陳雯 中鐵物資集團(tuán)云南有限公司
隨著經(jīng)濟(jì)全球化和信息技術(shù)的迅猛發(fā)展,我國(guó)很多大型國(guó)有企業(yè)已經(jīng)開(kāi)始構(gòu)建信息化的財(cái)務(wù)共享中心,加強(qiáng)財(cái)務(wù)資源整合,優(yōu)化財(cái)務(wù)結(jié)構(gòu),對(duì)子公司的財(cái)務(wù)活動(dòng)和經(jīng)營(yíng)活動(dòng)進(jìn)行統(tǒng)一管理,來(lái)實(shí)現(xiàn)集團(tuán)公司財(cái)務(wù)管理的高效化和精準(zhǔn)化。共享中心能夠深挖業(yè)財(cái)信息,及時(shí)準(zhǔn)確地為集團(tuán)公司發(fā)展提供決策依據(jù),實(shí)現(xiàn)集團(tuán)公司的可持續(xù)發(fā)展。然而,集團(tuán)公司在構(gòu)建財(cái)務(wù)共享中心時(shí)存在一些問(wèn)題,導(dǎo)致共享中心未能發(fā)揮其全部作用。為此,文章以WZ集團(tuán)公司財(cái)務(wù)共享中心為例,重點(diǎn)分析了共享中心的作用和運(yùn)行過(guò)程中出現(xiàn)的一些問(wèn)題,并針對(duì)性地提出相應(yīng)的解決措施。
WZ集團(tuán)公司主要是通過(guò)在集團(tuán)公司建立財(cái)務(wù)共享中心,對(duì)子公司的財(cái)務(wù)信息進(jìn)行集中處理,形成自上而下控制的一種管理模式。WZ集團(tuán)公司以建立報(bào)賬平臺(tái)、影像平臺(tái)、作業(yè)平臺(tái)、運(yùn)營(yíng)平臺(tái)、集成平臺(tái)“五大平臺(tái)”為抓手,著力打造報(bào)賬系統(tǒng)、核算系統(tǒng)、資產(chǎn)管理、稅務(wù)管理、資金管理、預(yù)算管理“六大板塊”,實(shí)現(xiàn)全流程線上辦理、全員參與與運(yùn)用、全程監(jiān)督與管控。
WZ集團(tuán)公司財(cái)務(wù)共享平臺(tái)的建立,實(shí)現(xiàn)集團(tuán)公司與子公司科目統(tǒng)一、流程統(tǒng)一、體系統(tǒng)一,讓業(yè)務(wù)流程標(biāo)準(zhǔn)化、保證業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)核算暢通、高效流轉(zhuǎn)。共享中心對(duì)子公司財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行集中處理和控制,由于規(guī)范單據(jù)的填報(bào),統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的財(cái)務(wù)處理方法,一個(gè)人可以同時(shí)處理多個(gè)子公司的業(yè)務(wù),財(cái)務(wù)核算的質(zhì)量和準(zhǔn)確性得到顯著提高,實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)處理的規(guī)?;吧a(chǎn)”,從而大幅度降低財(cái)務(wù)運(yùn)營(yíng)成本。
WZ集團(tuán)公司下屬子公司較多,所屬子公司的存款較為分散,無(wú)法形成資金合力,不能發(fā)揮資金協(xié)同效益。WZ集團(tuán)公司共享中心作為資金配置樞紐,首先,通過(guò)建立“資金池”,實(shí)施資金集中化管理。由于子公司對(duì)資金需求的時(shí)間不一致,WZ集團(tuán)公司根據(jù)子公司上報(bào)月度資金計(jì)劃需求情況,合理分配各子公司資金,實(shí)現(xiàn)WZ集團(tuán)資金集中統(tǒng)一管理和配置,發(fā)揮資金協(xié)同效益。其次,WZ集團(tuán)公司通過(guò)財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)實(shí)時(shí)監(jiān)控各子公司資金情況,堅(jiān)持“以收定支、量入為出、統(tǒng)籌平衡、科學(xué)管控”的原則,在保證解付資金剛性需求的前提下,提前謀劃籌措正常供應(yīng)所需資金,保障WZ集團(tuán)公司資金流正常運(yùn)轉(zhuǎn)。最后,在資金調(diào)度過(guò)程中,對(duì)資金的申請(qǐng)、審批、控制、調(diào)整、追加均進(jìn)行集中管理,逐筆資金按照共享中心統(tǒng)一規(guī)定的流程、標(biāo)準(zhǔn)支付,杜絕各類資金挪用、小金庫(kù),加強(qiáng)資金管控力度,降低資金使用風(fēng)險(xiǎn),有效防范國(guó)有資產(chǎn)流失。
