杜潔 首都醫(yī)科大學(xué)附屬北京安定醫(yī)院
當(dāng)前,科研經(jīng)費(fèi)的使用規(guī)模逐漸增大,款項(xiàng)來源十分豐富,各類科研經(jīng)費(fèi)(縱向、橫向)的報(bào)銷規(guī)定,以及使用范疇和審批流程都有著很大不同,以至于科研經(jīng)費(fèi)管理越來越繁雜??蒲薪?jīng)費(fèi)的高效使用是保證公立醫(yī)院科研項(xiàng)目能夠順利開展的基本條件。而對(duì)于公立醫(yī)院來說,科研水平也是考核醫(yī)院的重要指標(biāo)之一。如果醫(yī)院在科研經(jīng)費(fèi)管理方面規(guī)范不到位,就會(huì)造成科研資金被浪費(fèi)的情況,也會(huì)導(dǎo)致國(guó)有資產(chǎn)的大量流失。這些年,與科研經(jīng)費(fèi)有關(guān)的惡性事件頻頻爆發(fā),政府對(duì)于公立醫(yī)院在科研經(jīng)費(fèi)方面的規(guī)范管理要求越來越高,也越來越重視,圍繞科研經(jīng)費(fèi)展開的專項(xiàng)審計(jì)內(nèi)容愈發(fā)增多。所以,對(duì)于公立醫(yī)院而言,必須在內(nèi)部控制制度當(dāng)中,增加相應(yīng)的科研經(jīng)費(fèi)管理制度。
提高醫(yī)院科研經(jīng)費(fèi)管理質(zhì)量的關(guān)鍵之一是明確各科室的角色和職責(zé)?,F(xiàn)階段的具體情況是醫(yī)院的責(zé)任部門和科研人員職責(zé)不明確,財(cái)務(wù)沒有實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理。尤其是有的人自己的工作和義務(wù)做得不好,并且沒有恪守好自己的本分,沒有全面輔助科研人員在經(jīng)費(fèi)管理方面做得更好。因此,醫(yī)院整體科研經(jīng)費(fèi)管理難以實(shí)現(xiàn)提質(zhì)增效。此外,絕大多數(shù)科研人員對(duì)于科研經(jīng)費(fèi)的爭(zhēng)取和申請(qǐng)非常注重,而對(duì)于經(jīng)費(fèi)支出的管理卻較為忽略。除此之外,科技部財(cái)務(wù)部等有關(guān)部門之間沒有高效銜接,導(dǎo)致數(shù)據(jù)信息滯后或不對(duì)等,如此一來,對(duì)于科研經(jīng)費(fèi)的高效管理造成了很大阻礙。
現(xiàn)階段,雖然有許多醫(yī)院已經(jīng)正常實(shí)施并落實(shí)了科研經(jīng)費(fèi)預(yù)算管理工作,然而卻在管理上存在著一定的局限性,缺乏系統(tǒng)性和全面性,各種問題屢見不鮮。從其中一個(gè)角度來說,在科研經(jīng)費(fèi)預(yù)算管理層面,許多醫(yī)院的重視程度不夠,管理意識(shí)也不強(qiáng),管理途徑和策略過于單一化。而從另外一個(gè)角度來說,在科研經(jīng)費(fèi)預(yù)算管理層面,許多醫(yī)院又沿用舊的管理思路和方法,在具體的管理活動(dòng)中自然會(huì)出現(xiàn)空白狀態(tài)。當(dāng)科研經(jīng)費(fèi)預(yù)算管理的完整性相對(duì)較低時(shí),容易發(fā)生很多科研經(jīng)費(fèi)預(yù)算管理的實(shí)際問題,如強(qiáng)調(diào)預(yù)算管理體系建設(shè)、忽視預(yù)算執(zhí)行、強(qiáng)調(diào)預(yù)算執(zhí)行等,忽視經(jīng)費(fèi)的使用和分配。而且,當(dāng)科研經(jīng)費(fèi)預(yù)算管理方法的選擇更加機(jī)械化時(shí),這種機(jī)械化管理方式很容易轉(zhuǎn)變?yōu)槿婀芾淼木窒扌浴?/p>
