文/北京市南水北調(diào)環(huán)線管理處 李彬
(一)人力資源信息化管理的含義。人力資源信息化管理是由現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展而產(chǎn)生的一種管理變革;是信息技術(shù)與人力資源管理的深度融合與有機互嵌;通過信息技術(shù)手段實現(xiàn)人力資源管理流程和事務(wù)的簡化,引導(dǎo)組織結(jié)構(gòu)的優(yōu)化與管理理念的重塑,從而更有效服務(wù)于發(fā)展戰(zhàn)略的一種管理模式。它以信息化的視角去看待傳統(tǒng)的人力資源管理工作,改變了人力資源管理的理念和工作模式,是對人力資源管理的一種創(chuàng)新。
(二)事業(yè)單位人力資源管理的現(xiàn)狀。事業(yè)單位是指國家為了社會公益目的,由國家機關(guān)舉辦或者其他組織利用國有資產(chǎn)舉辦的,從事社會服務(wù)的組織。但是受制度體系限制,事業(yè)單位中的人力資源管理工作大多數(shù)仍然遵循傳統(tǒng)行政管理、獎懲管理的模式,管理方式以行政命令為主,這種傳統(tǒng)的人力資源管理模式在一定程度上存在工作效率低、管理不科學(xué)等問題,無法適應(yīng)時代的發(fā)展需要。
(三)人力資源信息化管理的優(yōu)勢。第一,有助于提升工作效率、節(jié)約人力資源管理成本。傳統(tǒng)的人力資源管理主要分為招聘、培訓(xùn)、薪酬績效、人事檔案管理等工作,工作中涉及大量的人員信息資料。在傳統(tǒng)的模式下,往往由人工進行信息記錄與查詢工作,需要花費大量的時間并且信息準(zhǔn)確性存在偏差。在信息化背景下,由于信息系統(tǒng)的引入,計算機能夠借助大數(shù)據(jù)和云平臺對人員信息進行采集、整理,極大程度上減少了人力資源管理者的機械性、簡單性、重復(fù)性的工作,提升了工作效率。同時,信息化人力資源管理借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)開展,可以實現(xiàn)信息共享,從而達到節(jié)約成本的目的。例如在開展培訓(xùn)工作時,可以借助線上培訓(xùn)、考核的方式。一方面降低差旅費、住宿費等方面的支出,另一方面減少了工作人員進行現(xiàn)場培訓(xùn)準(zhǔn)備、組織等工作,可以有效節(jié)約人力資源管理成本。第二,有助于挖掘人員潛力,做到人崗相適。通過信息化平臺,人力資源信息化管理可以加強普通員工與管理層的雙向信息溝通。在人崗匹配方面,管理者可以通過系統(tǒng),迅速準(zhǔn)確地查詢到員工的工作經(jīng)歷、教育背景、特長、工作考核情況等信息,為空缺崗位選拔合適人員。同樣,員工可以通過系統(tǒng),查詢到單位整體的發(fā)展規(guī)劃、人才需求等??梢愿鶕?jù)自身的情況,明確努力方向和職業(yè)發(fā)展規(guī)劃,充分挖掘自身潛力。第三,有助于提高人力資源管理工作的科學(xué)性。人力資源信息化管理與傳統(tǒng)的人力資源管理相比,不僅是將信息化系統(tǒng)引入日常的人力資源管理工作當(dāng)中,而是以一種新的工作模式和管理理念,帶動人力資源管理各項工作。通過信息化手段使得人力資源管理工作更加科學(xué)、系統(tǒng)、全面,使得人力資源管理不再局限于日常性工作,而是傾向于規(guī)劃性、管理性,為單位的戰(zhàn)略決策提供保障。
