信息時代高校圖書館過刊的管理與利用研究

陳平

（武漢職業(yè)技術學院 湖北武漢 430074）

過刊是指往年出版的刊物。人們的傳統(tǒng)觀念認為知識和信息具有一定的時效性，過刊相較于現(xiàn)刊，利用價值大打折扣，針對過刊管理工作所做的投入遠大于產(chǎn)出。這種看法無疑是相對偏頗的，實際上，過刊盡管過了時效性，但是在短時間內，知識的價值并不會如人們所想的迅速走低，許多5～6年前出版的刊物依舊可以對今天問題的分析帶來較大參考價值［1］。這也充分說明，過刊在圖書館中的地位不應達到被邊緣化的境地，對于過刊價值的重視及過刊價值的開發(fā)工作依舊任重道遠。高校圖書館因其讀者人群的特征更應重視過刊管理工作的落實，為高校師生提供更優(yōu)質的檢索服務，從而令過刊在圖書館中真正發(fā)光發(fā)熱。

1 過刊相關概念闡述

1.1 過刊特征

首先，過刊具有完整性和連續(xù)性的特征。過刊取材于圖書館上一年度期刊，需要經(jīng)過工作人員嚴格篩選，入選標準需同時重視科研價值和學術價值兩項，后續(xù)依照相關要求完成過刊的整理、加工，在圖書館錄入相關信息之后，分類進行儲存，最后在過刊區(qū)域上架，以供有需要的讀者檢索查閱。由此可以看出，過刊可以和相關的現(xiàn)刊內容構成完整的知識體系，避免其知識完整性受到影響。加上過刊只是日期過期，但是知識價值并未受到較大影響，因此，知識價值的連續(xù)性依然可以保證，這也可為高?？蒲泄ぷ鞯拈_展帶來切實保障。

其次，結合讀者閱讀習慣，可以發(fā)現(xiàn)，過刊之所以被廣泛利用，與其專業(yè)性及能為學術研究帶來的價值密不可分?？紤]到高?？蒲泄ぷ髅恳浑A段都有不同的重點，因此，即使相同過刊，在不同時期的利用率也會存在一定差異。這也為高校圖書館過刊管理工作起到了提醒作用，使圖書館產(chǎn)生清楚認知，過刊的價值可變性較強，相應的管理工作也應靈活開展，不能墨守成規(guī)［2］。

最后，相關統(tǒng)計資料表明，全國范圍內的期刊種類超過上萬，而具有一定規(guī)模體量的高校每年訂閱的期刊超過千種亦不足為奇。如何能在浩如煙海的過刊資源中結合本校科研工作和日常教學方向選出真正服務于師生的過刊類型，不僅有賴于圖書館管理員自身素質，與工作落實的嚴謹性同樣息息相關。這不僅需要結合高校實際情況調整過刊的訂閱計劃，同時，應當每隔一段時間對館中過刊數(shù)量進行集中盤點，對于具備較強專業(yè)性、師生借閱率較高的期刊類型，應特別留意，在后期管理工作中應重點跟蹤，實現(xiàn)過刊利用率的進一步提升。

1.2 過刊仍具備特定讀者群

圖書館中的刊物依照出版時間的差異大致可分成周刊、月刊、季刊、年刊等，也有雙月刊等特殊形式的刊物。盡管互聯(lián)網(wǎng)信息時代讀者的信息接收習慣出現(xiàn)了較大變化，電子期刊的讀者增多，但是斷定紙質媒體的消亡依舊為時過早。高校圖書館中的師生傾向于紙質期刊的人不在少數(shù)，而很多高校圖書館中，除了考試之前的自習室，在各個館室中，期刊閱覽室的人數(shù)居高不下（期刊閱覽室中現(xiàn)刊和過刊并存）。這也從側面說明了，過刊盡管過了出版日期，但是依然有特定的讀者受眾。究其原因，不僅和一些讀者有重復閱讀的習慣相關，過刊的期刊查閱功能同樣不容忽視。在高校年輕群體中，可能人數(shù)體現(xiàn)不夠明顯，在年長讀者中，包括一些從業(yè)多年的教師及德高望重的教授會更傾向于紙質刊物更具說服力的說法。而且紙質過刊在閱讀感覺上可以隨時做標記，相較于快餐化或碎片化閱讀習慣，紙質期刊可以滿足一部分人掩卷沉思的閱讀習慣。除此之外，一些師生在寫論文需要查閱資料時，對于過刊的需求度同樣較高［3］。