列支與課題不相關(guān)的支出,是科研經(jīng)費(fèi)管理中經(jīng)常發(fā)生的現(xiàn)象,由于科研專業(yè)性強(qiáng),支出是否必要且相關(guān),對(duì)于財(cái)務(wù)人員很難判斷。比如,差旅費(fèi)、材料費(fèi)、測(cè)試化驗(yàn)加工費(fèi)等支出在預(yù)算不詳?shù)那闆r下,通過此來為個(gè)人賺得私利,虛假報(bào)賬,將會(huì)為醫(yī)院和個(gè)人的發(fā)展帶來不良影響。近年來,科研經(jīng)費(fèi)違規(guī)報(bào)賬的案例層出不窮,主要是利用虛假發(fā)票以偽造事項(xiàng)從科研經(jīng)費(fèi)中報(bào)銷,報(bào)銷的名目有勞務(wù)費(fèi)、專利費(fèi)、培訓(xùn)費(fèi)、差旅費(fèi)、印刷裝訂費(fèi)和軟件開發(fā)費(fèi)等。更有甚者,提供偽造受試者的名單、利用親戚朋友證件信息冒領(lǐng)受試費(fèi)、提供虛假行程單、違規(guī)私刻公章造假等,用套取的科研經(jīng)費(fèi)為培養(yǎng)的親信分好處費(fèi)。負(fù)責(zé)人及經(jīng)辦人法律意識(shí)淡薄,鉆管理的漏洞,各個(gè)崗位的人員沒有按照實(shí)際項(xiàng)目情況予以合理的費(fèi)用使用,科技部和財(cái)務(wù)部也沒有對(duì)經(jīng)費(fèi)開展精細(xì)化管理,為財(cái)務(wù)核算的真實(shí)性帶來極高的風(fēng)險(xiǎn)。
就醫(yī)院的科研項(xiàng)目來說,很多時(shí)候最主要的經(jīng)費(fèi)使用范疇是在設(shè)備購(gòu)置方面,而國(guó)家對(duì)于醫(yī)院在進(jìn)行設(shè)備購(gòu)置時(shí)有著明確規(guī)定:其一,在進(jìn)行設(shè)備采購(gòu)時(shí),必須由醫(yī)院進(jìn)行統(tǒng)一采購(gòu)。其二,科研項(xiàng)目當(dāng)中,科研設(shè)備是其開展工作中必備的專業(yè)設(shè)備。其三,科研設(shè)備統(tǒng)一由醫(yī)院進(jìn)行管理。
然而在實(shí)際管理過程中,項(xiàng)目管理人員并沒有按照規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)格管理,達(dá)到規(guī)定金額的設(shè)備和服務(wù)采購(gòu),存在未按照規(guī)定履行招投標(biāo)以及院內(nèi)遴選程序的現(xiàn)象,自行采購(gòu)的現(xiàn)象屢屢發(fā)生??蒲性O(shè)備管理混亂,多家單位聯(lián)合申報(bào)的項(xiàng)目中,設(shè)備存放和出借未履行登記轉(zhuǎn)移手續(xù),這造成固定資產(chǎn)盤點(diǎn)中出現(xiàn)見實(shí)物而不在賬的設(shè)備,而科研人員流動(dòng)性較強(qiáng),大多對(duì)盤盈資產(chǎn)解釋不清。設(shè)備管理部門通常對(duì)盤虧資產(chǎn)進(jìn)行細(xì)致的追問核查,探究原因,而對(duì)盤盈的資產(chǎn)置之不理,在盤點(diǎn)記錄表上登記為賬實(shí)相符,對(duì)于用科研經(jīng)費(fèi)購(gòu)置已經(jīng)達(dá)到報(bào)廢年限的設(shè)備,經(jīng)常被設(shè)備使用部門忽視,致使設(shè)備越積越多,與醫(yī)院設(shè)備合并使用,產(chǎn)權(quán)越發(fā)不明晰。實(shí)際工作中,還存在并不屬于醫(yī)院的資產(chǎn)購(gòu)置大量耗材的情況,而使本院新購(gòu)置設(shè)備處于閑置狀態(tài),大幅度拉低醫(yī)院資產(chǎn)使用效能。還有一些負(fù)責(zé)人職務(wù)和社會(huì)聲望頗高,自行尋找理由,非法占用設(shè)備,資產(chǎn)管理部門盤點(diǎn)時(shí)只備注在某專家團(tuán)隊(duì),而多年未曾見到實(shí)物,最終造成國(guó)有資產(chǎn)流失。
