新形勢(shì)下《高等學(xué)校檔案管理辦法》修訂有關(guān)問(wèn)題探討

文/王 靜

近年來(lái)，隨著國(guó)家對(duì)檔案工作的日益重視，檔案工作法治化水平大大提高，新的《中華人民共和國(guó)檔案法》（以下簡(jiǎn)稱《檔案法》）頒布實(shí)施，《“十四五“全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》出臺(tái)，是檔案工作走向依法治理、走向開放、走向現(xiàn)代化的重要標(biāo)志。在這一新形勢(shì)、新背景下，各行各業(yè)都在探索開創(chuàng)檔案工作新局面的思路與舉措，高校也不例外。筆者對(duì)如何做好新時(shí)代高等學(xué)校檔案管理工作，特別是對(duì)《高等學(xué)校檔案管理辦法》（以下簡(jiǎn)稱《辦法》）能否適應(yīng)新形勢(shì)新任務(wù)新要求有所思考，認(rèn)為有必要對(duì)其進(jìn)行修訂，以便更好地規(guī)范和推動(dòng)高校檔案工作。

1 《高等學(xué)校檔案管理辦法》修訂的必要性

《辦法》自2008年實(shí)施以來(lái)，對(duì)進(jìn)一步規(guī)范高校檔案工作，指導(dǎo)、推進(jìn)高校檔案工作科學(xué)、健康發(fā)展發(fā)揮了重要作用。然而，十八大以來(lái)，高校檔案管理工作有了很大的發(fā)展，國(guó)家修訂出臺(tái)了一系列新的檔案法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)，新《檔案法》也頒布實(shí)施，《辦法》中的部分內(nèi)容已經(jīng)不能適應(yīng)新形勢(shì)下對(duì)高校檔案工作的新要求，對(duì)其修訂很有必要。

1.1 執(zhí)行新規(guī)范新標(biāo)準(zhǔn)的需要

《辦法》中執(zhí)行的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)大部分已經(jīng)廢止，如《高等學(xué)校教學(xué)文件材料歸檔范圍》 《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》 《基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理暫行規(guī)定》 《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》 《電子公文歸檔管理暫行辦法》等。這些廢止的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)已經(jīng)不能用作高校開展檔案業(yè)務(wù)工作遵循的依據(jù)。近幾年國(guó)家檔案局先后出臺(tái)了一系列新的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，《辦法》需要修訂，將其有關(guān)內(nèi)容納入，用于指導(dǎo)當(dāng)下高校檔案管理業(yè)務(wù)工作的開展。

1.2 執(zhí)行相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的需要

《辦法》實(shí)施至今，國(guó)家檔案局先后出臺(tái)了新的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)40余項(xiàng)，且大部分都與高校檔案工作有關(guān)。通常來(lái)講，這些行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)為推薦性質(zhì)，是否執(zhí)行多憑自愿，但這些標(biāo)準(zhǔn)往往影響到高校檔案管理工作的水平質(zhì)量。因此，需要將這些相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的內(nèi)容進(jìn)行提煉，將一些必要的內(nèi)容通過(guò)《辦法》的修訂強(qiáng)制要求高校按照有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)檔案工作進(jìn)行規(guī)范化管理，從而提升高校檔案工作的整體水平。

1.3 高校檔案工作開展的需要

隨著各高校檔案工作的深入開展，越來(lái)越顯現(xiàn)出《辦法》中的一些規(guī)定不適應(yīng)或不能很好地指導(dǎo)實(shí)踐的情況。如檔案的分類問(wèn)題，檔案分類是最核心、專業(yè)性最強(qiáng)的檔案業(yè)務(wù)問(wèn)題，分類是否科學(xué)，關(guān)系到檔案管理是否規(guī)范有序，檔案查詢是否方便快捷。1993年頒布實(shí)施的《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》已于2018年廢止，之后并沒有出臺(tái)新的相關(guān)業(yè)務(wù)規(guī)范，高校檔案分類所能依據(jù)的文件只有《辦法》，而《辦法》對(duì)檔案的分類并不夠全面。主要表現(xiàn)在：一是《辦法》所規(guī)定的十一個(gè)類目不能涵蓋高校的全部檔案，高校產(chǎn)生數(shù)量較多的音像檔案、實(shí)物檔案、人事檔案等檔案門類都沒有列入。二是黨群類、行政類、外事類檔案的分列現(xiàn)在并無(wú)必要。對(duì)于很多規(guī)模不大的高職?？圃盒６詫?shí)無(wú)區(qū)分黨群、行政、外事這三類的必要，可以“文書檔案”的提法來(lái)包含這三類內(nèi)容。三是數(shù)字校園、智慧校園環(huán)境下業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、公務(wù)電子郵件、網(wǎng)頁(yè)信息、社交媒體等如何收集分類整理的問(wèn)題《辦法》中都沒有涉及，需要加強(qiáng)相關(guān)理論研究和實(shí)踐探索，進(jìn)而上升為業(yè)務(wù)規(guī)范。以上問(wèn)題造成高校檔案分類編號(hào)等不統(tǒng)一、不規(guī)范的局面。因此，對(duì)《辦法》應(yīng)當(dāng)及時(shí)進(jìn)行修訂，對(duì)檔案分類等不適應(yīng)高校檔案工作開展的條款加以調(diào)整，作出既適合高校當(dāng)前需要又有前瞻性的規(guī)定，從而有利于推進(jìn)高校檔案工作的科學(xué)化和規(guī)范化。

