張霞 淄博市第一醫(yī)院
近幾年,隨著醫(yī)療衛(wèi)生體系改革深入發(fā)展,我國醫(yī)療行業(yè)成功引進HRP綜合運營管理系統(tǒng),通過建立信息化管理平臺,促進各科室之間信息傳遞,有效處理信息失真問題,真正做到了財務(wù)業(yè)務(wù)的一體化發(fā)展,有效提高醫(yī)院精益化管理水平。在HRP系統(tǒng)的作用下,優(yōu)化經(jīng)營管理理念,創(chuàng)新精益化管理模式,有效提高醫(yī)院內(nèi)部管理水平,提升醫(yī)院綜合發(fā)展實力,為醫(yī)院健康發(fā)展奠定扎實的基礎(chǔ)。
在之前,我國大部分醫(yī)院在財務(wù)電子信息化方面存在比較嚴峻的信息孤島問題,各個部門都建立了滿足自身發(fā)展要求的信息化系統(tǒng),各自為政,信息系統(tǒng)之間沒有做到充分連接,缺少對應(yīng)的接口程序,不能給會計核算、財務(wù)管理等工作順利進行提供支持,管理水平相對比較低下,影響醫(yī)院的更好發(fā)展。為了提高信息化管理水平,為醫(yī)院創(chuàng)造更多的效益,減少管理成本,部分醫(yī)院開始引進HRP系統(tǒng),在HRP系統(tǒng)中,涉及了會計核算、人力資源管理、固定資產(chǎn)管理、物流管理、預(yù)算管理、成本管理等諸多內(nèi)容,蘊含了醫(yī)院經(jīng)營管理所需的各個信息模塊。經(jīng)過一段時間的運行,有效地提升了醫(yī)院精益化管理水平,有利于醫(yī)院各個科室之間信息傳遞與共享,增強了醫(yī)院綜合發(fā)展實力,助推了醫(yī)院的健康發(fā)展。在HRP綜合運營管理系統(tǒng)作用下,醫(yī)院通過各個部門系統(tǒng)之間的相互連接,實現(xiàn)了各項信息的傳遞和共享,有效轉(zhuǎn)變醫(yī)院傳統(tǒng)的經(jīng)營管理模式,真正實現(xiàn)了綜合運營管理。在各個子模塊的作用下,醫(yī)院財務(wù)業(yè)務(wù)實現(xiàn)一體化發(fā)展,并建立了各個部門的信息化管理平臺,真正實現(xiàn)了醫(yī)院運營管理中物流、資金流、信息流的高度統(tǒng)一,促進醫(yī)院運營管理信息化水平提高,獲得了理想的管理效果。
醫(yī)院在內(nèi)部建立涉及各個科室與部門的信息共享平臺,實現(xiàn)與財務(wù)、成本、預(yù)算、物資等管理系統(tǒng)的充分連接。在績效管理機制作用下,調(diào)動各級人員的工作主動性和積極性,促進工作水平和效率的提高,保證醫(yī)院經(jīng)營發(fā)展目標順利完成。在實際中,結(jié)合醫(yī)院人員組織結(jié)構(gòu)特點,對在編、合同、退休、返聘等人員進行科學(xué)管理,對行政部門根據(jù)職責(zé)分工,采用授權(quán)管理方式,真正做到人力資源的全面管理,順利完成集成化管理目標。
在事前,醫(yī)院需要結(jié)合發(fā)展戰(zhàn)略和經(jīng)營計劃,或者根據(jù)科室上半年收入、成本核算結(jié)果,編制下年度的預(yù)算管理方案,形成一套完善的預(yù)算管理體系,對后續(xù)預(yù)算收支科學(xué)把控,根據(jù)年度、季度、月度等進行管理。在事中,醫(yī)院各項收支都要嚴格按照預(yù)算管理要求進行,按照各個業(yè)務(wù)模式和管理標準,實施預(yù)算超支預(yù)警。在事后,給成本核算、績效考核等管理工作順利開展提供支持,制定下年度預(yù)算管理計劃。