許多財(cái)務(wù)人員耗費(fèi)大量時(shí)間和精力一直在做重復(fù)、繁瑣、附加值低的基礎(chǔ)工作,沒(méi)有辦法進(jìn)行財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的深度分析,不能為領(lǐng)導(dǎo)的業(yè)務(wù)和戰(zhàn)略決策提供數(shù)據(jù)支持。WZ集團(tuán)公司共享中心利用業(yè)務(wù)信息的集中處理,將會(huì)計(jì)準(zhǔn)則和制度嵌入共享系統(tǒng)內(nèi)。在實(shí)際業(yè)務(wù)執(zhí)行過(guò)程中,共享中心能夠?qū)崟r(shí)跟蹤業(yè)務(wù)進(jìn)度,掌握業(yè)務(wù)重要節(jié)點(diǎn),強(qiáng)化流程監(jiān)管,對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總和分析,為領(lǐng)導(dǎo)提供決策支持。
WZ集團(tuán)公司共享中心通過(guò)直接控制會(huì)計(jì)核算、資金計(jì)劃、資金支付、費(fèi)用預(yù)算等業(yè)務(wù)系統(tǒng),將子公司納入風(fēng)險(xiǎn)管控范圍,搭建風(fēng)險(xiǎn)管控體系,識(shí)別子公司風(fēng)險(xiǎn),構(gòu)建財(cái)務(wù)預(yù)警機(jī)制。首先,將預(yù)算指標(biāo)嵌入財(cái)務(wù)共享系統(tǒng),設(shè)置預(yù)算預(yù)警閾值,隨時(shí)比較預(yù)算金額與實(shí)際執(zhí)行金額,對(duì)于超出預(yù)算的業(yè)務(wù),財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)將無(wú)法進(jìn)行會(huì)計(jì)核算,必須按規(guī)定的程序?qū)徟蟛拍苓M(jìn)行調(diào)整和會(huì)計(jì)核算,通過(guò)防控過(guò)程,推進(jìn)風(fēng)險(xiǎn)管控,充分發(fā)揮共享中心的財(cái)務(wù)預(yù)警功能。其次,在共享中心日常業(yè)務(wù)審核過(guò)程時(shí),對(duì)不合規(guī)業(yè)務(wù)或發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)的業(yè)務(wù),將存在的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)提示給相關(guān)經(jīng)辦人和審批人并進(jìn)行退單處理。最后,共享中心通過(guò)業(yè)務(wù)合規(guī)檢查等手段,將子公司經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)匯總分析。每月、每季度向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)通報(bào)預(yù)警信息,強(qiáng)化預(yù)警機(jī)制防控財(cái)務(wù)管理風(fēng)險(xiǎn)的能力。
WZ集團(tuán)公司通過(guò)在共享中心建立稅務(wù)管理系統(tǒng),規(guī)范WZ集團(tuán)公司的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)、發(fā)票處理、稅務(wù)處理、會(huì)計(jì)核算等業(yè)務(wù),將其進(jìn)行集中管控,實(shí)現(xiàn)WZ集團(tuán)公司涉稅業(yè)務(wù)流、資金流、核算流的全面整合,便于共享中心對(duì)子公司的統(tǒng)一監(jiān)督和管控。銷售方面,子公司根據(jù) WZ集團(tuán)公司要求提供合同、對(duì)賬單等影像資料,通過(guò)線上審批流程,提高工作效率,為項(xiàng)目及時(shí)、準(zhǔn)確開(kāi)具發(fā)票提供保障。審核人員根據(jù)合同金額、結(jié)算條款等依據(jù),有效防范超合同開(kāi)具發(fā)票或者不符合結(jié)算條款開(kāi)具發(fā)票的稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。采購(gòu)方面,稅務(wù)管理系統(tǒng)通過(guò)與金稅四期、國(guó)稅電子總局、增值稅發(fā)票綜合服務(wù)平臺(tái)等系統(tǒng)連接,可以通過(guò)共享中心稅務(wù)管理系統(tǒng)批量認(rèn)證進(jìn)項(xiàng)稅發(fā)票,自動(dòng)提取和整合,減輕一部分繁瑣的人工操作,加速抵扣,減輕企業(yè)稅費(fèi)資金負(fù)擔(dān)。納稅申報(bào)方面,從稅金計(jì)提,到預(yù)繳,到申報(bào),到結(jié)轉(zhuǎn),每個(gè)環(huán)節(jié)都有專人審核把關(guān),必要的附件一目了然,業(yè)務(wù)規(guī)范與否清晰可辨。同時(shí)審核人員可對(duì)基礎(chǔ)稅務(wù)工作進(jìn)行遠(yuǎn)程指導(dǎo),合理規(guī)避由于主觀判斷有誤帶來(lái)的涉稅風(fēng)險(xiǎn)。