2 《辦法》修訂應(yīng)把握的原則

2.1 以上位法為遵循

作為指導(dǎo)我國(guó)高校檔案工作最具權(quán)威性的綱領(lǐng)性文件，《辦法》的修訂應(yīng)當(dāng)以新頒布實(shí)施的《檔案法》等國(guó)家的上位法律法規(guī)作為基本遵循，修訂相關(guān)條款，與國(guó)家和有關(guān)部門的最新法律法規(guī)、政策要求相適應(yīng)，體現(xiàn)依法治檔要求，推進(jìn)高校檔案工作在法治化軌道上有序科學(xué)發(fā)展。

2.2 以問(wèn)題為導(dǎo)向

雖然高校對(duì)檔案工作的重視程度整體上有所提高，工作質(zhì)量有所提升，但仍有部分高校存在檔案意識(shí)薄弱、體制機(jī)制不順暢、檔案人員不穩(wěn)定、經(jīng)費(fèi)保障不到位、制度設(shè)施設(shè)備不健全、檔案材料收集不齊全、整理不規(guī)范、檔案信息化建設(shè)推進(jìn)緩慢、檔案利用開放不夠等問(wèn)題，直接制約著高校檔案工作的正常開展。《辦法》修訂應(yīng)圍繞解決當(dāng)前高校檔案工作中存在的主要問(wèn)題開展，明確操作性較強(qiáng)、能夠解決高校檔案工作實(shí)際問(wèn)題的具體措施。

2.3 兼顧一致性和差異性

各高校檔案工作有共通性，也有差異性，《辦法》作為高校檔案工作開展的文件依據(jù)和指導(dǎo)性意見，應(yīng)滿足各級(jí)各類高校檔案事業(yè)發(fā)展的需要。修訂的《辦法》內(nèi)容應(yīng)同時(shí)兼顧檔案工作發(fā)展較慢、相對(duì)落后的高校和領(lǐng)先發(fā)展、起帶頭示范作用的高校，使差異性與普遍性相協(xié)調(diào)統(tǒng)一，從而促進(jìn)高校檔案工作整體水平的提升。

3 《辦法》修訂的幾點(diǎn)建議

3.1 強(qiáng)調(diào)高校檔案和檔案工作的作用

《辦法》中沒有提及檔案的重要作用，對(duì)高校檔案工作作用的表述也只有簡(jiǎn)單的一句“高校檔案工作是高等學(xué)校重要的基礎(chǔ)性工作”。而對(duì)檔案和檔案工作重要性和作用表述得越具體，越能引起高校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的重視，越能增強(qiáng)師生員工的檔案意識(shí)，從而有利于營(yíng)造檔案工作開展的良好氛圍。因此，建議在高校檔案的定義之后增加“高校檔案記錄和反映學(xué)校發(fā)展的歷史過(guò)程和面貌，是學(xué)校管理、教學(xué)評(píng)估、科研評(píng)價(jià)以及開展史志研究等的重要依據(jù)”和“高校檔案工作是高等學(xué)校重要的基礎(chǔ)性工作，對(duì)促進(jìn)高?？茖W(xué)發(fā)展，維護(hù)學(xué)校和師生員工合法權(quán)益具有十分重要的意義”的表述。

