）供貨資質(zhì)的變更與供貨類別應(yīng)一一對應(yīng)，在對供應(yīng)商某一特定供貨類別進(jìn)行變更時，不應(yīng)影響其他類別的供貨資質(zhì)，資質(zhì)變更界面如圖3所示。

圖3 供應(yīng)商資質(zhì)變更界面

（2）對于不同的變更類型，需要結(jié)合企業(yè)實(shí)際建立不同的變更流程，并對變更的權(quán)限進(jìn)行控制，以確保變更的流程符合規(guī)定。

（3）系統(tǒng)應(yīng)具有自動和手動變更資質(zhì)的功能，當(dāng)供應(yīng)商達(dá)到自動凍結(jié)、降級或撤銷資格等預(yù)設(shè)標(biāo)準(zhǔn)時，系統(tǒng)應(yīng)能夠自動對供應(yīng)商供貨資質(zhì)進(jìn)行變更。

2.2.3 合格供應(yīng)商名單的自動化生成和動態(tài)更新

合格供應(yīng)商名單的實(shí)時自動生成和動態(tài)更新是供應(yīng)商信息化的一項(xiàng)核心功能，也是后續(xù)招標(biāo)采購活動的基礎(chǔ)。對于傳統(tǒng)供應(yīng)商管理方式，一般通過紙面形式審批并發(fā)布合格供方名單，在引入新供應(yīng)商或者供應(yīng)商資質(zhì)發(fā)生變更時，對合格供方名單進(jìn)行及時更新存在困難，并且供應(yīng)商名單以紙質(zhì)形式存在不利于長期保存和信息的檢索。因此，在實(shí)施合格供應(yīng)商名單信息化時，應(yīng)考慮以下幾個方面的內(nèi)容。

（1）系統(tǒng)中的供應(yīng)商應(yīng)具有供貨資質(zhì)的狀態(tài)標(biāo)識，能夠自動對“合格”狀態(tài)的供應(yīng)商進(jìn)行篩選，自動生成公司級合格供應(yīng)商名單，同時可按照特定的檢索條件自動生成各類合格供應(yīng)商名單。

（2）合格供應(yīng)商名單的表單設(shè)計應(yīng)重點(diǎn)考慮相關(guān)字段的齊全性，例如表單應(yīng)包括供應(yīng)商名稱、供應(yīng)商代碼、供應(yīng)商類別、供貨類別、供應(yīng)商狀態(tài)和供應(yīng)商級別等必要內(nèi)容，便于供應(yīng)商信息的分類統(tǒng)計和分析。

（3）合格供應(yīng)商名單應(yīng)能夠?qū)崟r動態(tài)更新，在完成供應(yīng)商資質(zhì)引入或者供應(yīng)商供貨資質(zhì)變更之后，系統(tǒng)能夠自動實(shí)現(xiàn)合格供應(yīng)商名單的更新。

2.3 供應(yīng)商績效評價流程信息化的實(shí)現(xiàn)

2.3.1 建立評價模型

對合格供應(yīng)商進(jìn)行業(yè)績評價是保持供應(yīng)商隊伍能力的有效工具，質(zhì)量、成本、交貨期和服務(wù)4個維度是對供應(yīng)商評價最常見的維度，各企業(yè)一般在上述4個維度的基礎(chǔ)上增加其他的評價維度，例如響標(biāo)度、供貨量和技術(shù)能力等。對于各個維度，由于評價的重點(diǎn)有所差異，因此評價的方法也各不相同。例如，對于質(zhì)量維度一般采取負(fù)分制，根據(jù)出現(xiàn)質(zhì)量問題的嚴(yán)重程度和頻次等內(nèi)容對供應(yīng)商進(jìn)行評價。在建立供應(yīng)商績效評價模型時，需要根據(jù)各企業(yè)的評價方法預(yù)設(shè)好評價的維度、內(nèi)容和算法。