共享中心建設(shè)過(guò)程中,將各項(xiàng)管控制度嵌入財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)中,并在不同節(jié)流節(jié)點(diǎn)設(shè)置相應(yīng)的管理?xiàng)l件,由人為監(jiān)控轉(zhuǎn)變?yōu)橄到y(tǒng)監(jiān)控。建立共享中心后,實(shí)現(xiàn)所有業(yè)務(wù)線上審批,附件影像留存,減少人為干擾因素,確保WZ集團(tuán)公司各項(xiàng)管控措施落細(xì)落地見(jiàn)效。WZ集團(tuán)公司、外部審計(jì)機(jī)構(gòu)均可通過(guò)共享中心調(diào)取任意一筆業(yè)務(wù),線上審批使得業(yè)務(wù)更透明、處理更獨(dú)立客觀,大大降低了子公司串通舞弊風(fēng)險(xiǎn),提升了WZ集團(tuán)公司對(duì)子公司的管控力度。
目前,WZ集團(tuán)公司對(duì)財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式的定位依然停留在集中管控和降低成本等基本考慮,沒(méi)有重視共享中心提供財(cái)務(wù)信息決策分析和戰(zhàn)略支持的重要功能。未能很好地實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)向管理會(huì)計(jì)的轉(zhuǎn)型和融合,使共享中心失去其戰(zhàn)略意義。
WZ集團(tuán)公司共享中心組建之初,共享中心審核人員基本都是從各子公司臨時(shí)抽調(diào)的,隊(duì)伍整體素質(zhì)參差不齊且制度建設(shè)不完善,導(dǎo)致不同審核人員審核標(biāo)準(zhǔn)存在差異。有時(shí)候同一類單據(jù),審核人員的要求和重點(diǎn)不同,甲審核時(shí)被駁回的單據(jù),再提交到乙那里就通過(guò)了,尚未形成統(tǒng)一、規(guī)范、協(xié)同一致的操作審核手冊(cè)。
WZ集團(tuán)公司財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式下,財(cái)務(wù)核算均在共享中心,業(yè)務(wù)量大,業(yè)務(wù)處理依賴于信息系統(tǒng)中的會(huì)計(jì)核算信息。一旦系統(tǒng)規(guī)則設(shè)置不正確,錯(cuò)誤將被擴(kuò)大到整個(gè)集團(tuán)。另外,子公司的業(yè)務(wù)一般集中發(fā)生在月底或年末,共享中心雖然規(guī)定了具體的結(jié)賬時(shí)間,但在實(shí)際工作中,子公司往往無(wú)法在月底按時(shí)完成相關(guān)工作,致使共享中心統(tǒng)一處理后需要反復(fù)的取消結(jié)轉(zhuǎn)、結(jié)賬,增加了業(yè)務(wù)處理的壓力,導(dǎo)致集團(tuán)公司層面會(huì)計(jì)核算不準(zhǔn)確,核算風(fēng)險(xiǎn)集中于共享中心。
WZ集團(tuán)公司共享中心目前使用的用友軟件。首先,子公司提交單據(jù)需要子公司財(cái)務(wù)、領(lǐng)導(dǎo)審核后,再提交集團(tuán)共享中心,待共享中心2人審核后方可生成憑證,記賬憑證的生成較為滯后。集中發(fā)生業(yè)務(wù)的月底,大量單據(jù)在途,賬套無(wú)法準(zhǔn)確反映財(cái)務(wù)數(shù)據(jù),導(dǎo)致財(cái)務(wù)人員仍需手動(dòng)填報(bào)各類報(bào)表,大大降低了效率,浪費(fèi)了人力資源。其次,財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)中有預(yù)算管理模塊、管理會(huì)計(jì)報(bào)告模塊、績(jī)效考核模塊等,但每個(gè)模塊并未擁有完整的管理系統(tǒng),仍需要財(cái)務(wù)人員手動(dòng)挖掘數(shù)據(jù)進(jìn)行分析,沒(méi)有增強(qiáng)協(xié)同之力,釋放融合之效。
WZ集團(tuán)公司共享中心收集了大量且重要的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù),需要安全的網(wǎng)絡(luò)管理來(lái)支撐共享中心的運(yùn)行。在共享中心運(yùn)行過(guò)程中,容易發(fā)生病毒入侵、信息竊取或數(shù)據(jù)外泄等風(fēng)險(xiǎn),導(dǎo)致信息丟失、竊取、外泄甚至系統(tǒng)損壞。而WZ集團(tuán)公司的網(wǎng)絡(luò)安全服務(wù)外包,加劇網(wǎng)絡(luò)不穩(wěn)定性給WZ集團(tuán)公司帶來(lái)的財(cái)務(wù)信息安全性影響。