3.2 增加檔案隊(duì)伍建設(shè)的要求

檔案工作隊(duì)伍是檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵和根本，所謂“事成于人，業(yè)興于才”，沒有一支有事業(yè)心責(zé)任感、有過(guò)硬業(yè)務(wù)素質(zhì)的檔案工作隊(duì)伍，要做好檔案工作是難以想象的，高校檔案專職人員的數(shù)量及穩(wěn)定性直接影響和決定高校檔案工作成效。建議將《辦法》第二章改為“機(jī)構(gòu)設(shè)置與隊(duì)伍建設(shè)”，內(nèi)容上增加明確專職檔案工作人員數(shù)量和保障隊(duì)伍穩(wěn)定的措施?！掇k法》對(duì)高校檔案人員配備和編制的規(guī)定較為模糊，只說(shuō)“應(yīng)當(dāng)為高校檔案機(jī)構(gòu)配備專職檔案工作人員，列入學(xué)校事業(yè)編制，其編制人數(shù)由學(xué)校根據(jù)本校檔案機(jī)構(gòu)的檔案數(shù)量和工作任務(wù)確定”，實(shí)際上如何執(zhí)行自主權(quán)完全在于學(xué)校，取決于學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的重視程度。建議明確要求高校檔案部門編制人數(shù)根據(jù)檔案部門保管的檔案數(shù)量確定，如專職檔案人員人數(shù)必須滿足“高校檔案部門每保管6000-8000（或80000-100000）件檔案配備一名專職檔案人員”的條件。高校檔案管理部門負(fù)責(zé)人事檔案管理的，人事檔案工作人員數(shù)量應(yīng)按《干部人事檔案工作條例》執(zhí)行。同時(shí)，建議《辦法》增加保證檔案隊(duì)伍穩(wěn)定的措施，如規(guī)定“高校要依法保障檔案專業(yè)人員參加繼續(xù)教育的權(quán)利；應(yīng)當(dāng)設(shè)立專門的檔案工作人員崗位津貼，對(duì)長(zhǎng)期接觸有毒有害物質(zhì)的檔案工作人員予以補(bǔ)助；應(yīng)當(dāng)給予從事檔案工作滿十五年及以上人員表彰獎(jiǎng)勵(lì)”等。

3.3 建議調(diào)整高校檔案分類方法和歸檔范圍

如前所述，《辦法》關(guān)于高校檔案的分類和歸檔范圍不夠全面準(zhǔn)確，建議在《辦法》第三章“檔案管理”中增加一條，用于規(guī)范檔案分類。高校檔案按大類可劃分為文書檔案類、科技檔案類和專門檔案類。原來(lái)的黨群類、行政類和外事類可統(tǒng)一歸并為文書檔案類?？萍紮n案類包含科研類、基建類、設(shè)備類，專門檔案類包含教學(xué)類、學(xué)生類、出版物類、會(huì)計(jì)類、人事類、音像類（照片、錄音、錄像）、實(shí)物類、專題類（校慶、評(píng)估、口述等）、其他類（業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、公務(wù)電子郵件、網(wǎng)頁(yè)信息、社交媒體等）。“產(chǎn)品生產(chǎn)類”檔案不再單獨(dú)設(shè)類，可分別劃分到“科研類”“實(shí)物類”“音像類”中。綜上所述，建議把高校檔案類別設(shè)置為“文書類、學(xué)生類、教學(xué)類、科技類（科研、基建、設(shè)備）、出版物類、會(huì)計(jì)類、人事類、音像類（照片、錄音、錄像）、實(shí)物類、專題類、其他類（業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、公務(wù)電子郵件、網(wǎng)頁(yè)信息、社交媒體）”等十一大類，并規(guī)定各高?？筛鶕?jù)實(shí)際情況確定歸檔范圍。同時(shí)明確各門類檔案歸檔范圍的最新執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，如科研類按國(guó)家檔案局、科學(xué)技術(shù)部發(fā)布的《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理規(guī)定》執(zhí)行，會(huì)計(jì)類按財(cái)政部、國(guó)家檔案局發(fā)布的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》執(zhí)行。

3.4 建議調(diào)整高校檔案歸檔時(shí)間

《辦法》關(guān)于高校檔案材料的歸檔時(shí)間規(guī)定“（1）學(xué)校各部門應(yīng)當(dāng)在次學(xué)年6月底前歸檔；（2）各院系等應(yīng)當(dāng)在次學(xué)年寒假前歸檔”不夠科學(xué)，因?yàn)閷W(xué)校有年度和學(xué)年度兩種計(jì)時(shí)，學(xué)校各院系產(chǎn)生的檔案有的要按年度歸檔，有的要按學(xué)年度歸檔。所以，對(duì)于歸檔時(shí)間的表述，建議調(diào)整為“（1）學(xué)校各黨政部門和能按年度歸檔的部門，應(yīng)在次年6月底前歸檔；（2）學(xué)校各教學(xué)部門和能按學(xué)年度歸檔的部門，應(yīng)在次學(xué)年寒假前歸檔”。