財務(wù)管理系統(tǒng)通常是把會計核算作為重點,結(jié)合收費、藥品、物資、固定資產(chǎn)等相關(guān)內(nèi)容,整合并分析各項數(shù)據(jù)信息,和預(yù)算管理、成本核算、人力資源管理系統(tǒng)充分對接,實現(xiàn)各項信息的有效傳遞,優(yōu)化財務(wù)管理流程,提高財務(wù)管理水平,真正實現(xiàn)財務(wù)業(yè)務(wù)一體化管理,快速完成醫(yī)院精益化管理目標。
成本核算管理系統(tǒng)通常是把科室作為重點,在醫(yī)院內(nèi)部實施多維度的成本統(tǒng)計、成本核算以及成本管理,通過資源的整合與分配,引進精益化管理理念,給醫(yī)院制定發(fā)展決策提供數(shù)據(jù)參考。通過使用財務(wù)管理系統(tǒng)、預(yù)算管理系統(tǒng)、人力資源管理系統(tǒng),整合各項資源,展現(xiàn)出財務(wù)業(yè)務(wù)一體化管理價值,創(chuàng)建以成本控制為重點的內(nèi)部控制格局,提高成本精細化管理,朝著精益化的趨勢發(fā)展。
對于物資管理系統(tǒng)來說,也就是通過對醫(yī)院各項物資使用與管理情況的調(diào)查,建立一個從采購、入庫、庫存管理為一體的管理系統(tǒng),通過完善相應(yīng)的物資管理體系,提供物資數(shù)量、規(guī)格管理服務(wù),建立物資庫房的入出庫賬目,制定詳細的管理計劃,按照物資數(shù)量、規(guī)格等進行科學(xué)規(guī)劃和安排,物資從入庫到出庫整個過程都要逐筆記錄,隨時可以提供和庫房相關(guān)的信息,了解物資使用情況,結(jié)合歷史物資使用信息,制定采購方案,保證資源的合理應(yīng)用,防止資源不合理消耗。
結(jié)合固定資產(chǎn)管理要求,根據(jù)醫(yī)院實際情況,實現(xiàn)機械設(shè)備運行維護和信息化管理,引導(dǎo)固定資產(chǎn)管理人員及時找到資產(chǎn)使用與管理中存在的問題,實現(xiàn)醫(yī)院內(nèi)部資源的科學(xué)化管理,有效提高資源使用效率和水平。通過建立固定資產(chǎn)管理系統(tǒng),能夠提供設(shè)備養(yǎng)護與維護管理要求,便于及時對各項資源進行維護與管理,提高資源管理水平,有效解決資源浪費問題。
鑒于現(xiàn)階段會計核算應(yīng)用系統(tǒng)不完善的狀況,大部分醫(yī)院在會計核算軟件使用方面展現(xiàn)出了繁瑣性特點,并且使用效率有待提高。這種會計核算系統(tǒng)時常會因為文件大量積壓而造成軟件運行崩潰,導(dǎo)致醫(yī)院中重要的會計信息丟失,給醫(yī)院精益化管理帶來一定影響。因為會計核算缺少可行性的處理對策,所以會導(dǎo)致每天發(fā)生的會計信息無法得到科學(xué)處理和歸集,如果這些會計信息沒有做到及時處理與核算,必然會增加會計核算難度和成本,無法滿足成本核算要求的可靠性、相關(guān)性、重要性等原則。
從目前技術(shù)發(fā)展狀況來說,對于固定資產(chǎn)卡片信息化的管理,大部分醫(yī)院一般會采用EXECL表格方式進行管理與整合,同時由于技術(shù)人員數(shù)量不足,再加上受到粗放化管理因素影響,在一定程度上使得當前信息技術(shù)水平還無法實現(xiàn)固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)與會計核算系統(tǒng)的充分結(jié)合,也無法用于各種財務(wù)管理信息的采集與整理。受到固定資產(chǎn)系統(tǒng)問題的影響,使得HRP系統(tǒng)在實施資產(chǎn)管理過程中,可能會面臨信息失真問題。
在物流管理過程中,一些醫(yī)院采用各種軟件和HRP共享管理系統(tǒng),采購部門主要負責(zé)采購方案制定與管理,但是在基礎(chǔ)軟件方面缺少全面性,只是負責(zé)日常庫存耗材消耗與出庫管理,只能提供簡單的會計報表信息,在軟件方面相對比較簡單。在物流管理系統(tǒng)中,缺乏預(yù)警功能,使得管理人員無法第一時間了解物資儲存情況和消耗情況等,物流管理不規(guī)范。