WZ集團(tuán)公司在集團(tuán)財(cái)務(wù)資金部組織架構(gòu)下設(shè)置財(cái)務(wù)共享中心,對(duì)于基層共享中心員工而言,工作重復(fù)性強(qiáng)、工作量大且多為流程化工作,個(gè)人能動(dòng)性難以發(fā)揮、發(fā)展空間有限,容易產(chǎn)生消極的工作心態(tài)。對(duì)于優(yōu)秀員工而言,非常注重自我培養(yǎng)和自身成長(zhǎng),對(duì)一成不變的工作流程會(huì)心生厭倦,感覺(jué)自身價(jià)值難以實(shí)現(xiàn),導(dǎo)致WZ集團(tuán)公司優(yōu)秀人員流失,人才流動(dòng)率高,人力成本上升,影響共享中心的實(shí)施效果。
WZ集團(tuán)公司財(cái)務(wù)共享中心不僅應(yīng)提供報(bào)賬、核算、資產(chǎn)、稅務(wù)、資金、費(fèi)用預(yù)算等基礎(chǔ)信息管理功能,還應(yīng)建設(shè)和完善高端增值功能,為管理決策層提供全面預(yù)算管理、風(fēng)險(xiǎn)管控、資本運(yùn)作和戰(zhàn)略投資等方面的建議,使其成為能為管理決策層提供戰(zhàn)略決策和分析的工具。一是以銷售合同為起點(diǎn),從合同簽訂、貨物供應(yīng)、債權(quán)確認(rèn)、貨款收取到壞賬計(jì)提、清收清欠管理等方面進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控。根據(jù)合同約定支付條款、貨物供應(yīng)小票及對(duì)賬單等資料,共享系統(tǒng)自動(dòng)提取相關(guān)信息并計(jì)算每個(gè)項(xiàng)目的債權(quán)確認(rèn)時(shí)間和金額,是否發(fā)生逾期、逾期時(shí)間和金額以及項(xiàng)目資金占用等數(shù)據(jù),提高應(yīng)收賬款管理水平,降低企業(yè)經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。二是以采購(gòu)合同為起點(diǎn),從客商選擇、評(píng)級(jí)到合同簽訂、款項(xiàng)支付等方面進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控。根據(jù)客商評(píng)級(jí)情況,共享系統(tǒng)自動(dòng)識(shí)別客商款項(xiàng)支付標(biāo)準(zhǔn),杜絕無(wú)合同付款、未經(jīng)審批付款、無(wú)附件付款、超限額付款等違規(guī)事項(xiàng),降低供應(yīng)商結(jié)算和資金支付風(fēng)險(xiǎn)。三是通過(guò)將八項(xiàng)規(guī)定、企業(yè)制度、費(fèi)用預(yù)算、資金計(jì)劃等嵌入共享系統(tǒng),設(shè)置相應(yīng)管理?xiàng)l件,堅(jiān)持違反八項(xiàng)規(guī)定不予列支、超預(yù)算不列銷、超計(jì)劃不支付、無(wú)計(jì)劃不支付等原則,由財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)進(jìn)行監(jiān)控,深化精細(xì)化管理,提升財(cái)務(wù)服務(wù)水平。
WZ集團(tuán)公司財(cái)務(wù)共享中心作為一個(gè)職能部門(mén),應(yīng)具有獨(dú)立的人員、管理和考核,必須形成其特有的管理、運(yùn)營(yíng)和考核機(jī)制。共享中心應(yīng)通過(guò)完善會(huì)計(jì)核算和財(cái)務(wù)管理制度,劃分責(zé)任對(duì)象,制定完善、標(biāo)準(zhǔn)的操作手冊(cè),明確各崗位職責(zé)及員工操作流程,指導(dǎo)一線員工準(zhǔn)確無(wú)誤完成提單,指導(dǎo)審核人員標(biāo)準(zhǔn)化審核。確保會(huì)計(jì)政策和制度的可操作性,覆蓋所有業(yè)務(wù)領(lǐng)域、崗位和操作環(huán)節(jié),實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)核算標(biāo)準(zhǔn)化、審核標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、審核人員執(zhí)行力強(qiáng)、會(huì)計(jì)信息質(zhì)量可靠。
