摘要：在人力資源開發(fā)與管理理念確立的背景下，以往傳統(tǒng)的干部檔案制度難以適應(yīng)時(shí)代發(fā)展需要。干部檔案是考察干部與人才錄用的重要憑證，在新形勢(shì)下，單位體制出現(xiàn)了改變，人力資源管理工作核心也發(fā)生了改變，系統(tǒng)內(nèi)部人員流動(dòng)十分頻繁，隸屬關(guān)系也隨之發(fā)生了變化，進(jìn)而導(dǎo)致干部檔案出現(xiàn)了諸多新問(wèn)題。在這一背景下，優(yōu)化干部人事檔案管理工作已刻不容緩。

關(guān)鍵詞：人力資源視域;干部人事;檔案管理

引言

在現(xiàn)代人力資源管理理念下，傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)無(wú)法跟上時(shí)代的發(fā)展要求。對(duì)干部的考察通常以干部檔案作為主要依據(jù)，新形勢(shì)下，各行業(yè)都發(fā)生了變革，單位體制也不斷發(fā)生改變，直接導(dǎo)致人力資源管理的核心任務(wù)發(fā)生改變。同時(shí)，在單位內(nèi)部，人員的調(diào)動(dòng)較為頻繁，導(dǎo)致工作人員隸屬關(guān)系變化更加頻繁，因此，干部檔案管理面臨著更大壓力。這種形勢(shì)下，干部檔案管理急需開展優(yōu)化工作。

1我國(guó)干部人事檔案管理工作的特殊性及重要性

干部人事檔案管理工作是檔案管理工作的重要組成部分，上級(jí)有關(guān)部門對(duì)干部人事檔案管理提出了更高要求，干部人事檔案管理信息化、現(xiàn)代化和規(guī)范化，越來(lái)越得到檔案管理部門的重視。在新時(shí)代，有關(guān)部門應(yīng)明確干部人事檔案管理工作的特殊性和重要性，更好地推進(jìn)干部人事檔案管理工作。

干部人事檔案管理工作是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，其好壞不僅影響干部個(gè)人發(fā)展，也直接影響干部從事工作的成敗。干部檔案的形成具有一定的歷史性，是組織人事部門在干部成長(zhǎng)過(guò)程中不斷積累的結(jié)果。干部檔案材料是干部成長(zhǎng)過(guò)程的真實(shí)記錄，也是組織人事部門進(jìn)行干部考核和任用的重要依據(jù)與參考，是對(duì)干部進(jìn)行考核的重要依據(jù)和憑證。從現(xiàn)實(shí)層面看，做好干部檔案管理工作，對(duì)挖掘和利用干部資源，推動(dòng)黨的各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展，具有重要的現(xiàn)實(shí)意義[1]。干部人事檔案管理工作不僅是一項(xiàng)服務(wù)性工作，更是一項(xiàng)政治性工作，具有明顯的政治性、服務(wù)性和管理性特征。

干部人事檔案是真實(shí)反映干部基本情況、工作經(jīng)歷、工作表現(xiàn)的真實(shí)記錄，是干部在成長(zhǎng)各個(gè)階段具體表現(xiàn)的有效依據(jù)。因此，做好干部人事檔案管理工作，能夠更好地了解干部的工作業(yè)績(jī)以及工作特長(zhǎng)，對(duì)干部的工作成績(jī)進(jìn)行綜合評(píng)判，合理使用干部資源。近年來(lái)，黨和國(guó)家更加重視干部的提拔重用，明確要求在干部提拔過(guò)程中做到公平公正，同時(shí)在干部考核過(guò)程中做到歷史、客觀、全面地了解一名干部的成長(zhǎng)過(guò)程，在干部提拔重用之前，必然會(huì)對(duì)干部的檔案進(jìn)行查閱，這樣才能夠全面客觀地了解一名干部，更好地挖掘干部人力資源的價(jià)值和作用，達(dá)到人盡其才、才盡其用的人力資源管理目標(biāo)，實(shí)現(xiàn)干部資源的合理配置。

2當(dāng)下我國(guó)干部人事檔案管理工作中存在的常見問(wèn)題

2.1干部人事檔案內(nèi)容不完整

干部人事檔案管理主要包含了干部的履歷、自傳、學(xué)習(xí)經(jīng)歷、學(xué)歷證明、社會(huì)經(jīng)驗(yàn)、干部任免以及工資變動(dòng)等諸多內(nèi)容。其與普通檔案相比較有著一定的區(qū)別，干部人事檔案可以說(shuō)是黨選拔與干部任用的重要憑證。因此，干部人事檔案內(nèi)容必須具備較強(qiáng)的真實(shí)性與完整性，這樣才能夠?qū)n案作為參考。