(四)在事業(yè)單位中應(yīng)用人力資源信息化管理的必要性。人力資源信息化管理具有提高工作效率、節(jié)約管理成本、挖掘人員潛力、提升人力資源管理科學(xué)性等優(yōu)勢,可以幫助事業(yè)單位更好地適應(yīng)時代發(fā)展,提升事業(yè)單位工作效率與質(zhì)量,因此在事業(yè)單位中實現(xiàn)人力資源信息化管理十分重要。
(一)人力資源信息化管理認(rèn)識不足。雖然信息化技術(shù)已經(jīng)普及,但是受自身管理模式、思想意識的限制,大部分事業(yè)單位未能正確認(rèn)識信息化對人力資源管理的重要性,只是將人力資源信息化管理作為口號停留在制度層面,在實際工作中仍采用傳統(tǒng)的人力資源管理模式。例如,部分事業(yè)單位沒有引進信息化系統(tǒng)開展人力資源管理工作的意識,工作中仍然采用傳統(tǒng)存檔的方式。即使引進了信息化系統(tǒng),也僅是將傳統(tǒng)的人力資源管理工作,由線下搬到線上,簡單地用計算機技術(shù)代替手工工作,并沒有對信息化深層次的作用進行挖掘。這就導(dǎo)致信息化人力資源管理在事業(yè)單位實施的過程中存在形式主義的現(xiàn)象。
(二)硬件設(shè)施方面,信息化建設(shè)水平較低。一是資金投入不夠。人力資源信息化管理的第一步要建立人力資源信息化管理系統(tǒng),在進行建設(shè)的過程中,部分事業(yè)單位仍然認(rèn)為信息化與人力資源管理工作的質(zhì)量具有較強的相關(guān)性,認(rèn)為資金應(yīng)該投入到人員招聘、培訓(xùn)等傳統(tǒng)的人力資源管理工作中。這就導(dǎo)致了在建設(shè)人力資源管理信息化系統(tǒng)的過程中缺乏資金支持。二是建設(shè)的信息化系統(tǒng)適用性較差,主要表現(xiàn)在前期未能對人力資源管理工作的具體需求進行詳細(xì)調(diào)查,導(dǎo)致建設(shè)完成的系統(tǒng)中一些功能不符合人力資源管理工作的要求,不能使用。而需要使用的功能,又存在遺漏開發(fā)的問題。長此以往,由于信息化系統(tǒng)未能滿足人力資源管理工作的要求,就會被棄之不用。另外,在建立信息化系統(tǒng)時,對系統(tǒng)安全性考慮不夠充分,未建設(shè)防火墻等措施,在一定程度上導(dǎo)致信息化系統(tǒng)中的人員信息泄露等問題。三是信息化系統(tǒng)后期的使用率不高。由于信息化系統(tǒng)屬于新生事物,而事業(yè)單位的工作人員年齡普遍較大,對新事物的接受程度不高。導(dǎo)致后期使用的過程中,存在對信息化管理系統(tǒng)抵制的現(xiàn)象,這就使得人力資源信息化管理工作無從開展。
(三)軟件水平方面,信息化專業(yè)人才儲備不足。新時代,事業(yè)單位要想實現(xiàn)人力資源信息化管理,不僅需要人力資源管理相關(guān)專業(yè)的人才,更需要信息化技術(shù)相關(guān)專業(yè)人才。目前,事業(yè)單位的人力資源管理相關(guān)專業(yè)人才并不短缺,但是由于信息化近年來才開始被重視,事業(yè)單位普遍缺乏信息化相關(guān)專業(yè)人才的儲備。另外,人力資源管理工作更傾向于管理,而信息化工作則偏重于技術(shù),二者差距較大。這就導(dǎo)致即使部分事業(yè)單位中有信息化技術(shù)人員儲備,但其往往對人力資源管理工作十分陌生,從而導(dǎo)致人力資源管理專業(yè)人才不懂信息化技術(shù),而信息化專業(yè)人才不懂管理的局面。缺少復(fù)合型人才,直接導(dǎo)致了人力資源信息化管理在事業(yè)單位中應(yīng)用困難。