在預(yù)算管理過程中,大部分醫(yī)院采用手工或者EXCEL表格管理方式,預(yù)算管理和資金支出控制缺少對應(yīng)的軟件支持,所以大部分收入支出預(yù)算的相關(guān)報表一般是利用EXCEL表格方式進行整理與管理。預(yù)算管理與資金支出控制系統(tǒng)在運行方面將會面臨一些問題,醫(yī)院還無法對各歸口部門費用使用情況及收入完成情況進行動態(tài)監(jiān)督與管理。
在人力資源系統(tǒng)管理過程中,一些醫(yī)院采用的管理軟件以單機版為主,這種單機版軟件模式在使用方面的要求及權(quán)限上比較嚴格,所以醫(yī)院在開展人力資源管理工作時,可能會面臨只有檔案管理部門人員才能使用系統(tǒng)的狀況,其他部門人員無法對系統(tǒng)進行具體操作與使用,在這種環(huán)境下,使得人力資源管理系統(tǒng)使用效率低下。并且,因為醫(yī)院每年都會引進大量的工作人員,醫(yī)院要想對這些人員進行規(guī)范化管理,需要對這些人員的基本信息核實錄入,但是如果采用的是單機版管理系統(tǒng),人力資源管理部門人員信息將無法在各個部門中有效傳遞和共享,影響人力資源管理成果。
醫(yī)院為了能夠在新的發(fā)展背景下通過使用HRP系統(tǒng)來對醫(yī)院進行信息統(tǒng)一化處理,需要在日常管理系統(tǒng)中,把建設(shè)范疇滲透到各個科室中,從而對醫(yī)院整體運營情況有所了解,給醫(yī)院運營精益化管理工作順利進行提供支持。但是在實際中,一些醫(yī)院在使用HRP系統(tǒng)過程中,可能會面臨醫(yī)院核算成本效率不高的問題,不能及時對信息管理成本進行認真審核,從而制約醫(yī)院的更好發(fā)展。
預(yù)算管理和資金支出控制系統(tǒng)正處于建設(shè)發(fā)展的起步階段,大部分醫(yī)院還沒有結(jié)合預(yù)算管理要求建立對應(yīng)的預(yù)算管理和資金報銷管理系統(tǒng),所以在這種情況下,在款項申請和報銷過程中,依然采用傳統(tǒng)的手工方式。在預(yù)算管理與資金支出控制系統(tǒng)建設(shè)中,沒有引進對應(yīng)的管理軟件,大部分收入與支出預(yù)算的相關(guān)報表依然采用EXCEL表格方式進行整理與管理。并且,預(yù)算管理與資金支出控制系統(tǒng)自身存在一些漏洞,所以醫(yī)院無法對各個科室的費用支出情況科學(xué)管控。
對于預(yù)算管理,通常是在預(yù)算年度內(nèi),對醫(yī)院各項經(jīng)營計劃和工作內(nèi)容進行整合,通過財務(wù)收支結(jié)余的形式進行展現(xiàn),是醫(yī)院經(jīng)營活動順利進行的依據(jù),連接著醫(yī)院戰(zhàn)略目標和經(jīng)營績效。如何才能實現(xiàn)無預(yù)算不支出,有預(yù)算不超支,需要從事前控制入手,真正做到醫(yī)院精益化管理,從根源上減少資源的隨意消耗。在執(zhí)行預(yù)算管理工作時,應(yīng)該保證預(yù)算剛性,不管是資金項目,還是資產(chǎn)項目,都要結(jié)合時代發(fā)展要求,引進信息化管理技術(shù),加強信息化系統(tǒng)建設(shè),避免經(jīng)濟行為的隨意性和盲目性,真正做到無預(yù)算不采購、無預(yù)算不支出。在預(yù)算管理過程中,通過費用報銷系統(tǒng)和HRP系統(tǒng)的有機連接,實現(xiàn)業(yè)務(wù)單據(jù)與財務(wù)管理、物流管理、資產(chǎn)管理的有效對接,形成一個以預(yù)算管理為重點的成本控制機制。