但依照數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)顯示，諸多干部人事檔案內(nèi)容在經(jīng)過(guò)不同層面的管理之后，檔案細(xì)節(jié)內(nèi)容存在較大差異，主要為一些新增檔案信息沒有及時(shí)更新，這樣就會(huì)導(dǎo)致相關(guān)部門難以了解和掌握干部的所有信息，特別是最新信息，在這一背景下，部分干部就會(huì)失去了競(jìng)選機(jī)會(huì)，進(jìn)而嚴(yán)重影響了黨組織的選拔與人才任用[2]。

2.2檔案管理工作人員業(yè)務(wù)能力較差

檔案管理工作要求較高，屬于細(xì)致性工作，工作人員需要具備一定的耐心，只有這樣才可以詳細(xì)記錄和整理檔案，特別是干部人事檔案管理，對(duì)檔案管理人員更是提出了更高的要求。

但當(dāng)前部分檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)能力較差，沒有進(jìn)行系統(tǒng)且專業(yè)訓(xùn)練，進(jìn)而導(dǎo)致其缺少工作經(jīng)驗(yàn)與實(shí)踐能力，然后在管理過(guò)程中就會(huì)出現(xiàn)問(wèn)題，難以勝任這份工作。另外，檔案管理人員因?yàn)椴荒芗皶r(shí)有效地解決工作中出現(xiàn)的問(wèn)題，長(zhǎng)此以往，就會(huì)使其失去對(duì)本職工作的熱情，造成檔案部門管理人員流失嚴(yán)重，最后在干部人事調(diào)整工作中出現(xiàn)各種各樣的問(wèn)題。

2.3存在虛假檔案信息

我國(guó)人口諸多，這也就說(shuō)明了不論什么工作和崗位都會(huì)有無(wú)數(shù)人競(jìng)爭(zhēng)，在這種競(jìng)爭(zhēng)背景下，干部人事檔案成為了證明干部人員優(yōu)勢(shì)的重要證據(jù)之一，在干部檔案中，越優(yōu)秀且越豐富的內(nèi)容越有利于干部任選。

進(jìn)而導(dǎo)致少部分人出現(xiàn)了想要捏造虛假檔案信息的情況出現(xiàn)，如在檔案中會(huì)出現(xiàn)虛報(bào)獲獎(jiǎng)項(xiàng)目、隱瞞錯(cuò)失或更改學(xué)歷的等情況，這樣即便是被任用，相信時(shí)間久就會(huì)暴露，因?yàn)樗静涣私膺@一職業(yè)[3]。

另外，在這一背景下，也會(huì)導(dǎo)致能力較強(qiáng)的人員因?yàn)闆]有被發(fā)掘而選擇其他行業(yè)發(fā)展，而能力較差的人員因?yàn)殡y以提升工作時(shí)效性，進(jìn)而導(dǎo)致工作停滯不前，這對(duì)于社會(huì)主義國(guó)家建設(shè)工作的效率會(huì)產(chǎn)生一定影響。

2.4檔案管理方法不科學(xué)

在當(dāng)前干部人事檔案管理工作中，管理方法不科學(xué)現(xiàn)象十分明顯，因?yàn)檫^(guò)于強(qiáng)調(diào)管理而忽視了服務(wù)。檔案管理工作十分復(fù)雜且繁瑣，對(duì)操作的要求較高，如果沒有運(yùn)用現(xiàn)代化先進(jìn)的手段來(lái)進(jìn)行管理，那么就會(huì)導(dǎo)致檔案管理缺少時(shí)效性。干部人事檔案管理工作本身就十分復(fù)雜，如果管理方法不科學(xué)那么就會(huì)出現(xiàn)各種各樣的問(wèn)題，如干部人事檔案不完整，歸檔內(nèi)容不清晰等等。另外，部分干部人事檔案管理材料沒有進(jìn)行嚴(yán)密審查，導(dǎo)致檔案內(nèi)容的真實(shí)性受到極大影響，同時(shí)還會(huì)對(duì)人事部門了解人員造成影響，不利于后期人才聘用與人員選拔工作得順利開展。

