如何做好事業(yè)單位檔案管理

王永志

摘? 要：如今，隨著中國城市化進(jìn)程的逐步發(fā)展，能夠作為自身管理基礎(chǔ)的經(jīng)濟(jì)單位也在不斷完善。為了更好地體現(xiàn)單位管理的質(zhì)量，有必要對檔案管理中存在的問題進(jìn)行分析。只有在檔案管理的日常工作中不斷改進(jìn)檔案管理，才能更好地管理自己的事務(wù)。作為辦公室管理者，我們需要從檔案管理工作入手，完善檔案管理制度，幫助單位提高自身水平，優(yōu)化自身管理工作，展現(xiàn)組織管理特色。

關(guān)鍵詞：單位;組織檔案;文件管理

1事業(yè)單位檔案管理工作的重要意義

在單位內(nèi)部，做好檔案工作，改善員工的基本信息、工作條件、學(xué)歷等信息，對員工的工作能力、工作貢獻(xiàn)等影響未來人事安排、晉升、社會保障等因素有重要影響。新時期，各組織要實施檔案管理，完善績效考核機(jī)制，正確全面地考慮干部隊伍的基本情況，為干部選拔組織提供信息和支持。檔案管理不僅有利于生產(chǎn)單位人力資源的開發(fā)，而且對吸引和留住人才起到了積極的作用。此外，對于員工來說，檔案不僅是員工在工作各個階段的相關(guān)記錄，也是一個良好的檔案，反映員工的工作價值和社會價值。

2組織檔案管理的缺陷

2.1檔案管理方法缺乏創(chuàng)新

為了提高單位檔案管理的效率，必須不斷改變現(xiàn)有的檔案管理方式。隨著社會的發(fā)展和進(jìn)步，檔案管理的負(fù)擔(dān)越來越重，檔案管理方法也越來越多樣化。同時，許多商業(yè)機(jī)構(gòu)采用傳統(tǒng)的檔案管理方法，這使得檔案更新變得不可能。此外，在一些單位，檔案管理局還沒有根據(jù)實際需要實施新的檔案管理制度，沒有能夠快速收集重要檔案，更不用說檔案的歸檔和整理工作確實在進(jìn)行中。由于檔案管理條件的影響，檔案管理的現(xiàn)代化尚未實現(xiàn)。此外，一些單位堅持手工管理檔案，導(dǎo)致一些寶貴的檔案資源利用不合理，難以充分發(fā)揮檔案資源的重要價值。

2.2缺乏關(guān)注

目前，許多組織單位沒有認(rèn)識到檔案管理的重要性，沒有把檔案管理納入組織管理。由于檔案管理不同于其他工作，與組織利益沒有直接關(guān)系，不能取得良好的效果。許多干部忽視檔案管理，造成檔案收集困難，管理混亂，缺乏監(jiān)督，甚至在一些部門和經(jīng)濟(jì)部門，檔案管理對檔案管理根本不感興趣，沒有效果。

3加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理工作

3.1完善管理制度及強(qiáng)化工作規(guī)范

事業(yè)單位的檔案管理是高度復(fù)雜和系統(tǒng)化的。要保證工作的順利開展，必須有完善的管理制度。因此，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)結(jié)合本單位檔案管理的實際情況，參照《檔案法》的具體要求，進(jìn)一步完善檔案管理制度，包括管理考核制度和責(zé)任追究制度。收集、整理、咨詢、拍攝、移交等都屬于檔案工作的范疇。通過制度規(guī)范，明確檔案管理的要求和標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格執(zhí)行管理制度，真正發(fā)揮管理規(guī)章制度的有效性。此外，還要積極開展宣傳，逐步將檔案管理考核納入本單位工作日程，鼓勵檔案工作者提高知識水平和認(rèn)知水平，使本單位每個工作人員都有“依法管理檔案”的意識，進(jìn)一步規(guī)范檔案管理。