(一)正確認(rèn)識,避免形式主義。人力資源信息化管理模式對于事業(yè)單位來說是機遇也是挑戰(zhàn)。首先,管理層要從思想意識上樹立正確的觀念,人力資源信息化管理工作要切實做到實處。具體工作中要避免形式主義傾向,不能把信息化工作僅僅停留在制度層面。其次,對于建立起來的人力資源管理信息化系統(tǒng)不能僅限于簡單的操作使用,要從如何提升人力資源管理水平方面進行深刻挖掘,充分發(fā)揮其在人力資源管理工作中的作用。最后,要加強員工的信息化管理的意識和理念,讓人力資源信息化管理的理念從概念深入人心,從而實現(xiàn)多層次、全方位推進信息化工作的開展。
(二)有效搭建信息化管理系統(tǒng)。一是要加大對信息化建設(shè)平臺的投入,將信息化系統(tǒng)的建設(shè)工作作為人力資源管理的重點工作,預(yù)留專項資金,??顚S茫_保人力資源信息化管理系統(tǒng)建設(shè)過程中有足夠的資金支持。搭建系統(tǒng)的過程中要充分利用云計算、大數(shù)據(jù)等信息技術(shù),使信息技術(shù)的運用價值得到有效凸顯,充分滿足信息化時代下事業(yè)單位的發(fā)展需要。二是在搭建信息化系統(tǒng)的過程中要做好需求調(diào)研工作。一方面,要從具體業(yè)務(wù)角度出發(fā),全方位收集人力資源管理信息化的需求,確保搭建的信息化系統(tǒng)有足夠、實用的業(yè)務(wù)功能模塊,能夠滿足單位自身的人力資源管理需要;另一方面,要確保系統(tǒng)和事業(yè)單位對人力資源管理方面的未來規(guī)劃相符合,能夠?qū)鹘y(tǒng)的人力資源管理模式進行優(yōu)化或替代。在搭建平臺之后,要及時開展宣傳培訓(xùn)工作,使得職工能夠了解信息化平臺的優(yōu)勢。例如信息化平臺具備的快速查詢和數(shù)據(jù)共享功能,能夠減少查詢審批程序,為其日常工作提供便利,從而消除對信息化平臺的抵觸情緒,降低信息化平臺的棄用率。
(三)提高人員信息化水平,培養(yǎng)復(fù)合型人才。任何事情的成功實施都離不開人才的支持,要在事業(yè)單位中實現(xiàn)人力資源信息化管理,擁有高質(zhì)量的人才隊伍是成功的關(guān)鍵因素。在人才引進方面,事業(yè)單位應(yīng)根據(jù)信息化人才儲備不足的問題,調(diào)整人才招聘、選調(diào)工作的方向性,在進行人員招聘、選調(diào)等工作時,著重引進信息化管理相關(guān)專業(yè)人才,以便快速彌補信息化人才缺失的問題。在教育培訓(xùn)方面,應(yīng)加大對現(xiàn)有人力資源管理人員的培訓(xùn),增加信息化方面的知識和技能。例如開展云計算、云存儲等信息技術(shù)的指導(dǎo),并定期開展信息技術(shù)學(xué)習(xí)交流會,檢查人員在培訓(xùn)后的學(xué)習(xí)成果,讓具備人力資源管理能力的人才盡快擁有信息化技術(shù)能力,培養(yǎng)“懂管理、會編程”的復(fù)合型人才。
以筆者所在的北京市某水利工程管理事業(yè)單位為例,作為老牌水務(wù)系統(tǒng)事業(yè)單位,其核心業(yè)務(wù)為水利工程運行、供水管理,人事部門僅作為職能部門負(fù)責(zé)日常輔助性工作。人力資源管理工作更多依照傳統(tǒng)管理模式,信息化水平較低。隨著時代的發(fā)展,信息化需求增加,2021年初,單位以人事部門為試點,開始了人力資源信息化管理的建設(shè)工作。
