行政綜合執(zhí)法檔案規(guī)范化管理策略

陳素云

摘? 要：在新時(shí)期背景下，為了能夠更好地保證信息的安全性，提升行政綜合執(zhí)法檔案管理工作的規(guī)范化，相關(guān)管理單位就要從行政綜合執(zhí)法工作開展的實(shí)際情況入手，不斷引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理方法，實(shí)現(xiàn)對(duì)行政綜合執(zhí)法檔案的規(guī)范化管理?；诖?，本篇文章主要從檔案管理工作實(shí)際出發(fā)，針對(duì)提升行政綜合執(zhí)法檔案管理規(guī)范化的路徑展開了詳細(xì)的論述，希望相關(guān)管理人員能夠從中獲得啟發(fā)，進(jìn)而快速提升行政綜合執(zhí)法檔案管理工作的效率。

關(guān)鍵詞：行政綜合執(zhí)法;檔案管理;規(guī)范化

引言

在行政綜合執(zhí)法工作的開展中，檔案管理是行政綜合執(zhí)法部門工作中一個(gè)比較重要的組成部分，為了能夠使檔案管理的功能最大化，相關(guān)管理人員就必須從工作的實(shí)際出發(fā)，明確管理工作中的重點(diǎn)，承擔(dān)起自己應(yīng)盡的責(zé)任，同時(shí)還應(yīng)有效地借助當(dāng)前一些比較先進(jìn)的管理設(shè)備和管理程序，以此來達(dá)到規(guī)范化管理檔案的最終目的。

一、行政綜合執(zhí)法檔案的特點(diǎn)分析

（一）專業(yè)性特點(diǎn)

所謂的行政綜合執(zhí)法檔案，其主要依據(jù)就是相關(guān)的工作人員在實(shí)際開展行政綜合執(zhí)法案件的過程當(dāng)中，所形成的一些需要詳細(xì)記錄和保存的數(shù)據(jù)和信息，同時(shí)也是對(duì)案件執(zhí)行全過程的最全面、最權(quán)威的反映。在不同類別的專業(yè)法當(dāng)中，針對(duì)不同的執(zhí)法活動(dòng)范圍以及不同的相對(duì)人群，檔案本身所展現(xiàn)出的作用和功能性也是不同的，通過這些就足可以證明行政綜合執(zhí)法檔案所具備的獨(dú)特性與法律性。也正是因?yàn)樾姓C合執(zhí)法檔案的這些特征，使其在形成的過程中往往會(huì)出現(xiàn)一些內(nèi)容和形式上的差異，但也正是由于這些差異的存在，才使行政綜合執(zhí)法檔案的專業(yè)性特征更加明顯。

（二）成套性特點(diǎn)

相關(guān)職能單位在進(jìn)行一些獨(dú)立專業(yè)的執(zhí)法活動(dòng)過程中，從最開始階段的案件確立，并將過相應(yīng)的流程之后，進(jìn)入到案件的最終階段，形成相應(yīng)的處罰標(biāo)準(zhǔn)，在整個(gè)過程當(dāng)中，所有涉及到的資料、人員、場(chǎng)所等都是需要進(jìn)行歸檔處理的關(guān)鍵性內(nèi)容。由此可見，所有的行政綜合執(zhí)法檔案內(nèi)容都具有一定的完整性，而且這些內(nèi)容是不能被分割的，同時(shí)更不能與其他任何案件的檔案混淆。除此之外，還應(yīng)注意的一點(diǎn)是，行政綜合執(zhí)法檔案在使用的過程中，也必須要進(jìn)行成套提供利用，如果在使用的過程中，出現(xiàn)了將檔案材料拆開的情況，不僅有可能會(huì)造成檔案的丟失或損壞，而且還既有可能影響到行政綜合執(zhí)法檔案的使用價(jià)值[1]。

（三）存儲(chǔ)性特點(diǎn)

對(duì)于行政綜合執(zhí)法檔案的形成，主要是一些相關(guān)的專業(yè)性執(zhí)法活動(dòng)，在經(jīng)過一定的流程處理之后所形成的最終結(jié)果，而這個(gè)結(jié)果就是對(duì)綜合執(zhí)法活動(dòng)整個(gè)過程的實(shí)際進(jìn)展進(jìn)行詳細(xì)的記錄。例如，在案件調(diào)查中，被調(diào)查人與違法事實(shí)都違背了哪些法律法規(guī)，在哪些法律條款中的哪一點(diǎn)，并以這些法律條文為依據(jù)，作出最終的處罰決定，而且在整個(gè)調(diào)查過程中所涉及到的執(zhí)法措施、取證內(nèi)容等，都必須要詳細(xì)、完整地錄入到行政綜合執(zhí)法檔案當(dāng)中。相關(guān)的職能人員需要對(duì)行政綜合執(zhí)法檔案的所有關(guān)鍵性內(nèi)容進(jìn)行完善，并做好檔案的編號(hào)，最后進(jìn)行安全存儲(chǔ)，這樣就能夠有效保障檔案在后續(xù)工作中調(diào)查與使用的便捷性，同時(shí)也能較好地體現(xiàn)出案件的執(zhí)法過程。