3.5 建議進(jìn)一步規(guī)范檔案的利用與公布

高校檔案信息資源對(duì)于高校師生、高等教育乃至國(guó)家經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展都起著重要作用，檔案信息的開放程度直接影響檔案利用的效果和檔案價(jià)值的發(fā)揮。高校檔案利用工作應(yīng)當(dāng)按照“開放是常態(tài)，劃控是特殊”的原則開展。應(yīng)明確高校檔案開放須按照《檔案法》的規(guī)定執(zhí)行，即“縣級(jí)以上各級(jí)檔案館的檔案，應(yīng)當(dāng)自形成之日起滿二十五年向社會(huì)開放。經(jīng)濟(jì)、教育、科技、文化等類檔案，可以少于二十五年向社會(huì)開放”。高校應(yīng)明確形成滿25年的檔案經(jīng)學(xué)校研究決定開放后，單位和個(gè)人持有合法證明即可利用。未滿25年的檔案如果屬于校務(wù)公開范圍的，也應(yīng)當(dāng)對(duì)社會(huì)開放，這類檔案的利用可以參照《高等學(xué)校信息公開辦法》的規(guī)定執(zhí)行，單位和個(gè)人持有效身份證件或者證明文件，在表明查閱目的、履行相關(guān)手續(xù)后即可利用。未滿25年又不屬于校務(wù)公開范圍的檔案，應(yīng)當(dāng)本著尊重檔案形成部門意見的原則開展利用服務(wù)。人事類檔案的利用應(yīng)參照《干部人事檔案工作條例》執(zhí)行。同時(shí)，《辦法》應(yīng)強(qiáng)調(diào)“高校要加大檔案信息資源的開發(fā)力度，加強(qiáng)對(duì)檔案信息資源的分析加工、深度開發(fā)，充分發(fā)掘檔案資源的歷史和現(xiàn)實(shí)價(jià)值，提供深層次高質(zhì)量檔案文化產(chǎn)品”，促進(jìn)高校檔案信息資源的開發(fā)利用。

3.6 建議增設(shè)“檔案信息化建設(shè)”專章

“信息化與檔案事業(yè)各項(xiàng)工作深度融合，檔案管理數(shù)字化、智能化水平得到提升，檔案工作基本實(shí)現(xiàn)數(shù)字轉(zhuǎn)型”，是《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》提出的檔案信息化建設(shè)的總目標(biāo)。高校檔案信息化建設(shè)，是大數(shù)據(jù)時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)，要實(shí)現(xiàn)高校檔案工作質(zhì)的飛躍，必須加強(qiáng)信息化建設(shè)。建議《辦法》設(shè)立專章就檔案信息化建設(shè)提出專門要求。應(yīng)要求高校加快推進(jìn)“存量數(shù)字化、增量電子化”工作，盡快實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化。應(yīng)加強(qiáng)電子檔案管理研究，探索雙軌制向單軌制轉(zhuǎn)化的路徑。高校應(yīng)加強(qiáng)檔案信息資源共享平臺(tái)建設(shè)，在平臺(tái)內(nèi)公布檔案開放信息，提供方便快捷的檔案利用和信息咨詢服務(wù)?？砂葱姓^(qū)域搭建高校檔案開放平臺(tái)，開展遠(yuǎn)程利用，實(shí)現(xiàn)資源共享，促進(jìn)高校檔案利用工作和高等教育整體水平的提高。高校應(yīng)當(dāng)加快推進(jìn)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)，探索智慧檔案館（室）建設(shè)的方法、路徑。

3.7 建議增加條件保障相關(guān)要求

《辦法》第五章“條件保障”內(nèi)容比較粗放，建議進(jìn)行細(xì)化完善。建議增加條款規(guī)定“高校應(yīng)當(dāng)將檔案工作所需的基礎(chǔ)設(shè)施配備和維護(hù)經(jīng)費(fèi)、檔案日常管理、征集、搶救保護(hù)、安全保密、數(shù)字化、信息化建設(shè)、提供利用、編研、陳列展覽、檔案宣傳、培訓(xùn)等經(jīng)費(fèi)列入學(xué)校預(yù)算，保證檔案工作所需經(jīng)費(fèi)”。檔案館舍的建筑設(shè)計(jì)應(yīng)符合《檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》 《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》要求。辦公、整理、閱覽、數(shù)字化用房、檔案庫(kù)房應(yīng)分別設(shè)置，檔案庫(kù)房使用面積應(yīng)充足并具有發(fā)展空間，根據(jù)載體類型分別設(shè)置。應(yīng)建立健全檔案安全防范體系及應(yīng)急管理制度，制定應(yīng)急預(yù)案。檔案館舍設(shè)施設(shè)備的配備滿足“八防”要求，檔案庫(kù)房應(yīng)當(dāng)配備溫濕度監(jiān)測(cè)調(diào)控系統(tǒng)、漏水報(bào)警系統(tǒng)、消防系統(tǒng)、火災(zāi)自動(dòng)報(bào)警系統(tǒng)、防火防盜門窗、防電磁、視頻監(jiān)控、出入口控制、電子巡查等安防設(shè)施。檔案裝具等應(yīng)符合行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求。

總之，修訂《辦法》對(duì)新形勢(shì)下高校依法管檔、依法治檔，推進(jìn)高校檔案事業(yè)科學(xué)健康發(fā)展十分必要，期待有關(guān)部門對(duì)此問(wèn)題予以關(guān)注重視，提上日程，早日實(shí)現(xiàn)。