目前,關(guān)于我國(guó)科研經(jīng)費(fèi)的監(jiān)管文件,大多在科研課題管理模式和使用經(jīng)費(fèi)的建議方面,缺乏強(qiáng)制執(zhí)行的準(zhǔn)則和必要的懲罰措施。這就造成了對(duì)違規(guī)行為的認(rèn)定和種類缺乏依據(jù)。當(dāng)前各大醫(yī)院在科研經(jīng)費(fèi)管理方面的質(zhì)量普遍較低,在實(shí)際管理當(dāng)中,由于監(jiān)督管理不到位,各監(jiān)督人員沒有盡好自己的職責(zé),對(duì)于一些非法挪用經(jīng)費(fèi)的行為沒有進(jìn)行及時(shí)制止,或者予以糾正,以至于最終的監(jiān)督管理效用不強(qiáng),存在很多問題。有的課題未按照任務(wù)書約定的序時(shí)進(jìn)度執(zhí)行,國(guó)家款項(xiàng)到位了,而項(xiàng)目遲遲未能開展;有的科研早已結(jié)題,但結(jié)余經(jīng)費(fèi)仍在列支與課題無關(guān)的差旅費(fèi);還有的課題管理部門對(duì)結(jié)余經(jīng)費(fèi)不做要求,剩余資金轉(zhuǎn)入醫(yī)院賬面,缺乏后續(xù)監(jiān)管,造成科研經(jīng)費(fèi)使用隨意性強(qiáng)。
目前科研經(jīng)費(fèi)審計(jì)未納入內(nèi)部審計(jì)人員日常必然開展的項(xiàng)目,各醫(yī)院開展科研專項(xiàng)審計(jì)的范圍和力度參差不齊。醫(yī)院科研經(jīng)費(fèi)管理質(zhì)量不高,在具體管理過程中,資金監(jiān)管不及時(shí),所有人員無法履行自己的監(jiān)管職責(zé),糾正不符合科研資金財(cái)務(wù)管理的行為。此外,各醫(yī)院內(nèi)部控制審計(jì)師的專業(yè)深度有所不同,這也會(huì)影響監(jiān)督管理。
強(qiáng)化醫(yī)院所有人員對(duì)于經(jīng)費(fèi)管理的重要性認(rèn)知程度,并且讓每一個(gè)在崗人員清晰了解自己的職責(zé),提高每個(gè)工作者的工作熱情,帶動(dòng)所有工作人員要積極地加入科研經(jīng)費(fèi)管理當(dāng)中去,唯有這樣,才可讓科研經(jīng)費(fèi)的使用管理全面達(dá)到精細(xì)化。
對(duì)于醫(yī)院科研集中的職能部門,比如科技處或重點(diǎn)實(shí)驗(yàn)室,可以配備專職科研會(huì)計(jì),系統(tǒng)負(fù)責(zé)科研預(yù)算申報(bào),支部報(bào)銷等相關(guān)事宜,參與到科研經(jīng)費(fèi)管理的全環(huán)節(jié)當(dāng)中??蒲袝?huì)計(jì)要對(duì)于科研經(jīng)費(fèi)使用管理的全環(huán)節(jié)展開嚴(yán)格管理。財(cái)務(wù)管理人員要對(duì)科研經(jīng)費(fèi)使用的編制以及審核等展開嚴(yán)格管理和監(jiān)督,提醒項(xiàng)目主要對(duì)科研經(jīng)費(fèi)的使用用途做好嚴(yán)格把關(guān)。另外,科研會(huì)計(jì)還要輔助項(xiàng)目組做好對(duì)于項(xiàng)目的最終驗(yàn)收和審計(jì)??萍疾繎?yīng)參與項(xiàng)目的全過程管理,從科研立項(xiàng)的審批、合同的簽訂、預(yù)算的調(diào)整、結(jié)題經(jīng)費(fèi)的使用,建立完整的臺(tái)賬和檔案歸集。