二、行政綜合執(zhí)法檔案規(guī)范化管理的有效策略

（一）加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，明確人員職責(zé)

對(duì)于行政綜合執(zhí)法工作來說，最突出的特點(diǎn)就是具有較高的保密性，尤其是針對(duì)檔案的管理，更是有著嚴(yán)格的保密要求，所以，在進(jìn)行行政綜合執(zhí)法檔案管理的過程中，相關(guān)的職能人員一定要明確該工作的重要性，并且要在相應(yīng)制度規(guī)范的要求下開展管理工作[2]。同時(shí)要想成為一名合格的檔案管理職能人才，還需要具備完善的法律意識(shí)，在工作中要始終保持一種良好的狀態(tài)，最重要的是要熟悉檔案管理的基本流程及原則，要在制度體系的范疇內(nèi)高效地完成管理工作。首先，職能人員的政治素養(yǎng)和業(yè)務(wù)能力必須要達(dá)到相應(yīng)的崗位要求，職能單位在對(duì)該崗位人才進(jìn)行選拔時(shí)，一定要通過嚴(yán)格的測(cè)試和考核，選出與該崗位要求最為匹配的管理人才，以此來對(duì)檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化，使其向著更加規(guī)范化的方向發(fā)展。此外，無論是針對(duì)該崗位上的新員工還是老員工，都必須要定期對(duì)其進(jìn)行管理知識(shí)和準(zhǔn)則的培訓(xùn)，通過對(duì)相關(guān)管理章程的學(xué)習(xí)，從中獲取到更有價(jià)值的啟發(fā)，以此提升自身對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)。在科技的不斷發(fā)展中，先進(jìn)技術(shù)的應(yīng)用對(duì)檔案管理工作來說也是一項(xiàng)重要的突破，因此作為檔案管理人員也應(yīng)加強(qiáng)自身對(duì)先進(jìn)技術(shù)的學(xué)習(xí)和研究，并能通過技術(shù)與意識(shí)形態(tài)的結(jié)合，提升行政綜合執(zhí)法檔案管理的成效。

（二）要加強(qiáng)檔案設(shè)施配備，確保環(huán)境安全

綜合執(zhí)法檔案的最突出特點(diǎn)就是具備極高的保密性，所以，如果一直采用傳統(tǒng)的方式進(jìn)行管理，必然會(huì)降低其安全性，針對(duì)這一問題，檔案管理配套設(shè)施的建設(shè)就顯得尤為重要，不僅能夠有效提升檔案管理的效率，而且檔案管理的安全性也得到了保障[3]。為了能夠?qū)崿F(xiàn)這一目標(biāo)，最重要的就是要增加硬件設(shè)施，對(duì)于職能單位來說，一定要配備專門的檔案信息室，并在信息室內(nèi)安裝一些比較先進(jìn)的防磁化、防碰撞的安全設(shè)施，對(duì)經(jīng)過批準(zhǔn)能夠進(jìn)入信息室的人員，一定要要求穿戴好衛(wèi)生設(shè)施，并指派專門負(fù)責(zé)人監(jiān)管。要注意的是，檔案信息大部分都是紙質(zhì)形式，所以一定做好防潮、防火等方面的工作，必要時(shí)可通過相應(yīng)的設(shè)備設(shè)施提升對(duì)災(zāi)害的抵御能力。其次，針對(duì)檔案室的使用一定要有明確的規(guī)章制度，無論是存取檔案或者查閱檔案都必須要嚴(yán)格遵守相關(guān)的程序，確保每個(gè)環(huán)節(jié)的工作都有依可循。最后，在數(shù)字化科技背景下，職能單位也應(yīng)認(rèn)識(shí)到科技帶來的改變，并合理利用信息化技術(shù)將一些紙質(zhì)檔案進(jìn)行轉(zhuǎn)化，以信息化形式呈現(xiàn)給需要的人，從而推動(dòng)行政綜合執(zhí)法檔案管理向著更加規(guī)范化的方向發(fā)展。