2.3.2 數(shù)據(jù)導(dǎo)入與錄入

在建立好評價模型之后，需要確定各維度數(shù)據(jù)的收集和錄入方式。數(shù)據(jù)的收集方式主要包括從其他信息化平臺直接獲取數(shù)據(jù)以及人工收集兩種方式，相應(yīng)的數(shù)據(jù)導(dǎo)入方式包括從其他信息化平臺自動導(dǎo)入數(shù)據(jù)和人工錄入兩種方式。由于各企業(yè)信息化程度存在差異，因此在建立供應(yīng)商績效評價模塊時需要對企業(yè)的現(xiàn)狀和信息化規(guī)劃進(jìn)行充分評估，確保模塊的功能能夠契合企業(yè)的發(fā)展。

2.4 供應(yīng)商檔案管理以及數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析信息化

2.4.1 供應(yīng)商檔案管理的目的

電站鍋爐作為受國家市場監(jiān)督管理總局監(jiān)管的特種設(shè)備，直接關(guān)系到人民群眾生命財產(chǎn)安全和國家經(jīng)濟(jì)建設(shè)，要求產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)全過程具有可追溯性。由于供應(yīng)商提供的產(chǎn)品或服務(wù)直接或間接對電站鍋爐產(chǎn)品的質(zhì)量和安全產(chǎn)生影響，因此需要對供應(yīng)商進(jìn)行全壽命周期管理。

2.4.2 供應(yīng)商檔案管理的內(nèi)容

在實(shí)施供應(yīng)商管理信息化時，應(yīng)考慮對供應(yīng)商從入庫到撤銷資格期間全部的信息進(jìn)行記錄，包括準(zhǔn)入評價記錄、資質(zhì)變更記錄、供貨業(yè)績和業(yè)績評價記錄。記錄的內(nèi)容包括時間、人員以及相應(yīng)的文件和記錄。

2.4.3 數(shù)據(jù)統(tǒng)計和分析

數(shù)據(jù)的便捷統(tǒng)計分析是信息化的一大優(yōu)勢，在策劃實(shí)施供應(yīng)商管理信息化時要考慮以下內(nèi)容：

（1）系統(tǒng)應(yīng)具有快捷查詢功能，能夠查詢供應(yīng)商基本信息、供應(yīng)商準(zhǔn)入評價信息和供應(yīng)商資質(zhì)變更信息等內(nèi)容。

（2）系統(tǒng)能夠?qū)?shí)時數(shù)據(jù)進(jìn)行快速檢索，同時能夠查詢歷史數(shù)據(jù)。例如能夠按特定的時間范圍、特定的檢索條件自動生成歷史合格供應(yīng)商名單，能夠按特定檢索條件自動統(tǒng)計出歷史供應(yīng)商數(shù)量信息以及供應(yīng)商資格變化信息等。

（3）系統(tǒng)應(yīng)具有定義報表功能，以便對數(shù)據(jù)進(jìn)行利用。例如，通過對質(zhì)量數(shù)據(jù)的實(shí)施統(tǒng)計和分析，自動進(jìn)行質(zhì)量風(fēng)險預(yù)警。通過對不同時間段的數(shù)據(jù)進(jìn)行對比分析，研判質(zhì)量趨勢，查找改進(jìn)方向等。

3 結(jié)束語

與常規(guī)供應(yīng)商管理方式相比，以信息化的方式管理供應(yīng)商在管理效率和精細(xì)化程度上呈現(xiàn)出明顯的優(yōu)勢，并且與當(dāng)前信息化、數(shù)字化和智能化的發(fā)展方向保持高度一致。通過搭建集供應(yīng)商準(zhǔn)入、業(yè)績評價、檔案管理和數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析于一身的“一站式”供應(yīng)商管理信息化系統(tǒng)，能夠有效解決供應(yīng)商準(zhǔn)入和資質(zhì)變更線下實(shí)施周期長、合格供應(yīng)商名單無法自動生成和更新、供應(yīng)商檔案不易長期保存以及供應(yīng)商信息檢索困難等難題，幫助企業(yè)顯著提高經(jīng)營績效。