科研經(jīng)費(fèi)預(yù)算編制在科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)管理當(dāng)中起著至關(guān)重要的作用。這同時(shí)也是科研項(xiàng)目執(zhí)行以及課題結(jié)題審計(jì)過程中的最主要依據(jù)。公立醫(yī)院的科研管理部門以及財(cái)務(wù)部門,十分必要加強(qiáng)相關(guān)工作人員的預(yù)算編制工作能力,從根本上提升科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)預(yù)算管理工作的專業(yè)性和高效性。
對(duì)于科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)來說,通常都是以年度預(yù)算為標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行撥款,課題組會(huì)按照具體的項(xiàng)目任務(wù)指標(biāo),進(jìn)行合理的預(yù)算編制,然后把編制報(bào)告匯報(bào)給財(cái)務(wù)部門,在此期間財(cái)務(wù)部門也會(huì)參與對(duì)科研經(jīng)費(fèi)的合理化分配和使用研究,充分發(fā)揮其監(jiān)督職責(zé),確保經(jīng)費(fèi)能夠應(yīng)用到實(shí)處。除此之外項(xiàng)目負(fù)責(zé)人也會(huì)參與預(yù)算編制,在三方合力的情況下,能夠讓最終的預(yù)算更符合項(xiàng)目實(shí)際情況,又符合經(jīng)費(fèi)預(yù)算要求。財(cái)務(wù)部門會(huì)制定項(xiàng)目預(yù)算執(zhí)行對(duì)照表,并把最終的對(duì)照結(jié)果及時(shí)反饋給課題組,課題組根據(jù)實(shí)際用款進(jìn)度進(jìn)行合理調(diào)整,保證科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)能夠在合理預(yù)算范圍內(nèi)合規(guī)使用。
在進(jìn)行經(jīng)費(fèi)報(bào)銷審批時(shí),科研管理部門必須對(duì)經(jīng)費(fèi)使用的真實(shí)性等作出嚴(yán)格審查和判斷,財(cái)務(wù)部門也要對(duì)經(jīng)費(fèi)預(yù)算的真實(shí)性以及合法性作出正確的審核與評(píng)估,對(duì)于沒有進(jìn)行審批的項(xiàng)目,財(cái)務(wù)部門不得給予處理和批準(zhǔn)。而對(duì)于審批合格的科研使用經(jīng)費(fèi),財(cái)務(wù)部門須按照經(jīng)費(fèi)使用范圍和類別,做好具體的費(fèi)用核算,保證專款專用,方便科研費(fèi)用歸集。對(duì)于科研預(yù)算調(diào)整,要嚴(yán)格按照醫(yī)院科研經(jīng)費(fèi)管理辦法執(zhí)行,按照金額大小逐級(jí)審批,涉及重大調(diào)整事項(xiàng),須經(jīng)院長(zhǎng)辦公會(huì)通過后方可施行,對(duì)于不予調(diào)整的項(xiàng)目一律予以退回,不得辦理。對(duì)于勞務(wù)費(fèi)的支出要嚴(yán)格管理,用于聘用研究人員的需要簽訂臨時(shí)勞務(wù)合同,約定服務(wù)時(shí)間、內(nèi)容和費(fèi)用,上限須按照主管部門批復(fù)的額度。
項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)預(yù)算調(diào)整應(yīng)注意:首先,在保證整體經(jīng)費(fèi)支出目標(biāo)不變的前提下,項(xiàng)目/課題負(fù)責(zé)人可根據(jù)工作任務(wù)的實(shí)際執(zhí)行情況,對(duì)具體明細(xì)內(nèi)容及金額進(jìn)行調(diào)整。