（三）加強(qiáng)檔案流程規(guī)范，提升過程控制

結(jié)合我國(guó)職能單位的工作流程和標(biāo)準(zhǔn)來看，行政綜合執(zhí)法檔案通常會(huì)在案件結(jié)束以后對(duì)檔案進(jìn)行歸檔，最晚不能超出兩個(gè)月，同時(shí)對(duì)于檔案的日期、編號(hào)等都要進(jìn)行嚴(yán)格的檢查，不能出現(xiàn)任何錯(cuò)誤，如果案件涉及國(guó)家機(jī)密或者個(gè)人隱私，往往需要設(shè)立復(fù)卷，并將兩卷進(jìn)行分別歸檔。在歸檔的過程中，要明確案件的類別，并按照案件發(fā)生的時(shí)間進(jìn)行編號(hào)，以便于再次查找或使用，這樣也能節(jié)省大量的時(shí)間。在每個(gè)檔案的封皮上，也都有著簡(jiǎn)明的內(nèi)容呈現(xiàn)，所以在對(duì)這些檔案進(jìn)行保管的過程中，要做好分類，妥善保管。如果有檔案需要重新查看，管理人員一定要做好記錄，并要求借閱人要在規(guī)定的期限內(nèi)歸還，這個(gè)過程要注意的是，借出的檔案一定不能進(jìn)行任何涂抹和修改。如果是一些已經(jīng)棄用的檔案，也不能隨意丟棄，而是需要通過相應(yīng)的流程審批，才能最終銷毀。在進(jìn)行棄用檔案的銷毀時(shí)，也必須要有兩名或兩名以上的管理人員在場(chǎng)才能進(jìn)行公開銷毀。

（四）加強(qiáng)檔案管理考核，健全督導(dǎo)機(jī)制

首先，在開展執(zhí)法監(jiān)督工作中，也應(yīng)建立起專門且明確的監(jiān)督條例，并將內(nèi)部監(jiān)督與外部監(jiān)督進(jìn)行融合，創(chuàng)建一個(gè)更加專業(yè)化、規(guī)范化的管理檔案監(jiān)督體系。同時(shí)，還要組建一支專業(yè)性較強(qiáng)的監(jiān)督職能團(tuán)隊(duì)，不定期地對(duì)檔案管理工作開展的情況進(jìn)行調(diào)查，提升職能人員的管理意識(shí)，確保檔案管理工作能夠在一個(gè)良好的狀態(tài)下順利開展，并使其安全性得到有效提升。其次，對(duì)于檔案管理的崗位人員，要加強(qiáng)考核力度、提升考核標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)而促進(jìn)檔案管理的整個(gè)過程都能夠向著規(guī)范化的方向發(fā)展。同時(shí)，在考核的過程中，要明確考評(píng)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)管理人員的工作表現(xiàn)做出合理的評(píng)分，針對(duì)工作較為突出的人員要給予相應(yīng)的鼓勵(lì)，對(duì)于表現(xiàn)較差的人員也要予以懲罰，如果出現(xiàn)玩忽職守，造成重大失誤的員工，要根據(jù)情節(jié)的輕重進(jìn)行定奪。

（五）加強(qiáng)對(duì)執(zhí)法檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)力度

從行政綜合執(zhí)法檔案管理工作的具體開展情況來看，其不僅具備較高的要求和標(biāo)準(zhǔn)，而且在實(shí)施的過程中也存在較大的難度，而能夠有效提升行政綜合執(zhí)法檔案管理效率的途徑，除了采用先進(jìn)的技術(shù)手段外，還必須要具備更加專業(yè)的管理人才，所以對(duì)管理人員能力提升的培訓(xùn)工作至關(guān)重要，通過相應(yīng)的專業(yè)能力指導(dǎo)，能夠讓管理人員學(xué)習(xí)到最新的管理技術(shù)，進(jìn)而也能有效促進(jìn)檔案的規(guī)范化管理。在組織相關(guān)培訓(xùn)時(shí)，不能一味的講授一些專業(yè)性較強(qiáng)的內(nèi)容，而是要結(jié)合單位實(shí)際，同時(shí)選擇一些符合時(shí)代要求的內(nèi)容進(jìn)行培訓(xùn)，以此來提升管理人員工作的積極性，促進(jìn)政綜合執(zhí)法檔案管理工作的高效開展。

結(jié)束語

總而言之，針對(duì)綜合行政執(zhí)法單位，檔案管理工作是其中比較關(guān)鍵的一部分內(nèi)容，因此，為了能夠更好地實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理，提升行政綜合執(zhí)法工作的效率，作為檔案管理人員，一定要從技術(shù)和發(fā)展的角度出發(fā)，加強(qiáng)專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)，增強(qiáng)檔案規(guī)范化管理意識(shí)，以此才能不斷提高行政綜合執(zhí)法檔案管理水平。

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