1.3 過刊有其存在的特定意義

前文提到，過刊只是在時間上過時，但是知識內容卻依然存在較大開發(fā)價值，一些知識并不會因為時間的流逝在價值上直線下降。一些期刊刊載的內容即使在當前學術環(huán)境下依舊歷久彌新，在知識經(jīng)濟時代下，對于過刊價值的開發(fā)相關工作應引起高校圖書館管理人員的高度重視。除此之外，從收藏角度出發(fā)，一些年代久遠的過刊同樣可彰顯其史料收藏價值，可以通過閱讀過刊的方式，了解在特定年代學術主流對于知識的理解。最后，相較于現(xiàn)刊，一些過刊在印刷文字、印刷排版等方面存在較大差異，一眼便可看出，因此，可以作為印刷史研究的重要參考文件。這也提示高校圖書館應在力所能及的情況下創(chuàng)造條件，為過刊資源的存儲保駕護航。

2 過刊管理現(xiàn)狀及當前存在問題

2.1 過刊管理現(xiàn)狀

我國以改革開放為起始點，隨著經(jīng)濟水平的逐年上漲，相關行業(yè)的繁榮使圖書出版業(yè)同樣迎來高速發(fā)展期。市面上的期刊種類層出不窮，除去未能記錄在冊的期刊，已經(jīng)出版的期刊種類接近萬種。在互聯(lián)網(wǎng)尚未流行的年代，針對過刊的管理保存工作，對人工力量和手工工作方式需求度較高，圖書館中浩如煙海的期刊不僅彰顯圖書館發(fā)展歷程，同時也為高校科研工作者帶來了巨大的信息價值，有效推進了科研工作不斷向前。盡管在信息時代各類期刊的展現(xiàn)形式從紙質轉向了數(shù)字化，但是紙質期刊的價值依舊有其特定的時代意義，相應過刊管理工作開展的重要性仍然不容忽視。

高校訂購期刊的方式通常會以單本訂購方式為主，即使訂購了整套期刊，在借閱方式上也通常會分散借閱，極少會出現(xiàn)同個讀者借閱全套期刊的情況。借閱過程中，可能因為讀者的失誤造成期刊缺頁、破損的現(xiàn)象，若出現(xiàn)未能按時歸還或過刊丟失的現(xiàn)象，還可能對過刊的整體性造成較大負面影響。為保證過刊知識內容體系不受影響，應格外重視過刊裝訂工作［4］。

管理模式依照期刊類型、數(shù)量的不同，可分成館內加工和外包裝訂等模式。當前社會環(huán)境下，很多高校圖書館在過刊裝訂工作上都會依賴工作人員自行完成加工。鑒于過刊數(shù)量較多，為裝訂工作帶來的難度也會直線上升。很多高校圖書館工作人員數(shù)量較少，體力勞動相對繁重，會耗費較多人力、物力，在應對過刊裝訂工作方面力不從心，因此，在工作進度上也會推進較慢。通常情況下，一些過刊在裝訂時間上一般會延續(xù)到下一年，盤點和驗收的過程若相對順利，短則持續(xù)3 個月，長則持續(xù)半年，甚至有可能持續(xù)超過1年。這個時間嚴重滯后，很容易耽誤特定讀者的檢索需求，對過刊信息價值的開發(fā)帶來較大負面影響。加上一些工作人員面對此類繁重工作往往工作壓力較大，不僅不利于員工工作積極性的調動，還會增加在工作中出錯的概率，整體看來得不償失［5］。

基于此，一些圖書館考慮到自身情況，會更傾向將裝訂業(yè)務通過外包形式分派給其他單位，不僅可以減輕圖書館工作壓力，同時也有助于保障裝訂工作的專業(yè)性。實際工作中，圖書館可以隨時將過刊下架，由外包公司統(tǒng)一進行整理，排好順序，再統(tǒng)一運輸回館內。圖書館可以結合高校內相關要求，依照過刊類型分類，為過刊編目，完成錄入信息工作之后，最后上架，供讀者自由借閱。在這個過程中，外包單位能夠保障過刊整理的規(guī)范性，但同時也會產(chǎn)生一定費用，需要高校圖書館權衡利弊。

2.2 過刊管理存在的問題

2.2.1 未能形成正確認識

一些高校圖書館對過刊的價值并未形成正確的認識，只看重過刊的收藏價值，束之高閣的情況較多，將管理工作和收藏工作簡單對等，這種方式無疑對過刊價值的開發(fā)造成了極大打擊。也存在一些高校圖書館閑置過刊資源的情況，很多圖書館都未能設定專門的過刊閱覽室或閱讀區(qū)域，導致讀者檢索難度較大。在過刊的存放管理方面，打包存放的現(xiàn)象比比皆是，同樣會極大地增加讀者查閱成本，降低讀者服務滿意度。