項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)預(yù)算調(diào)整由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé),填寫科研經(jīng)費(fèi)變更申請(qǐng)單,涉及技術(shù)路線調(diào)整需要經(jīng)過院學(xué)術(shù)委員會(huì)及倫理委員會(huì)。并根據(jù)項(xiàng)目主管單位的具體要求上報(bào)。在項(xiàng)目總預(yù)算不變的情況下,項(xiàng)目間接費(fèi)用預(yù)算不得調(diào)劑,項(xiàng)目直接費(fèi)用的調(diào)整按經(jīng)費(fèi)調(diào)整流程辦理。其次,項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)預(yù)算調(diào)整審批應(yīng)由項(xiàng)目經(jīng)辦人填寫院《科研變更申請(qǐng)單》,由財(cái)務(wù)部門派駐科研會(huì)計(jì)注明項(xiàng)目出處及預(yù)算明細(xì),審核經(jīng)費(fèi)是否超預(yù)算額度、是否按項(xiàng)目數(shù)規(guī)定執(zhí)行,并提出經(jīng)費(fèi)支出合理化建議;經(jīng)由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審批,審核經(jīng)費(fèi)事項(xiàng)可行性;再由科技部、財(cái)務(wù)部審批,審核經(jīng)費(fèi)事項(xiàng)是否符合現(xiàn)行科研及財(cái)務(wù)政策;項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)調(diào)整額度應(yīng)制定審批額度及權(quán)限。
在進(jìn)行科研設(shè)備購(gòu)買之前,必須提供合理可行的論證材料,經(jīng)科研管理部門審核以及財(cái)務(wù)管理部門審核以后,才可進(jìn)行采購(gòu)。采購(gòu)時(shí)必須將所有的采購(gòu)和驗(yàn)收手續(xù)儲(chǔ)備好,以便后期科研管理部門進(jìn)行設(shè)備清查和驗(yàn)收。避免出現(xiàn)設(shè)備購(gòu)置重復(fù)的情況。項(xiàng)目完成以后,科研管理部門還會(huì)對(duì)設(shè)備以及資產(chǎn)進(jìn)行變更,只有這樣才可確保科研經(jīng)費(fèi)使用的高效性。
當(dāng)課題組提出采購(gòu)申請(qǐng)以后,醫(yī)院資產(chǎn)管理部門會(huì)對(duì)內(nèi)部設(shè)備及資產(chǎn)情況作出判斷,會(huì)根據(jù)實(shí)際情況予以統(tǒng)一采購(gòu),按照規(guī)定辦理出入庫。在項(xiàng)目完成以后,資產(chǎn)管理部門會(huì)對(duì)項(xiàng)目中采用的設(shè)備及耗材進(jìn)行回收,最終由醫(yī)院統(tǒng)一進(jìn)行管理和使用調(diào)配。根據(jù)上級(jí)文件要求,用各類科研經(jīng)費(fèi)購(gòu)買的材料,包括低值易耗品、各類試劑等,由采購(gòu)中心統(tǒng)一購(gòu)買,到貨后由課題經(jīng)辦人和采購(gòu)中心人員共同驗(yàn)貨,并辦理出入庫手續(xù),最后分課題按程序辦理報(bào)銷手續(xù)。具體規(guī)定為:在任務(wù)書中已確定供應(yīng)商和采購(gòu)內(nèi)容的,嚴(yán)格按照任務(wù)書執(zhí)行。任務(wù)書中無確定供應(yīng)商和采購(gòu)內(nèi)容的,按照醫(yī)院采購(gòu)流程執(zhí)行。如確需調(diào)整則按照科研管理變更流程進(jìn)行。在項(xiàng)目結(jié)束以后,課題組采購(gòu)的設(shè)備在原則上應(yīng)由承擔(dān)該項(xiàng)目的科室繼續(xù)用于醫(yī)院的研發(fā)工作。