3.2強(qiáng)化檔案意識，進(jìn)一步完善檔案管理制度

為了充分發(fā)揮檔案管理的職能和作用，取得更好的工作成效，單位領(lǐng)導(dǎo)必須高度重視檔案管理工作，充分認(rèn)識檔案管理工作對本單位發(fā)展的重要意義，把檔案管理工作擺在重要位置。同時，檔案部門開展檔案宣傳工作，向廣大職工普及《檔案法》，使大家充分認(rèn)識檔案管理的重要性，自覺配合檔案管理工作。然后，結(jié)合本單位實際情況，進(jìn)一步完善本單位檔案管理體系，以適應(yīng)新時期檔案管理發(fā)展的要求。在制定制度的過程中，要特別注意制度的合理性和可操作性。完善的檔案制度可以約束單位領(lǐng)導(dǎo)和員工，突出單位在日常檔案管理過程中的地位平等，是保證檔案管理效率的重要保證。本單位檔案部門負(fù)責(zé)嚴(yán)格執(zhí)行檔案制度，確保檔案制度的公正性和嚴(yán)肅性，使檔案工作順利開展。此外，還引入了完善的績效考核體系，科學(xué)合理地量化檔案工作，以獲得公正客觀的結(jié)果。根據(jù)考核結(jié)果對檔案人員進(jìn)行獎懲，更好地激發(fā)檔案人員的工作積極性。

3.3加強(qiáng)人員隊伍建設(shè)的規(guī)范化

檔案管理隊伍建設(shè)是保證檔案管理規(guī)范化的基礎(chǔ)和必要條件。檔案由檔案人員保存和管理。要建立一支業(yè)務(wù)水平高、政治意識強(qiáng)、信息技術(shù)能力強(qiáng)的檔案管理隊伍。首先，選擇具有檔案管理專業(yè)背景的人員加入管理團(tuán)隊，提高檔案管理團(tuán)隊的專業(yè)綜合能力。二是做好檔案管理人員的繼續(xù)教育和培訓(xùn)工作。根據(jù)《檔案專業(yè)人員繼續(xù)教育條例》，規(guī)范培訓(xùn)內(nèi)容，運用多種方式促使檔案專業(yè)人員提高創(chuàng)新能力和學(xué)科素養(yǎng)，掌握檔案專業(yè)的新理論、新知識、新技術(shù)、新方法，從學(xué)習(xí)中提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平，推進(jìn)檔案管理規(guī)范化。

3.4積極引進(jìn)新設(shè)備、新方法

新時期事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新與優(yōu)化，要改變過去落后的管理方式，積極引進(jìn)新的管理方法和管理設(shè)備，新時期需要更多的資金投入，才能有足夠的資金引進(jìn)新的方法和設(shè)備。例如，信息技術(shù)的引入不僅可以實現(xiàn)電子檔案的建立，而且可以豐富檔案資源，豐富檔案資源，創(chuàng)新檔案利用方式，有效提高檔案利用率和檔案管理效率。

3.5做好檔案的收集整理工作。在日常管理過程中，管理者首先要做好檔案的收集工作，防止檔案匱乏。為了確保檔案收集的完整性，僅僅依靠命令和制度規(guī)范是不夠的。要結(jié)合事業(yè)單位實際開展工作。具體來說，要著力宣傳檔案收集工作的重要性，增強(qiáng)檔案管理人員的檔案收集意識，不斷培養(yǎng)和提高檔案管理人員的工作積極性，使他們能夠重視檔案工作，規(guī)范黨的制度，落實這些制度。

在檔案整理過程中，必須進(jìn)行規(guī)范的整理，以便于檔案的存儲和利用。檔案的整理過程需要按照文件裝訂、文件分類、文件整理、文件編號、文件編目、文件裝箱的順序進(jìn)行，不能擾亂順序。需要注意的是，在整理的過程中，不同載體、不同形式、不同存儲期的檔案必須分開整理、存儲，不得混淆。例如，照片、視頻和文本文件需要單獨排序和保存。

同時，還要正確劃分檔案的歸檔范圍。只要文件具有一定的保存價值，就需要納入歸檔范圍，尤其是容易忽略或不易收集的文件。對于不需要保存的重復(fù)文檔、臨時文檔和其他文檔，無需對其進(jìn)行歸檔和整理。

4結(jié)束語

總之，事業(yè)單位的發(fā)展面臨著許多機(jī)遇和挑戰(zhàn)。要確保穩(wěn)定發(fā)展，需要做好檔案管理工作，創(chuàng)新優(yōu)化檔案管理，解決傳統(tǒng)檔案管理的弊端，切實提高檔案管理質(zhì)量，使事業(yè)單位更好地發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

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