2.2.2 未能加強過刊宣傳

很多高校內部的讀者可能對于高校圖書館中的過刊資源了解程度嚴重不足，這和高校圖書館未能加強過刊資源的宣傳有較大的關聯(lián)。圖書館在管理方式上更多拒絕將過刊原件示之于人，同時也沒有為讀者準備各類復印件滿足讀者檢索需求，導致讀者對過刊資源的了解程度及利用程度都相對匱乏。長此以往，勢必令讀者降低對過刊的閱讀熱情。

2.2.3 裝訂工作存在較大漏洞

現(xiàn)刊和過刊的更替在高校圖書館中是時時都在進行的，現(xiàn)刊下架之后也會變?yōu)檫^刊，應基于其學術性歸類到相應期刊中。但是，一些高校圖書館限于人力、物力，會傾向于采用外包形式完成相關工作。外包供應商盡管可以為圖書館分擔工作上的壓力，但是并不了解高校實際情況，只能依照常規(guī)標準完成裝訂，卻無法判斷一些期刊收藏價值是否符合高校圖書館預期，這樣在裝訂環(huán)節(jié)就無法有效完成分類。這對于過刊裝訂質量產(chǎn)生較大負面影響的同時，也會對圖書館有限的空間形成過多占用［6］。

2.2.4 人員素質亟需提升

過刊管理各項工作相對繁瑣，因此，對于高素質管理人員的需求度較高，但這也恰好體現(xiàn)了當前高校圖書館管理的弊端。一些高校圖書館管理員自身并不是編輯專業(yè)、出版專業(yè)或相關行業(yè)出身，對于圖書館日常管理工作不夠熟悉，也無法結合讀者需求重視對過刊資源的開發(fā)。部分高校圖書館管理人員對管理工作的重要性未能形成正確認識，認為管理工作過于機械化，或者難度不大。圖書館也沒有結合時代發(fā)展趨勢切實開展過刊管理人員培訓工作，導致管理人員管理理念長期故步自封，工作主動性不強，管理業(yè)務水平也沒有進一步提升，間接影響了讀者服務質量。

3 信息時代高校圖書館過刊的管理對策

3.1 強化館藏過刊資源的宣傳

高校圖書館應主動拉近和讀者之間的距離，在開展圖書館宣傳時，將館中的過刊資源作為宣傳重點。高校圖書館可以以年度為單位舉辦讀書節(jié)，將館內過刊資源向讀者開放，同時也可每隔一段時間舉辦有關過刊的講座，起到宣傳作用的同時，也能收集讀者的意見和建議，結合讀者相關意見，改進館藏過刊資源的管理方式。同時，可以通過微信群、微信公眾號或微博等平臺，組織高校內讀者為讀者定期推送有關過刊的相關信息，尤其注意為特定專業(yè)的人群推送特定書籍，保證服務的定向性，最大程度地挖掘過刊資源的知識價值。這種方式也可以加強社區(qū)文化的建設，強化讀者和高校圖書館之間的交流，進一步提升過刊管理水平［7］。

3.2 完善剔舊標準

如何在數(shù)量龐大的圖書館過刊中有效快速剔除學術和科研價值不大的過刊，是保證過刊管理工作可以有效落實的重要環(huán)節(jié)。這不僅需要圖書館加強對有關工作的重視，更需要結合圖書館發(fā)展情況靈活決定剔舊方式，這樣不僅有助于避免書架出現(xiàn)冗余現(xiàn)象，更可以達到二次開發(fā)剔舊過刊價值的目的。針對長期處于極低翻閱率，或者一些側重于描寫文化、娛樂、電影、音樂等方面的期刊，可以面向讀者低價售賣，售賣之后應當嚴格記錄各項信息，為后期圖書館訂購期刊提供較大參考價值，同時也能明確讀者的喜好，增進和讀者之間的交流，更可以因此獲得管理經(jīng)費，可謂一舉多得［8］。除此之外，高?？梢越Y合自身情況，加強和其他高校圖書館的交流，通過互通有無的方式，彌補圖書館過刊管理方面存在的不足。例如，一所文科類高?？梢院屠砉た聘咝：献鳎ハ嘟粨Q對于學校師生需求不大的書籍過刊，這種方式也可以讓高校圖書館各取所需，避免一些過刊資源在圖書館中長期閑置、無法達到充分開發(fā)價值的目的。最后，對于剔舊工作如何落實，應制定相關制度，起到調動工作人員積極性的效果，并結合實際工作的反饋情況，對剔舊制度進行更新。工作人員應結合圖書館實際情況，通過數(shù)據(jù)庫聯(lián)網(wǎng)的方式，隨時更新圖書館過刊資源相關信息，為后續(xù)管理工作落實和讀者信息檢索帶來最大的便利。