造成醫(yī)院科研經(jīng)費(fèi)財(cái)務(wù)管理水準(zhǔn)不高的因素有很多,其中最突顯的因素是欠缺經(jīng)費(fèi)預(yù)算監(jiān)督管理。因此,為了更好地管理科研經(jīng)費(fèi),醫(yī)院還應(yīng)提升經(jīng)費(fèi)預(yù)算管理和監(jiān)督,健全相應(yīng)的科研經(jīng)費(fèi)制度,要求各個(gè)部門人員嚴(yán)格遵循資金制度條文。同時(shí),監(jiān)督管理還能夠管束科學(xué)研究人員的行為,使他們恪盡職守,各司其職,有效降低科研經(jīng)費(fèi)使用中不規(guī)范行為的產(chǎn)生。在內(nèi)部控制管理當(dāng)中,科研經(jīng)費(fèi)是最主要的管理內(nèi)容。每個(gè)醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)都必須對(duì)這部分管理做好重視,增強(qiáng)管理監(jiān)督工作。另外,要多引進(jìn)一些較為優(yōu)秀的會(huì)計(jì)師,只有會(huì)計(jì)知識(shí)整體業(yè)務(wù)水平有所提高以后,才可提高科研經(jīng)費(fèi)管理的整體水平。因此,有必要豐富財(cái)務(wù)審計(jì)人員,提升培訓(xùn),以滿足科研經(jīng)費(fèi)管理的具體需要。
由于科研經(jīng)費(fèi)管理的豐富性,管理過程中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)虛報(bào)費(fèi)用報(bào)銷。因此,為了全面解決這一問題,醫(yī)院要在科研經(jīng)費(fèi)審計(jì)方面作出嚴(yán)格把關(guān),因?yàn)樨?cái)務(wù)審計(jì)對(duì)最終的管理效率有著最為緊密的影響,所以醫(yī)院在內(nèi)部控制方面要予以嚴(yán)格要求,必須加強(qiáng)這方面的重視和管理。第一,對(duì)于財(cái)務(wù)審計(jì)人員的綜合水平要予以全面提高,通過不斷培訓(xùn)和不斷引進(jìn)新的人才,來持續(xù)擴(kuò)大醫(yī)院的財(cái)務(wù)審計(jì)隊(duì)伍。加強(qiáng)人員培訓(xùn),不僅可以提升財(cái)務(wù)審計(jì)人員的綜合工作水平,也可以確保科研經(jīng)費(fèi)的財(cái)務(wù)管理效能更高更便捷。另外,要對(duì)科研項(xiàng)目進(jìn)行動(dòng)態(tài)監(jiān)控,把每一個(gè)部門和人員聯(lián)動(dòng)起來,強(qiáng)化管理的時(shí)間落地。第二,提高科研經(jīng)費(fèi)管理的合理性與公平性,推動(dòng)財(cái)務(wù)管理更加有序穩(wěn)定的發(fā)展。比如,對(duì)于一些重要項(xiàng)目,要加強(qiáng)監(jiān)督管理力度,保證資金能夠最大化最有效的被使用。
綜上所述,科研經(jīng)費(fèi)管理是公立醫(yī)院行業(yè)發(fā)展中的重要組成部分,它的管理水平高低與醫(yī)院未來的持久穩(wěn)定發(fā)展息息相關(guān),也關(guān)系著醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)影響力,所以必須采取措施來規(guī)范科研經(jīng)費(fèi)的管理,不斷完善內(nèi)部控制,做好資金管理工作,合理區(qū)分部門崗位職責(zé),提升科學(xué)研究信息系統(tǒng)建設(shè),提升財(cái)務(wù)審計(jì)監(jiān)督管理,不斷完善科學(xué)研究績(jī)效考評(píng)體系,進(jìn)一步提高醫(yī)院科研經(jīng)費(fèi)管理質(zhì)量。