3人力資源視閾下優(yōu)化干部人事檔案管理的方法

3.1規(guī)范干部人事檔案管理制度

人力資源管理理論認(rèn)為，應(yīng)該通過(guò)合理的制度來(lái)優(yōu)化人力資源配置，在干部檔案管理工作過(guò)程中也應(yīng)該建立和完善干部檔案管理制度，進(jìn)一步提升干部人事檔案管理水平。特別是隨著網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代的到來(lái)，對(duì)干部檔案管理工作提出了更高要求，干部人事檔案管理工作應(yīng)該主動(dòng)適應(yīng)時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，轉(zhuǎn)變干部人事檔案管理方向，提升干部人事檔案信息資源的開發(fā)和利用價(jià)值。一方面，結(jié)合干部人事檔案管理工作實(shí)際，探討和創(chuàng)新干部人事檔案管理規(guī)范制度，明確干部人事檔案管理職能部門的職責(zé)和權(quán)限，通過(guò)轉(zhuǎn)變干部人事檔案管理方向，創(chuàng)新干部人事檔案管理機(jī)制，實(shí)現(xiàn)干部人事檔案資源的合理利用，為干部的選拔和任用奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)[4]。另一方面，應(yīng)加大干部人事檔案信息化建設(shè)，給予干部人事檔案管理工作一定的政策和資金支持，更新軟硬件設(shè)施，同時(shí)完善干部人事檔案管理信息化制度，通過(guò)管理制度的有效落實(shí)，提高干部人事檔案管理效率。

3.2檔案內(nèi)容補(bǔ)充完整

由于上述各種問(wèn)題的發(fā)生，嚴(yán)重影響了各單位對(duì)于人才的選拔。因此，管理干部人事檔案部門需要建立辨別檔案材料的專屬機(jī)構(gòu)，培訓(xùn)下屬員工，專門負(fù)責(zé)對(duì)干部人事檔案內(nèi)容的真?zhèn)芜M(jìn)行甄別，從而保障完整真實(shí)性，也能夠保障檔案材料內(nèi)容的完整性。專業(yè)機(jī)構(gòu)加上專業(yè)人士，對(duì)于材料在完整性和真實(shí)性方面，具有較大的保障作用。同時(shí)，管理人員應(yīng)及時(shí)將新信息補(bǔ)充進(jìn)人事檔案中，不可以拖拉，導(dǎo)致補(bǔ)充檔案資料效率不高，甚至遺漏重要信息。因此，積極補(bǔ)充檔案資料是提升管理人事檔案工作質(zhì)量的關(guān)鍵所在[5]。

3.3信息化結(jié)合現(xiàn)代化手段管理檔案

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，導(dǎo)致檔案管理工作面臨著巨大的挑戰(zhàn)，但同時(shí)也帶來(lái)了發(fā)展機(jī)遇。一方面，管理檔案時(shí)，對(duì)于檔案的妥善保存非常重要，應(yīng)采取合理科學(xué)的輔助保存措施，保證不會(huì)丟失重要的干部檔案信息。而高新技術(shù)可以幫助達(dá)成該目標(biāo)，計(jì)算機(jī)信息技術(shù)效率和準(zhǔn)確率等都很高，可以更加便捷地開展檔案保存工作。另一方面，計(jì)算機(jī)技術(shù)的運(yùn)用，將檔案管理材料由紙質(zhì)升級(jí)為電子版本，更容易進(jìn)行備份，具有較強(qiáng)的保密性，可以對(duì)保存干部人事檔案的電腦設(shè)置繁瑣密碼，既可以使得檔案信息的完整性得到保障，又不會(huì)丟失。與此同時(shí)，信息技術(shù)與檔案管理工作的融合可以提供給檔案管理人員更少時(shí)間和精力，對(duì)于干部人事檔案的管理制度進(jìn)行分析和研討，修正制度方面的缺陷和不足，大大保障了檔案資料的完整和真實(shí)性，促進(jìn)檔案管理工作科學(xué)開展。利用計(jì)算機(jī)技術(shù)管理干部檔案，這是時(shí)代的發(fā)展要求，可以促進(jìn)人事檔案工作的科學(xué)化[6]。將計(jì)算機(jī)技術(shù)的高新軟件與檔案資料相融合，能夠有利于實(shí)時(shí)了解干部人事檔案的進(jìn)展情況，對(duì)干部人事檔案信息進(jìn)行錄入、查詢、統(tǒng)計(jì)歸檔等都可以運(yùn)用計(jì)算機(jī)操作完成，使得查詢?nèi)藛T可以利用網(wǎng)絡(luò)隨時(shí)對(duì)檔案資料信息進(jìn)行查閱，檔案管理工作人員可以對(duì)檔案進(jìn)行錄入等操作處理，這對(duì)于提高檔案管理工作效率有重要意義。

3.4更新檔案管理人員的知識(shí)儲(chǔ)備和提高其專業(yè)素質(zhì)