在資金控制方面,每年9月,秉持著“兩上兩下”的預(yù)算管理要求,各個預(yù)算歸口部門在系統(tǒng)中完成下年度預(yù)算方案制定和經(jīng)費計算,經(jīng)過預(yù)算管理部門審核通過以后,在下一個會計年度之前,由預(yù)算管理人員結(jié)合預(yù)算審核完成下年度預(yù)算方案的制定。在費用報銷過程中,登錄報銷系統(tǒng)提交申請,預(yù)算歸口部門按照年初預(yù)算指標完成審批工作,預(yù)算內(nèi)項目下行報銷、付款。在資產(chǎn)管理方面,以某醫(yī)院為例,該醫(yī)院資產(chǎn)以5萬為限額,超過5萬的資產(chǎn)通過公開招標采購,5萬以下自主談判采購。對于大于5萬的資產(chǎn),每年9月份,由使用科室提交下年度的資產(chǎn)預(yù)算申請,資產(chǎn)管理部門對資產(chǎn)采購可行性進行調(diào)查與論證,設(shè)備委員會討論通過后,經(jīng)過預(yù)算管理委員會審核,根據(jù)工作職責(zé)由主管部門確認納入下年度資產(chǎn)預(yù)算??剖疑暾堎徶觅Y產(chǎn)時,需經(jīng)過資產(chǎn)管理部門及預(yù)算管理員進行審核,無預(yù)算項目,不可開展采購業(yè)務(wù)。對于小于5萬元的資產(chǎn),醫(yī)院需要根據(jù)資產(chǎn)類型實施管理,具體流程和資金控制預(yù)算管理要求相同。通過建立把預(yù)算作為重點的費用管理機制,在保證醫(yī)院各項財務(wù)收支有計劃、有流程的運行過程中,給醫(yī)院實施精益化管理工作提供支持。并且,結(jié)合預(yù)算執(zhí)行情況,對各個部門實際工作情況進行評估,給績效考核體系制定提供數(shù)據(jù)。通過預(yù)算管理,完善相應(yīng)的管理體系,促進醫(yī)院精益化管理水平的提高。
通過加強醫(yī)院成本控制管理,可以促進醫(yī)院經(jīng)營管理效率的提升,引導(dǎo)成本計劃嚴格執(zhí)行,及時找到偏差并處理,實現(xiàn)醫(yī)院資源的科學(xué)分配。要想實現(xiàn)醫(yī)院成本信息的真實性和完整性,需要科學(xué)編制成本核算管理方案,實現(xiàn)醫(yī)院成本精益化管理。以某醫(yī)院為例,該醫(yī)院通過HRP系統(tǒng),建立了人財物一體化管理平臺,形成了以科室為單元的全成本核算管理機制,經(jīng)過一段時間的運營與摸索,形成了一個規(guī)范化的管理體系,能夠精準地計算出本醫(yī)院所有成本。要想確保醫(yī)院成本核算工作的有序進行,醫(yī)院對成本核算單元重新優(yōu)化,采用八位編碼制,以兩位編碼為一組,表達對應(yīng)的含義,通過設(shè)置八位編碼的成本核算單元,在保證成本核算單元不斷擴充的同時,也給醫(yī)院細化成本管理提供空間保障,便于各項數(shù)據(jù)采集與整理,讓核算單元編碼可以在各個科室中傳遞,實現(xiàn)科室成本的比較與分析。通過使用HRP系統(tǒng),醫(yī)院所有成本信息都可以在HRP系統(tǒng)中進行傳遞,醫(yī)院在費用科室中設(shè)有成本中心輔助和算賬,在薪酬模塊、物流模塊、資產(chǎn)模塊的作用下,根據(jù)科室面積、人員及工作量等分攤對應(yīng)成本數(shù)據(jù),計入到科室直接成本范疇中?,F(xiàn)階段,醫(yī)院通過采用直接成本方式對各個科室成本進行歸集與處理,全面展現(xiàn)出各個科室成本管理情況,有效防止成本信息失真。除此之外,隨著醫(yī)院精益化管理水平的不斷提高,傳統(tǒng)的成本報表模式將無法滿足現(xiàn)代化醫(yī)院管理要求,醫(yī)院經(jīng)營運營決策需要在多層面數(shù)據(jù)的引導(dǎo)下進行,醫(yī)院可以結(jié)合精益化管理要求,在HRP系統(tǒng)的作用下,獲得更加真實、準確的信息,及時找到醫(yī)院經(jīng)營管理中存在的問題,給醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)調(diào)整發(fā)展決策提供數(shù)據(jù)參考。