WZ集團(tuán)公司需要建立健全風(fēng)險(xiǎn)管控體系,梳理集團(tuán)內(nèi)部各項(xiàng)財(cái)務(wù)工作的風(fēng)險(xiǎn)控制點(diǎn),設(shè)置相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警紅線,做好風(fēng)險(xiǎn)預(yù)測(cè)防范。同時(shí),在監(jiān)督體系建設(shè)中加強(qiáng)內(nèi)部審計(jì),定期對(duì)集團(tuán)內(nèi)子公司的財(cái)務(wù)工作進(jìn)行內(nèi)部審計(jì)和監(jiān)督,確保財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式規(guī)范運(yùn)行。
財(cái)務(wù)共享中心打通了WZ集團(tuán)公司、子公司、各部門(mén)之間信息孤島,建立連接,確保業(yè)財(cái)信息一體化。因此,為充分發(fā)揮共享中心的優(yōu)勢(shì)和效用,需要加強(qiáng)WZ集團(tuán)公司、子公司及其部門(mén)之間的溝通協(xié)作,提高財(cái)務(wù)信息傳遞效率,確保財(cái)務(wù)信息共享。WZ集團(tuán)公司的計(jì)劃和決策做到第一時(shí)間在子公司落實(shí)落地,同時(shí),子公司的財(cái)務(wù)信息也能及時(shí)向集團(tuán)公司反饋,以便于WZ集團(tuán)公司作出決策,根據(jù)子公司的財(cái)務(wù)信息匯總進(jìn)行規(guī)劃,提高財(cái)務(wù)管理實(shí)效性和準(zhǔn)確性,使子公司財(cái)務(wù)管理信息成為WZ集團(tuán)公司經(jīng)營(yíng)的數(shù)據(jù)依據(jù)。
首先,WZ集團(tuán)公司財(cái)務(wù)信息專業(yè)技術(shù)人員應(yīng)定期對(duì)信息管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行收集、分析和處理,對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題確認(rèn)需要優(yōu)化、維護(hù)和調(diào)整的方向,按需求緊急程度從大到小進(jìn)行排序,并向管理決策層匯報(bào),管理決策層根據(jù)集團(tuán)公司資金和業(yè)務(wù)發(fā)展情況,對(duì)該系統(tǒng)的優(yōu)化、維護(hù)和調(diào)整提供管理決策支持。其次,加強(qiáng)共享中心的軟硬件檢查,并建立系統(tǒng)防火墻,防止惡意程序和病毒入侵平臺(tái)系統(tǒng),避免財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)信息被竊取或損毀。最后,應(yīng)建立風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制,當(dāng)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境異常或受到攻擊時(shí),風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警反饋機(jī)制要第一時(shí)間把異常信息記錄、傳遞,同時(shí)進(jìn)行安全防范,如自動(dòng)保存數(shù)據(jù)等。當(dāng)財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)出現(xiàn)異常情況且預(yù)警系統(tǒng)未能識(shí)別時(shí),財(cái)務(wù)信息專業(yè)技術(shù)人員一經(jīng)發(fā)現(xiàn)及時(shí)做出反應(yīng),將系統(tǒng)的破壞和損失降到最低。同時(shí)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警進(jìn)行優(yōu)化、維護(hù)和調(diào)整,避免再次發(fā)生。
提高財(cái)務(wù)共享體系的構(gòu)建質(zhì)量,可以使財(cái)務(wù)工作實(shí)現(xiàn)大幅度轉(zhuǎn)型。因此,以WZ集團(tuán)為例,對(duì)財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)型存在的問(wèn)題進(jìn)行分析研究,并從財(cái)務(wù)共享的角度出發(fā),制定財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)型的具體策略,對(duì)提高集團(tuán)的財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)型質(zhì)量,具有十分重要的意義。
財(cái)會(huì)學(xué)習(xí)2022年19期