干部人事檔案管理工作應(yīng)在改革干部人事制度的基礎(chǔ)上，適應(yīng)人事制度的發(fā)展，強(qiáng)化檔案管理工作，提升管理人員素質(zhì)，提升管理隊(duì)伍的整體素質(zhì)，實(shí)現(xiàn)知識(shí)化和專業(yè)化，積極創(chuàng)新，與時(shí)俱進(jìn)。同時(shí)，傳承原有的優(yōu)秀檔案管理方法，并加強(qiáng)創(chuàng)新，做到與時(shí)俱進(jìn)，這也是建設(shè)檔案人才儲(chǔ)備的重要方法。管理者職責(zé)應(yīng)明確，并且應(yīng)按照規(guī)定對(duì)管理檔案工作人員加以要求：應(yīng)是中國(guó)共產(chǎn)黨黨員，大專以上的學(xué)歷水平，保障管理干部人事檔案工作人員的素質(zhì)和能力。另外，不能有太多兼職人員，他們的工作精力很難放在干部檔案管理上。此外，要抓好技能培訓(xùn)，定期培訓(xùn)檔案管理人員，提升其業(yè)務(wù)能力，鼓勵(lì)工作人員學(xué)習(xí)管理檔案的方針和政策，提高其政治素養(yǎng)，使其原則性得以加強(qiáng)[7]。定期組織不同類型和層次的培訓(xùn)活動(dòng)，通過(guò)培訓(xùn)活動(dòng)的開展，使檔案管理人員可以從中學(xué)習(xí)到更新穎科學(xué)的觀念和更豐富的管理知識(shí)，從而使自身業(yè)務(wù)能力得以提升。最后，應(yīng)對(duì)檔案管理人員的福利待遇加以落實(shí)，重視勞動(dòng)保護(hù)法所規(guī)定的內(nèi)容得以貫徹實(shí)施。無(wú)論是政治上，還是日常生活中，都要關(guān)心和注重管理檔案人員的進(jìn)步與成長(zhǎng)。

3.5加大投入，優(yōu)化干部人事檔案管理?xiàng)l件及信息資源的開發(fā)利用

干部人事檔案管理工作愈發(fā)重要，有必要從人力資源角度對(duì)干部人事檔案管理工作如何優(yōu)化提出具體建議，特別是要給予干部人事檔案管理工作更多的政策和資金支持，夯實(shí)干部人事檔案管理工作的軟硬件設(shè)施，提升干部人事檔案管理工作人員的素質(zhì)和能力，創(chuàng)新干部人事檔案管理模式，實(shí)現(xiàn)干部人事檔案資源的優(yōu)化配置，更好地挖掘干部人事檔案信息資源所蘊(yùn)含的價(jià)值，為各級(jí)黨委、政府及各單位選人用人提供更好的檔案服務(wù)[1]。

3.6構(gòu)建完善的機(jī)制以提高管理檔案的科學(xué)性和制度化

科學(xué)的人事檔案管理工作方式有助于全面提高檔案管理質(zhì)量和管理效率。在具體工作中應(yīng)要求管理人員對(duì)檔案材料進(jìn)行認(rèn)真審核，及時(shí)調(diào)整或退回不合要求的材料，不能將這些不合格的檔案積壓堆放，增加管理工作的難度。管理人員應(yīng)該建立并完善相關(guān)規(guī)章制度以提高管理的科學(xué)性。比如：檢索查詢時(shí)按照英文字母順序，提升管理檔案的水平，同時(shí)使得檢索人事檔案的效率得以提升，相關(guān)查詢?nèi)藛T想要檢索檔案資料時(shí)非常方便，從而保障部門后面的工作能夠順利開展。對(duì)檔案的歸類和查詢，應(yīng)不斷予以完善。管理人員還需要根據(jù)規(guī)章制度建立一套完整的工作流程，比如查詢部分重要檔案，需要經(jīng)過(guò)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批通過(guò)后，才能查閱。禁止查詢本人的資料，與其關(guān)系密切的親屬也不能查閱。此外，禁止材料不齊全的檔案轉(zhuǎn)出，禁止本人轉(zhuǎn)出自己的檔案，禁止沒有調(diào)令就轉(zhuǎn)出檔案等等，做到賞罰分明，使得檔案管理制度化[2]。

結(jié)束語(yǔ)

在人力資源視閾下想要做好干部人事檔案管理工作，運(yùn)用科學(xué)技術(shù)十分重要。有效運(yùn)用先進(jìn)的管理技術(shù)，不僅可以提升工作效率，同時(shí)還可以提升檔案管理人員的工作能力。因?yàn)楦刹咳耸聶n案內(nèi)容較多，有著復(fù)雜性、繁瑣性的特征，在這一背景下還需要做好人員綜合素質(zhì)培訓(xùn)，這對(duì)于推進(jìn)干部人事檔案管理工作的時(shí)效性有著極大的幫助。

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作者簡(jiǎn)介：張偉，1982年9月，男，漢族，北京市海淀區(qū)，航天中心醫(yī)院力資源處副處長(zhǎng)，高級(jí)工程師，本科學(xué)歷，人力資源管理、醫(yī)院管理。