近幾年,國家從政策方面加強對醫(yī)療行業(yè)的扶持與引導(dǎo),促進醫(yī)院內(nèi)涵建設(shè),不斷提高科研水平。另外,面對目前的大環(huán)境,各級財政加大投入,相關(guān)管理部門對項目經(jīng)費在監(jiān)督管理方面提出嚴格要求。要想確保醫(yī)院合理使用財政資金、科研經(jīng)費,可以在HRP系統(tǒng)的作用下,采取相關(guān)措施進行項目經(jīng)費的科學(xué)化管理。一方面,結(jié)合項目類型、項目名稱、項目預(yù)算等,建立輔助核算明細賬,優(yōu)化多維度分類檢索功能,更好地滿足報表多口徑數(shù)據(jù)要求。另一方面,在建立項目執(zhí)行與經(jīng)費管理機制過程中,定期對項目執(zhí)行情況進行分析與處理,對項目資金使用情況充分了解,了解項目執(zhí)行進度和效益,保證項目資金科學(xué)使用,給項目績效考核提供數(shù)據(jù)參考。
固定資產(chǎn)是醫(yī)院開展各項活動的基礎(chǔ)保障,通過做好固定資產(chǎn)管理工作,能夠幫助醫(yī)院減少經(jīng)營成本支出,提高醫(yī)院整體效益,實現(xiàn)醫(yī)院的更好發(fā)展。作為資產(chǎn)管理中的重要組成部分和管理工具,清查盤點不但能夠保證資產(chǎn)的安全性和完整性,還能減少腐敗、舞弊等問題的發(fā)生,通過優(yōu)化管理,促進資金使用水平和效率的提高。如果是大規(guī)模的醫(yī)院,在開展固定資產(chǎn)盤點工作過程中,面臨工作規(guī)模比較大,任務(wù)繁重,涉及的部門數(shù)量多的問題,為了更好地完成固定資產(chǎn)常態(tài)化處理工作,就需要加強內(nèi)部宣傳和教育,提高各級人員管理水平。以某醫(yī)院為例,通過使用HRP系統(tǒng),在資產(chǎn)模塊中加入科室盤點內(nèi)容,系統(tǒng)可以向各個科室資產(chǎn)負責(zé)人與管理人員授權(quán),隨時隨地對科室賬面中的資產(chǎn)信息進行檢查,其中包含資產(chǎn)名稱、規(guī)格、數(shù)量、存放地點、資產(chǎn)管理等,資產(chǎn)管理人員可以利用HRP系統(tǒng)實現(xiàn)賬面和實物資產(chǎn)的核查,及時找到相關(guān)問題并將問題反饋給資產(chǎn)管理部門。資產(chǎn)管理部門定期對科室資產(chǎn)使用情況進行抽查,對科室盤點結(jié)果認真審核。資產(chǎn)負責(zé)人、資產(chǎn)管理人員定期對科室各項資產(chǎn)使用情況進行核查,保證資產(chǎn)使用的規(guī)范性和安全性。通過循環(huán)性常態(tài)盤點與管理,形成PDCA管理閉環(huán),能夠及時找到問題并改進,有效提高固定資產(chǎn)管理水平。