3.3 革新裝訂方式

為避免耽誤讀者的正常使用，過刊的裝訂時間應當最大程度地縮短。考慮到高校內部通常會在6月份畢業(yè)季進行畢業(yè)生論文和畢業(yè)設計答辯工作，因此，從6月份向前推數(shù)月即是學生創(chuàng)作論文的高峰期，此時也是高校圖書館過刊檢索需求最旺盛的時間段。對于高校圖書館而言，為避免影響服務質量，應將裝訂工作放在下半年進行。過刊集中裝訂的時間最好定在寒暑假，和學生使用圖書館的時段錯開，此時裝訂不僅可以保證時間的充裕，同時也不會在學生上學期間出現(xiàn)閉館盤點的情況，影響圖書館正常對外開放。此外，過刊的裝訂應以不同批次為原則，學術性期刊應排在科普類期刊及休閑型期刊之前。為保障讀者的方便，裝訂厚度應低于3cm。針對明顯不同類型的期刊，除了體現(xiàn)書脊編目序號的差異，應當在分類上為不同過刊設定不同顏色，可以達到一眼區(qū)分的效果，這樣不僅可以減少讀者在過刊檢索上投入的成本，同樣也可以減少管理人員管理壓力［9］。

3.4 重視過刊管理服務的創(chuàng)新

首先，應加強過刊的標準化分類，將過刊管理的重要性和現(xiàn)刊管理等同視之。如果期刊內容更正過后內容并未有較大變化，應當統(tǒng)一集中進行管理，這樣可以充分體現(xiàn)排架的科學性，也可以為讀者后續(xù)的資料查詢帶來較大方便。過刊管理員應在過刊資源更新過后盡快更正相關信息，以便作為數(shù)據(jù)資料為高校評估工作做好充分準備，同時，可以為過刊數(shù)據(jù)庫的建立帶來切實保障。此外，過刊管理應重視規(guī)范化和標準化方向，結合高校圖書館過刊資源整合工作要求，體現(xiàn)數(shù)據(jù)庫的特色。圖書館可以收集讀者信息，明確當前讀者檢索過刊常用的平臺，并和萬方、知網(wǎng)等學術期刊平臺合作，最大程度地挖掘過刊資源的價值，為高校師生提供學術檢索的渠道，保證師生檢索的便利性。

3.5 提高管理人員專業(yè)素養(yǎng)

信息時代下，圖書館管理人員的自身素質同樣會影響到過刊管理工作的落實。此處所指的專業(yè)素質，不僅體現(xiàn)為管理人員能否正常履行管理義務，同時也需要其具備先進的服務理念和服務意識，除了應降低在過刊裝訂、編目、整理工作中出現(xiàn)失誤的概率，還應具備發(fā)展眼光，加強對相關領域知識的學習。高校圖書館應在人員招聘環(huán)節(jié)提高人員專業(yè)素質在招聘考核中的權重，為圖書館管理人員擴充人才。對于已經(jīng)工作多年、具備一定工作經(jīng)驗的人員，同樣應加強培訓。培訓方向應保證多元化，既可通過聘請行業(yè)專家到圖書館舉辦講座的方式吸引管理人員旁聽，也可以為管理人員創(chuàng)造外派學習的機會，使管理人員接觸到國內甚至國際知名高校管理過刊資源的經(jīng)驗，更新管理理念的同時，也有助于校內圖書館過刊資源的管理，真正實現(xiàn)過刊資源價值的進一步提升［10］。

4 結語

綜上所述，過刊資源是高校圖書館的重中之重，即使在信息時代，其價值同樣也不容忽視。高校圖書館管理人員應高度重視過刊的重要性，更新裝訂方式，創(chuàng)新服務模式，并加強館內過刊資源的宣傳，增強讀者對于過刊資源的認知。針對館內人員綜合素質，圖書館應通過培訓方式進一步提升服務質量，最大程度地實現(xiàn)對過刊資源價值的開發(fā)。