建設(shè)前期,建設(shè)人員通過調(diào)查研究,提出了人力資源信息化建設(shè)工作的三大壁壘:一是硬件方面,沒有建立符合實際需要的人力資源信息化平臺。單位雖然于2017年通過第三方定制的方式建立過一套信息化管理平臺,但平臺之中只包含績效考核模塊,無其他人力資源管理工作內(nèi)容。并且由于實際情況變化,原本的績效考核模塊已無法適應(yīng)當(dāng)前的績效考核工作,目前該信息化平臺處于棄用狀態(tài)。二是軟件方面,由于長期缺乏對信息化管理的認(rèn)識,單位在信息化人才引進及培養(yǎng)方面存在缺失。在進行人員招聘時,重點注重水利、機械等符合單位核心業(yè)務(wù)需要的人才引進,現(xiàn)有人才培養(yǎng)體系中也缺乏信息化知識水平方面的培訓(xùn)。三是意識層面,管理層缺乏對人力資源信息化管理的正確認(rèn)識,存在人力資源信息化管理只是建立一套系統(tǒng),將紙質(zhì)文件電子化的形式主義思想。普通員工對信息化的概念不夠清晰,在前期應(yīng)用信息化平臺時存在抵制現(xiàn)象。
建設(shè)過程中,針對前期調(diào)研存在的問題分別作出以下嘗試:一是硬件建設(shè),吸取之前信息化平臺建設(shè)的失敗教訓(xùn),將平臺開發(fā)前的需求調(diào)研工作作為平臺建設(shè)的重點工作。成立需求調(diào)研小組,以人事部門員工為主,全面梳理人力資源管理工作內(nèi)容、工作痛點等,經(jīng)過提煉總結(jié),提出符合實際工作要求的信息化平臺建設(shè)需求。按照需求建立的人力資源信息化平臺包含人才引進、績效薪酬、教育培訓(xùn)、人事檔案管理等模塊,全面覆蓋了人力資源管理工作內(nèi)容,并借助大數(shù)據(jù)、云計算、數(shù)據(jù)共享等手段,實現(xiàn)了人員信息的分類整理、一鍵查詢,培訓(xùn)資源共享等功能。將人力資源管理工作從機械性、重復(fù)性的模式中解放出來,有效提升了工作效率、節(jié)約了管理成本。二是軟件建設(shè),針對單位信息化方面人才短缺的問題,分別從人才引進、人才培養(yǎng)兩方面著手。人才引進中,調(diào)整招聘、選調(diào)人才的方向性,有針對性地引進信息化管理相關(guān)專業(yè)的人才,從長遠角度,彌補信息化人才缺失的問題。人才培養(yǎng)方面,首先從人事部門著手,增加云計算、云存儲等信息化方面的培訓(xùn)。讓具備人力資源管理能力的人才盡快擁有信息化技術(shù)能力,培養(yǎng)復(fù)合型人才,以保障人力資源信息化管理建設(shè)工作的順利開展。三是堅持頂層支持,樹立正確意識。人力資源信息化管理的建設(shè)工作離不開管理層的支持。在建設(shè)人力資源信息化管理工作中,全面要求管理層端正態(tài)度、正確認(rèn)識信息化工作,改變紙上談兵、敷衍了事的錯誤思想,帶頭支持推進人力資源信息化建設(shè)工作。同時,對普通員工加強宣傳引導(dǎo),幫助其建立信息化概念。例如,開展培訓(xùn)工作時,改變以往現(xiàn)場培訓(xùn)的形式,借助信息化平臺進行在線直播培訓(xùn),從而減少員工因到現(xiàn)場而付出的時間成本等問題,讓其真正感受到信息化帶來的便利。同時,對于建立好的人力資源信息化管理平臺,對員工進行使用培訓(xùn),降低因為不會使用系統(tǒng)而造成的抵制現(xiàn)象。
綜上所述,人力資源信息化管理可以有效提升工作效率、促進人崗匹配,提升人力資源管理工作的科學(xué)性,可以幫助事業(yè)單位更好地適應(yīng)時代的發(fā)展。在進行人力資源管理信息化的過程中,思想上要樹立正確的認(rèn)識,避免形式主義;實踐中要因地制宜,結(jié)合事業(yè)單位自身特點搭建有效信息化工作系統(tǒng);同時要注重信息化人才的培養(yǎng),為人力資源管理信息化工作提供保障。