在物流管理系統(tǒng)中,醫(yī)院可以對各項業(yè)務(wù)分工處理,形成一個專業(yè)化的管理流程,根據(jù)科室實際需求、制定采購計劃、做好采購訂單的控制管理工作,及時將采購材料入庫保存,根據(jù)各個科室提交的申請,實現(xiàn)庫存發(fā)貨,認真記錄,形成一個閉環(huán)的管理系統(tǒng)。對于醫(yī)院中高值耗材,應(yīng)該采用單品條碼追溯管理方式,建立相應(yīng)的SPD平臺系統(tǒng),通過掃碼確認把醫(yī)院材料使用情況反饋到系統(tǒng)中,通過入-消-存三方核對,確保高價值耗材的安全性,做到“零庫存”管理。醫(yī)院可以把廠商資質(zhì)、授權(quán)、產(chǎn)品生產(chǎn)許可證等材料在系統(tǒng)中錄入,實現(xiàn)線上查詢,動態(tài)科學(xué)管理,給耗材管理工作順利進行提供支持。通過這種方式,不但能夠追溯耗材使用者和科室,并且也能給醫(yī)院信息化系統(tǒng)管理推廣和發(fā)展奠定良好基礎(chǔ)。
在人力資源系統(tǒng)建設(shè)過程中,醫(yī)院應(yīng)建立關(guān)于人員休假管理系統(tǒng),實施統(tǒng)一化管理。在實際中,醫(yī)院要求基礎(chǔ)管理部門在HRP系統(tǒng)的作用下,通過使用電子化報表,由系統(tǒng)自動形成對應(yīng)報表,減少人員重復(fù)勞動,避免數(shù)據(jù)出錯。通過軟件系統(tǒng),把醫(yī)院人事變動信息、考勤管理信息進行結(jié)合,實現(xiàn)信息有效傳遞和共享。
現(xiàn)階段,大部分醫(yī)院預(yù)算管理和資金支出控制系統(tǒng)處于起步發(fā)展階段,還無法建立一個完整的預(yù)算與報銷控制相關(guān)聯(lián)的系統(tǒng),使得資金預(yù)支和報銷依然采用傳統(tǒng)的工作模式,在預(yù)算管理和資金支出控制系統(tǒng)上缺少對應(yīng)的應(yīng)用軟件。大部分收入支出預(yù)算報表均采用EXCEL表格方式進行整理。通過使用HRP系統(tǒng),能夠幫助醫(yī)院建立預(yù)算管理和資金支出控制相關(guān)聯(lián)的平臺,實現(xiàn)對各項費用的科學(xué)控制,強化對預(yù)算執(zhí)行過程的追蹤管理。在實際預(yù)算管理過程中,可以結(jié)合醫(yī)院實際情況和管理要求,適當?shù)財U展全面預(yù)算管理模塊的功能,借助HRP系統(tǒng)實現(xiàn)會計、固定資產(chǎn)管理、人力資源管理等部門數(shù)據(jù)信息的整合與集成,利用業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)同步記錄和預(yù)算執(zhí)行相關(guān)數(shù)據(jù)自動采集的優(yōu)勢,快速計算相關(guān)數(shù)據(jù),通過手工操作,實時監(jiān)控預(yù)算執(zhí)行情況,及時反饋預(yù)算執(zhí)行數(shù)據(jù),每月上報可用預(yù)算金額,預(yù)算完成匯總推送給預(yù)算歸口部門主管和預(yù)算管理員,實現(xiàn)對預(yù)算執(zhí)行的動態(tài)控制。通過這種方式,便于定期分析和判斷預(yù)算執(zhí)行情況,及時找到預(yù)算中的問題,并采取相關(guān)措施進行處理,有效節(jié)省工作時間,提高預(yù)算執(zhí)行效率,促進各個部門及科室順利完成工作目標。
總而言之,良好的信息化系統(tǒng)需要在各個部門的配合下進行,成立專業(yè)的管理團隊。近幾年,醫(yī)院財務(wù)人員團隊建設(shè)不斷加強,積極引進各種現(xiàn)代化技術(shù),建立信息化管理系統(tǒng),促進了醫(yī)院財務(wù)活動的全面轉(zhuǎn)型。通過使用HRP系統(tǒng),為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)制定發(fā)展決策提供數(shù)據(jù)參考,有效提高了醫(yī)院精益化管理水平,發(fā)揮部門聯(lián)動功能,深化醫(yī)院精益化管理,促進醫(yī)院的健康發(fā)展。